Privacy Policy

• Door het gebruik van onze website en/of onze diensten, erken je dat je deze Privacy Policy zorgvuldig hebt gelezen en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt. Wij behouden ons het recht voor om de Privacy Policy regelmatig te wijzigen volgens ons eigen inzicht. Zulke wijziging zal via de website gecommuniceerd worden.
• Hou er rekening mee dat we zogenaamde ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de website en/of de diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies kan je onze cookie policy te lezen.
• Deze Privacy Policy is voor het laatst bijgewerkt op 7/10/2020.

• We verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens die de contactpersonen van (kandidaat-)lidorganisaties aan ons meedelen via het online lidmaatschapsformulier, het ledenportaal of via e-mail. Dat gebeurt standaard bij een nieuwe lidmaatschapsaanvraag, net als bij de jaarlijkse lidmaatschapsvernieuwing. Tussentijds kan dit ook steeds gebeuren op eigen initiatief van de lidorganisatie zelf, bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuwe contactpersoon of een adreswijziging bij verhuis.
• Bij elke lidmaatschapvernieuwing vragen we ook uitdrukkelijk aan de primaire contactpersonen bij de lidorganisaties om te bevestigen dat alle persoonsgegevens die we op dat ogenblik verwerken van de contactpersonen van de betrokken lidorganisatie, nog juist zijn en om deze waar nodig aan te passen / bij te werken zodat alle persoonsgegevens actueel blijven. Dat gebeurt vanaf najaar 2020 via het ledenportaal.
• We verzamelen ook persoonlijke gegevens van derden in het kader van een door hen aangevraagde of geleverde dienst in het kader van de dienstverlening en/of belangenbehartiging van Sociare. Voorbeelden van zulke derden zijn: lesgevers, natuurlijke personen die geen contactpersoon zijn bij een lidorganisatie die zich inschrijven op activiteiten van Sociare, contactpersonen van collega- of partnerorganisaties, instanties, overheden... Deze persoonsgegevens worden rechtstreeks bij de betrokken persoon verzameld.
• We verzamelen en verwerken bovendien organisatiegegevens en algemene contactgegevens van potentiële lidorganisaties door gebruik te maken van publiek beschikbare informatie in het Belgisch Staatsblad en op de website van die organisaties.
• Tot slot verzamelen we ook de individuele contactgegevens van iedere geïnteresseerde natuurlijke persoon die zich via het online formulier inschrijft op onze nieuwsbrieven.
• Onze website maakt gebruik van cookies, daar lees je alles over in onze cookie policy.

1) We verwerken en verzamelen organisatiegegevens van onze leden, met name:

• naam organisatie,
• telefoonnummer (indien relevant en noodzakelijk in het licht van de doelstelling)
• bankrekeningnummer (IBAN en BIC)
• mailadres en/of adres van de organisatie
• het aantal werknemers bij de organisatie en gegevens rond de arbeidsorganisatie.

2) We verwerken en verzamelen daarnaast persoonlijke gegevens van contactpersonen bij de lidorganisaties, die nodig zijn voor het vlot uitvoeren van onze dienstverlening (adviesverlening, vorming, netwerking en/of belangenbehartiging), waarop organisaties intekenen als zij lid worden. Heel concreet gaat het over:

• de naam van contactpersonen
• het professioneel telefoonnummer
• het professioneel mailadres
• hun functie binnen de lidorganisatie
• hun toegangsrechten tot onze dienstverlening, nieuwsbrief en website.

De contactgegevens en toegangsrechten worden in eerste instantie verzameld via en toegekend door de primaire contactpersoon van de lidorganisatie. Ook wijziging en verwijdering van deze gegevens gebeuren via deze primaire contactpersoon. Elke individuele contactpersoon heeft nadien echter wel de mogelijkheid om zich zelf uit te schrijven voor bepaalde onderdelen van de dienstverlening (bijvoorbeeld de nieuwsbrieven).

De contactgegevens en toegangsrechten van de primaire contactpersoon, alsook latere wijzigingen daarvan, worden wel rechtstreeks bij deze persoon zelf verzameld.

3) We verwerken en verzamelen daarnaast ook de volgende persoonlijke gegevens van bestuurders in onze Raad van Bestuur:

• naam
• professioneel e-mailadres en telefoonnummer
• domicilieadres
• rijksregisternummer
• geslacht
• handtekening
• stavingsdocumenten van verplaatsingskosten.

Die gegevens verzamelt Sociare rechtstreeks bij de betrokken persoon.

