FAQ: hoe onthaal ik een nieuwe medewerker?

Minimaal raden we aan om samen het arbeidsreglement even te overlopen, om te kijken of alles duidelijk is. Maar er is meer wat je kan doen: heb je eraan gedacht om het materiaal dat je nieuwe collega nodig heeft klaar te leggen? Kan je hem of haar even rondleiden op de werkplek? Wat moet je zeker nog vertellen over het reilen en zeilen van de organisatie?

Daarnaast is er ook informatie waarvan het wettelijk verplicht is om ze mee te delen aan je nieuwe medewerker. Veel hangt daarbij af van de grootte van je organisatie.

Op het ogenblik van aanwerving:

Een afschrift van het arbeidsreglement + volgende informatie:

• voorwaarden inzake arbeid, loon, uurregeling en de wetten en cao’s die deze zaken regelen
• welke dag, welk uur, waar en bij wie de nieuwe werknemer zich de eerste dag moet aanmelden
• naam van de verantwoordelijke(n) voor het onthaal
• hoe en waar laat de werknemer de persoonlijke voorwerpen en vervoersmiddelen achter?
• naam van het paritair comité

Op de eerste werkdag:

• programma van de eerste dag, hoe het onthaal zal verlopen
• beschrijving van het werk dat de eerste dagen moet gebeuren en de problemen die daarbij kunnen voorkomen
• maatregelen in verband met veiligheid en gezondheid
• voorzieningen voor eerste hulp bij ongevallen
• evacuatieroutes
• als het van toepassing is: bijzondere maatregelen voor personen met een arbeidshandicap, jongeren of werknemers die aan beroepsrisico’s zijn blootgesteld
• bezoek aan de werkplek zelf, de werkomgeving en de andere afdelingen die verband houden met het werk
• voorstelling aan / contact met de onmiddellijke oversten en de collega’s
• voorstelling aan / contact met een werknemersafgevaardigde (als het gaat om een jongere werknemer, moet je de afgevaardigden van de jongeren erbij betrekken)

Later op de maand:

• bovenstaande informatie die nog niet is verstrekt, bijvoorbeeld de structuur van je organisatie
• een geleid bezoek in de onderneming, de vakbondsafvaardiging moet van dat bezoek verwittigd worden en kan daarbij vertegenwoordigd zijn (enkel verplicht voor organisaties waarvan de structuur en de organisatie dit toelaten)

Op het ogenblik van aanwerving:

Een afschrift van het arbeidsreglement + volgende informatie:

• loon: hoe wordt het berekend? welke premies en afhoudingen?
• arbeidsduur en andere arbeidsvoorwaarden
• regels in verband met sociale zekerheid, extralegale voordelen en sociale werken
• maatregelen voor veiligheid, gezondheid, preventie van arbeidsongevallen en beroepsziekten
• rol van de werknemer in het kader van de activiteit van de organisatie
• regeling van het betaald educatief verlof
• naam van het paritair comité

Op de eerste werkdag:

• loon
• beschrijving van het uit te voeren werk
• bestaande maatregelen in verband met veiligheid en gezondheid
• specifieke maatregelen als de werknemer aan beroepsrisico’s wordt blootgesteld

Vergeet niet om met beide partijen een document te tekenen dat aantoont dat de nieuwe werknemer de nodige informatie en instructies kreeg over welzijn op het werk. Een model vind je hieronder:

• Inventariseer de te verstrekken informatie. Bovenstaande checklist met wettelijk verplichte informatie is een goed vertrekpunt. Voeg daar ook de praktische en typische informatie van de organisatie aan toe, zoals de waarden, missie en visie...
• Maak een checklist van het nodige materiaal: bv. bureau, PC, schrijfmateriaal..
• Draaiboek: wat wordt door wie, wanneer, waar en hoe aan de nieuwkomer verteld? Denk aan voorstelling directeur/werkgever/collega’s, rondleiding, toelichten onthaalbrochure, toelichten bedrijfscultuur...
• Stel een onthaalverantwoordelijke aan die dit alles in goede banen leidt.
• Betrek je huidige werknemers bij het uitwerken van een onthaalbeleid, bijvoorbeeld tijdens een teamvergadering
• Zorg ervoor dat de nieuwkomer de eerste weken de kans krijgt om de werkplek (inclusief de collega’s) te leren kennen. Plan de eerste weken dus niet te veel opleidingen of werk op verplaatsing
• Kondig de nieuwe werknemer op voorhand via het teamoverleg, weekoverzicht of via e-mail aan
• Denk na over een onthaalbrochure of informatiepakket
• Als de organisatie uit verschillende sites bestaat, organiseer dan een bezoek aan de andere afdelingen
• Wees creatief in het gebruik van communicatiemiddelen om de nieuwe medewerker te verwelkomen (denk aan informatieschermen, intranet...)
• Organiseer een onthaaldag voor nieuwe medewerkers
• Misschien is het wel een goed idee om de nieuwe medewerker de eerste maanden te laten begeleiden door een collega met dezelfde of een gelijkaardige functie?

Meer lezen over onthaal?