FAQ Arbeidsreglement

Waarom een arbeidsreglement?

Wat moet je verplicht opnemen in het arbeidsreglement?

Wat kan je (beter) in een ander intern document opnemen?

Hoe voer je het arbeidsreglement in als je geen ondernemingsraad hebt?

Hoe voer je het arbeidsreglement in als er een ondernemingsraad is?

Hoe maak je het arbeidsreglement bekend?

Wanneer moet je de formele wijzigingsprocedure niet volgen?

Model arbeidsreglement van Sociare

Nog meer weten? Lees onze syllabus

De inhoud van het arbeidsreglement, de draagwijdte ervan, de procedure voor het opstellen en het wijzigen, worden vastgesteld door de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.

Het arbeidsreglement stelt de algemene arbeidsvoorwaarden vast en geeft informatie aan de werknemers over de werking en de organisatie van het werk. Zowel de werknemers als de werkgever zijn gebonden door de bepalingen ervan.

Een aantal arbeidsrechtelijke (spel)regels moeten in het arbeidsreglement staan. Bepaalde afspraken kunnen wettelijk niet en mogen er vanzelfsprekend dan ook niet in, concreet: als ze in strijd zijn met een hiërarchisch hogere rechtsnorm.

1. Algemene bepalingen

• Naam en adres van de werkgever
• Aard van de activiteiten
• Het bevoegde paritaire comité voor het afsluiten van de sectorale cao's
• Opvragen van informatie betreffende personeelsaangelegenheden (GDPR)
• Indien van toepassing: de toegang (modaliteiten en openingsuren) tot sociale voorzieningen (bv. resto, rookruimte, ...)

2. Arbeidsduur/ Arbeids- en rusttijden

• Voltijdse wekelijkse arbeidsduur en uurroosters: vast of glijdende werkuren, uitzonderingen
• Deeltijdse arbeid:
  • variabele werkroosters:
    • het dagelijks tijdvak waarbinnen kan worden gewerkt en op welke dagen van de week,
    • de minimale en maximale dag- en weekgrens,
    • hoe en wanneer je de roosters bekend maakt aan de werknemer
  • vaste uurroosters overeengekomen met een deeltijds werknemer voor zover die buiten het kader van de uurregeling van voltijders vallen
• Sectorale flexibiliteit: zon- en feestdagarbeid, maximale arbeidsduur, nachtarbeid, toeslagen voor flextijd
• Indien van toepassing: glijdende werkroosters, kleine flexibiliteit, vierdaagse werkweek, wisselend weekregime
• De wijze van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon

3. De dagen van regelmatige onderbreking

4. Het tijdstip, de wijze en de plaats van uitbetaling van het loon

5. Cao 25bis over gelijk loon voor mannen en vrouwen

5. Gegevens over de verlener van de elektronische archiveringsdienst

• Enkel als de loondocumenten elektronisch worden afgeleverd

6. Einde arbeidsovereenkomst

• De opzeggingstermijnen of de regels voor de bepaling ervan, alsook de beroepstermijn wanneer de werknemer in beroep wil gaan tegen het ontslag, of de verwijzing naar de wettelijke en reglementaire bepalingen: de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978
• De dringende redenen: een niet-limitatieve opsomming van feiten die je als een zware fout beschouwt die elke professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt, met een contractverbreking zonder opzeggingstermijn of –vergoeding tot gevolg

7. Consultatie preventieadviseur-arbeidsarts

Het recht van de werknemers om na een periode van arbeidsongeschiktheid een bezoek aan te vragen aan de preventieadviseur-arbeidsarts voorafgaand aan werkhervatting

8. EHBO

Plaats waar de persoon te bereiken is die werd aangewezen om de eerste hulp te verlenen en plaats waar de verbandkist zich bevindt

9. Rechten en plichten van het toezichthoudend personeel

Wie behoort tot het toezichthoudend personeel, met welk mandaat, taken en bevoegdheden

10. Sancties

Je mag enkel sancties toepassen die werden opgenomen in het arbeidsreglement

11. Feestdagen

• Data van de wettelijke feestdagen
• De manier waarop de vervangingsdagen voor feestdagen die op een zondag of inactiviteitsdag vallen worden vastgelegd

12. Vakantie

• Duur van de jaarlijkse vakantie en toekenningregels, of beter nog: verwijzing naar de wettelijke bepalingen daarrond
• Eventuele extra-wettelijke vakantiedagen, bijvoorbeeld anciënniteitsdagen
• Eventueel collectieve vakantieperiodes
• Sectorale extra verlofdagen voor 35-44 jarigen
• Arbeidsvrijstellingsdagen voor oudere werknemers

13. Andere afwezigheden

Enkel als je een betere regeling aanbiedt aan je werknemers dan wettelijk verplicht. Een algemene verwijzing naar de website www.werk.belgie.be is voldoende als je niets bijkomends voorziet.

