FAQ: Camerabewaking op de werkvloer en daarbuiten

Eerst en vooral is het belangrijk om te weten welke regelgeving je moet naleven. Bepalend daarvoor is vooral wie en met welke doelstelling er gefilmd wordt:

• zodra de bewakingscamera’s werknemers filmen of in beeld kunnen brengen, op de werkplek of daarbuiten, zoals op de parking, leef je naar hen toe cao nr. 68 van de NAR na. Sinds 25 mei 2018 hou je daarbij ook rekening met enkele bijkomende aandachtspunten in het licht van de Europese privacyregelgeving (GDPR).
• filmen de bewakingscamera’s andere personen die niet tot het personeel behoren zoals bezoekers, deelnemers, leveranciers en vrijwilligers? Of bestaat de mogelijkheid dat deze personen in beeld worden gebracht? Dan pas je naar deze groep de camerawet toe.
• Gaat het om één camerasysteem waarmee je zowel personeel als niet-personeel filmt? Dan pas je zowel cao nr. 68 toe, ten aanzien van het personeel, als de camerawet, ten aanzien van het niet-personeel. Spreken de bepalingen van de camerawet elkaar tegen, dan pas je de regels van de camerawet toe.

In het licht van de privacybescherming van de gefilmde personen, spelen de volgende principes altijd een rol:

• legaliteit: je mag alleen camerabewaking installeren als je een doelstelling hebt die dat kan rechtvaardigen. Cao nr. 68 en de camerawet specifiëren welke doelstellingen in aanmerking komen voor het filmen van respectievelijk het personeel en niet -personeel. Diefstalpreventie is een voorbeeld van zo’n legitieme doelstelling. Heb je een andere doelstelling voor ogen dan diegenen die cao nr. 68 of de camerawet vooropstellen? Dan valt jouw camerabewaking buiten het toepassingsgebied van die regelgeving en gelden de algemene principes van de GDPR. Een goed onderbouwde verantwoording zal in dat geval nodig zijn.
• proportionaliteit: de camerabewaking mag alleen gebeuren als en in de mate dat dat noodzakelijk is om je doelstelling te bereiken. Stel je dus altijd de vraag of deze maatregel echt nodig is en geef de voorkeur aan andere, minder privacy ingrijpende maatregelen zoals bv. een alarmsysteem, extra vergrendeling, duidelijke interne regels voor het personeel rond het meenemen van werkmateriaal naar huis.... Of installeer de camera’s alleen als aanvulling daarop en laat ze alleen draaien wanneer dat echt nodig is. De mate waarin je de beelden mag bewaren en gebruiken wordt ook telkens bepaald door deze ‘noodzakelijkheids’-toets.De privacy-inmenging moet immers altijd tot het minimum beperkt blijven.
• transparantie: voor de personen die je filmt moet het vooraf duidelijk zijn dat er camerabewaking plaatsvindt. Zij hebben ook verschillende rechten, waaronder een recht op informatie over de camerabewaking en een recht op toegang tot de beelden.

Nu je weet welke regelgeving relevant is voor jouw organisatie en vanuit welke principes die regelgeving vertrekt, ontdek je hieronder meer over de concrete regels en procedures.

Cao nr. 68 van de NAR bepaalt hoe je bewakingscamera’s op de werkvloer plaatst en gebruikt met respect voor de privacy van je personeel. Filmen de camera’s ook andere personen die op de werkvloer komen, zoals leveranciers en bezoekers? Dan moet je naar die groep toe ook de camerawet naleven. Over de camerawet lees je meer onder deel 2 van deze FAQ ‘Camerabewaking buiten de werkvloer: camerawet’.

Let op: als één camerasysteem zowel personeel als niet-personeel filmt, volg je voor dat systeem dus twee regelgevingen: cao nr. 68 naar het personeel toe en de camerawet naar andere personen toe. Spreken de regels van de wet en de cao elkaar tegen? Dan primeert de camerawet en pas je die toe. Zo bepaalt cao nr. 68 geen maximale bewaartermijn en primeert in dat geval dus de maximale bewaartermijn van 1 maand die de camerawet voorschrijft. Ook moet het register in dat geval alle verplichte vermeldingen bevatten die de camerawet voorschrijft.

Naar personeel toe leef je in elk geval cao nr. 68 na. Hierna lees je welke regels en verplichtingen die cao oplegt. De wijzigingen en aandachtspunten die sinds 25 mei 2018 gelden in het licht van de Europese privacyregelgeving (GDPR) worden telkens aangegeven met een *.

Wie moet de regels van cao nr. 68 naleven?

De werkgever is verantwoordelijk voor het naleven van de regels van cao nr. 68. Concreet dus de juridische entiteit of de rechtspersoon die de werknemers tewerkstelt. Met name de vzw, de stichting, de vso, …. die beslist om camerabewaking te installeren op de werkvloer.