4) We verwerken en verzamelen geen persoonsgegevens van andere medewerkers of personen gelinkt aan onze lidorganisaties, dan diegenen die uitdrukkelijk als contactpersoon voor onze dienstverlening zijn opgegeven door de primaire contactpersoon en/of bestuurder zijn in onze Raad van Bestuur. We zijn van mening dat dit niet noodzakelijk is in het licht van onze dienstverlening en/of belangenbehartiging.

5) We dringen er bij de contactpersonen van onze lidorganisaties op aan om de vragen en documenten die zij ons voorleggen zoveel als mogelijk te anonimiseren. Gebeurt het desondanks toch dat we via die weg persoonsgegevens doorkrijgen, dan worden die persoonsgegevens na de gevraagde adviesverlening onmiddellijk gewist en wordt de betrokken contactpersoon herinnerd aan de vraag tot anonimisering.

6) Voor organisaties met een abonnement op werktijd.be worden persoonlijke gegevens verwerkt, meer informatie lezen die leden in de privacyverklaring van werktijd.be.

7) Sociare verzamelt en verwerkt ook persoonlijke gegevens van derden:

• derden die deelnemen aan de Sociare-activiteiten, met name naam contactpersoon en organisatie, mailadres, telefoonnummer, (zo relevant en noodzakelijk in het licht van de doelstelling), bankrekeningnummer (IBAN en BIC).
• derden die via de website inschrijven op een nieuwsbrief: naam, organisatie, mailadres.

8) We verwerken en verzamelen daarnaast ook gegevens van contactpersonen bij collega- of partnerorganisaties, instanties, fondsen, overheden,...:

• naam
• organisatie
• functie
• mailadres
• telefoonnummer

De persoonsgegevens van derden worden steeds rechtstreeks bij de betrokken persoon verzameld, op de wijze hierboven vermeld.

9) Bepaalde opleidingen van Sociare zijn erkend in het kader van Betaald Educatief Verlof of Vlaams opleidingsverlof. Om ervoor te zorgen dat jouw organisatie een tussenkomst krijgt in de loonkost voor het volgen van die opleiding, verzamelen en verwerken we van de persoon die deelneemt aan de betrokken opleiding ook de volgende persoonsgegevens:

• naam
• voornaam
• geboorteplaats
• geboortedatum
• woonplaats.

Dit enkel op expliciete vraag van de deelnemer. De relevante attesten worden eveneens afgeleverd aan de deelnemer.

10) Van externe lesgevers voor onze vormingen en activiteiten verzamelen en verwerken we ten slotte:

• naam
• adres
• mailadres
• (zo relevant en noodzakelijk) bankrekeningnummer (IBAN en BIC)

Deze gegevens verkrijgen we rechtstreeks bij de betrokken persoon.

1) De persoonlijke gegevens van contactpersonen van lidorganisaties verwerken wij:

• om onze dienstverlening en belangenbehartiging, waarop de lidorganisatie waarvan zij deel uitmaken ingetekend heeft, mogelijk te maken. Deze verwerking is nodig voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Sociare en haar lidorganisatie:
  • de noodzaak om de betrokken persoon te identificeren als contactpersoon en de bijhorende machtigingen in het kader van de dienstverlening (advies vragen, toegang tot website, …)
  • de noodzaak om de betrokken persoon te kunnen contacteren in het kader van het lidmaatschap, de dienstverlening (bezorgen van een paswoord voor de website op vraag van de lidorganisatie, toelichting over nieuwigheden in de werking van Sociare, het team, ...) en/of de belangenbehartiging, alsook in functie van het opbouwen van een duurzaam contact om een goede dienstverlening en belangenbehartiging mogelijk te maken
  • de noodzaak om de betrokken persoon te kunnen inschrijven voor een opleiding
• bij het versturen van nieuwsbrieven, E-zines, newsflashes en uitnodigingen (die je automatisch ontvangt als contactpersoon van Sociare, maar waarvoor je je op elk moment makkelijk kan uitschrijven, conform de GDPR)
• bepaalde van onze opleidingen zijn erkend in het kader van Betaald Educatief Verlof of Vlaams opleidingsverlof. Om ervoor te zorgen dat jouw organisatie tussenkomst krijgt in de loonkost voor het volgen van die opleiding, verzamelen en verwerken we volgende persoonsgegevens (Dit enkel op expliciete vraag van de
  deelnemer en aldus met expliciete toestemming):
  • naam
  • voornaam
  • geboorteplaats
  • geboortedatum
  • woonplaats

2) De persoonlijke gegevens van bestuurders van onze Raad van Bestuur verwerken wij omdat dit noodzakelijk is om onze wettelijke verplichtingen in het kader van de vzw-regelgeving te kunnen vervullen. Ook is de verwerking van hun persoonsgegevens noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Sociare. Zo is communicatie met de bestuurders immers noodzakelijk in functie van een vlotte (samen)werking, het opbouwen van een duurzame relatie en samenwerking, verbondenheid met ons als organisatie, de staf, de leden en de sector.

3) De algemene contactgegevens van potentiële leden verwerken wij met het oog op ledenwerving. Deze organisaties worden af en toe gecontacteerd met informatie over het lidmaatschap bij Sociare. Aangezien we hierbij geen persoonlijke gegevens verwerken, komt de privacy van natuurlijke personen verbonden aan die organisaties niet in het gedrang.

4) De persoonlijke gegevens van derden die deelnemen aan de Sociare-activiteiten verwerken wij om deelname aan deze activiteiten mogelijk te maken en vlot te laten verlopen. Deze verwerking is nodig om onze contractuele verplichting ten aanzien van deze derde die zich inschrijft op de Sociare-activiteit te kunnen nakomen. Zonder deze verwerking kunnen we niet garanderen dat deelname mogelijk is en/of voldoende gefaciliteerd kan worden. Deze derden kunnen na afloop van hun deelname nog gecontacteerd worden in verband met of naar aanleiding van hun deelname aan de Sociare-activiteit, bijvoorbeeld voor een vraag om evaluatie, het versturen van informatie gelinkt aan de activiteit, …. Deze verwerking is noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Sociare als werkgeversfederatie.

5) De persoonlijke gegevens van derden die via de website inschrijven op nieuwsbrieven verwerken wij om de dienstverlening waarop zij inschrijven (verkrijgen van de nieuwsbrief) mogelijk te maken. Van de betrokken personen wordt hiervoor bij inschrijving de actieve, specifieke en geïnformeerde toestemming gevraagd. Deze toestemming kan ten allen tijde terug ingetrokken worden, waarna elke verwerking van persoonsgegevens die betrekking heeft op de betrokken persoon onmiddellijk stopgezet wordt.

6) De persoonlijke gegevens van derden –contactpersonen bij collega-partnerorganisaties, instanties, fondsen, overheden,… verwerken wij omdat communicatie en het uitbouwen van een duurzame relatie met deze derden-contactpersonen de dienstverlening en belangenbehartiging van onze leden mogelijk maakt en vlotter laat verlopen. Deze verwerking is dus noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Sociare als werkgeversfederatie.

7) De persoonlijke gegevens van de externe lesgevers verwerken wij om de organisatie van de vorming mogelijk te maken en vlotter te laten verlopen, om een duurzame relatie en samenwerking op te bouwen, alsook om de afspraken met de betrokken lesgever te kunnen nakomen (denk maar aan de betaling van de afgesproken vergoeding). Deze verwerking is dus noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Sociare, als organisator van de vorming, en van de lesgever als dienstverlener, alsook voor het nakomen van de contractuele verplichtingen die we hebben ten aanzien van de betrokken lesgever.

8) De persoonlijke gegevens van deelnemers aan opleidingen verwerken wij met het oog op de aflevering van de attesten die volgens het toepasselijk wettelijk kader noodzakelijk zijn voor de deelnemers om recht te hebben op Betaald Educatief Verlof en Vlaams Opleidingsverlof, en die noodzakelijk zijn voor de betrokken lidorganisatie om tussenkomsten te krijgen in de loonkosten. Deze verwerking gebeurt alleen op uitdrukkelijke vraag van de betrokken deelnemer en na diens actieve, specifieke en geïnformeerde toestemming. Deze toestemming kan ten allen tijde terug ingetrokken worden, waarna elke verwerking van persoonsgegevens die betrekking heeft op de betrokken persoon onmiddellijk stopgezet wordt.

Gegevens worden enkel gebruikt en bewaard voor en overeenkomstig de hierboven vermelde gerechtvaardigde doelstellingen.

• We geven jouw persoonlijke gegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
• De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (IT-netwerk)
  • het verzorgen van een digitale omgeving voor het beheer van onze contact- en ledengegevens (CRM)
  • het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • het verwerken en afsluiten van onze boekhouding

Met elk van deze partijen (verwerkers) sluit Sociare een verwerkersovereenkomst, waarin de nodige waarborgen voorzien worden om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken sowieso geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

We houden jouw gegevens bij voor de periode die nodig is om de door u gevraagde dienst correct af te handelen of zolang het noodzakelijk is om aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, met een maximum van 5 jaar na het einde van het lidmaatschap of zolang de verjaringstermijn van een eventuele vordering in rechte tegen of vanwege Sociare dat rechtvaardigt.

We bewaren ook gegevens om de eigen werking te evalueren en bij te sturen. Ook die gegevens bewaren we niet langer dan 5 jaar. Deze gegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die intern en extern namens Sociare vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Dit is opgenomen in de privacybeleidsverklaring voor werknemers en bestuurders van Sociare. Ook is dit opgenomen in de e-mails en/of overeenkomsten met derden-verwerkers die diensten leveren aan en voor Sociare.
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen, om de 3 maanden worden de interne paswoorden aangepast.
• Je kan je eigen paswoord op onze website op elk ogenblik aanpassen in een beveiligde omgeving
• We vragen contactpersonen van lidorganisaties uitdrukkelijk om adviesvragen en documenten die daarbij doorgestuurd worden te anonimiseren
• We maken back-ups van de bestanden en programma’s waarin persoonsgegevens verwerkt worden om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• We maken gebruik van beveiligde software en gebruiken een beveiligde toegang tot de gegevens die in de cloud worden bewaard.
• We hebben een datalekprocedure, zie verder

• Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Dat kan op eenvoudig verzoek via e-mail.
• Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Dat kan op eenvoudig verzoek via e-mail.
• Vragen om een tussentijdse verwijdering van je gegevens is ook een optie. Dat kan op eenvoudig verzoek via e-mail.
• Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of -in opdracht van jou- direct aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dat kan op eenvoudig verzoek via e-mail.
• Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Blijf je ontevreden over ons antwoord, dan staat het je vrij om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Elk incident dat impact kan hebben op de veiligheid van jouw data (zoals diefstal van een laptop of verlies van een usb-stick) en waarschijnlijk enige vorm van schade kan veroorzaken aan de betrokkenen, melden we binnen de 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

We voorzien dan in volgende procedure om datalekken zo snel mogelijk op te sporen, te onderzoeken en tijdig te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Werknemers en bestuurders van Sociare worden via het privacybeleid voor werknemers en bestuurders bewust van de risico’s op datalekken.
• We vragen lidorganisaties en hun contactpersonen uitdrukkelijk om aan onze medewerkers in kader van de adviesverlening geen persoonsgegevens over te maken van andere medewerkers of personen gelinkt aan de lidorganisaties, buiten van diegenen die uitdrukkelijk als contactpersoon voor de dienstverlening van Sociare opgegeven worden door de primaire contactpersoon en/of bestuurder zijn in onze Raad van Bestuur
• Om dit te vermijden en ook om onnodige ontvangst van persoonlijke gegevens van contactpersonen en personen bij lidorganisatie te beperken, benadrukken we het belang van geanonimiseerde adviesvragen van leden tijdens onze adviesverlening en opleidingen. Onze adviesverlening heeft betrekking op verschillende aspecten van inzetten van personeel en medewerkers. We zijn van mening dat het nooit nodig is om de persoonlijke gegevens te ontvangen van de persoon waarover de adviesvraag gaat. Zo is het niet nodig om de naam en voornaam te kennen van de persoon die een lidorganisatie aanwerft of ontslaat.
• Maken leden-organisaties officiële documenten of brieven over waarop de persoonlijke gegevens van die persoon staan? Dan vragen we om die documenten of brieven te anonimiseren. We vestigen hier blijvend de aandacht op, in deze privacyverklaring en via verschillende andere communicatiekanalen.
• Werknemers moeten elk datalek onmiddellijk per mail melden aan de directeur van Sociare.
• De directeur, ondersteund door de office manager, meldt het datalek binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautroiteit.
• De directeur, ondersteund door de office manager, oordeelt bovendien over de ernst van het datalek en of er sprake is van een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkene, zodat die zelf binnen 72 uur op de hoogte wordt gebracht om tijdig de nodige voorzorgsmaatregelen te kunnen nemen.

We kunnen deze privacy policy te allen tijden wijzigen. Van deze wijziging doen we een aankondiging via een nieuwsbericht op onze website. Je mag ervan uitgaan dat de meest actuele versie altijd op deze plek te raadplegen valt.

Deze privacy policy werd voor het laatst bijgewerkt op 7/10/2020.

Deze privacy policy is geïnspireerd op de GDPR-toolbox van de collega's van Scwitch