14. Intentieverklaring preventief alcohol- en drugsbeleid

15. Preventie van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk

16. Inlichtingsplicht bij afwezigheid

• de manier waarop, aan wie en binnen welke tijd de werknemer de werkgever moet verwittigen bij afwezigheid
• de verplichtingen betreffende het afleveren van een ziekte-attest

17. Tijdskrediet

Enkel wanneer je rond tijdskrediet specifieke regels voorziet in de organisatie

18. Kader voor het recht op deconnectie

Enkel voor werkgevers met minstens 20 werknemers (in koppen)

19. Het recht op opleiding

Of verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen of cao's

20. Administratieve inlichtingen

• Indien van toepassing:
  • Samenstelling ondernemingsraad
  • Samenstelling comité voor preventie en bescherming op het werk
  • Samenstelling vakbondsafvaardiging
• Adressen van de inspectiediensten
• Naam en adres vakantiefonds (als er arbeiders zijn)
• Hoofd dienst veiligheid, gezondheid en verfraaiing (preventie-adviseur Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk)
• Externe Dienst Preventie en Bescherming op het Werk
• De sociale zekerheidsinstelling die de sociale bijdragen in het kader van de arbeidsrelatie ontvangt (RSZ) en aansluitingsnummer
• Plaats waar de wet betreffende de Kruispuntbank van de sociale zekerheid kan worden geraadpleegd
• Vermelding van de cao’s en de collectieve akkoorden, gesloten op organisatieniveau
  
• Gegevens over de elektronische archiveringsdienst (wanneer uw werknemers hun loondocumenten elektronisch ontvangen)
• Facultatief:
  • Naam en adres wetsverzekeringsmaatschappij
  • Naam en adres sectorale fondsen (niet verplicht te vermelden)
  • Naam en adres sociaal secretariaat

Tip: neem enkel relevante bepalingen op in je arbeidsreglement. Heb je bijvoorbeeld geen arbeiders in je organisatie, dan kun je de specifieke bepalingen voor hen laten vallen.

Binnen het arbeidsreglement mag je een objectief en redelijk onderscheid maken tussen werknemerscategorieën en/of afdelingen. Dat mag uiteraard niet op basis van een discriminatiecriterium (leeftijd, geslacht, …). Een ander uurrooster voor verschillende functies mag bijvoorbeeld wel, als dat te verantwoorden is.

Naast de wettelijke verplichtingen kun je nog andere bepalingen opnemen in je arbeidsreglement. Meestal concrete afspraken en richtlijnen, waarbij je de overweging maakt of je die niet beter in aparte nota’s, huishoudelijke reglementen of policy's opneemt.

Zo’n documenten kunnen een leesbare handleiding vormen, raadpleegbaar op het intranet, met praktische afspraken die al dan niet uit het arbeidsreglement voortvloeien. Je kunt het bovendien makkelijker wijzigen dan een arbeidsreglement.

Hieronder bieden we je wat inspiratie:

• Verplichte policy: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de GDPR
• Gebruik internet, sociale media en communicatiemiddelen
• Afspraken ingeval van arbeidsongeval
• Afspraken over het aanvragen en opnemen van vakantie en andere afwezigheden
• Afspraken, verplichtingen over veiligheid, hygiëne, ziekte, roken, ...
• Afspraken over woon-werkverkeer, kostenvergoedingen en verplaatsingen in opdracht van de werkgever
• Afspraken over structureel telewerk
• Verplichtingen werknemers: bijvoorbeeld over het gebruik van arbeidsmiddelen
• Afspraken met betrekking tot het gebruik van locaties (bijvoorbeeld gebruik van de keuken, vergaderzaal, ICT, energiebesparing...)

