Ga verder naar de inhoud

Checklist: je eerste werknemer aanwerven

17.09.2020

“Ik sta op het punt om mijn eerste werknemer aan te werven. Maar wat moet ik daar eigenlijk allemaal voor in orde brengen?”

Eerst en vooral: goed bezig! Je socioculturele project slaat aan, waardoor er ruimte ontstaat om een betaalde werknemer in dienst te nemen. Maar we kunnen ons voorstellen dat die feestvreugde snel omslaat, eens het besef doorsijpelt dat daar nogal wat formaliteiten bij komen kijken. Met deze checklist zetten we alles wat je in orde moet brengen op een rij.

Stap 1: sluit je aan bij een erkend sociaal secretariaat

Niet wettelijk verplicht, wel een absolute aanrader om de loonverwerking, aangiftes en andere formaliteiten vlot te laten verlopen.


Wanneer?

Voor de eerste dag van de tewerkstelling.


Bij welke instantie?

  • Bij een erkend sociaal secretariaat naar keuze
  • Sociare-lid? Dan geniet je van voordelige en kwaliteitsvolle service bij Acerta, SD Worx of Liantis dankzij het ledenvoordeel loonverwerking dat we samen met Scwitch hebben uitgewerkt

Stap 2: sluit je aan bij de RSZ

Wettelijk verplicht, zo identificeer je je bij de overheid als werkgever. Aangesloten bij een sociaal secretariaat? Dan brengen zij dat voor jou in orde.


Wanneer?

Voor de eerste dag van de tewerkstelling.


Bij welke instantie?

Stap 3: sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Wettelijk verplicht, je kiest zelf bij welke verzekeraar.


Wanneer?

  • Voor de eerste dag van de tewerkstelling
  • Doe je dat niet? Dan riskeer je een sanctie in de vorm van ambtshalve aansluiting bij het Fonds voor Arbeidsongevallen


Bij welke instantie?

Stap 4: sluit je aan bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk

Wettelijk verplicht, als werkgever draag je de verantwoordelijkheid om te waken over het welzijn van je personeel. Je kiest zelf bij wie je aansluit. Ook je sociaal secretariaat kan dit voor je regelen.


Wanneer?

Voor de eerste dag van de tewerkstelling


Bij welke instantie?

Stap 5: sluit je aan bij het vakantiefonds

Enkel wanneer je arbeiders tewerkstelt.


Wanneer?

Dat gaat automatisch, zodra je een loonaangifte voor arbeiders, leerling-arbeiders of kunstenaars doet aan de RSZ.


Bij welke instantie?

Bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV)

Stap 6: maak een arbeidsreglement op

Wettelijk verplicht, het verzamelt immers de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer, en is een praktische vertaling van de afspraken die in de arbeidsovereenkomst staan.


Wanneer?

Idealiter voor dag 1 van tewerkstelling, anders zo snel mogelijk.


Bij welke instantie?

Als lid van Sociare ondersteunen we je bij de opmaak van het arbeidsreglement. Dat is in het lidgeld inbegrepen. Contacteer ons voor een afspraak.

Verderop op onze website zetten we je alvast op weg:

Stap 7: bekijk of je recht hebt op steunmaatregelen

Bij je eerste aanwerving ben je grotendeels vrijgesteld van RSZ-werkgeversbijdragen. Maar misschien zijn er nog wel andere financiële of inhoudelijke steunmaatregelen waar je gebruik van kan maken? Contacteer ons gerust om het samen te bekijken!



Stap 7: sluit een arbeidsovereenkomst af met je werknemer

Hierin leg je de gemaakte afspraken rond verloning, uurroosters, extralegale voordelen…schriftelijk vast. Ook daarin kunnen we je als Sociare-lid adviseren en ondersteunen.


Wanneer?

Voor de start van de tewerkstelling


Modelovereenkomsten

Op onze website kan je als Sociare-lid tal van modelovereenkomsten downloaden, die een goed vertrekpunt vormen:

Stap 8: maak werk van de Dimona-aangifte

Wettelijk verplicht. Via deze aangifte kan de overheid jouw werknemer snel identificeren en sociale rechten toekennen (en bijvoorbeeld de uitbetaling van de kinderbijslag in orde brengen). Je kan de Dimona-aangifte zelf doen via de online applicatie van de RSZ, in sommige gevallen doet het sociaal secretariaat dit voor jou. Check dit dus zeker even.


Wanneer?

Voor dag 1 van tewerkstelling

Stap 9: kom voldoende tussen in het woon-werkverkeer van je werknemer

Je bent wettelijk verplicht om tussen te komen in de kosten die je werknemer maakt in zijn of haar woon-werkverkeer. Je spreekt dit best goed door na de aanwerving, we raden ook aan om het traject vast te leggen in een verklaring op eer.


Wanneer?

Idealiter voor of tijdens dag 1 van tewerkstelling.


Stap 10: zorg voor een passend onthaal van je nieuwe medewerker

En dan is hét moment daar: de allereerste werkdag van je nieuwe medewerker. Natuurlijk wil je er alles aan doen om hem of haar zo goed mogelijk te verwelkomen. Minimaal raden we aan om samen het arbeidsreglement even te overlopen, om te kijken of alles duidelijk is. Maar er is meer wat je kan doen: heb je eraan gedacht om het materiaal dat je nieuwe collega nodig heeft klaar te leggen? Kan je hem of haar even rondleiden op de werkplek? Wat moet je zeker nog vertellen over het reilen en zeilen van de organisatie?


Wanneer?

Idealiter voor of tijdens dag 1 van tewerkstelling.

Alles afgevinkt?

Yes! Dan zijn jullie klaar om samen een mooi verhaal te schrijven. Veel succes met de samenwerking, socioculturele toppers!

Toch nog vragen?

Neem dan zeker contact met ons op. We staan je met raad en daad bij rond alles wat te maken heeft met het inzetten van medewerkers.

Anderen lazen ook dit:

FAQ: Hoe verloon ik een artistiek medewerker/kunstenaar in paritair comité 329?

Organisaties in de socioculturele sector doen geregeld beroep op kunstenaars om een werk te maken of een opdracht uit te voeren. Hoe zit dat met paritaire comités, statuten, contracten, barema's en lonen? Dat verhelderen we in deze FAQ.

Verlaging maximum kilometervergoeding vanaf 1 juli 2020

Het maximumtarief voor dienstverplaatsingen met de eigen auto, motor- of bromfiets daalt op 1 juli 2020: tot 30 juni 2021 bedraagt het 0,3542 euro (voorheen 0,3653 euro) per kilometer.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +800 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!