FAQ: woon-werkverkeer in PC 329.01

Elke werknemer heeft het recht om zelf te bepalen hoe hij naar het werk komt. Dat hoeft ook niet elke dag op dezelfde manier te zijn. Een werknemer heeft bijvoorbeeld het recht om met goed weer met de fiets te komen, en bij slecht weer met de trein.

Zoveel flexibiliteit voor een werknemer moet natuurlijk wel in een kader worden gegoten. Laat daarom je werknemer een verklaring op eer invullen, waarin hij de manier(en) waarop hij naar het werk wenst te komen, aangeeft. Is dat niet elke dag op dezelfde manier? Dan spreek je best met de werknemer af dat hij op het einde van de maand een gedetailleerd overzicht afgeeft of meedeelt van zijn wijze van woon-werkverkeer op de concrete data van die bepaalde maand. (Voor de gebruikers van werktijd.be: dit kan een werknemer via zijn account doen.)

Voor de verschillende manieren waarop een werknemer naar het werk kan komen, bestaan er verschillende verplichte tussenkomsten. Je vindt ze allemaal opgelijst in onderstaande tabel:

Hierboven in de tabel lees je de verplichte minimale tussenkomsten voor openbaar vervoersmiddelen. Je kunt tot maximum de volledige werkelijke prijs aan de werknemer die met het openbaar vervoer komt terugbetalen.

Komt de werknemer met de auto of de moto? Dan kun je tot maximum de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen betalen. Het actuele bedrag vind je hier.
Of dit écht gunstig is voor de werknemer is een andere vraag: de werknemer kan per jaar slechts 490 euro belastingvrij ontvangen voor zijn woon-werkverkeer met auto of moto (inkomstenjaar 2024), als de werknemer in zijn aangifte opteert voor het kostenforfait. Alles wat bovenop deze 490 euro gegeven wordt, zal belast worden zoals loon.

Bij een combinatie van verschillende vervoersmiddelen ben je verplicht om voor elk van deze vervoersmiddelen voor de juiste afstand een tussenkomst te betalen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een werknemer met zijn wagen naar het station rijdt, daar de trein neemt en in het station van aankomst een fiets neemt om naar de werkplek te rijden. Dan ben je als werkgever verplicht om zowel de minimale tussenkomst voor het autoverkeer te betalen als een derdebetalersovereenkomst met de NMBS te sluiten voor het treinabonnement én een fietsvergoeding voor de afgelegde kilometers.

Voor een combinatie van de trein met andere openbare vervoersmiddelen (bus/metro/tram), is er een specifieke regeling. Dan moet je een derdebetalersovereenkomst sluiten met de NMBS, waarbij je meteen een aanvullend abonnement kunt sluiten voor het andere openbare vervoersmiddel. Als lid van Sociare lees je meer informatie in de syllabus.

Je sluit op de site van de NMBS online een derdebetalersovereenkomst af. Dit wordt dan rechtstreeks aan de organisatie gefactureerd. De verdeling van de kostprijs? De werkgever neemt 80% voor z’n rekening, de overige 20% past de overheid bij.

De werknemer krijgt dan een bewijs waarmee hij in een NMBS-station een abonnement of een halftijdse treinkaart kan verkrijgen. Je kunt dit voor één maand, drie maanden of meteen voor een jaar afsluiten. Meer informatie lees je op de NMBS-website en in onze syllabus.

In PC 329.01 is een dergelijke derdebetalersregeling verplicht. De exacte bedragen die je moet terugbetalen, vind je in de tabel tussenkomst woon-werkverkeer PC 329.01.

Voor woon-werkverkeer dat te voet gebeurt, is er geen verplichte tussenkomst van de werkgever. Een ‘stapvergoeding’ bestaat dus niet.

Je mag wel een kilometervergoeding geven. Deze is wel onderworpen aan rsz-bijdragen. Voor de werknemer is er een belastingvrijstelling tot 490 euro per jaar (inkomstenjaar 2024), voor de totale tussenkomst voor privéverplaatsingsmiddelen, op voorwaarde dat hij in zijn belastingaangifte opteert voor het kostenforfait.

In de verklaring op eer wordt de afstand van de woon- of verblijfplaats naar het werk vastgelegd. Tip: vul deze verklaring op eer samen met de werknemer in. Zo kun je meteen in Google Maps of een ander kaartinstrument nagaan wat de correcte afstand is.

Je bent niet verplicht om de snelste of kortste route te hanteren. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een werknemer die met de fiets komt nét iets meer kilometers doet, omdat hij dan een veiligere, ‘groenere’ route heeft.

Het kan ook dat de werknemer dagelijks een omweg doet om bijvoorbeeld kinderen van school te halen of boodschappen te brengen aan een ouder familielid. Deze ‘normale omwegen’ maken deel uit van het woon-werktraject, en zal je als werkgever dus ook moeten vergoeden.

Er geldt een fiscale vrijstelling voor de terbeschikkingstelling door de werkgever van een bedrijfsfiets en toebehoren (met inbegrip van de onderhoud- en stallingskosten). Het is geen belastbaar voordeel, op voorwaarde dat de bedrijfsfiets (ook) gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen. Dat er ook privéverplaatsingen zijn, staat de fiscale vrijstelling niet in de weg.
Bijkomende vereiste sinds 2024 is dat de werknemers in hun aangifte personenbelasting hebben gekozen voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets is ook cumuleerbaar met het geven van een fietsvergoeding. Je kunt dus als werkgever voor werknemers die met de bedrijfsfiets naar het werk komen, een fietsvergoeding geven van 0,35 euro per effectief afgelegde kilometer (bedrag vanaf 1 januari 2024).

De RSZ sluit zich eindelijk aan bij de fiscale interpretatie. Als je een fiets ter beschikking stelt die (ook) dient voor ‘zuivere’ privéverplaatsingen, beschouwde de RSZ dat tot voor kort als een voordeel in natura waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn. De bedrijfsfiets was alleen vrijgesteld als de werknemer hem enkel gebruikt voor dienstverplaatsingen en/of voor woon-werkverkeer. Voortaan zijn RSZ en fiscus dus wel dezelfde mening toegedaan: je kunt een bedrijfsfiets aan werknemers ter beschikking stellen, vrij van fiscale en sociale bijdragen, zolang de werknemer de fiets regelmatig gebruikt voor woon-werkverkeer.

Je kunt hiervoor bijkomend een fietsvergoeding geven, maar je bent dit niet verplicht.

Dienstverplaatsingen met een bedrijfsfiets? Hiervoor mag je geen fietsvergoeding geven.

Tip: Je maakt best in een policy duidelijke afspraken over het gebruik van de bedrijfsfiets.