Het arbeidsreglement wordt ingevoerd en ook meestal gewijzigd via de zogenaamde bijzondere (wijziging)procedure. Voor een aantal wijzigingen moet je die procedure niet volgen, daarover lees je meer verderop in deze FAQ.

De procedure verschilt naargelang er al dan niet een ondernemingsraad is in de organisatie. Hieronder leggen we de procedure uit voor organisaties zonder ondernemingsraad.

• Het initiatiefrecht om een reglement op te stellen of te wijzigen ligt bij jou als werkgever. Iedere werkgever is verplicht een arbeidsreglement op te stellen.
• Na de opstelling breng je het ontwerp (van wijziging) door aanplakking ter kennis van de werknemers. Gedurende 15 kalenderdagen vanaf de aanplakking hou je een register ter beschikking waar de werknemers eventuele opmerkingen over het ontwerp (van wijziging) (anoniem) kunnen noteren. Binnen diezelfde termijn kunnen de werknemers hun opmerkingen ook rechtstreeks aan de arbeidsinspecteur bezorgen. Je legt een schriftelijk ontwerp van gewijzigd arbeidsreglement op iedere werkplaats met een opmerkingenregister.
  • Elektronisch ter beschikkingstellen van ontwerp en opmerkingenregister? Lees hier het standpunt van FOD Waso:
    • Elektronische publicatie van het ontwerp van wijziging van het arbeidsreglement:
      De elektronische publicatie van het ontwerp van wijziging is niet vermeld in de huidige staat van de reglementering. En de wet voorziet ook niet in de aanpassing van de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement in het geval waarin het niet mogelijk is om de werknemers in de onderneming te raadplegen.
      Rekening houdend met de elektronische ontwikkelingen in dit verband, zou de betrokken bepaling echter zodanig kunnen worden geïnterpreteerd dat een aanplakking zou kunnen worden vervangen door een elektronische publicatie voor zover het elektronische systeem dezelfde publiciteit kan waarborgen ten aanzien van de werknemers.
      Bij de publicatie van het ontwerp van wijziging moet erop worden toegezien dat het, ongeacht de drager en/of de wijze van publicatie of van communicatie die wordt gebruikt, een reproductie is waarvan de inhoud identiek is aan die van het oorspronkelijke ontwerp van wijziging. Met andere woorden, de authenticiteit van het betrokken document moet worden gewaarborgd (gedigitaliseerde reproductie van het originele ontwerp van wijziging op papier).
      Bovendien moeten de werknemers effectief toegang hebben tot de informatie en dit, in alle discretie. Als dit niet het geval is moet de werkgever op verzoek een kopie op papier sturen naar de werknemers die geen toegang hebben tot het betrokken instrument.
      
    • Verstrekken van een opmerkingenregister langs elektronische weg
      In artikel 12, 3de lid, van de wet tot instelling van de arbeidsreglementen staat niets vermeld over de manier waarop het register ter beschikking moet worden gehouden van de werknemers voor de opmerkingen.
      Een opmerkingenregister dat elektronisch wordt ingevuld door de werknemers zou kunnen worden aanvaard op voorwaarde dat alle werknemers er effectief toegang toe hebben en dit, in alle discretie: de anonimiteit van de werknemer die opmerkingen geeft moet zonder voorwaarde worden gewaarborgd. Een systeem waarin de werknemer zijn opmerkingen moet formuleren vanuit zijn persoonlijk e-mailadres (namelijk via een identificeerbaar IP-adres) is uit den boze in deze context.

• Zodra de termijn van 15 dagen verstreken is, zend je binnen een termijn van 8 dagen het door de werkgever gehandtekende arbeidsreglement (of de wijziging) en het opmerkingenregister door aan de arbeidsinspecteur via www.arbeidsreglement.belgie.be.
• Daarna ontvang je een bevestiging van ontvangst van de Inspectiedienst en vermelding van het nummer waaronder het arbeidsreglement werd geregistreerd. Dit nummer voeg je toe aan het arbeidsreglement.