Als je organisatie dus beslist om camerabewaking te installeren, is zij ook verantwoordelijk voor het naleven van de regels. Maar hangt de eigenaar van het gebouw dat jouw organisatie huurt camera’s en heb je geen toegang tot de beelden? Dan is de eigenaar van het gebouw verantwoordelijk voor het naleven van regels. Als werkgever informeer je je personeel wel best over de situatie, hun rechten ten aanzien van de verantwoordelijke en sta je hen best bij als hun rechten geschonden zouden worden als de verantwoordelijke de camerawet niet naleeft. Als werkgever ben je immers wel verantwoordelijk voor het welzijn van je werknemers.

Interessant om weten: de verantwoordelijke mag zijn camera’s niet richten op een plaats waarvoor hij zelf niet de gegevens verwerkt. Hij mag zijn camera’s dus bijvoorbeeld niet rechtstreeks richten op de ingang van een werkplaats of andere plaats waarvoor jouw organisatie verantwoordelijk is.

Waarvoor mag ik camerabewaking installeren en hoe mag ik de beelden gebruiken?

Camerabewaking die het personeel in beeld brengt, is alleen toegelaten voor de doeleinden die cao nr. 68 uitdrukkelijk opsomt:

• de veiligheid en de gezondheid, waaronder het vermijden van arbeidsongevallen.
• de bescherming van de goederen van de organisatie tegen diefstal en andere misdrijven.
• de controle van het productieproces om de goede werking van de machines na te gaan of om de werkorganisatie van de werknemers te evalueren en te verbeteren
• de controle van de arbeid

Let wel: Als je camera’s installeert om de arbeid van de werknemers te controleren, mag je je niet uitsluitend baseren op de camerabeelden om een werknemer te beoordelen of om een beslissing ten aanzien van een werknemer te nemen. Verzamel dus eerst bijkomende informatie via andere kanalen vooraleer je een situatie beoordeelt of een beslissing neemt. Ga bijvoorbeeld in gesprek met de betrokken werknemer of zijn collega’s om na te gaan wat er precies gebeurd is en om de juiste context of beweegreden te achterhalen.

Voordat je de camerabewaking installeert, moet je de doeleinden ervan duidelijk en expliciet bepalen, omschrijven en communiceren (zie verder). Na de installatie mag je de camerabewaking alleen te goeder trouw gebruiken, op een manier die verenigbaar is met de uitdrukkelijk omschreven doeleinden. Als je de camera’s uitsluitend installeert als diefstalpreventie mag je er dus niet mee controleren of de werknemers hun werk uitvoeren conform de afspraken. Je bewaart de beelden ook nooit langer dan noodzakelijk voor je doelstelling. In principe geef je de beelden ook niet door aan derden, tenzij dat noodzakelijk is voor je doelstelling. De beelden die bewijzen dat een werknemer zich schuldig maakt aan diefstal mag je bijvoorbeeld wel doorgeven aan de politiediensten of aan je advocaat.

Waar mogelijk moet je ervoor zorgen dat de camerabewaking geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemers tot gevolg heeft. Is dat onmogelijk, dan moet de inmenging in elk geval tot het noodzakelijke minimum beperkt worden. Als je organisatie een ondernemingsraad, comité of vakbondsafvaardiging heeft, pleeg je daar(mee) overleg over de maatregelen die daarvoor moeten zorgen. Lees meer over die raadplegingsprocedure onder ‘Welke verplichtingen legt cao nr. 68 op voor het plaatsen en gebruiken van bewakingscamera’s? ‘

Waar mag ik bewakingscamera’s plaatsen?

Je richt de bewakingscamera op de plaats of de activiteit die je op de werkvloer wil bewaken.

Daarvoor moet je de camera’s natuurlijk op een afstand van die plaats of activiteit installeren. Dat kan op of buiten de werkplaats zijn. Let op: als de camera’s daardoor ook niet-personeel in beeld kunnen brengen, moet je de camerawet ook naleven. Meer daarover lees je in deel 2 van deze FAQ.

Hou bij het installeren en richten van de camera’s ook rekening met het legaliteit- en proportionaliteitprincipe. Hou de vooropgestelde doelstelling(en) van de camerabewaking dus in het achterhoofd en beperk de privacy-inmenging tot het absolute minimum. Bijvoorbeeld: als het doel diefstalpreventie is, richt je de camera’s ook effectief op de goederen die je wil beschermen en op de uitgang, maar niet op de bureaus waar de werknemers aan het werk zijn. Camerabewaking gebruiken om gevoelige informatie in te winnen over je werknemers zoals hun filosofische , religieuze, politieke, syndicale gezindheid, etnische of sociale origine, het seksuele leven of de gezondheidstoestand, is sowieso uit den boze. Je mag ook geen beelden maken die de intimiteit van een persoon schenden. Meer over de toegelaten doelstellingen lees je hierboven onder de vraag ‘Waarvoor mag ik camerabewaking installeren en hoe mag ik de beelden gebruiken?’.

Mag ik permanent filmen of mag ik de camerabewaking alleen tijdelijk uitvoeren?

Dat hangt van de doeleinden van de camerabewaking af. Permanente controle is alleen toegelaten wanneer het niet de bedoeling is om de werknemers te viseren.

