Checklist: je eerste werknemer aanwerven
“Ik sta op het punt om mijn eerste werknemer aan te werven. Maar wat moet ik daar eigenlijk allemaal voor in orde brengen?”
Een eerste medewerker betaald in dienst nemen in paritair comité 329.01 of 329.03: het is een grote stap. Wat moet je allemaal in orde brengen voor je eerste werknemer start? Wanneer moet dat gebeuren en bij welke instanties moet je zijn? In deze checklist geven we je een antwoord op al die vragen.
Stap 1: sluit je aan bij een erkend sociaal secretariaat
Niet wettelijk verplicht, wel een absolute aanrader om de loonverwerking, aangiftes en andere formaliteiten vlot te laten verlopen.
Wanneer?
Voor de eerste dag van de tewerkstelling.
Bij welke instantie?
- Bij een erkend sociaal secretariaat naar keuze
- Sociare-lid? Dan geniet je van voordelige en kwaliteitsvolle service bij Acerta, SD Worx of Liantis dankzij het ledenvoordeel loonverwerking dat we samen met Scwitch hebben uitgewerkt
Stap 2: sluit je aan bij de RSZ
Wettelijk verplicht, zo identificeer je je bij de overheid als werkgever. Aangesloten bij een sociaal secretariaat? Dan brengen zij dat voor jou in orde.
Wanneer?
Voor de eerste dag van de tewerkstelling.
Bij welke instantie?
- Via sociaal secretariaat
- Of rechtstreeks
Stap 3: sluit een arbeidsongevallenverzekering af
Wettelijk verplicht, je kiest zelf bij welke verzekeraar.
Wanneer?
- Voor de eerste dag van de tewerkstelling
- Doe je dat niet? Dan riskeer je een sanctie in de vorm van ambtshalve aansluiting bij het Fonds voor Arbeidsongevallen
Bij welke instantie?
Stap 4: sluit je aan bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
Wettelijk verplicht, als werkgever draag je de verantwoordelijkheid om te waken over het welzijn van je personeel. Je kiest zelf bij wie je aansluit. Ook je sociaal secretariaat kan dit voor je regelen.
Wanneer?
Voor de eerste dag van de tewerkstelling
Bij welke instantie?
- Een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk naar keuze
- Een overzicht van het aanbod van Mensura, Idewe en Liantis vind je hier.
Stap 5: sluit je aan bij het vakantiefonds
Enkel wanneer je arbeiders tewerkstelt.
Wanneer?
Dat gaat automatisch, zodra je een loonaangifte voor arbeiders, leerling-arbeiders of kunstenaars doet aan de RSZ.
Bij welke instantie?
Stap 6: maak een arbeidsreglement op
Wettelijk verplicht, het verzamelt immers de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer, en is een praktische vertaling van de afspraken die in de arbeidsovereenkomst staan.
Wanneer?
Idealiter voor dag 1 van tewerkstelling, anders zo snel mogelijk.
Bij welke instantie?
Als lid van Sociare ondersteunen we je bij de opmaak van het arbeidsreglement. Dat is in het lidgeld inbegrepen. Contacteer ons voor een afspraak.
Verderop op onze website zetten we je alvast op weg:
Stap 7: bekijk of je recht hebt op steunmaatregelen
Bij je eerste aanwerving ben je grotendeels vrijgesteld van RSZ-werkgeversbijdragen. Maar misschien zijn er nog wel andere financiële of inhoudelijke steunmaatregelen waar je gebruik van kan maken? Contacteer ons gerust om het samen te bekijken!
Stap 7: sluit een arbeidsovereenkomst af met je werknemer
Hierin leg je de gemaakte afspraken rond verloning, uurroosters, extralegale voordelen…schriftelijk vast. Ook daarin kunnen we je als Sociare-lid adviseren en ondersteunen.
Wanneer?
Voor de start van de tewerkstelling
Modelovereenkomsten
Op onze website kan je als Sociare-lid tal van modelovereenkomsten downloaden, die een goed vertrekpunt vormen:
Stap 8: maak werk van de Dimona-aangifte
Wettelijk verplicht. Via deze aangifte kan de overheid jouw werknemer snel identificeren en sociale rechten toekennen (en bijvoorbeeld de uitbetaling van de kinderbijslag in orde brengen). Je kan de Dimona-aangifte zelf doen via de online applicatie van de RSZ, in sommige gevallen doet het sociaal secretariaat dit voor jou. Check dit dus zeker even.
Wanneer?
Voor dag 1 van tewerkstelling
Stap 9: kom voldoende tussen in het woon-werkverkeer van je werknemer
Je bent wettelijk verplicht om tussen te komen in de kosten die je werknemer maakt in zijn of haar woon-werkverkeer. Je spreekt dit best goed door na de aanwerving, we raden ook aan om het traject vast te leggen in een verklaring op eer.
Wanneer?
Idealiter voor of tijdens dag 1 van tewerkstelling.
Stap 10: zorg voor een passend onthaal van je nieuwe medewerker
En dan is hét moment daar: de allereerste werkdag van je nieuwe medewerker. Natuurlijk wil je er alles aan doen om hem of haar zo goed mogelijk te verwelkomen. Minimaal raden we aan om samen het arbeidsreglement even te overlopen, om te kijken of alles duidelijk is. Maar er is meer wat je kan doen: heb je eraan gedacht om het materiaal dat je nieuwe collega nodig heeft klaar te leggen? Kan je hem of haar even rondleiden op de werkplek? Wat moet je zeker nog vertellen over het reilen en zeilen van de organisatie?
Wanneer?
Idealiter voor of tijdens dag 1 van tewerkstelling.
Alles afgevinkt?
Yes! Dan zijn jullie klaar om samen een mooi verhaal te schrijven. Veel succes met de samenwerking, socioculturele toppers!
Toch nog vragen?
Neem dan zeker contact met ons op. We staan je met raad en daad bij rond alles wat te maken heeft met het inzetten van medewerkers.
Anderen lazen ook dit:
Alle actuele bedragen op een rij
Een actueel totaaloverzicht van alle bedragen die voor jou als werkgever relevant zijn? Op deze pagina vind je ze alfabetisch gerangschikt terug.
Vanaf 1 juli 2024: geen leeftijdsvereiste meer voor doelgroepvermindering voor personen zonder recente duurzame werkervaring
Vanaf 1 juli 2024 valt de leeftijdsvereiste weg voor de doelgroepvermindering die je kan krijgen als je personen zonder recente duurzame werkervaring aanwerft. Dat heeft de Vlaamse regering beslist. Deze uitbreiding staat tegenover de afschaffing van de doelgroepvermindering voor laaggeschoolde jonge werknemers.
Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?
Doe net als +900 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!