Ga verder naar de inhoud

FAQ Werktijd

09.08.2023

Gebruik je ons tijdsregistratiesysteem Werktijd.be al? Geweldig. Is het niet altijd even duidelijk? Kan gebeuren. Misschien vind je het antwoord op je vraag hieronder wel. Is dit niet het geval, stuur dan gerust een mailtje naar helpdesk@sociare.be met je vraag.

Waar vind ik de werktijd.be-gebruikershandleiding(en)?

Er zijn verschillende handleidingen:

Klik hier voor de handleiding voor werknemers.

Klik hier voor de handleiding voor organisatie-beheerders.

Klik hier voor de specifieke handleiding voor het aanmaken van een bestand voor import in loonverwerkingsprogramma Acerta, Liantis of SD Worx.

Wanneer je ingelogd bent in werktijd.be kan je ook meteen doorklikken naar de handleidingen.


We hebben ook handige instructiefilmpjes:

klik hier voor het filmpje 'aan de slag!'

klik hier voor het filmpje 'starten als beheerder'

Klik hier voor het filmpje 'verlofrechten beheren'

klik hier voor het filmpje 'starten als gebruiker'

Klik hier voor het filmpje 'nieuwe werknemer in dienst, wat nu?'

Klik hier voor het filmpje 'werkroosters veranderen'

Ik ben beheerder in werktijd.be, maar iemand anders zou in de organisatie mijn verlofaanvragen moeten goedkeuren. Kan dit?

Helaas. Als beheerder in het systeem kan je alles invoeren in welke kalender dan ook. Het is dan ook niet mogelijk om jouw verlof en afwezigheden afhankelijk te maken van de goedkeuring van een andere beheerder, teamverantwoordelijke of gebruiker.

Alternatief: Je maakt een ‘beheerderslogin’ aan voor administratieve zaken op (bijvoorbeeld) info@organisatie.be. Met deze login meld jij je aan als beheerder in werktijd.be, waarmee je instellingen kan veranderen, rapporten kan downloaden,… Maar je eigen uren noteer je via een tweede login (naam@organisatie.be) Op deze manier ben je ook een gewone gebruiker en kan je verlof e.d. aanvragen via je eigen kalender. De info@-login kan dan ook makkelijk doorgegeven worden als andere collega’s de beheerdersbevoegdheden in werktijd.be mee zouden opvolgen of rapportage nodig hebben. Of aan de Raad van Bestuur als er mensen daar mee willen opvolgen.

Wij gaan starten met werktijd.be, maar ik vind nergens waar ik de opgebouwde saldo’s aan meeruren (recup) van werknemers kan invoeren. Of moeten zij starten vanaf 0?

Neen: in het menu ‘Overdracht inhaalrust’ in je beheerdersomgeving kun je deze uren invoeren als startsaldo voor de lopende referteperiode.

Je kunt per werknemer op het potloodje klikken naast hun naam in dit menu en dan kiezen bij de header ‘meeruren’ voor ‘Zelf beginsaldo ingeven’. Negatief beginsaldo? Je kunt dan een ‘-‘ typen, of je klikt op het pijltje naar beneden, dan kom je ook op een negatief saldo uit.

Afbeelding1

Hoeveel beheerders mogen we toevoegen aan werktijd.be?

Dat kies je als organisatie helemaal zelf! Er is geen maximum aantal beheerders. Het minimum is één. Je kunt zelfs iedereen in de organisatie beheerder maken, als dat handig zou zijn.

Plotseling zijn al onze medewerkers hun opgebouwde meeruren kwijt. Hoe kan dat?

Waarschijnlijk is het einde van de referteperiode gepasseerd. Deze referteperiode kan je raadplegen via het menu ‘Overdracht inhaalrust’ in je beheerdersomgeving. In dit menu beheer je wat er met meeruren moet gebeuren op het einde van de referteperiode. Deze periode vormt de tijdspanne waarbinnen meeruren kunnen opgebouwd en terug opgenomen worden. Het einde van de referteperiode vormt als het ware een nulpunt wat betreft het saldo aan meer-of minuren.

Wil je toch meeruren overdragen naar de nieuwe periode? Dan kan je instellen dat alle meeruren automatisch worden overgedragen (‘Overdracht inhaalrust’ – ‘Standaardinstelling wijzigen’ – ‘Automatische overdracht’).

