FAQ Werktijd

Er zijn verschillende handleidingen:

Klik hier voor de handleiding voor werknemers.

Klik hier voor de handleiding voor organisatie-beheerders.

Klik hier voor de specifieke handleiding voor het aanmaken van een bestand voor import in loonverwerkingsprogramma Acerta, Liantis of SD Worx.

Wanneer je ingelogd bent in werktijd.be kan je ook meteen doorklikken naar de handleidingen.

We hebben ook handige instructiefilmpjes:

klik hier voor het filmpje 'aan de slag!'

klik hier voor het filmpje 'starten als beheerder'

Klik hier voor het filmpje 'verlofrechten beheren'

klik hier voor het filmpje 'starten als gebruiker'

Klik hier voor het filmpje 'nieuwe werknemer in dienst, wat nu?'

Klik hier voor het filmpje 'werkroosters veranderen'

Helaas. Als beheerder in het systeem kan je alles invoeren in welke kalender dan ook. Het is dan ook niet mogelijk om jouw verlof en afwezigheden afhankelijk te maken van de goedkeuring van een andere beheerder, teamverantwoordelijke of gebruiker.

Alternatief: Je maakt een ‘beheerderslogin’ aan voor administratieve zaken op (bijvoorbeeld) info@organisatie.be. Met deze login meld jij je aan als beheerder in werktijd.be, waarmee je instellingen kan veranderen, rapporten kan downloaden,… Maar je eigen uren noteer je via een tweede login (naam@organisatie.be) Op deze manier ben je ook een gewone gebruiker en kan je verlof e.d. aanvragen via je eigen kalender. De info@-login kan dan ook makkelijk doorgegeven worden als andere collega’s de beheerdersbevoegdheden in werktijd.be mee zouden opvolgen of rapportage nodig hebben. Of aan de Raad van Bestuur als er mensen daar mee willen opvolgen.

Dat kies je als organisatie helemaal zelf! Er is geen maximum aantal beheerders. Het minimum is één. Je kunt zelfs iedereen in de organisatie beheerder maken, als dat handig zou zijn.

Zeker en vast. Als het voor de organisatie opportuun is dat zij ook bepaalde gegevens in werktijd.be registreren, dan kan dat. Werktijd.be is gratis voor leden van Sociare, dus een financiële invloed zal deze keuze niet hebben.

Maak best wel duidelijk dat het gaat om een vrijwilliger of een freelancer, zodat door de toevoeging aan werktijd.be niet de indruk kan ontstaan dat deze persoon een werknemer is, waardoor heel wat extra regelgeving (en sociale zekerheidsbijdragen!) van toepassing zouden zijn. Voeg de vrijwilligers en freelancers dus toe aan een apart team, of zet eenvoudigweg achter hun naam (vrijwilliger) of (freelancer). Zo is dit ook duidelijk bij een eventuele sociale inspectie.

Je kunt op de homepage van werktijd.be (https://werktijd.be/aanmelden) klikken op ‘Wachtwoord vergeten?’. Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je e-mailadres op te geven. Werktijd.be verzendt vervolgens een automatische e-mail naar je emailadres waarmee je een nieuw wachtwoord kunt aanmaken. Let op: deze e-mail durft al eens in de map met ongewenste e-mails/spam terecht te komen.

Dat kan uiteraard. Aangezien werktijd.be gratis is voor leden van Sociare, is dit ook niet aan een termijn gebonden. Je kunt eenvoudigweg een e-mail sturen naar helpdesk@sociare.be met de vraag om de account van je organisatie stop te zetten. Je kiest zelf op welke datum de verwijdering gebeurt.

Conform de afspraken die we maakten in de dienstverleningsovereenkomst rond werktijd.be die je voor de start ondertekende, houden we alle gegevens nog wel passief bij in werktijd.be. Dat is niet zo maar: de tijdsregistratiegegevens uit werktijd.be moeten wettelijk nog minstens 5 jaar worden bijgehouden, en kunnen ook nadien nog nuttig blijken. Op eenvoudig verzoek aan Sociare kan je terug toegang krijgen voor een beperkte periode, mocht dat nodig zijn.

Een verrassend antwoord: niet. Dat komt omdat je de gegevens van deze werknemers (prestaties, tijdsregistratie, afwezigheden,…) nog gedurende minstens 5 jaar moet bewaren. Ook sociale inspectiediensten kunnen hier nog controle op uitoefenen. We vonden het veiliger om géén mogelijkheid tot verwijderen in werktijd.be te stoppen. Dat zou tot lastige situaties kunnen leiden.

Te veel werknemers die uit dienst zijn en in de weg staan? Maak een apart team aan in werktijd.be dat je ‘ex-werknemers’ of ‘uit dienst’ doopt.

In werktijd.be is de afwezigheid ‘opname meeruren’ noteren eigenlijk hetzelfde als niets registreren. Beide registraties hebben immers als gevolg dat de meerurenteller in werktijd.be afneemt. En dat is de bedoeling. Dus als een werknemer een week recup inplant, zal er voor die week inderdaad geen enkel uur worden meegenomen voor de teller aan meeruren. En maar goed ook, want zo gaat die naar beneden.

Waarom dan toch ‘opname meeruren’ aanduiden in plaats van de kalender gewoon leeg te laten? Voor de duidelijkheid. Zo weet jij als beheerder (en de gebruiker voor zich) dat die week, dag of halve dag niet ‘per ongeluk’ leeg werd gelaten, maar dat er bewust een opname is van inhaalrust.

Dat kan! In de kalender van een gebruiker kun je rechts bovenaan klikken op een bliksemicoontje. Via dit bliksemicoontje kan je meteen meerdere weken registreren in een kalender, op basis van een standaard uurrooster dat je ook via dit icoontje beheert.

Je maakt dus een uurrooster aan dat voor deze gebruiker mag overgezet worden in de kalender. (Je kunt hiervoor ook het contractuele uurrooster dat je via ‘Gebruikers’ in je beheerdersomgeving aanmaakte, kopiëren.)

Vervolgens kies je of je dit rooster voor één week registreert, of voor meerdere weken. Je duidt dan aan voor welke weken dat is. Als er al registraties staan op de weken die je wilt invullen, zal je deze weken eerst moeten wissen (derde tabblad in dit menu).

Werknemers kunnen dit ook voor zichzelf doen.

Op deze manier kan je ook meteen voor meerdere weken werktijd registreren. Dat kan handig zijn voor werknemers die niet de noodzaak hebben om elke dag gedetailleerd te noteren wanneer zij exact werken. Zo moeten ze enkel aanpassingen doen in werktijd.be wanneer ze buiten hun standaard geregistreerde uren gewerkt hebben, of wanneer ze afwezig zijn.

Als gebruikers of beheerders registraties in werktijd.be zetten die in de toekomst plaatsvinden, zal werktijd.be na afloop van dat tijdstip vragen om deze registratie nog eens te bevestigen. Dit omdat wat vroeger ingepland werd, in de praktijk wel eens anders durft verlopen. De bevestiging is per week: een gebruiker hoeft dus slechts éénmaal per week te klikken op het rode vinkje om prestaties te bevestigen. Bovenaan in een rode balk verschijnt een melding wanneer een gebruiker nog prestaties moet bevestigen.

Deze bevestigingsmogelijkheid kan niet uitgeschakeld worden.

Voorbeeld: het is 2 april. Een werknemer plant een week verlof in, van 4 tot en met 8 juli. Wanneer hij op 9 juli terug aanmeldt in werktijd.be, zal het systeem hem vragen om de registraties van 4 tot 8 juli te bevestigen. Dat kan met één druk op de rode knop, in de kalender in werktijd.be, in de week van 4 juli.