Inwerkingtreding van het arbeidsreglement

• Als in het opmerkingenregister geen opmerkingen werden genoteerd en de arbeidsinspecteur evenmin opmerkingen heeft gekregen, treedt het reglement of de wijziging in werking de 15^de dag na de aanplakking.
• Als er wel opmerkingen gemaakt werden, laat de arbeidsinspecteur dat binnen vier dagen weten aan de werkgever, die ze op zijn beurt moet meedelen aan de werknemers via aanplakking. De arbeidsinspecteur doet dan binnen 30 dagen een verzoeningspoging. Als die slaagt, treedt het arbeidsreglement (of de wijziging) in werking op de 8^ste dag na de verzoeningsdag.
• Mislukt de verzoeningspoging, dan zendt de arbeidsinspecteur een afschrift van het PV van niet-verzoening naar de voorzitter van het paritair comité. Tijdens de eerstvolgende vergadering doet het PC dan een laatste verzoeningspoging tussen werkgever (eventueel bijgestaan door ons aan werkgeverszijde) en werknemers (bijgestaan door vakbondssecretarissen).
  • Lukt die verzoeningspoging, dan treedt het arbeidsreglement onmiddellijk in werking.
  • Als ook die poging mislukt, zal het PC zelf een beslissing nemen. Die beslissing is alleen geldig als ze 75% van de stemmen heeft. Binnen een termijn van 8 dagen na de uitspraak wordt de beslissing van het PC ter kennis gebracht van de werkgever zodat de 15^de dag na de datum van de beslissing, het reglement of de wijziging in werking treedt
• De werkgever moet dan de tekst dagtekenen en ondertekenen en het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers bijhouden. In praktijk komt dit erop neer dat je het register, dat de arbeidsinspectie je terugbezorgt, aan de oorspronkelijke tekst toevoegt. In de tekst zelf vermeld je de tijdstippen van procedure tot wijziging arbeidsreglement en het registratienummer van de arbeidsinspectie.

Het arbeidsreglement wordt ingevoerd en ook meestal gewijzigd via de zogenaamde bijzondere (wijziging)procedure. Voor een aantal wijzigingen moet je die procedure niet volgen, daarover lees je meer verderop in deze FAQ.

De procedure verschilt naargelang er al dan niet een ondernemingsraad is in de organisatie. Hieronder leggen we de procedure uit voor organisaties met een ondernemingsraad.

• Het is binnen de ondernemingsraad dat het door de werkgever voorgestelde arbeidsreglement besproken wordt en eventueel gewijzigd.
• Je brengt het (de) ontwerp(en) door aanplakking ter kennis van de werknemers en overhandigt het (ze) aan elk lid van de ondernemingsraad.
• De voorzitter zet het punt op de agenda, en ten vroegste de 15^de en ten laatste de 30^ste dag na aanplakking bespreekt de ondernemingsraad het (de) ontwerp(en).
• Is er een akkoord, dan maak je het reglement of de wijziging bekend. Naast jouw hand- en dagtekening draagt het reglement of de wijziging in dit geval ook de handtekening van ten minste twee leden van de ondernemingsraad die de werknemers vertegenwoordigen. Het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers mag ook hier niet ontbreken.
• Als de ondernemingsraad geen unanimiteit bereikt over het ontwerp, brengt de voorzitter de arbeidsinspectie op de hoogte. Die probeert binnen 30 dagen tot een verzoening te komen.
  • Slaagt die erin, dan treedt het arbeidsreglement in werking 15 dagen nadien.
  • Slaagt die daar niet in, dan maakt de inspecteur een proces-verbaal van niet-verzoening op.
  • De inspecteur maakt het geschil dan binnen 15 dagen aanhangig bij het paritair comité. Tijdens een eerstvolgende vergadering doet het PC een laatste verzoeningspoging met werkgever en werknemers en hun vertegenwoordigers.
    • Wordt er een akkoord bereikt, dan treedt het goedgekeurde arbeidsreglement 15 dagen nadien in werking, tenzij andere datum wordt overeengekomen.
    • Lukt ook de verzoeningspoging niet, dan kan het PC over de zaak beslissen, met een meerderheid van minstens 75% van de stemmen. De secretaris van het PC deelt de beslissing binnen 8 dagen mee aan de werkgever en aan elk lid van de ondernemingsraad.

• Het arbeidsreglement of de wijziging, tot stand gekomen op basis van een akkoord of een beslissing van het PC, treedt normaal 15 dagen nadien in werking, tenzij een andere datum vastgelegd werd.

Zodra een arbeidsreglement of een wijziging eraan in werking treedt, zorg je voor een afschrift. Wie moet je er allemaal één bezorgen?