Je kunt echter ook per werknemer een saldo ingeven voor de nieuwe referteperiode. Dat doe je door op het potloodicoontje links van de naam van de werknemer te klikken en te kiezen voor ‘Zelf beginsaldo ingeven’.

Afbeelding2

Kunnen vrijwilligers en freelancers ook toegang krijgen tot werktijd.be?

Zeker en vast. Als het voor de organisatie opportuun is dat zij ook bepaalde gegevens in werktijd.be registreren, dan kan dat. Werktijd.be is gratis voor leden van Sociare, dus een financiële invloed zal deze keuze niet hebben.

Maak best wel duidelijk dat het gaat om een vrijwilliger of een freelancer, zodat door de toevoeging aan werktijd.be niet de indruk kan ontstaan dat deze persoon een werknemer is, waardoor heel wat extra regelgeving (en sociale zekerheidsbijdragen!) van toepassing zouden zijn. Voeg de vrijwilligers en freelancers dus toe aan een apart team, of zet eenvoudigweg achter hun naam (vrijwilliger) of (freelancer). Zo is dit ook duidelijk bij een eventuele sociale inspectie.

Als werknemers onkosten aangeven in werktijd.be, worden die dan automatisch doorgestuurd naar het sociaal secretariaat? Wat met dienstverplaatsingen?

Neen: onkosten worden niet automatisch mee doorgegeven naar Acerta, SD Worx of Liantis. Het bestand dat je maandelijks kunt aanmaken in werktijd.be om in te lezen in de software van je sociaal secretariaat betreft enkel de aan- en afwezigheden, en niet de onkosten.

Als je in werktijd.be via het menu ‘Instellingen’ in je beheerdersomgeving mogelijk maakt dat werknemers onkosten kunnen indienen, dan komt er een apart menu in je beheerdersomgeving bij: ‘Onkosten’.
In dit menu kun je onkosten goed- of afkeuren. Je kunt ook de bijlage raadplegen. Als je ze goedkeurt, komen ze terecht in een nieuw tabblad: ‘Goedgekeurde onkosten, maar nog niet doorgegeven voor terugbetaling’. Hier verzamel je alle onkosten die ingediend zijn door werknemers, maar nog niet uitbetaald (door de organisatie zelf of door het sociaal secretariaat).

Onderaan dit tabblad kun je een Excel-bestand downloaden van deze onkosten (met bijlage) ter doorgave aan je sociaal secretariaat of aan de boekhouding van de organisatie.
Je kunt dan klikken op ‘Doorgegeven voor terugbetaling’, zodat deze onkosten voortaan terecht komen in een tweede tabblad, met doorgestuurde onkosten. Met deze ‘dubbele’ flow vermijden we dat onkosten twee keer worden uitbetaald.

Dienstverplaatsingen vallen ook onder onkosten. Bij de registratie van een kost kiest een werknemer of het om een dienstverplaatsing of een andere kost gaat.

Afbeelding3

En wat met het woon-werkverkeer?

Dit is een aparte instelling (menu ‘Instellingen’ in je beheerdersomgeving: woon-werkverkeer).

Als je dit activeert voor de organisatie, kun je nadien per werknemer instellen (via het treinicoontje naast de naam bij ‘Gebruikers’) welke opties er zijn. Dit is enkel nuttig wanneer werknemers verschillende trajecten hebben. Bijvoorbeeld soms de auto nemen en soms de fiets. Of niet elke dag een verplaatsing maken naar dezelfde plaats van tewerkstelling. De ene dag naar Mechelen en de andere dag naar Leuven bijvoorbeeld. Voor diegenen die elke dag met woon-werkverkeer hetzelfde traject afleggen, is dit niet nuttig.

Afbeelding4

Een werknemer is zijn wachtwoord vergeten!

Je kunt op de homepage van werktijd.be (https://werktijd.be/aanmelden) klikken op ‘Wachtwoord vergeten?’. Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je e-mailadres op te geven. Werktijd.be verzendt vervolgens een automatische e-mail naar je emailadres waarmee je een nieuw wachtwoord kunt aanmaken. Let op: deze e-mail durft al eens in de map met ongewenste e-mails/spam terecht te komen.

We gebruiken werktijd.be niet meer. Kunnen we onze account stopzetten?

Dat kan uiteraard. Aangezien werktijd.be gratis is voor leden van Sociare, is dit ook niet aan een termijn gebonden. Je kunt eenvoudigweg een e-mail sturen naar helpdesk@sociare.be met de vraag om de account van je organisatie stop te zetten. Je kiest zelf op welke datum de verwijdering gebeurt.

Conform de afspraken die we maakten in de dienstverleningsovereenkomst rond werktijd.be die je voor de start ondertekende, houden we alle gegevens nog wel passief bij in werktijd.be. Dat is niet zo maar: de tijdsregistratiegegevens uit werktijd.be moeten wettelijk nog minstens 5 jaar worden bijgehouden, en kunnen ook nadien nog nuttig blijken. Op eenvoudig verzoek aan Sociare kan je terug toegang krijgen voor een beperkte periode, mocht dat nodig zijn.

Een heleboel gebruikers in werktijd.be zijn ondertussen uit dienst gegaan. Hoe kan ik die verwijderen uit het systeem?

Een verrassend antwoord: niet. Dat komt omdat je de gegevens van deze werknemers (prestaties, tijdsregistratie, afwezigheden,…) nog gedurende minstens 5 jaar moet bewaren. Ook sociale inspectiediensten kunnen hier nog controle op uitoefenen. We vonden het veiliger om géén mogelijkheid tot verwijderen in werktijd.be te stoppen. Dat zou tot lastige situaties kunnen leiden.

Te veel werknemers die uit dienst zijn en in de weg staan? Maak een apart team aan in werktijd.be dat je ‘ex-werknemers’ of ‘uit dienst’ doopt.

In werktijd.be is de afwezigheid ‘opname meeruren’ noteren eigenlijk hetzelfde als niets registreren. Beide registraties hebben immers als gevolg dat de meerurenteller in werktijd.be afneemt. En dat is de bedoeling. Dus als een werknemer een week recup inplant, zal er voor die week inderdaad geen enkel uur worden meegenomen voor de teller aan meeruren. En maar goed ook, want zo gaat die naar beneden.

Waarom dan toch ‘opname meeruren’ aanduiden in plaats van de kalender gewoon leeg te laten? Voor de duidelijkheid. Zo weet jij als beheerder (en de gebruiker voor zich) dat die week, dag of halve dag niet ‘per ongeluk’ leeg werd gelaten, maar dat er bewust een opname is van inhaalrust.

In welke gevallen berekent werktijd.be compensatie?

In alle gevallen waarin de sectorale flexibiliteit van toepassing is. In PC 329 voorzien cao’s dat er flexibel kan gewerkt worden: in plaats van de normale 50% extra inhaalrust, wordt er in PC 329 slechts 20% voorzien. Deze extra compensatie wordt automatisch door werktijd.be berekend in de volgende gevallen:

  • Een werknemer werkt meer dan 9 uur op een dag
  • Een werknemer werkt meer dan 40 uur op een week
  • Een werknemer werkt ’s avonds na 20 uur
  • Een werknemer werkt op zondag

Past je organisatie andere (hogere) grenzen of percentages toe? Geef een seintje op helpdesk@sociare.be. De ontwikkelaar van werktijd.be kan voor een beperkt bedrag deze parameters aanpassen voor jouw organisatie.

Bereken je geen compensatie, bijvoorbeeld omdat de compensatie in het kader van de sectorale flexibiliteit wordt toegekend in de vorm van forfaitaire flexdagen? Dan kan je deze flexdagen toevoegen aan de verloftellers per werknemer in werktijd.be.

Geef een seintje via helpdesk@sociare.be, dan zorgen we er eenvoudig voor dat de automatische berekening van compensatie wordt uitgeschakeld.

Wil je de compensatie enkel voor sommige werknemers uitschakelen? Dat kan je individueel per gebruiker en per periode aanduiden in werktijd.be.

Afbeelding5

Een werknemer is een hele periode afwezig. Kan ik in één keer meerdere dagen of weken in werktijd.be stoppen?

Dat kan! In de kalender van een gebruiker kun je rechts bovenaan klikken op een bliksemicoontje. Via dit bliksemicoontje kan je meteen meerdere weken registreren in een kalender, op basis van een standaard uurrooster dat je ook via dit icoontje beheert.

Je maakt dus een uurrooster aan dat voor deze gebruiker mag overgezet worden in de kalender. (Je kunt hiervoor ook het contractuele uurrooster dat je via ‘Gebruikers’ in je beheerdersomgeving aanmaakte, kopiëren.)

Vervolgens kies je of je dit rooster voor één week registreert, of voor meerdere weken. Je duidt dan aan voor welke weken dat is. Als er al registraties staan op de weken die je wilt invullen, zal je deze weken eerst moeten wissen (derde tabblad in dit menu).

Werknemers kunnen dit ook voor zichzelf doen.

Op deze manier kan je ook meteen voor meerdere weken werktijd registreren. Dat kan handig zijn voor werknemers die niet de noodzaak hebben om elke dag gedetailleerd te noteren wanneer zij exact werken. Zo moeten ze enkel aanpassingen doen in werktijd.be wanneer ze buiten hun standaard geregistreerde uren gewerkt hebben, of wanneer ze afwezig zijn.

Er wordt gevraagd om registraties te bevestigen. Waarom is dat?

Als gebruikers of beheerders registraties in werktijd.be zetten die in de toekomst plaatsvinden, zal werktijd.be na afloop van dat tijdstip vragen om deze registratie nog eens te bevestigen. Dit omdat wat vroeger ingepland werd, in de praktijk wel eens anders durft verlopen. De bevestiging is per week: een gebruiker hoeft dus slechts éénmaal per week te klikken op het rode vinkje om prestaties te bevestigen. Bovenaan in een rode balk verschijnt een melding wanneer een gebruiker nog prestaties moet bevestigen.

Deze bevestigingsmogelijkheid kan niet uitgeschakeld worden.

Voorbeeld: het is 2 april. Een werknemer plant een week verlof in, van 4 tot en met 8 juli. Wanneer hij op 9 juli terug aanmeldt in werktijd.be, zal het systeem hem vragen om de registraties van 4 tot 8 juli te bevestigen. Dat kan met één druk op de rode knop, in de kalender in werktijd.be, in de week van 4 juli.

Kan ik de kalender van werktijd.be integreren in andere kalender-software zoals Microsoft Outlook, Google Calender of Apple Calender

Ja dat kan.

Het is wel 'éénrichtingsverkeer'. Het is niet mogelijk om werktijd-registraties aan te maken of te wijzigen in andere kalender-software, de kalender van werktijd.be kan er enkel weergegeven worden. De kalender-software zal de tijdsregistraties van werktijd.be op geregelde tijdstippen opnieuw inlezen. Daarom is het mogelijk dat wijzigingen in werktijd.be niet onmiddellijk zichtbaar zijn in andere kalender-software.

In je werktijd.be-account vind je via 'instellingen' (raderwieltje) je persoonlijk kalenderadres voor de werktijd.be internet-agenda en meer info over hoe je het in andere kalender-software kan zichtbaar maken.

Je hebt dus een bijkomende agenda, die niet niet voor conflict zorgt met je andere werkagenda('s).

Alle courante kalender-software ondersteunt deze functionaliteit. Zoek "WebCal", "iCal", "ICS" of "Internet Calendar" in de handleiding van je kalender-software.

Werktijd be kalender in outlook

Anderen lazen ook dit:

Wettelijk kader voor de samenlevingsdienst

Recent werd de wet tot invoering van een Samenlevingsdienst gepubliceerd. Er is voortaan een wettelijk kader met een apart statuut voor jongeren die zich inzetten bij een gastorganisatie voor een project van algemeen belang.

Vanaf 1 juli in Brussel: werkgelegenheidssteun versterkt en nieuwe werkuitkering ziet het licht

De Brusselse regering heeft een besluit aangenomen dat de werkgelegenheidssteun in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest versterkt. Zo wil ze de effectiviteit van haar werkgelegenheidsmaatregelen vergroten. Het gaat voornamelijk om aanpassingen aan de bestaande regelgeving. Hiernaast heeft ze ook een nieuwe werkuitkering ingevoerd.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +900 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!