FAQ Werktijd

• Waar vind ik de werktijd.be-gebruikershandleiding(en)?
• Wat zijn de kleurcodes van werktijd.be?
• Kan ik de lay-out van het werktijd.be-scherm als beheerder aanpassen?
• Kunnen we werktijd.be inbedden via (i)frames?
• Kan ik de naam van onze organisatie in de werktijd.be – account zelf aanpassen?
• Kan ik met mijn login om de Sociare Kennisbank ook inloggen in werktijd.be?
• Wat betekent de aanvinkbare optie ‘ontvangt nieuws over werktijd.be via e-mail’?
• Wie heeft toegang tot wat in werktijd.be?
• Waar heeft de teamverantwoordelijke toegang toe?
• Hoeveel beheerders mogen we toevoegen aan werktijd.be?
• Ik ben beheerder in werktijd.be, maar iemand anders zou in de organisatie mijn verlofaanvragen moeten goedkeuren. Kan dit?
• Is het mogelijk om in Werktijd een rapport te trekken van de verschillende teams? Naam team + welke mensen daaronder vallen?
• Is het mogelijk om de tool door een deel van onze (in het buitenland werkende) medewerkers enkel te gebruiken om verlofaanvragen te doen (zonder registratie van gewerkte uren)?
• Hoe kan een medewerkers zien wanneer de collega’s werken volgens werktijd.be?
• Kan een gewone gebruiker iets wijzigen in de kalender van een collega?
• Is er een instelling om medewerkers automatisch te verwittigen van aanpassing van de kalender door de werktijd.be-beheerder? Worden andere organisatiebeheerders ingelicht?
• Wij gaan starten met werktijd.be, maar ik vind nergens waar ik de opgebouwde saldo’s aan meeruren (recup) van werknemers kan invoeren. Of moeten zij starten vanaf 0?
• Kan ik collectief verlof ingeven voor een halve dag (wanneer we bijvoorbeeld een bepaalde dag vanaf de middag sluiten)?
• Hoe kan ik de verlofvolgorde instellen?
• Kan ik de zichtbaarheid van de afwezigheidstypes beperken (meest courante, enkel deze die wij als organisatie gebruiken, …)?
• Kan ik de naam van de afwezigheidstypes aanpassen voor onze organisatie?
• Hoe geven we in dat er gewerkt wordt op een feestdag? Hoe zit dat met de compensatie?
• Kunnen collectieve afwezigheden geregistreerd worden voor een bepaald team?
• Hoe geef ik moederschapsrust van een medewerker in?
• Hoe geef ik ouderschapsverlof in?
• Kan een vrij te kiezen vervangingsfeestdag in uren/minuten (ipv in dagen) weergegeven worden?
• Hoe geef ik verlof om dwingende redenen in?
• Hoe registreer ik medische afspraken tijdens de werkuren in werktijd.be?
• Hoe registreer ik sollicitatieverlof in werktijd.be?
• Kan ik een bijkomend afwezigheidstype ‘ziekte zonder ziektebriefje’ aanmaken?

• Is er een afwezigheidstype ‘vrijstelling van prestaties’?

• Hoe geef ik jeugdvakantie in werktijd.be op?

• Plotseling zijn al onze medewerkers hun opgebouwde meeruren kwijt. Hoe kan dat?
• Hoe kan ik de meeruren van de voorbije referteperiode zien?
• Kunnen vrijwilligers en freelancers ook toegang krijgen tot werktijd.be?
• Hoe kunnen we projecten gebruiken in werktijd.be?
• Is het mogelijk om bij rapportage over projecten het opmerkingenveld mee op te nemen?
• Kan ik het vrije veld (bij registratie van gewerkte tijd) gebruiken om volgens afspraak binnen organisatie gestructureerd gegevens bij te houden?
• Kan ik op een structurele manier de opleidingen bijhouden die door medewerkers wordt gevolgd?
• Wat kan ik instellen bij de onkosten-module?
• Kan ik het veld bijlage verbergen bij onkosten voor dienstverplaatsingen met fiets of auto/moto?
• Als werknemers onkosten aangeven in werktijd.be, worden die dan automatisch doorgestuurd naar het sociaal secretariaat? Wat met dienstverplaatsingen?
• Kan ik ook een export doen van de onkosten naar mijn sociaal secretariaat?
• Hoe kan ik het woon-werkverkeer van medewerkers instellen?
• Hoe registreert een medewerker woon-werkverkeer?
• Een werknemer is zijn wachtwoord vergeten!
• Wachtwoord-herstel werkt niet?
• We gebruiken werktijd.be niet meer. Kunnen we onze account stopzetten?
• Een heleboel gebruikers in werktijd.be zijn ondertussen uit dienst gegaan. Hoe kan ik die verwijderen uit het systeem?
• Hoe stel ik de meerurengrens voor onze organisatie in?
• Een werknemer heeft een hele week ‘opname meeruren’ geregistreerd, maar de teller links onderaan geeft nog altijd 0 uren aan. Hoe kan dat?
• Kan ik instellen dat werknemers niet boven een bepaald aantal meeruren kunnen gaan?
• Kan ik uitzonderlijk meeruren overdragen naar een volgende referteperiode?
• In welke gevallen berekent werktijd.be compensatie?
• Kan je als organisatie kiezen of er compensatie moet voorzien worden voor meer- of flexuren?
• Wij gebruiken niet voor alle medewerkers de compensatie van flexuren. Hoe kan ik ervoor zorgen dat dit correct verloopt?
• Is de compensatie volgens de sectorale flexibiliteit beperkt tot een maximum?
• Kan er gekozen worden voor hogere compensatie op bepaalde momenten?
• Een werknemer is een hele periode afwezig. Kan ik in één keer meerdere dagen of weken in werktijd.be registreren?
• Hoe gebruik ik de bliksemknop (standaardrooster) wanneer de medewerker een vast rooster met een cyclus heeft (verschillende weken verschillend aantal uren)?
• Er wordt gevraagd om registraties te bevestigen. Waarom is dat?
• Kan ik de kalender van werktijd.be integreren in andere kalender-software zoals Microsoft Outlook, Google Calender of Apple Calender?
• Wat moet ik precies instellen voordat ik een exportbestand voor loonverwerking aanmaak?
• Bij de aanmaak van een exportbestand voor het sociaal secretariaat krijg ik een melding dat er geen werknemersnummer is. Hoe komt dit en hoe los ik dit op?
• Hoe kan ik als beheerder de uitwisselingscodes van mijn organisatie zien (instelling die nodig is voor inlezing van de loongegevens in de payroll software van Acerta, Liantis of SD Worx)?
• Hoe kan ik de uitwisselingscodes van mijn organisatie aanpassen?
• Ik maak importbestand aan voor uitwisseling met sociaal secretariaat en krijg bij wijzigingen van medewerkers achteraf meerdere mails van elke wijziging. Hoe komt dat?

Er zijn verschillende handleidingen:

Klik hier voor de handleiding voor werknemers.

Klik hier voor de handleiding voor organisatie-beheerders.

Klik hier voor de specifieke handleiding voor het aanmaken van een bestand voor import in loonverwerkingsprogramma Acerta, Liantis of SD Worx.

Wanneer je ingelogd bent in werktijd.be kan je ook meteen doorklikken naar de handleidingen.

We hebben ook handige instructiefilmpjes:

klik hier voor het filmpje 'aan de slag!'

klik hier voor het filmpje 'starten als beheerder'

Klik hier voor het filmpje 'verlofrechten beheren'

klik hier voor het filmpje 'starten als gebruiker'

Klik hier voor het filmpje 'nieuwe werknemer in dienst, wat nu?'

Klik hier voor het filmpje 'werkroosters veranderen'

Klik hier voor het apart document met de uitleg van de verschillende kleurcodes in werktijd.be.

De registratieblokken zelf hebben volgende mogelijkheden:

• Blauw: werktijd
• Groen: afwezigheid
• Rood: afwezigheid feestdag

De kaders/rand rond een registratieblok hebben volgende opties:

• Rode kader: registratie in de toekomst, nog te bevestigen op datum zelf (of later)
• Rode stippellijn: ter goedkeuring voorgelegd aan verantwoordelijke
• Rode kader én rode stippellijn: registratie in de toekomst ter goedkeuring voorgelegd aan verantwoordelijke

De achtergrondkleuren in de kalender kunnen ook verschillend zijn:

• Geel: huidige dag
• Blauw: weekend
• Groen: contractueel rooster (indien zichtbaar gemaakt)
• Rood: inactiviteitsdag (progressieve werkhervatting, gedeeltelijk ouderschapsverlof ...)
• Grijs: geen registratie mogelijk (week onderbroken met ander arbeidsregime / nieuwe referteperiode)

Wanneer woon-werkverkeer is geactiveerd bij je organisatie en werknemer kan er gekozen worden uit:

• Groen treintje: woon-werkverkeer ingegeven (via standaardkeuze of door gebruiker)
• Rood treintje: keuze nog in te geven
• Blauw treintje: telewerk gekozen

Je kan de lay-out van de schermweergave (en bijvoorbeeld de volgorde kolommen in je overzicht) niet aanpassen.

Neen, dit is niet toegelaten (vanuit beveiligingsoogpunt).

Neen dat kan niet. Voor aanpassing van de naam van de account moet je steeds even Sociare contacteren.

Werktijd.be is een volledig losstaand platform. Dit betekent dat je enkel in werktijd.be kan inloggen wanneer hiervoor een gebruiker is aangemaakt in werktijd.be.

Bij de opstart van werktijd.be zorgen wij voor login-mogelijkheid door eerste organisatie-beheerder. Deze kan dan bijkomende medewerkers (met/zonder mogelijkheden van beheerder en/of teamverantwoordelijke) ingeven.

De optie 'ontvangt nieuws over werktijd.be via e-mail heeft enkel de bedoeling om beheerders/gebruikers te informeren over updates aan het systeeem.

In het verleden werd dit niet structureel gebruikt. We gebruiken dit ook om bijvoorbeeld te melden dat er een systeemupdate ingepland is.

Een organisatiebeheerder heeft volledige toegang tot alles.

Een teamverantwoordelijke kan enkel wijzigingen aanbrengen in de kalender van haar/zijn teamleden. Een teamverantwoordelijke kan ook de organisatie-instellingen in werktijd.be niet aanpassen, ziet ook niet het volledige onkostenbeheer of de volledige rapportage en kan de aanmaak van het bestand voor het sociaal secretariaat niet behandelen.

Een teamverantwoordelijke heeft via de knop 'team bekijken' boven de weekkalender

• toegang tot de kalender van de teamleden
• toegang tot de ingestelde arbeidsregimes van de teamleden en tot de menu's 'verlof' en 'overdracht inhaalrust' (enkel bekijken, niet wijzigen)
• een overzicht van openstaande aanvragen voor verlof, telewerk en onkosten van de teamleden (wanneer is ingesteld dat gebruikers goedkeuring moeten aanvragen bij hun teamverantwoordelijke).

Heeft een team meerdere teamverantwoordelijken dan kan elke teamverantwoordelijke aanvragen voor verlof, telewerk of onkosten beoordelen. En een beheerder kan ook alle aanvragen beoordelen (bijvoorbeeld als een teamverantwoordelijke afwezig is).

Wanneer ingesteld is dat werknemers goedkeuring voor telewerk, verlof of onkosten moeten krijgen van de teamverantwoordelijke? Dan zal een teamverantwoordelijke zelf geen goedkeuring moeten krijgen van een beheerder als je de teamverantwoordelijke ook 'gewoon teamlid' van het team maakt.

Via de knop 'toon aan- en afwezigheden team' rechtsboven de kalender kan de teamverantwoordelijke ook in één klik de aan- en afwezigheden van de teamleden opvolgen.

Dat kies je als organisatie helemaal zelf! Er is geen maximum aantal beheerders. Het minimum is één. Je kunt zelfs iedereen in de organisatie beheerder maken, als dat handig zou zijn.

Helaas. Als beheerder in het systeem kan je alles invoeren in welke kalender dan ook. Het is dan ook niet mogelijk om jouw verlof en afwezigheden afhankelijk te maken van de goedkeuring van een andere beheerder, teamverantwoordelijke of gebruiker.

Alternatief: Je maakt een ‘beheerderslogin’ aan voor administratieve zaken op (bijvoorbeeld) info@organisatie.be. Met deze login meld jij je aan als beheerder in werktijd.be, waarmee je instellingen kan veranderen, rapporten kan downloaden,… Maar je eigen uren noteer je via een tweede login (naam@organisatie.be) Op deze manier ben je ook een gewone gebruiker en kan je verlof e.d. aanvragen via je eigen kalender. De info@-login kan dan ook makkelijk doorgegeven worden als andere collega’s de beheerdersbevoegdheden in werktijd.be mee zouden opvolgen of rapportage nodig hebben. Of aan de Raad van Bestuur als er mensen daar mee willen opvolgen.

Via rapporten zul je dit niet vinden.

Je kan wel via het menu 'gebruikers' helemaal onderaan gebruikerslijst downloaden. Dan heb je xls-bestand dat je kan bewerken (of sorteren per team etc).

Het is in werktijd.be verplicht om een arbeidsduurregeling in te geven om ook verlofaanvragen te kunnen doen.

Contacteer ons om voor deze specifieke groep werknemers eventueel een aparte oplossing uit te werken voor jullie organisatie.

Je kan als gebruiker in werktijd.be instellen dat je de aan-/afwezigheid van collega’s wil zien.
Dit doe je via >instellingen >afwezigheden >overzicht afwezigheden.

Belangrijk is dat je beheerder van je organisatie via >Instellingen >Afwezigheden >Overzicht afwezigheden instelde dat werknemers de aan- en afwezigheden van andere werknemers (of beperkt tot eigen team) kunnen bekijken. Hier heb je de optie om wel/niet afwezigheden die nog niet goedgekeurd zijn mee op te nemen.

Een gewone gebruiker kan niets wijzigen in de kalender van een collega.

Er is geen aanvinkbare instelling om medewerkers automatisch te verwittigen van aanpassing aan de kalender door werktijd.be-beheerder.

Het is niet mogelijk om bij registratie van een collectief verlof een begin- of eindduur aan te duiden (enkel de dag).

Als je dus een bepaald type afwezigheid collectief registreert zal er automatisch voor de hele dag iets geregistreerd worden (als die werknemer dan uren moet presteren volgens arbeidsduurregeling).

Deze verlofdag wordt in de gebruikersomgeving afgetrokken van de betrokken verlofteller. Zorg dus dat je bij de gebruikers deze dag ook toevoegt bij het beginsaldo van de betrokken verlofteller (anders zal deze teller in de gebruikersomgeving een negatief saldo hebben).

Je kan (als beheerder) zelf de verlofvolgorde instellen in werktijd.be

Dit doe je via >instellingen >Afwezigheden >Verlof registreren: voorwaarden

klik hier op 'wijzigen' om

1. te zien welk type verlof medewerkers vrij kunnen opnemen
2. te zien wat verplicht in bepaalde volgorde moet worden opgenomen
3. bepaalde types toe te voegen / te schrappen aan verplicht in volgorde op te nemen (blokje verslepen van ene naar andere kolom)
4. de volgorde zelf aan te passen (blokje verslepen binnen kolom)

Dat kan! Je kan voor gewone gebruikers en voor teamverantwoordelijken afwezigheidstypes onzichtbaar maken door deze af te vinken. Zodoende kan niet iedereen zomaar elk type afwezigheid aanvinken.

Dit doe je via
>Instellingen
>Afwezigheden
>Zichtbaarheid afwezigheids-types
Als beheerder van werktijd.be zie je altijd elk afwezigheidstype dat binnen jullie organisatie bestaat.

Het is veelal aan te raden om niet vaak gebruikte afwezigheidstypes zonder teller standaard af te vinken (zodat de keuze voor de gewone werktijd.be-gebruiker beperkter en overzichtelijker is).

Je kan de naam van de afwezigheidstypes aanpassen (naar een gebruikelijke omschrijving binnen je organisatie).

Dit doe je via >instellingen >afwezigheden >naamswijziging ...

Belangrijk hierbij is om een naam te blijven die niet op een ander verloftype betrekking heeft (omdat er achterliggend programmacode en -werking aan gekoppeld is).

Je kan bijvoorbeeld gerust 'Arbeidsvrijstelling oudere werknemers (AV)' aanpassen naar 'AV-45+', of de teller extralegaal 2 gebruiken voor eventueel 'anciënniteitsverlof' (dat een vorm van extralegaal verlof is). Dit zorgt voor een omschrijving die beter aansluit bij wat in jullie organisatie gebruikt wordt.

Wanneer je bijkomende afwezigheidstypes wil aanmaken (bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen AV+45, AV+50 en AV+55) dan kan dat. Meer afwezigheidstypes betekent natuurlijk ook meer aparte verloftellers waar je uren moet ingeven.

Bij de aanmaak van bijkomende afwezigheidstypes moet je zo mogelijk nog voorzichtiger zijn dan bij het hernoemen (aangemaakt betekent namelijk niet meer verwijderbaar uit het systeem). Je kan ons hiervoor altijd even contacteren.

Je kan makkelijk de feestdagen collectief registreren (in één keer voor alle medewerkers). Dit doe je via ‘collectieve verlofdagen’ en hier kies je als type afwezigheid ‘feestdag’.

Je (of de werknemer zelf) geeft gewerkte tijdsblok(ken) op een feestdag in als "werktijd" en vinkt feestdagwerk aan.

Wanneer je dan op ‘toon tellers’ klikt zie je dat er specifieke compensatie wordt berekend (indien jullie werken met de klassieke compensatie). Door op ‘Berekening inhaalrust deze week’ te klikken zie je het detail van de berekening.

De medewerker die werkte op een feestdag heeft een bijkomend type afwezigheid ‘Opname inhaalrust voor feestdagwerk’. De teller voor de compensatie voor flex- en overuren is ook herberekend.

Collectieve afwezigheden kunnen geregistreerd worden voor:

- ofwel alle medewerkers

- ofwel voor specifieke medewerkers (individueel aan te vinken).

Het is niet mogelijk om een specifiek team te selecteren.

Moederschapsrust is gewoon een afwezigheid die je in de kalender ingeeft.

Om meerdere weken tegelijk in te geven kan je gebruik maken van de bliksemknop >bliksemknop >meerdere weken registreren (check eerst even of het standaardrooster wel degelijk overeenkomt met het contractueel rooster).

Wanneer je eerder registraties zou hebben ingegeven in de betrokken weken, dan moet je eerst deze foute registraties wissen (kan in 1 keer): >bliksemknop >(tab) meerdere weken wissen, vink alle weken die moeten gewist worden (vanaf de week dat de moederschapsrust ingaat tot het einde van de moederschapsrust) aan en klik op 'verwijderen).

Nu kan je, voor de periode van de moederschapsrust, met bliksem meerdere weken afwezigheid registreren >bliksemknop>(tab) meerdere weken registreren,
klik op 'afwezigheid', geef het type 'Moederschapsrust' is en vink de weken van de moederschapsrust in.

Voltijds ouderschapsverlof is gewoon een afwezigheid die je in de kalender ingeeft.

Om meerdere weken tegelijk in te geven kan je gebruik maken van de bliksemknop >bliksemknop >meerdere weken registreren (check eerst even of het standaardrooster wel degelijk overeenkomt met het contractueel rooster).

Wanneer je eerder registraties zou hebben ingegeven in de betrokken weken, dan moet je eerst deze foute registraties wissen (kan in 1 keer): >bliksemknop >(tab) meerdere weken wissen, vink alle weken die moeten gewist worden (vanaf de week dat er ouderschapsrust is tot het einde van de periode ouderschapsrust) aan en klik op 'verwijderen).

Nu kan je, voor de periode van het voltijds ouderschapsverlof met bliksem meerdere weken afwezigheid registreren >bliksemknop>(tab) meerdere weken registreren,
klik op 'afwezigheid', geef het type 'Ouderschapsverlof (periode volledige afwezigheid)' op en vink de weken aan.

Wanneer het gaat om een werknemer die deeltijds ouderschapsverlof opneemt (check zelf of dit überhaupt kan, cfr tewerkstellingsvoorwaarden) dan moet er in werktijd.be eerst via >gebruikers >arbeidsduur (bekijken en wijzigen) een einddatum ingegeven worden bij de huidige tewerkstelling én een nieuwe periode aangemaakt worden met de nieuwe tewerkstelling. Bij de nieuwe periode vink je dan ook aan 'De werknemer werkt deeltijds in het kader van tijdskrediet, thematisch verlof, gedeeltelijke werkhervatting of werkverwijdering én de inactiviteitsdagen moeten zichtbaar zijn in de kalender van de werknemer'.

Dit is ook altijd nodig bij deeltijders in het kader van tijdskrediet, thematisch verlof, gedeeltelijke werkhervatting of werkverwijdering om tijdsregistraties uit werktijd.be correct te importeren in het loonverwerkingsprogramma van het sociaal secretariaat.

In de kalender van de gebruiker worden de inactiviteitsdagen in het kader van tijdskrediet, thematisch verlof, enz. in het rood weergegeven. En als de werknemer prestaties registreert op zo'n geplande inactiviteitsdag dan worden die uren toegevoegd aan een specifieke teller 'verschoven uren'. Deze uren kunnen nadien opgenomen door registratie van een afwezigheid 'opname verschoven uren'.

Het is niet mogelijk om de vrij te kiezen vervangingsfeestdagen in uren/minuten ipv in dagen weer te geven.

Een officiële feestdag - ook wanneer deze binnen de organisatie wordt vastgelegd op een andere dag of vrij op te nemen is door werknemer - wordt wettelijk altijd in dagen uitgedrukt.

Het aantal uren verlof dat hiervoor wordt ingezet is het aantal uren dat de werknemer op deze dag (algemeen, vervangend vastgelegd of vrij opgenomen) werkt.

Verlof om dwingende redenen is standaard onbetaald (10 dagen / jaar) en opgenomen bij de afwezigheidstypes (zonder teller) in werktijd.be onder de (eigenlijk niet helemaal juiste) benaming 'Sociaal verlof'.

Je kan wanneer je dit wenst de benaming hiervan aanpassen naar "Verlof dwingende redenen" via >instellingen >afwezigheden > naamswijziging en bijkomende afwezigheidstypes.

Er zijn een aantal specifieke achterliggende automatismen wanneer dit afwezigheidstype wordt geselecteerd. Bij de aanmaak van een exportbestand is er bijvoorbeeld de melding: "Werknemer ... nam deze maand X dagen sociaal verlof en Y dag(en) eerder dit jaar. Als u niets aanpast wordt deze looncode gebruikt XXXX 'onbetaald verlof om dwingende reden'. Is deze dag/zijn deze dagen toch betaald? Pas de looncode dan aan naar ...."

In werktijd.be is voor betaald verlof om dwingende reden voor Acerta, Liantis en SD Worx een standaard uitwisselingscode voorzien. Zie apart onderdeel aanmaak importbestand.

In principe moet de werknemer medische afspraken buiten de werkuren plannen.
Als deze afspraken niet op een ander moment dan tijdens de werkuren kunnen plaatsvinden, heeft de werknemer het recht om voor de benodigde tijd afwezig te zijn. Er is algemeen echter geen recht op loon voor de afwezige werkuren.

Je duidt dan aan ‘andere afwezigheid’ in werktijd.be.

Voor de wettelijk voorziene uitzonderingen (behandeling na arbeidsongeval, gezondheidstoezicht, onmogelijkheid consultatie buiten arbeidsuren bij zwangere medewerkster …) is er in werktijd.be standaard geen apart afwezigheidstype voorzien. Je kan hier dus gewoon "werktijd" laten staan en eventueel het vrij opmerkingenveld gebruiken.

Als je dit toch apart wil registreren (bijvoorbeeld om de rapportage van projecten te laten kloppen) kan er een apart afwezigheidstype zonder teller aangemaakt worden. Je maakt dit dan ook best enkel zichtbaar voor werktijd.be-beheerders. Als je import doet met het sociaal secretariaat moet de uitwisselingscode natuurlijk ook worden ingesteld.

Het maken van extra afwezigheidstype(s) maakt het soms voor de werktijd.be-beheerder iets minder overzichtelijk.

Standaard is er hiervoor geen afwezigheidstype voorzien.

Er kan hiervoor een apart afwezigheidstype aangemaakt worden (bezorg ons ook de uitwisselingscode van het sociaal secretariaat voor het importbestand).

Dit doe je via >instellingen > afwezigheden > naamswijzigingen en bijkomende afwezigheidstypes. Je kan hier kiezen voor een afwezigheidstype met of zonder teller. Voor dit type afwezigheid kies je best ‘nieuw afwezigheidstype zonder teller’. Geef een omschrijving (lang en kort) en druk op ‘opslaan’.

We merken op dat het onmogelijk is (ook voor Sociare of ontwikkelaar) om een nieuw aangemaakt afwezigheidstype achteraf te vermijden. Het is ook niet mogelijk om een afwezigheidstype met teller om te vormen naar een afwezigheidstype zonder teller.

Door de zichtbaarheid af te vinken voor gewone gebruikers binnen je organisatie is het overzichterlijker én hou je als personeelsverantwoordelijke meer controle op bepaalde types afwezigheid (die je als beheerder dus wel degelijk altijd kan aanvinken). Voor dit type afwezigheid lijkt dit duidelijk heel belangrijk. Als beheerder zal je ook altijd alle mogelijke afwezigheidstypes zien. Voor teamverantwoordelijken en gewone gebruikers kan je de zichtbaarheid van een afwezigheidstype afvinken. Dit doe je via >instellingen >afwezigheden > zichtbaarheid afwezigheidstypes.

Wanneer je via werktijd.be een bestand aanmaakt voor gegevensuitwisseling met je sociaal secretariaat is het ook nodig om voor een nieuw aangemaakt afwezigheidstype een uitwisselingscode in te geven. Dit kan je als beheerder van je organisatie niet zelf doen. Geef ons een seintje. We passen dit dan voor jullie aan.

We merken op dat de aanmaak van een bijkomend afwezigheidstype ‘sollicitatieverlof’ geen ingebouwde controles heeft (noch over hoeveelheid verlof per week, opname in halve dagen of volledige dag …).

Dat kan. Je kan zelf een afwezigheidstype bijmaken via >instellingen > afwezigheden > naamswijzigingen en bijkomende afwezigheidstypes. Je kan hier kiezen voor een afwezigheidstype met of zonder teller. Voor dit type afwezigheid kies je duidelijk ‘nieuw afwezigheidstype zonder teller’. Geef een omschrijving (lang en kort) en druk op ‘opslaan’.

We merken op dat het onmogelijk is (ook voor Sociare of ontwikkelaar) om een nieuw aangemaakt afwezigheidstype achteraf te vermijden. Het is ook niet mogelijk om een afwezigheidstype met teller om te vormen naar een afwezigheidstype zonder teller.

Als beheerder zal je ook altijd alle mogelijke afwezigheidstypes zien. Voor teamverantwoordelijken en gewone gebruikers kan je de zichtbaarheid van een afwezigheidstype afvinken. Dit doe je via >instellingen >afwezigheden > zichtbaarheid afwezigheidstypes. Hiermee hou je het voor gewone gebruikers binnen je organisatie overzichterlijker én hou je als personeelsverantwoordelijke meer controle op bepaalde types afwezigheid (die je als beheerder dus wel degelijk altijd kan aanvinken).

Wanneer je via werktijd.be een bestand aanmaakt voor gegevensuitwisseling met je sociaal secretariaat is het ook nodig om voor een nieuw aangemaakt afwezigheidstype een uitwisselingscode in te geven. Dit kan je als beheerder van je organisatie niet zelf doen. Geef ons een seintje. We passen dit dan voor jullie aan. We kunnen voor het nieuwe afwezigheidstype ‘ziekte zonder ziektebriefje’ eventueel dezelfde uitwisselingscode als voor klassieke afwezigheidstype ‘ziekte’ gebruiken.

Hier is in werktijd.be standaard geen apart afwezigheidstype voor.

Je kan hiervoor een bijkomend afwezigheidstype aanmaken. Voor dit type afwezigheid kies je duidelijk ‘nieuw afwezigheidstype zonder teller’. Geef een omschrijving (lang en kort) en druk op ‘opslaan’. We merken op dat het onmogelijk is (ook voor Sociare of ontwikkelaar) om een nieuw aangemaakt afwezigheidstype achteraf te vermijden. Het is ook niet mogelijk om een afwezigheidstype zonder teller om te vormen naar een afwezigheidstype met teller.

Als beheerder zal je ook altijd alle mogelijke afwezigheidstypes zien. Voor teamverantwoordelijken en gewone gebruikers kan je de zichtbaarheid van een afwezigheidstype afvinken. Dit doe je via >instellingen >afwezigheden > zichtbaarheid afwezigheidstypes. Hiermee hou je het voor gewone gebruikers binnen je organisatie overzichterlijker én hou je als personeelsverantwoordelijke meer controle op bepaalde types afwezigheid (die je als beheerder dus wel degelijk altijd kan aanvinken). Voor dit type afwezigheid lijkt dit duidelijk heel belangrijk.
Wanneer je via werktijd.be een bestand aanmaakt voor gegevensuitwisseling met je sociaal secretariaat is het ook nodig om voor een nieuw aangemaakt afwezigheidstype een uitwisselingscode in te geven. Wanneer je hiervoor dezelfde uitwisselingscode als voor de gewone werktijd zou gebruiken worden er mogelijk teveel maaltijdcheques toegekend.

Er is apart type verlof Jeugd/Seniorvakantie.

Om ervoor te zorgen dat de jonge collega dit kan gebruiken moet je natuurlijk wel eerst deze teller 'voeden'. Dat doe je via >Verlof >Individueel verlof: beginsaldo instellen. Je klikt dan bij de juiste werknemer op het potloodje en geeft bij 'Jeugd- of seniorvakantie' het juiste aantal uren en minuten op.

Je kan in werktijd.be altijd teruggaan in de kalender naar desbetreffende week. Dan zie je, door te klikken op 'toon tellers' situatie op dat moment.

Hier kan je ook nog (onderaan bij de getoonde tellers) klikken op "Berekening inhaalrust deze week", "Berekening inhaalrust deze referteperiode" of "Berekening verloftellers ...." voor meer details.

Via >Rapportage kan je bij >Rapporten over inhaalrust en aan- en afwezigheden kiezen voor >Saldo verloftellers en tellers inhaalrust (Excel-bestand). Hier maak je keuze op datum (einde van referteperiode is ook aangeduid) en op werknemer(s). Deze rapportage is ook handig om eventueel voor bepaalde werknemer(s) toch bijvoorbeeld uitzonderlijk aantal uren over te dragen naar nieuwe referteperiode.

Zeker en vast. Als het voor de organisatie opportuun is dat zij ook bepaalde gegevens in werktijd.be registreren, dan kan dat. Werktijd.be is gratis voor leden van Sociare, dus een financiële invloed zal deze keuze niet hebben.

Maak best wel duidelijk dat het gaat om een vrijwilliger of een freelancer, zodat door de toevoeging aan werktijd.be niet de indruk kan ontstaan dat deze persoon een werknemer is, waardoor heel wat extra regelgeving (en sociale zekerheidsbijdragen!) van toepassing zouden zijn. Voeg de vrijwilligers en freelancers dus toe aan een apart team, of zet eenvoudigweg achter hun naam (vrijwilliger) of (freelancer). Zo is dit ook duidelijk bij een eventuele sociale inspectie.

Projecten voor je organisatie (bijvoorbeeld om te kunnen rapporteren naar subsidieverstrekker, om tijdsbesteding van medewerkers te kunnen meten) maak je aan volgens een eigen boomstructuur.

Alle werknemers kunnen of moeten (naargelang je instelling) bij registratie van werktijd die projecten selecteren.

Het is mogelijk om bij (sub)projecten een begin- en/of einddatum in te geven. Dit betekent dat medewerkers dit enkel kunnen aanduiden binnen bepaalde periode of tot bepaald moment.

Via 'rapportage' krijg je een overzicht van hoeveel tijd iemand besteedt aan elk van de projecten. Er zijn verschillende soorten rapporten beschikbaar onder de rubriek ‘Rapporten met geregistreerde tijd voor projecten’.

Pas je later het nummer of de omschrijving van een bepaald project aan dan worden alle tijdsregistraties van gebruikers voor dat project automatisch aangepast

Maak je bij een bepaald project subniveaus dan kunnen gebruikers enkel tijd registreren op het laagste subniveau. Maak je later subniveaus voor een project waarvoor al tijd is geregistreerd dan wordt die tijd automatisch gekoppeld aan het eerste nieuw gecreëerde subniveau. Je krijgt daarvan een melding.

Naast organisatieprojecten kan een werknemer ook persoonlijke projecten definiëren via de knop 'instellingen' in de eigen gebruikersomgeving. Persoonlijke projecten zijn niet zichtbaar voor collega's.

Neen, dit is momenteel niet mogelijk.

Het vrije veld bij registratie van werktijd door een medewerker is niet de beste manier om zaken op een gestructureerde manier bij te houden. Je kan op dit veld niet selecteren of rapporten maken.

Dit vrije veld is voor kleine opmerkingen die niet belangrijk zijn voor rapportering.

Er is altijd de mogelijkheid om gebruik te maken van projecten om meetbaar gegevens bij te houden.

Opleidingen hebben, los van educatief verlof of Vlaams opleidingsverlof, standaard geen aparte looncode in werktijd.be (wanneer mensen werken aan een project, opleiding volgen, ...het is allemaal gewerkte tijd).

Werktijd.be is geen tool die geconcipieerd is om alle opleidingen van de werknemers te registreren (we hebben, toen er de sprake was van de verplichte FLA (Federal Learning Account), wel aan gedacht om het systeem hier volledig mee uit te breiden. Deze toevoegingen (om grondig en volledig te zijn) konden we met ons beperkt werktijd.be-budget niet doen. We willen werktijd.be als het even kan ook gratis houden voor onze leden-gebruikers.

Beperkte work arround: Je kan in opleidingen registreren via persoonlijke of organisatieprojecten. Werken met organisatieprojecten maakt dat je de rapportage naar bijvoorbeeld je subsidiërende instantie minder zuiver maakt. Werken via persoonlijke projecten betekent dat je eigenlijk geen controle hebt over de aanmaak van de persoonlijke projecten, noch over het effectieve gebruik.

Bij projecten kan je algemeen ook maar beperkt aantal gegevens bijhouden.

Je kan (losstaand van de algemene tijdsregistratie) voor de onkosten zelf instellen of er een organisatieproject kan of moet worden gekozen.

Je gaat als werktijd.be-beheerder naar >instellingen >onkosten >onkosten registreren. Hier bepaal je

• of er goedkeuring nodig is
• er een organisatieproject kan of moet gekozen
• de velden "van" en "naar" zichtbaar zijn en kunnen of moeten ingevuld

Je kan bij de instellingen van het onkosten-beheer ervoor kiezen om het veld "Bijlage" te verbergen voor onkosten voor dienstverplaatsingen met fiets of auto/moto bij jullie organisatie.

Op dit moment zijn we dit aan het voorbereiden en uittesten (bij de verschillende sociale secretariaten waarvoor reeds export van werktijden mogelijk is). Het is dus nog niet mogelijk.

Dit kan enkel wanneer je dit voor je organisatie en de betrokken medewerker hebt geactiveerd.

Een medewerker registreert woon-werkverkeer in de kalender kan via de knop (trein-symbool) naast de datum van de betrokken dag.

Het trein-symbool is:
- niet zichtbaar op dagen zonder tijdsregistraties of met afwezigheid
- blauw op dagen met alleen telewerk
- rood als het woon-werkverkeer nog moet geregistreerd worden
- groen als er al woon-werkverkeer is geregistreerd

Wanneer je een standaard vervoersmiddel instelde, dan moet de medewerker alleen nog woon-werkverkeer registreren (aanpassen door op treinsymbool te klikken) op dagen waarop medewerker zich verplaatst met een ander (door beheerder ingegeven mogelijk) vervoersmiddel.

Wanneer je als organisatie start met de registratie van woon-werkverkeer voor werknemers is er een rood treintje zichtbaar bij reeds eerder ingegeven werktijd. De medewerker kan op het treintje klikken om de juiste keuze aan te duiden.

Een gebruiker kan via de knop 'Rapportage' rechtsboven de kalender een maandoverzicht van het eigen woon-werkverkeer en telewerk zien. Ook hier kan meteen doorgeklikt worden via het trein-symbool om het alsnog te wijzigen.

Heeft de gebruiker gekeken in de spam-box van het e-mail programma? Soms komt een wachtwoord-herstel-bericht hier in terecht.

Dubbelcheck of het e-mailadres overeenkomt met wat is ingegeven voor deze gebruiker in werktijd.be.

Wanneer je een gebruiker aanmaakt met een niet-bestaand (of nog niet actief) e-mailadres zal het ook niet werken (komt op een blokkeer-lijst). In dat geval moet je ons even contacteren zodat we dit voor jullie kunnen oplossen.

Dat kan uiteraard. Aangezien werktijd.be gratis is voor leden van Sociare, is dit ook niet aan een termijn gebonden. Je kunt eenvoudigweg een e-mail sturen naar helpdesk@sociare.be met de vraag om de account van je organisatie stop te zetten. Je kiest zelf op welke datum de verwijdering gebeurt.

Conform de afspraken die we maakten in de dienstverleningsovereenkomst rond werktijd.be die je voor de start ondertekende, houden we alle gegevens nog wel passief bij in werktijd.be. Dat is niet zo maar: de tijdsregistratiegegevens uit werktijd.be moeten wettelijk nog minstens 5 jaar worden bijgehouden, en kunnen ook nadien nog nuttig blijken. Op eenvoudig verzoek aan Sociare kan je terug toegang krijgen voor een beperkte periode, mocht dat nodig zijn.

Een verrassend antwoord: niet. Dat komt omdat je de gegevens van deze werknemers (prestaties, tijdsregistratie, afwezigheden,…) nog gedurende minstens 5 jaar moet bewaren. Ook sociale inspectiediensten kunnen hier nog controle op uitoefenen. We vonden het veiliger om géén mogelijkheid tot verwijderen in werktijd.be te stoppen. Dat zou tot lastige situaties kunnen leiden.

Te veel werknemers die uit dienst zijn en in de weg staan? Maak een apart team aan in werktijd.be dat je ‘ex-werknemers’ of ‘uit dienst’ doopt.

Het is mogelijk om voor de organisatie de meerurengrens die geldt per referteperiode in te stellen via
>instellingen >extra voorwaarden voor tijdsregistraties >meerurensaldo: maximum instellen

Dit maakt het niet onmogelijk om extra meeruren te registreren, maar geeft wel telkens een melding aan de gebruikers.

Standaard is deze grens ingesteld op het wettelijk maximum van143 uur

In werktijd.be is de afwezigheid ‘opname meeruren’ noteren eigenlijk hetzelfde als niets registreren. Beide registraties hebben immers als gevolg dat de meerurenteller in werktijd.be afneemt. En dat is de bedoeling. Dus als een werknemer een week recup inplant, zal er voor die week inderdaad geen enkel uur worden meegenomen voor de teller aan meeruren. En maar goed ook, want zo gaat die naar beneden.

Waarom dan toch ‘opname meeruren’ aanduiden in plaats van de kalender gewoon leeg te laten? Voor de duidelijkheid. Zo weet jij als beheerder (en de gebruiker voor zich) dat die week, dag of halve dag niet ‘per ongeluk’ leeg werd gelaten, maar dat er bewust een opname is van inhaalrust.

Er is in werktijd geen mogelijkheid om in te stellen dat medewerkers hier niet boven kunnen gaan.

Wel wordt er een duidelijke waarschuwing gegeven.

Je kan als beheerder de gewerkte tijd van een medewerker natuurlijk altijd aanpassen (wanneer er bijvoorbeeld ongevraagd meeruren werden gepresteerd).

Het is wel mogelijk (en eigenlijk ook de enige wettelijke optie) om bij de start van een nieuwe referteperiode de teller van de meeruren terug op 0 te zetten. Dit is de standaard-instelling in werktijd.be

Medewerkers moeten meeruren volgens de wettelijke regels tijdig (voor het einde van de referteperiode) opnemen. Dit moet je als werkgever natuurlijk ook wel mogelijk maken.

Als beheerder bepaal je via ‘Overdracht inhaalrust’ de instellingen van je organisatie. Hier heb je de standaard-instelling voor je organisatie voor de huidige referteperiode. Je kan naar een volgende referteperiode gaan door op de groene pijl rechtsboven te klikken (‘volgende’).

De standaard instelling geldt voor alle medewerkers van je organisatie.

Het is mogelijk om voor individuele werknemers een afwijkende instelling te voorzien in een bepaalde referteperiode. Hier heb je meer mogelijkheden (en kan je bijvoorbeeld zelf een beginsaldo ingeven bij een referteperiode).

Je kan enerzijds enerzijds bij de startinstellingen bij de aanmaak van jullie account (die wij voor jullie beheren) aangeven wat er wordt geregistreerd.

a) meeruren, compensatie en projecttijd
b) meeruren en projecttijd zonder compensatie
c) enkel projecttijd

Standaard kiezen we bij aanmaak van een account voor optie a).

Dit betekent dat de regels van de sectorale flexibiliteit (kunnen) worden toegepast.

Ook met deze optie kan je voor specifieke medewerker bij de aanmaak van een arbeidsduurregeling aangeven dat er geen compensatie moet voorzien worden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je werkt met forfaitaire flexdagen (een apart afwezigheidstype met teller dat je kan voeden).

Het percentage van de compensatie volgt de algemene regels. Wanneer jullie als organisatie hogere compensatie voorzien kan dit door ons voor jullie mogelijk aangepast worden.

Je kan alles over de sectorale flexibiliteit (en de compensatie) ook altijd even in detail nalezen in onze kennisbank.

Dit is een instelling bij de aanmaak van de arbeidsduurregeling voor een medewerker.

Je kan dit makkelijk als volgt aanpassen:

• gebruiker >arbeidsduur - bekijken en wijzigen
• selecteer het potloodje bij de juiste arbeidsduurregeling
• kies bij 'compensatieregeling' voor "Geen compensatie tenzij aangeduid door werknemer (enkel automatische berekening van meeruren)" en sla op (rechts onderaan).

Door deze instelling wordt er geen compensatie toegepast vanaf het begin van deze specifieke arbeidsduurregeling.

Bij de compensatie volgens de sectorale flexibiliteit is er volgens de cao een plafond (max compensatie tot 6 dagen / 45u36 op jaarbasis).

Dit is ook in jullie werktijd.be standaard zo ingesteld (>instellingen >extra voorwaarden voor tijdsregistraties >plafond voor flexuren). Dit is aanpasbaar (wanneer jullie organisatie bijvoorbeeld geen begrenzing toepast).

Ter info: Je kan als organisatie ook werken met fofaitaire flexdagen. Deze kan je in aparte teller opgeven. Zorg er dan wel voor dat je bij de arbeidsduurregeling van de medewerker de compensatie volgens sectorale flexibiliteit niet aanvinkt.

Bij avond-, zondag- en feestdagwerk is er (volgens onze sectorale flexibiliteit) standaard toeslag van 20%.
Dit komt exact overeen met wat standaard kan berekend worden in werktijd.be.

Werktijd.be houdt standaard rekening met de regels van de sectorale flexibiliteit (zoals bepaald in KB van 16/06/1999 en de CAO van 25/10/1999).

Als er in jullie organisatie op bepaalde uitzonderlijke momenten voor een hogere compensatie gekozen wordt, dan kan dit aangevinkt worden bij de registratie van de werktijd

Dat kan! In de kalender van een gebruiker kun je rechts bovenaan klikken op een bliksemicoontje. Via dit bliksemicoontje kan je meteen meerdere weken registreren in een kalender, op basis van een standaard uurrooster dat je ook via dit icoontje beheert.

Je maakt dus een uurrooster aan dat voor deze gebruiker mag overgezet worden in de kalender. (Je kunt hiervoor ook het contractuele uurrooster dat je via ‘Gebruikers’ in je beheerdersomgeving aanmaakte, kopiëren.)

Vervolgens kies je of je dit rooster voor één week registreert, of voor meerdere weken. Je duidt dan aan voor welke weken dat is. Als er al registraties staan op de weken die je wilt invullen, zal je deze weken eerst moeten wissen (derde tabblad in dit menu).

Werknemers kunnen dit ook voor zichzelf doen.

Op deze manier kan je ook meteen voor meerdere weken werktijd registreren. Dat kan handig zijn voor werknemers die niet de noodzaak hebben om elke dag gedetailleerd te noteren wanneer zij exact werken. Zo moeten ze enkel aanpassingen doen in werktijd.be wanneer ze buiten hun standaard geregistreerde uren gewerkt hebben, of wanneer ze afwezig zijn.

Een standaardrooster is niet hetzelfde als het contractuele rooster (of de verschillende opeenvolgende contractuele weekroosters).

Het standaardrooster is een vrije instelling van de gebruiker. Hierbij is het mogelijk om het standaardrooster te laten overeenstemmen met het contractuele rooster van 1 week.

Wanneer de contractuele arbeidsduur van een medewerker verandert, dan verandert het standaardrooster niet mee.

Er is slechts een standaardrooster voor 1 week mogelijk.

Wanneer het contractuele rooster per week verschillend is dan kan dus niet meteen voor alle toekomstige weken in één keer registreren.

Je kan wel het standaardrooster aanpassen en enkel de weken selecteren die overeenkomen met het standaardrooster. Wanneer je daarna het standaardrooster aanpast en terug de overeenkomstige weken aanvinkt (en dit eventueel aantal keer herhaalt i.f.v. de cyclus) kun je dit wel oplossen.

Als gebruikers of beheerders registraties in werktijd.be zetten die in de toekomst plaatsvinden, zal werktijd.be na afloop van dat tijdstip vragen om deze registratie nog eens te bevestigen. Dit omdat wat vroeger ingepland werd, in de praktijk wel eens anders durft verlopen. De bevestiging is per week: een gebruiker hoeft dus slechts éénmaal per week te klikken op het rode vinkje om prestaties te bevestigen. Bovenaan in een rode balk verschijnt een melding wanneer een gebruiker nog prestaties moet bevestigen.

Deze bevestigingsmogelijkheid kan niet uitgeschakeld worden.

Voorbeeld: het is 2 april. Een werknemer plant een week verlof in, van 4 tot en met 8 juli. Wanneer hij op 9 juli terug aanmeldt in werktijd.be, zal het systeem hem vragen om de registraties van 4 tot 8 juli te bevestigen. Dat kan met één druk op de rode knop, in de kalender in werktijd.be, in de week van 4 juli.

Vóór je een exportbestand voor loonverwerking aanmaken, moeten je eerst dit doen:
Via "Instellingen", onderdeel "Loonverwerking", "Werkgeversnummers" de nummers toevoegen.
Via "Instellingen", onderdeel "Loonverwerking", "Gegevens werknemers voor uitwisseling met loonverwerkingsprogramma" per werknemer instellen welk werkgeversnummer van toepassing is.

Het is uiteraard belangrijk om vooraf met je sociaal secretariaat de looncodes van je organisatie te overlopen.

De aanmaak van een exportbestand is mogelijk voor Acerta, Liantis en SD Worx.

Zie ook de aparte handleiding hiervoor.

De aanmaak van een exportbestand verandert niets in werktijd.be. Eigenlijk zorg je met de aanmaak van een bestand voor een (opgeschoonde) foto, maar werktijd.be wordt niet aangepast.

Er wordt bij de aanmaak van het bestand inderdaad gecheckt of je voor een werknemer een werknemersnummer hebt ingegeven.

Je kan dit werknemersnummer invullen via
>Instellingen
>Loonverwerking
>Gegevens werknemers voor uitwisseling met loonverwerkingsprogramma

Als je ingelogd bent in werktijd.be kan je de uitwisselingscodes van je organisatie terugvinden via link in de aparte handleiding voor uitwisseling met loonsoftware.

>klik op de knop ‘Handleiding’ links onderaan in je beheerders-menu

>klik daarna op de link ‘afzonderlijke handleiding’ bij de melding midden bovenaan onder Klant bij SD Worx, Acerta of Liantis

>ga iets naar beneden in deze handleiding en klik op de link ‘lijst met standaard looncodes voor …’ van jullie sociaal secretariaat.

Er wordt Excel-bestand met actuele codes gedownload.

Je kan de uitwisselingscodes van je organisatie niet zelf aanpassen. Stuur een mailtje naar helpdesk@sociare.be en we passen dit voor je aan.

Wanneer je importbestand aanmaakt kan je opgeven dat je per mail op de hoogte wil gehouden worden.

Dit doe je enkel bij het eerste bestand dat je voor specifieke maand aanmaakt. Als je in bepaalde maand verschillende bestanden aanmaakt en telkens aangeeft via mail op de hoogte gehouden te willen worden (standaard aangevinkt) zal je telkens een mail krijgen. Vandaar dus je mail in veelvoud.

Deze mail wordt de ochtend na de wijziging door de medewerker verstuurd.