Concreet heb je de keuze tussen permanente of tijdelijke camerabewaking wanneer je één van de volgende doeleinden vooropstelt:

• veiligheid en de gezondheid,
• bescherming van de goederen van de organisatie
• controle van het productieproces, uitsluitend met oog op de goede werking van de machines, dus zonder de werknemers te viseren

Camerabewaking mag echter alleen tijdelijk zijn als je een van de volgende doeleinden nastreeft:

• controle van het productieproces, waarbij de werknemers geviseerd worden met als doel het verbeteren en evalueren van de werkorganisatie
• controle van de arbeid

In deze gevallen mogen de camera’s de werknemers dus niet constant filmen en installeer je de camera’s dus maar tijdelijk of installeer je ze vast maar laat je ze slechts periodiek filmen.

Bij tijdelijke camerabewaking verduidelijk je zelf de periode(s) waarin er gefilmd wordt. Dat kunnen periodieke steekproeven zijn of je kunt bijvoorbeeld beslissen om alleen te filmen als er vermoedens zijn van diefstal. Beperk je daarbij steeds tot wat noodzakelijk is en wat je dus kunt rechtvaardigen in het licht van je doelstelling.

Moet ik toestemming vragen aan elke werknemer die gefilmd wordt?

Daarop kunnen we kort antwoorden: nee. Toestemming is naar het personeel toe niet de wettelijke basis om camerabewaking te installeren of het gebruik van de daaruit voortkomende beelden te rechtvaardigen. Aangezien de werknemer onder het gezag van de werkgever staat, kan hij die toestemming immers niet vrij en dus niet geldig geven. Als werkgever heb je daarentegen wel een gerechtvaardigd belang wanneer je de camerabewaking installeert met het oog op een van de doelstellingen die cao nr. 68 naar voor schuift. Lees meer over die doelstellingen onder de vraag ‘Waarvoor mag ik camerabewaking installeren en hoe mag ik de beelden gebruiken?’.

Welke verplichtingen moet ik naleven om bewakingscamera’s te mogen plaatsen en gebruiken?

Voordat je met camerabewaking start, moet je een procedure naleven die tot doel heeft om de privacy-inmenging bij het personeel zo beperkt mogelijk te houden en om het personeel voldoende te informeren over de camerabewaking.

Concreet zet je de volgende stappen:

STAP 1: maak een camerareglement: een soort privacyverklaring die specifiek gaat over de camerabewaking die je wil installeren. Daarin omschrijf je de volgende elementen duidelijk:

• de doeleinden van de camerabewaking. Lees meer over de toegelaten doelstellingen onder de vraag ‘Waarvoor mag ik camerabewaking installeren en hoe mag ik de beelden gebruiken?’.
• de wettelijke basis* die de camerabewaking en haar doelstelling rechtvaardigt. Die wettelijke basis ligt in de noodzaak om het gerechtvaardigd belang van de werkgever te vrijwaren. Lees meer hierover onder de vraag ‘Moet ik toestemming vragen aan elke werknemer die gefilmd wordt?’
• het aantal bewakingscamera’s en waar je ze plaatst. Hou ook hier rekening met de proportionaliteitseis: plaats niet meer camera’s dan noodzakelijk voor het doel van de camerabewaking. Waar je camera’s kan plaatsen, lees je onder de vraag ‘Waar mag ik bewakingscamera’s plaatsen?’.
• de periode(s) waarin de camera’s functioneren. Lees meer hierover onder de vraag ‘Mag ik permanent filmen of mag ik de camerabewaking alleen tijdelijk uitvoeren?’.
• de bewaring van beeldgegevens: of je ze bewaart, waar* en hoelang* je ze bewaart. Hou hierbij rekening met de proportionaliteitseis: Ga nooit verder dan noodzakelijk voor het doel van de camerabewaking. Cao nr. 68 bepaalt geen maximale bewaartermijn, maar als hetzelfde systeem ook niet-personeel filmt, geldt de maximale termijn van één maand die de camerawet oplegt.

Doe hetzelfde voor andere persoonsgegevens die voortvloeien uit de camerabewaking*. Vergeet bijvoorbeeld niet te vermelden dat vaststellingen die voortvloeien uit de camerabeelden genoteerd kunnen worden in het personeelsdossier in functie van latere beoordelingen, evaluaties enz. wanneer je de camerabewaking gebruikt om de arbeidsprestaties van de werknemers te controleren.

• de overlegprocedure, als die van toepassing is (zie verder)
• de procedure tot evaluatie en herziening van het camerasysteem (zie verder)
• de naam* en het adres* van de werkgever, als verantwoordelijke voor de verwerking van de beelden.
• de contactgegevens van de Data Protection Officer of DPO, als er een is. Lees meer over de DPO in onze [FAQ over de GDPR ].
• de ontvangers* aan wie je de beelden of andere daaruit voortvloeiende persoonsgegevens doorgeeft. Bv. de politiediensten en je advocaat wanneer de beelden een misdrijf aantonen.
• de rechten van de werknemers, waaronder het recht op toegang tot de beelden en de manier waarop ze deze rechten kunnen uitoefenen*. Lees meer over de rechten van de werknemers onder de vraag ‘Heeft de werknemer recht op toegang tot de beelden?”
• je eventuele voornemen om de gegevens door te geven aan een land buiten de EU of aan internationale organisatie + specifieke informatie daaromtrent. Contacteer ons gerust voor meer informatie.

Niet verplichte, maar aan te raden bepalingen voor het camerareglement zijn*:

• een verklaring dat de nodige en passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de camerabeelden en andere daaruit voortvloeiende persoonsgegevens te bewaken, eventueel met verwijzing naar instructies voor het personeel in dat kader of andere concrete maatregelen, bv. slechts één persoon die toegang heeft tot de beelden.
• bij wie de werknemers terecht kunnen met hun vragen.

De GDPR* vereist dat de inhoud van het camerareglement beknopt en gemakkelijk te begrijpen is. Gebruik dus duidelijke en eenvoudige taal.

Respecteer ten slotte ook de taalwetgeving. Stel de privacyverklaring dus op:

• in het Nederlands, als het adres van de exploitatiezetel van de organisatie in het Vlaams Gewest ligt
• in het Frans, als het adres van de exploitatiezetel van de organisatie in het Waals Gewest ligt
• in het Nederlands of in het Frans naargelang de taal van de betrokken werknemer, als het adres van de exploitatiezetel in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ligt,
• in het Frans als het adres van de exploitatiezetel in een gemeente met bijzonder taalstatuut ligt binnen het Waals Gewest ligt
• in het Nederlands als het adres van de exploitatiezetel in een gemeente met bijzonder taalstatuut ligt binnen het Vlaams Gewest

De ‘exploitatiezetel’ is de zetel “waaraan het personeelslid gehecht is, waar de sociale contacten tussen twee partijen in principe plaatshebben: daar worden doorgaans de opdrachten en instructies aan het personeelslid gegeven, worden hem alle mededelingen gedaan en wendt hij zich tot zijn werkgever”. (Grondwettelijk Hof 30 januari 1986). Bepalend is het adres van de exploitatiezetel, ook al bestaat die zetel uit verschillende gebouwen die in de verschillende gewesten liggen. (Arbeidshof Brussel 18 oktober 2013).

Tips:

• Sociare heeft een voorbeeld van camerareglement en een modelclausule voor het arbeidsreglement uitgewerkt.
• Bewaar je de camerabeelden en wil je ze ook kunnen gebruiken wanneer dat nodig is? Dan is het camerareglement meteen ook de privacyverklaring die het personeel specifiek informeert over de verwerkingsactiviteiten die voortvloeien uit de camerabewaking. Verwijs in je algemene privacyverklaring naar het personeel toe dus best ook naar het camerareglement.

STAP 2: informeer over je voornemen om camerabewaking te installeren en over de inhoud van het camerareglement.

Deze transparantie moet een dialoog met de werknemers of hun afvaardiging mogelijk maken en ervoor zorgen dat je de camerabewaking in een sfeer van vertrouwen kunt invoeren. De informatie zorgt ook voor een juiste privacyverwachting bij je personeel.

Wanneer? Je bent verplicht om twee keer informatie te verstrekken: één keer voordat je de camerabewaking installeert, en nog eens bij de opstart ervan.

Wie en wanneer?

• Heb je overlegorganen? Bezorg de informatie dan vóor de installatie en nog een keer bij de opstart van de camerabewaking aan de ondernemingsraad. Heb je geen ondernemingsraad, dan informeer je het comité of de vakbondsafvaardiging. Bij de opstart bezorg je de informatie ook nog eens rechtstreeks aan het personeel.
• Heb je geen overlegorganen? Bezorg de informatie dan rechtstreeks aan het personeel, een eerste keer vóór de installatie en nog een keer bij de opstart van de camerabewaking.

Hoe? Doorgans ben je verplicht om deze informatie te verstrekken door de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement op te starten. Concreet is dat zo wanneer je de camerabewaking:

• gebruikt om de prestaties van de werknemers te meten en te controleren in functie van de bepaling van het loon
• en/of gevolgen heeft voor de rechten en verplichtingen van het toezichthoudend personeel. Bijvoorbeeld wanneer je een leidinggevend personeelslid machtigt om de beelden te bekijken en/of te gebruiken in het kader van het personeelsbeleid. Beperk in elk geval het aantal personen dat toegang krijgt tot de beelden tot het strikt noodzakelijke.

Na afloop van de procedure maakt het camerareglement dan integraal deel uit van het arbeidsreglement en moet je de procedure voor elke latere wijziging opnieuw volgen.

Buiten deze gevallen is er geen uitdrukkelijke verplichting om alle informatie over de camerabewaking op te nemen in het arbeidsreglement. En mag je het camerareglement dus invoeren als een dienstnota of policy. Zorg dan wel dat je op een andere manier kunt bewijzen dat je de informatieplicht tijdig vervuld hebt. Laat dit bijvoorbeeld notuleren in het verslag van de vergadering of zorg ervoor dat alle werknemers tekenen voor ontvangst van het camerareglement of ontwerp ervan. En zorg dat elke werknemer het camerareglement op een makkelijk toegankelijke plaats kan raadplegen. Op de server bijvoorbeeld. Sociare raadt aan om in elk geval minstens een verwijzing naar het camerareglement op te nemen in het arbeidsreglement.

STAP 3: pleeg vóór de installatie ook overleg met de werknemersafvaardiging wanneer uit de informatieronde blijkt dat de camerabewaking gevolgen heeft of kan hebben voor de persoonlijke levenssfeer van één of meerdere werknemers.

Concreet onderzoek je dan binnen de ondernemingsraad of binnen het comité welke maatregelen nodig zijn om de inmenging tot een minimum te beperken.

In volgende gevallen voer je dit onderzoek in samenspraak met de vakbondsafvaardiging:

• als je organisatie geen ondernemingsraad of comité heeft
• als je de camerabewaking invoert met het oog op een controle van de arbeid of met het oog op een controle van het productieproces die specifiek de werkorganisatie van de werknemers viseert

STAP 4: vul het register van verwerkingsactiviteiten* aan dat je in het licht van de GDPR moet bijhouden, met de gegevens die betrekking hebben op de camerabewaking en de verwerking van persoonsgegevens die ermee gepaard gaat.

Deze verplichting vervangt de vroegere aangifteverplichting bij de Privacycommissie. Op onze website lees je meer over het register van verwerkingsactiviteiten in onze FAQ over de GDPR. Je vindt er ook een model van register.

Let op: gebruik je hetzelfde camerasysteem ook om niet-personeel te filmen? Dan moet het register ook de extra vermeldingen bevatten die de camerawet voorschrijft. Lees meer daarover in het tweede deel van deze FAQ.

STAP 5: evalueer regelmatig de bewakingssystemen die je gebruikt.

Doe dat samen met de ondernemingsraad, het comité of de vakbondsafvaardiging wanneer je organisatie zo’n overlegorgaan heeft. Doe zo nodig ook voorstellen over een herziening van de systemen in functie van technologische ontwikkelingen.

STAP 6: tref de nodige technische en organisatorische maatregelen die:

• aantonen en waarborgen dat de verwerkingsactiviteiten die betrekking hebben op de camerabeelden GDPR-conform gebeuren
• de veiligheid en betrouwbaarheid van de camerabeelden die je verwerkt, waarborgen

Wil je camerabewaking installeren die andere personen dan personeelsleden in beeld kan brengen, zoals deelnemers, bezoekers, vrijwilligers en leveranciers? Dan leef je naar die personen toe de camerawet na. Ongeacht waar de camera’s staan. Dat kan dus zowel op de werkvloer zijn als daarbuiten.

Let op: als hetzelfde camerasysteem zowel personeel als niet-personeel filmt, volg je voor dat systeem twee regelgevingen: de camerawet naar niet-personeel toe en cao nr. 68 naar personeel toe. De regels van cao nr. 68 lees je onder deel 1 van deze FAQ ‘Camerabewaking op de werkvloer: cao nr. 68 en GDPR’. Spreken de regels van de wet en de cao elkaar tegen, dan primeert de camerawet en pas je die toe. Zo bepaalt cao nr. 68 geen maximale bewaartermijn en primeert in dat geval dus de maximale bewaartermijn van 1 maand die de camerawet voorschrijft. Ook moet het register in dat geval alle verplichte vermeldingen bevatten die de camerawet voorschrijft

Naar niet-personeel toe leef je in elk geval de camerawet van 21 maart 2007 na. Die wet werd op 25 mei 2018 aangepast aan de nieuwe Europese privacyregels en aan de modernere technologieën die 10 jaar later beschikbaar zijn. Hierna lees je welke regels en verplichtingen de camerawet oplegt en aan wie de wet ze oplegt.

Wie moet de regels van de camerawet naleven?

De camerawet duidt als verantwoordelijke aan:

"de persoon, de organisatie, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur dat het doel en de middelen voor de camerabewaking bepaalt."

Als je organisatie dus beslist om camerabewaking te installeren, is zij verantwoordelijk voor het naleven van de camerawet. Maar hangt de eigenaar van het gebouw dat jouw organisatie huurt camera’s en heb je geen toegang tot de beelden? Dan is de eigenaar van het gebouw verantwoordelijk voor het naleven van de camerawet.

Waar mag ik camera’s plaatsen?

Uiteraard mag je alleen camera’s installeren op een plaats die eigendom is van je organisatie of waar je organisatie het recht heeft om aanpassingen te doen en om bewaking en toezicht uit te oefenen. Op een plaats die je organisatie huurt, mag je bijvoorbeeld camera’s installeren op voorwaarde dat er geen verbouwingswerken voor nodig zijn die de structuur en het uitzicht van de plaats veranderen.

Als organisatie mag je geen camera’s plaatsen op de openbare weg. Alleen een openbare overheid heeft die bevoegdheid. Je mag wel camera’s plaatsen op een zogenaamde ‘besloten plaats’. Dat is een plaats of gebouw afgebakend door een omsluiting. Het kan daarbij zowel gaan om:

• een voor het publiek toegankelijke plaats, zoals een parking, een winkel, een museum, een sporthal of –terrein, een afgebakende plaats voor een evenement, een bezoekersruimte of een inkomhal.
• als om een niet voor het publiek toegankelijke plaats, zoals de kantoren, een serverruimte of een opslagplaats, waar in principe alleen de ‘normale gebruikers’ in dit geval werknemers en leveranciers, toegang toe hebben en waar geen diensten aangeboden worden aan het grote publiek.

Let bij het plaatsen van de camera’s wel op de volgende beperkingen:

• je mag de camera’s alleen richten op plaatsen waarvoor je organisatie zelf verantwoordelijk is. Als je camera’s plaatst om de parking van je organisatie te bewaken mag je ze bijvoorbeeld niet richten op de openbare weg. Uitzonderingen hierop bestaan alleen in uitzonderlijke gevallen, bij kb bepaald, waarin er een bijzonder risico bestaat voor de veiligheid.
• als de camera’s de ingang van een publiek toegankelijke besloten plaats bewaken, die tegenover een niet-besloten plaats of een niet publiek toegankelijke besloten plaats ligt, dan richt je de camera’s zo dat de opnamen op die plaats tot het strikte minimum beperkt worden.
• de camera’s geen beelden mogen opleveren die de intimiteit van een persoon schenden of gericht zijn om het inwinnen van info over filosofische , religieuze, politieke, syndicale gezindheid, etnische of sociale origine, het seksuele leven of de gezondheidstoestand. Je mag dus bijvoorbeeld geen camera plaatsen die gericht is op een toilet of op een plaats waar personen religieuze handelingen stellen met als bedoeling om te achterhalen welke religie ze hebben.

Waarvoor mag ik camerabewaking installeren en hoe mag ik de beelden gebruiken?

De camerawet laat toe dat je camerabewaking installeert om een besloten plaats te bewaken en er toezicht op te houden met het oog op het voorkomen, vaststellen en opsporen van misdrijven tegen personen of goederen.

Het beveiligen van de gebouwen en terreinen van de organisatie tegen diefstal en vandalisme zijn dus geoorloofde doelstellingen om bewakingscamera’s te plaatsen. Streef je een andere doelstelling na? Dan zijn de regels van de camerawet niet van toepassing en moet je de GDPR naleven.

De beelden die de camera’s opleveren mag je echter alleen bekijken, gebruiken en doorgeven wanneer en in de mate dat dat noodzakelijk is in het licht van deze doelstelling. Dat betekent concreet dat je als verantwoordelijke de beelden:

• mag bekijken in real time, maar alleen om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een misdrijf, schade, overlast of verstoring van de openbare orde
• mag opnemen, maar alleen om:
  • bewijzen te verzamelen van overlast of van feiten die een misdrijf opleveren of schade veroorzaken
  • daders, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers te kunnen laten opsporen en identificeren door de politiediensten of gerechtelijke instanties.

Als blijkt dat de beelden niet kunnen bijdragen aan zo’n bewijslevering of identificatie moet je ze uiterlijk na 1 maand wissen. Of uiterlijk na 3 maanden als het gaat om een bij kb omschreven plaats die door haar aard een bijzonder veiligheidsrisico inhoudt. In de meeste gevallen wis je de beelden dus als er geen misdrijf gemeld is tijdens de afgelopen maand.

• vertrouwelijk moet behandelen en dus in principe niet mag delen met anderen, tenzij in bepaalde omstandigheden met de politiediensten en het gerecht.

Je mag de camera’s in geen geval gebruiken om informatie in te winnen over filosofische , religieuze, politieke, syndicale gezindheid, etnische of sociale origine, het seksuele leven of de gezondheidstoestand. Je mag ook geen beelden maken die de intimiteit van een persoon schenden.

Technische voorzorgsmaatregelen zijn nodig zodat de beelden beveiligd zijn tegen toegang door onbevoegden, verlies... Ook organisatorische maatregelen dringen zich op. Beperk bijvoorbeeld het aantal werknemers dat namens de organisatie toegang heeft tot de beelden en beveilig die toegang.

Moet ik toestemming vragen aan elke persoon die gefilmd wordt?

In principe wel, tenzij je een pictogram uithangt conform de wettelijke voorschriften.

Camerabewaking mag immers niet heimelijk gebeuren. Als verantwoordelijke moet je:

• transparant zijn over het feit dat er camerabewaking plaatsvindt. Dat gebeurt door het uithangen van een pictogram dat aan bepaalde voorschriften voldoet.
• in principe ook vooraf toestemming vragen van elke persoon die gefilmd kan worden.

De nieuwe camerawet verduidelijkt echter dat wanneer iemand een plaats betreedt waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, dit geldt als een voorafgaande toestemming. Op die manier moet je dus niet elke bezoeker een formulier laten ondertekenen.

Lees meer over het pictogram in deze FAQ onder ‘Welke verplichtingen legt de camerawet op?’.

Let wel: De toestemming die op deze manier gegeven wordt, heeft alleen betrekking op het gebruik van de beelden zoals voorgeschreven door de camerawet. Het geeft dus geen vrijgeleide om de beelden voor eender welk doeleinde te gebruiken en verspreiden. Wil je de beelden toch gebruiken voor andere doeleinden, dan moet je de GDPR naleven. Naar het personeel toe heb je geen toestemming nodig, maar leef je wel cao nr. 68 na (zie deel 1 van deze FAQ).

Lees meer over wat je met de beelden van de bewakingscamera mag doen in deze FAQ onder “Waarvoor mag ik camerabewaking installeren en waarvoor mag ik de beelden gebruiken?”

Welke verplichtingen legt de camerawet op voor het plaatsen en gebruiken van vaste of tijdelijk vaste camera’s?

De camerawet maakt een onderscheid tussen verschillende types van camera’s:

• vaste camera’s
• tijdelijk vaste camera’s die je voor een beperkte tijd op een plaats opstelt om een bepaald evenement te bewaken of om op regelmatige tijdstippen te verplaatsen in functie van de doelstelling van de camerabewaking.
• mobiele camera’s die tijdens de observatie verplaatst worden om vanaf verschillende plaatsen of posities te filmen, zoals drones, draagbare camera’s en bodycams.
• intelligente camera’s die ook onderdelen en software bevatten die gekoppeld kunnen zijn aan een register of bestand en die de verzamelde beelden al dan niet autonoom kunnen verwerken.

Hierna lees je met welke verplichtingen je je als verantwoordelijke voor de camerabewaking in orde moet stellen als je vaste of tijdelijk vaste camera’s wil plaatsen en gebruiken:

• Meld je beslissing om camera’s te plaatsen en te gebruiken bij de politiediensten via www.aangiftecamera.be. Er is sinds 25 mei 2018 geen aangifteverplichting meer bij de Privacycommissie of Gegevensbeschermingsautoriteit. Doe de aangifte uiterlijk de dag voordat je de camera in gebruik neemt. Werk de aangifte nadien ook zo snel mogelijk bij wanneer er iets wijzigt of wanneer het systeem buiten dienst is. Je bent verplicht om de gegevens in de aangifte minstens jaarlijks te controleren op hun juistheid, waar nodig aan te passen en te valideren. Doe je dat niet, dan kunnen de gegevens ongeldig verklaard worden en geschrapt worden uit de gegevensbank.

Meer informatie over de aangifte en hoe je ze in praktijk stap per stap moet vervullen, lees je hier. Er is een helpdesk beschikbaar van maandag tot vrijdag van 9u tot 17u op het nummer 02/ 739 42 80, of per email naar helpdeskcamera@eranova.fgov.be.

Overgangsmaatregel: organisaties die voor 25 mei 2018 bewakingscamera’s installeerden conform de voorschriften van de oude camerawet, en dus een aangifte bij de Privacycommissie deden, krijgen nog twee jaar de tijd om aan de nieuwe meldingsplicht via www.aangiftecamera.be te voldoen. De aangifte moet in dat geval dus voor 25 mei 2020 gebeuren.

• Houd een register bij met de beeldverwerkingsactiviteiten van de bewakingscamera’s, dat je op verzoekt voorlegt aan de Gegevensbeschermingsautoriteit of aan de politiediensten. Deze verplichting komt in de plaats van de vroegere aangifte bij de Privacycommissie, die sinds 25 mei 2018 afgeschaft is.

Dit cameraregister is iets uitgebreider dan het GDPR-register, want de camerawet schrijft nog enkele extra verplichte vermeldingen voor. Het overzicht van alle verplichte vermeldingen lees je hier.

Bewaar het register zolang je beeldverwerking uitvoert met de camera’s. Controleer regelmatig de juistheid van de gegevens in het register en pas of vul het aan waar nodig.

• Plaats aan de toegang een pictogram dat aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt. Doe dat ook wanneer de camera’s duidelijk zichtbaar zijn, om aan de toestemmingsvereiste te voldoen (zie boven). Het verplicht te gebruiken model, de voorschriften voor uithanging en de verplicht erbij te vermelden inlichtingen vind je hier.

De nieuwe voorschriften gelden voor elk pictogram dat sinds 11 juni 2018 uitgehangen wordt.

Overgangsmaatregel: plaatste je organisatie voor 11 juni al een pictogram, dan heb je nog zes maanden de tijd, tot 10 december 2018, om het aan te passen aan de nieuwe voorschriften.

• Tref beveiligingsmaatregelen

Als verantwoordelijke moet je ten slotte ook de nodige maatregelen treffen om de persoonsgegevens die de beelden bevatten, te beveiligen. Zo moet je:

• technische voorzorgsmaatregelen treffen tegen toegang door onbevoegden, verlies…
• vertrouwelijk omgaan met de beelden en ze dus niet zomaar delen met anderen

Wie is wel bevoegd om de beelden te bekijken? In principe is dat alleen de verantwoordelijke zelf of zijn werknemer aan wie hij die bevoegdheid delegeert.

Maar voor bewakingscamera’s die op een publiek toegankelijke besloten plaats staan, kun je er voortaan voor kiezen om in de buurt van de camera een controlescherm te plaatsen dat de beelden in real time openbaar verspreidt. Zo kun je het preventief effect van de camera nog versterken.

In bepaalde gevallen ben je als verantwoordelijke natuurlijk ook verplicht om de beelden over te dragen aan politiediensten of aan de gerechtelijke overheden.

Wist je dat … personen die binnen hun privéwoning camera’s gebruiken voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik vrijgesteld zijn van de meldingsplicht, de verplichting om een register bij te houden en de verplichting om een pictogram te plaatsen? Dit ontslaat hen echter niet van de verplichting om transparant te zijn over de camerabewaking en om vooraf toestemming te vragen aan de personen die gefilmd kunnen worden.

Is het gebruik van bijzondere camerasystemen, zoals mobiele en intelligente camera’s toegelaten?

Ja, in bepaalde gevallen. De camerawet maakt een onderscheid tussen verschillende types van camera’s:

• vaste camera’s
• tijdelijk vaste camera’s die je voor een beperkte tijd op een plaats opstelt om een bepaald evenement te bewaken of om op regelmatige tijdstippen te verplaatsen in functie van de doelstelling van de camerabewaking.
• mobiele camera’s die tijdens de observatie verplaatst worden om vanaf verschillende plaatsen of posities te filmen, zoals een drone, een bodycam of draagbare camera.
• intelligente camera’s die ook onderdelen en software bevatten die gekoppeld kunnen zijn aan een register of bestand en die de verzamelde beelden al dan niet autonoom kunnen verwerken.

Hierna lees je met welke verplichtingen de verantwoordelijke voor de camerabewaking zich in orde moet stellen als hij mobiele camera’s wil plaatsen en gebruiken:

• plaatsing is alleen mogelijk in de volgende gevallen:

1. voor gebruik door bewakingsagenten in het kader van hun specifieke bevoegdheden o.b.v. de wet op de private veiligheid van 2 oktober 2007, op luchthavens en andere bij kb aangeduide plaatsen waar omwille van veiligheidsredenen extra bewaking nodig is
2. voor gebruik in een besloten plaats of deel daarvan waar niemand verondersteld aanwezig te zijn. bv. een onbewoonde plaats, een industriële site 's nachts, een winkel buiten de openingsuren…
3. door een persoon in een besloten plaats die niet voor publiek toegankelijk is, voor persoonlijke of huishoudelijke doeleinden (eigenaar van groot privaat domein)

• voor het overige gelden dezelfde regels als voor de plaatsing en het gebruik van vaste en tijdelijk vaste camera’s (zie boven).

• gaat het om een drone, dan leef je bovendien het kb van 10 april 2016 met betrekking tot het gebruik van op afstand bestuurde luchtvaartuigen in het Belgisch luchtruim na.

Hierna lees je met welke verplichtingen de verantwoordelijke voor de camerabewaking zich in orde moet stellen als hij intelligente camera’s wil plaatsen en gebruiken:

• intelligente camera’s die geluiden of bewegingen detecteren zijn alleen toegelaten als ze niet gekoppeld zijn aan een register of bestand van persoonsgegevens. De koppeling met zo’n register of bestand is alleen toegelaten voor politiediensten met het oog op nummerplaatherkenning.

• voor het overige gelden dezelfde regels als voor de plaatsing en het gebruik van vaste en tijdelijk vaste camera’s (zie boven).

Heeft een gefilmde persoon recht op toegang tot de beelden?

Ja. Elke gefilmde persoon heeft recht op toegang tot de beelden. Hij richt zijn verzoek aan de verantwoordelijke zoals voorgeschreven door de GDPR. Dat betekent dat je als verantwoordelijke verplicht bent om de nodige regelingen, mechanismen of procedures te voorzien die ervoor zorgen dat de gefilmde personen dit recht op toegang elektronisch, effectief en gemakkelijk kunnen uitoefenen

bv. verzoek via e-mail, één of twee personen op de personeelsdienst verantwoordelijk stellen om de verzoeken op te volgen, interne afspraken maken over de wijze waarop je inzage verleent.

Sinds de nieuwe camerawet moet het verzoek niet meer ‘gemotiveerd’ zijn, maar moet het wel voldoende gedetailleerde aanwijzingen bevatten, zodat je de betrokken beelden precies kan lokaliseren.

Bronnen:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016
• CAO nr. 68 van 16 juni 1998 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de camerabewaking op de arbeidsplaats
• Wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s, zoals laatst gewijzigd door de wet van 21 maart 2018, Staatsblad 16 april 2018.
• Kb van 8 mei 2018 betreffende de aangiften van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s en betreffende het register van de beeldverwerkingsactiviteiten van bewakingscamera’s, Staatsblad 23 mei 2018.
• Kb 8 mei 2018 tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 februari 2008 tot vaststelling van de wijze waarop wordt aangegeven dat er camerabewaking plaatsvindt, Staatsblad 1 juni 2018.