1. Elke huidige werknemer en elke nieuwe werknemer die later in dienst treedt

Dat is belangrijk, want je geeft hiermee aan dat je verwacht dat werknemers de afspraken van het arbeidsreglement respecteren. Het is aan te raden de werknemers te laten tekenen voor ontvangst en dat bewijs te bewaren.

Je mag het afschrift ook digitaal bezorgen, op voorwaarde dat je kunt bewijzen dat de werknemer het heeft ontvangen (bijvoorbeeld via mail met ontvangstbevestiging)

2. Op een toegankelijke plaats ter beschikking houden

Daarnaast moet je het arbeidsreglement altijd op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter beschikking stellen van de werknemers, en bovendien op iedere plaats waar werknemers worden tewerkgesteld een afschrift ervan bijhouden. Dat mag elektronisch, op voorwaarde dat elke werknemer er toegang toe heeft.

3. De arbeidsinspecteur

Binnen 8 dagen na inwerkingtreding van het arbeidsreglement of de wijziging moet je een afschrift sturen naar de arbeidsinspecteur. De arbeidsinspecteur kan zo toezicht uitoefenen op de naleving van de wet. Een snelle manier is het overmaken van het gehandtekend arbeidsreglement en opmerkingenregister(s) via www.arbeidsreglement.belgie.be

4. De voorzitter van het paritair comité

Wanneer je via het arbeidsreglement:

• de ‘kleine flexibiliteit’ (art. 20 bis Arbeidswet) invoert
• de referentieperiode verlengt voor de toepassing van de gemiddelde arbeidsduur (art. 26bis AW)
• de referentieperiode verlengt voor de toepassing van de gemiddelde arbeidsduur voor deeltijders (art. 11bis Arbeidsovereenkomstenwet)

Enkel in die gevallen bezorg je een afschrift van het (gewijzigde) arbeidsreglement binnen de 8 dagen na inwerkingtreding aan de voorzitter van het paritair comité.

Bij onderstaande wijzigingen moet je de formele procedure niet volgen, je schrijft ze gewoon in in het arbeidsreglement en bezorgt de werknemers een aangepaste versie van het arbeidsreglement.

Opgelet: Neem je deze bepalingen voor het eerst op in het arbeidsreglement, dan moet je de formele procedure wel volgen.

• Namen van de leden van ondernemingsraad, het comité voor bescherming en preventie op het werk en de vakbondsafvaardiging
• Naam van de preventieadviseur
• Naam en adres verzekeringsmaatschappij
• Adressen van de verschillende inspectiediensten
• Plaats waar de verbandkist zich bevindt en de persoon die bij een arbeidsongeval de eerste hulp kan bieden
• De dagen ter vervanging van de feestdagen, na de bekendmaking ervan, voor 15 december
• De duur van de jaarlijkse vakantie
• De duur van de opzeggingstermijnen of de verwijzing naar de wettelijke en reglementaire bepalingen terzake
• De vermelding van organisatie-cao’s van toepassing op de werkomstandigheden
• Maatregelen getroffen ter bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk
• Uitgangspunten en doelstellingen van een preventief alcohol- en drugsbeleid, en de beleids- of intentieverklaring met beleidsprincipes
  • Opgelet: als je die uitgangspunten en doelstellingen verder uitwerkt, wat facultatief is, moet je wel de formele procedure volgen
• Een tijdelijke wijziging van aanvang en einde van de gewone arbeidsdag en de rusttijden, als die een gevolg is van een uitzondering in de wetgeving op de arbeidsduur. In dat geval moet je wel 24 uur op voorhand de werknemers van de wijziging in kennis stellen door het uithangen van een gedagtekend en ondertekend bericht, met vermelding van de datum van inwerkingtreding van de wijziging
• De identiteit van de verlener van de elektronische archiveringsdienst

Warm aanbevolen: ons model arbeidsreglement met de verplichte, aanbevolen en bijkomende bepalingen, en extra informatie. Met uiteraard uitgebreide aandacht voor alle sectorale verplichtingen.

In ons model arbeidsreglement namen we de bepalingen op die voor onze sector verplicht of meest relevant zijn. Daarnaast kan het nodig zijn om andere clausules op te nemen als die van toepassing zijn voor jouw organisaties. De voorbeelden daarvan vind je hierna.

Staat jouw vraag hier niet tussen? We goten alles wat we weten rond het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement in een uitgebreide syllabus: