Vervangingsovereenkomsten: wat en hoe?

Een vervangingsovereenkomst sluit je ter vervanging van een werknemer van wie de arbeidsovereenkomst volledig is geschorst. Dat wil zeggen dat deze persoon - de "titularis" - in principe helemaal afwezig is van het werk, om een andere reden dan gebrek aan werk wegens economische oorzaken, slecht weer, staking of lockout.

Een arbeidsovereenkomst wordt dus niet beschouwd als geschorst wanneer de werknemer deeltijds blijft werken. Twee uitzonderingen bestaan hierop:

• Thematisch verlof/tijdskrediet: een vervangingsovereenkomst is ten eerste wel mogelijk wanneer een werknemer zijn arbeidsprestaties tijdelijk vermindert in het kader van ouderschapsverlof, mantelzorgverlof, verlof voor medische bijstand of tijdskrediet. Het moet daarbij wel gaan over een schorsing van bepaalde tijd*.
  
  In afwijking van de algemene regel kan in dit geval de duur van de vervangingsovereenkomst 2 jaar overschrijden.
  
  * Wanneer een werknemer in het kader van een 1/5de of deeltijdse landingsbaan zijn arbeidsprestaties vermindert "tot aan het bereiken van de pensioenleeftijd", is er sprake van een tijdelijke vermindering van bepaalde duur en kan hij vervangen worden door een werknemer aangeworven met een vervangingsovereenkomst. Er kan immers op voorhand nauwkeurig worden vastgesteld hoelang de schorsing precies zal duren. Dit is volgens de FOD WASO niet het geval wanneer een landingsbaan wordt toegekend "tot aan de pensionering/het pensioen". In dat geval is er volgens de FOD WASO sprake van een schorsing van onbepaalde duur en is een vervangingsovereenkomst niet mogelijk. Bij betwisting gaat het over een feitenkwestie, waarbij er rekening zal moeten worden gehouden met de overeengekomen schorsing en de bedoeling van de partijen.
  
  
• Gedeeltelijke werkhervatting: een vervangingsovereenkomst is ook mogelijk wanneer de vervangen werknemer gedeeltelijk terug aan de slag gaat in het kader van een gedeeltelijke werkhervatting of een re-integratietraject, ‘voor de arbeidsuren uit zijn normale arbeidsregeling waarop de vervangen, arbeidsongeschikte werknemer geen arbeidsprestaties levert’.

Volgens Cassatie moet de vervanger niet noodzakelijk de arbeidsplaats van de werknemer die hij vervangt, innemen en evenmin dezelfde taken uitvoeren: de 'titularis' en de vervanger kunnen dus een andere functie uitoefenen.

Je kunt een vervangingsovereenkomst voor bepaalde duur of voor onbepaalde duur afsluiten met de werknemer. In het eerste geval bepaal je een absolute einddatum. In het tweede geval laat je het contract doorlopen voor onbepaalde duur, net zoals bij een reguliere arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.

Aangezien het in vele gevallen - bijvoorbeeld wanneer de titularis afwezig is wegens ziekte - niet duidelijk is wanneer de vervangen werknemer zijn functie zal hervatten, is het meestal aangewezen een vervangingsovereenkomst voor onbepaalde duur te sluiten.

Een vervangingsovereenkomst duurt maximum twee jaar. Sluit je opeenvolgende vervangingsovereenkomsten (dat kan dus) zonder dat er een onderbreking is, toe te schrijven aan de werknemer, dan mag de totale duur van die overeenkomsten niet langer zijn dan twee jaar. Duurt (duren) de overeenkomst(en) meer dan twee jaar, dan gelden als sanctie dezelfde voorwaarden als voor de overeenkomst voor onbepaalde duur.

Een uitzondering hierop zijn de vervangingsovereenkomsten ter vervanging van een werknemer in loopbaanvermindering of tijdskrediet. Alleen dan mag de duur twee jaar overschrijden.

Recent is er een nieuwe uitzondering in het leven geroepen. De vervangingsovereenkomst die volgt op verschillende opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur of voor een duidelijk omschreven werk, die gerechtvaardigd zijn door de aard van het werk of door andere wettige redenen, wordt eenmalig buiten beschouwing gelaten. Daarbij geldt dan wel dat de totale duur van de opeenvolging van de overeenkomsten niet langer mag zijn dan 3 jaar. Daarover lees je meer in De beperking van opeenvolgende overeenkomsten van bepaalde duur en vervangingsovereenkomsten

Het voordeel van een vervangingsovereenkomst zit 'm vooral in de vlotte beëindiging. Een vervangingsovereenkomst van onbepaalde duur bied je de mogelijkheid om bij het einde van de vervanging af te wijken van de normale regels i.v.m. de opzeggingstermijn.

Zo kun je in de vervangingsovereenkomst van onbepaalde duur bepalen dat die eindigt zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding de dag waarop de schorsing van de arbeidsovereenkomst van de vervangen werknemer eindigt of bij het einde van de arbeidsovereenkomst van de vervangen werknemer. Je kunt ook een verkorte opzeggingstermijn overeenkomen en afwijken van de normale begindatum van de opzeggingstermijn.

In de rechtspraak is er discussie over de vraag of de vervanger en de vervangen werknemer gelijktijdig kunnen werken, tijdens de opzeggingstermijn van de vervanger. Bepaalde rechtbanken aanvaarden wel dat beide werknemers gedurende de verkorte opzeggingstermijn nog een of enkele dagen samen aanwezig zijn in de organisatie (om eventueel de overdracht van het werk te vergemakkelijken). Je houdt deze overdracht best zo beperkt mogelijk.

Bepaal duidelijk hoe de vervangingsovereenkomst eindigt bij het einde van de vervanging. Bij gebrek aan bepalingen daarover in de overeenkomst gelden immers de principes van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Dat geldt ook als je de overeenkomst beëindigt om een reden die vreemd is aan het einde van de vervanging (bv. omdat de vervanger niet meer voldoet).

Opgelet: is er een opzeggingstermijn te respecteren, dan moet de betekening daarvan wel gebeuren volgens de normale regels (schriftelijk, met de nodige vermeldingen en in de juiste vorm).

Let wel: een vervangingsovereenkomst van bepaalde duur eindigt bij het bereiken van het contractueel vastgelegde tijdstip. Daar een clausule in opnemen dat de vervangingsovereenkomst eindigt bij terugkeer van de te vervangen werknemer, kan niet. Die is nietig. Een vervangingsovereenkomst van bepaalde duur heeft immers als doel een contractuele stabiliteit te garanderen.

Bijkomend voordeel is dat opeenvolgende vervangingsovereenkomsten mogelijk zijn. Maakt niet uit of ze voor onbepaalde of voor bepaalde duur, of het om dezelfde of verschillende redenen gaat (arbeidsongeschiktheid gevolgd door zwangerschapsverlof bv.) en of het om dezelfde te vervangen werknemer gaat dan wel om verschillende werknemers. Daarbij is het ook goed om in het achterhoofd te houden dat een vervangingsovereenkomst niet bij het begin van de schorsing moet starten.

Hierover bestaat discussie. De wet bepaalt hier niets over. Volgens een deel van de rechtsleer is dit niet mogelijk, terwijl dit volgens een ander deel wel kan. Het belangrijkste is dat je de wet niet probeert te omzeilen. Werkt de 'titularis' bijvoorbeeld 80%, maar heeft de vervanger 100% nodig om hetzelfde werk gedaan te krijgen, dan mag dit volgens onze interpretatie aangezien dit strookt met de geest van de wet. Bij twijfel leg je je concrete casus best voor aan Sociare.

In het geval dat de vervanger minder uren per week werkt dan de titularis is er geen probleem. Dit kan altijd.

Bij een gedeeltelijke werkhervatting is er wel iets wettelijk bepaald. De wetgeving bepaalt daar dat er een vervangingsovereenkomst kan gesloten worden ‘voor de arbeidsuren uit zijn normale arbeidsregeling waarop de vervangen, arbeidsongeschikte werknemer geen arbeidsprestaties levert’.

Dat wil zeggen dat de vervanger van een werknemer die het werk gedeeltelijk hervat aan 40%, en normaal gezien 100% werkt, maximum 60% mag werken met een vervangingsovereenkomst.

Dat zet wel een rem op het flexibele systeem van vervangingsovereenkomsten.

Zolang de vervangen werknemer niet terugkomt, blijft de vervangingsovereenkomst bestaan, als het om een vervangingsovereenkomst voor onbepaalde duur gaat tenminste. Een vervangingsovereenkomst voor bepaalde duur eindigt in ieder geval bij het bereiken van het contractueel vastgelegde tijdstip. Aangezien het in vele gevallen, bv. bij arbeidsongeschiktheid, niet duidelijk is wanneer de vervangen werknemer zijn functie zal hervatten, is het meestal aangewezen een vervangingsovereenkomst voor onbepaalde duur te sluiten.

Als de werknemer terugkomt in een andere functie, dan stopt de vervangingsovereenkomst wel met bestaan. Hetzelfde geldt voor het geval dat de schorsing afloopt of als de arbeidsovereenkomst van de vervangen werknemer eindigt. In ons model van vervangingsovereenkomst voor onbepaalde duur voorzien we een clausule die dat expliciet opneemt.

Dat kan. Dan volg je de regels die van toepassing zijn op het contract naargelang het een vervangingsovereenkomst van bepaalde duur of van onbepaalde duur betreft.

Daarover lees je alles in onze syllabus 'Einde arbeidsovereenkomst'

Stel: je sloot een vervangingsovereenkomst en je merkt nu dat deze al meer dan twee jaar loopt. Of dat de vervanger eigenlijk té veel werkt ten opzichte van de vervangen werknemer die deeltijds terugkeerde in gedeeltelijke werkhervatting.

De regelgeving voorziet dan dat er eigenlijk sprake is van een reguliere arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. De vervangingsovereenkomst wordt geherkwalificeerd in een overeenkomst van onbepaalde duur. Je kunt dus geen gebruik meer maken van de clausule in de vervangingsovereenkomst voor een kortere opzegtermijn. Je zal de volledige ononderbroken dienst in aanmerking moeten nemen bij een beëindiging van deze overeenkomst via een opzegtermijn of opzegvergoeding.

Zoek niet verder!