FAQ: woon-werkverkeer in PC 329.01

Alle werknemers hebben het recht om zelf te bepalen hoe ze naar het werk komen. Dat hoeft ook niet elke dag op dezelfde manier te zijn. Een werknemer heeft bijvoorbeeld het recht om met goed weer met de fiets te komen, en bij slecht weer met de trein.

Zoveel flexibiliteit voor een werknemer moet natuurlijk wel in een kader worden gegoten. Laat je werknemers daarom een verklaring op eer invullen, waarin ze de manier(en) waarop ze naar het werk wensen te komen, aangeven. Is dat niet elke dag op dezelfde manier? Dan spreek je het best af dat je werknemer op het einde van de maand een gedetailleerd overzicht afgeeft of meedeelt van het woon-werkverkeer op de concrete data van die bepaalde maand. (Voor de gebruikers van werktijd.be: dit kan een werknemer via de eigen account doen.)

Voor de verschillende manieren waarop een werknemer naar het werk kan komen, bestaan er verschillende verplichte tussenkomsten. Je vindt ze allemaal opgelijst in onderstaande tabel:

Hierboven in de tabel lees je de verplichte minimale tussenkomsten voor openbaar vervoersmiddelen. Je kunt tot maximum de volledige werkelijke prijs aan de werknemer die met het openbaar vervoer komt terugbetalen.

Komt de werknemer met de auto of de moto? Dan kun je tot maximum de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen betalen. Het actuele bedrag vind je hier. Of dit écht gunstig is voor de werknemer is een andere vraag: de werknemer kan per jaar slechts 500 euro belastingvrij ontvangen voor woon-werkverkeer met auto of moto (inkomstenjaar 2025), als de werknemer in de aangifte opteert voor het kostenforfait. Alles wat bovenop dit bedrag gegeven wordt, zal belast worden zoals loon.

Bij een combinatie van verschillende vervoersmiddelen ben je verplicht om voor elk van deze vervoersmiddelen voor de juiste afstand een tussenkomst te betalen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je werknemer met de wagen naar het station rijdt, daar de trein neemt en in het station van aankomst een fiets neemt om naar de werkplek te rijden. Dan ben je verplicht om zowel de minimale tussenkomst voor het autoverkeer te betalen als een derdebetalersovereenkomst met de NMBS te sluiten voor het treinabonnement én een fietsvergoeding voor de afgelegde kilometers.

Voor een combinatie van de trein met andere openbare vervoersmiddelen (bus/metro/tram), is er een specifieke regeling. Dan moet je een derdebetalersovereenkomst sluiten met de NMBS, waarbij je meteen een aanvullend abonnement kan sluiten voor het andere openbare vervoersmiddel. Als lid van Sociare lees je meer informatie in de syllabus.

Je sluit op de site van de NMBS online een derdebetalersovereenkomst af. De NMBS factureert dan rechtstreeks aan de organisatie. De verdeling van de kostprijs? De werkgever neemt 80% voor z’n rekening, de overige 20% past de overheid bij.

Je werknemers krijgen dan een bewijs waarmee ze in een NMBS-station een abonnement of een halftijdse treinkaart kunnen verkrijgen. Je kan dit voor één maand, drie maanden of meteen voor een jaar afsluiten. Meer informatie lees je op de NMBS-website en in onze syllabus.

In PC 329.01 is een dergelijke derdebetalersregeling verplicht. De exacte bedragen die je moet terugbetalen, vind je in de tabel tussenkomst woon-werkverkeer PC 329.01.

Voor woon-werkverkeer dat te voet gebeurt, is er geen verplichte tussenkomst van de werkgever. Een ‘stapvergoeding’ bestaat dus niet.

Je mag wel een kilometervergoeding geven. Deze is wel onderworpen aan rsz-bijdragen. Voor de werknemer is er een belastingvrijstelling tot 500 euro per jaar (inkomstenjaar 2025) voor de totale tussenkomst voor privéverplaatsingsmiddelen, op voorwaarde dat je werknemer in de belastingaangifte opteert voor het kostenforfait.

In de verklaring op eer wordt de afstand van de woon- of verblijfplaats naar het werk vastgelegd. Tip: vul deze verklaring op eer samen met de werknemer in. Zo kan je meteen in Google Maps of een ander kaartinstrument nagaan wat de correcte afstand is.

Je bent niet verplicht om de snelste of kortste route te hanteren. Je kan bijvoorbeeld afspreken dat een werknemer die met de fiets komt nét iets meer kilometers doet, omdat de om een veiligere of ‘groenere’ route gaat.

Het kan ook dat de werknemer dagelijks een omweg doet om bijvoorbeeld kinderen van school te halen of boodschappen te brengen aan een ouder familielid. Deze ‘normale omwegen’ maken deel uit van het woon-werktraject, en zal je als werkgever dus ook moeten vergoeden.

Werknemers die met de fiets naar het werk komen of een dienstverplaatsing uitvoeren, krijgen een fietsvergoeding.

Bij woon-werkverkeer met de fiets zijn werknemers onder Paritair Comité 329.01 verplicht om de maximaal vrijgestelde fietsvergoeding toe te kennen.

Vanaf 1 januari 2025 is de maximaal fiscaal vrijgestelde vergoeding voor woon-werkverplaatsingen met de fiets verhoogd (van 0,35) naar 0,36 euro per kilometer.

Vanaf 2024 werd er een plafond ingesteld voor fiscale vrijstelling. Het gaat hierbij om een (jaarlijks geïndexeerd) bedrag. Voor het inkomstenjaar 2025 gaat het om 3.610 euro.

Om misbruiken te voorkomen, is de fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer vanaf vorig jaar alleen nog fiscaal vrijgesteld bij werknemers die in hun belastingaangifte kiezen voor de forfaitaire aftrek van hun beroepskosten.

Je vraagt de werknemers naar hun keuze via een verklaring op eer.

Kiezen voor de forfaitaire aftrek door de werknemer is nu ook vereist voor de vrijstelling wanneer je een fiets ter beschikking stelt voor je werknemers (vaak via een cafetariaplan of een mobiliteitsplan). Tot nu toe was het voldoende om aan te tonen dat de fiets wordt gebruikt voor woon-werkverkeer of een deel daarvan.

Werknemers die via hun werkgever een fiets kunnen bestellen en die ook voor woon-werkverkeer gebruiken kunnen de kost van deze fiets alleen nog vrijstellen van belastingen en bijdragen voor de sociale zekerheid wanneer ze niet hun werkelijke kosten bewijzen in de belastingaangifte. Om dit te kunnen controleren op niveau van de belastingaangifte van de werknemer is het vanaf inkomstenjaar 2024 verplicht om zowel het bedrag van de fietsvergoeding als de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets te rapporteren op de fiche 281.10.

Er geldt een fiscale vrijstelling voor de terbeschikkingstelling door de werkgever van een bedrijfsfiets en toebehoren (met inbegrip van de onderhoud- en stallingskosten). Het is geen belastbaar voordeel, op voorwaarde dat de bedrijfsfiets (ook) gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen. Dat er ook privéverplaatsingen zijn, staat de fiscale vrijstelling niet in de weg.
Bijkomende vereiste sinds 2024 is dat de werknemers bij de aangifte personenbelasting hebben gekozen voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets is ook cumuleerbaar met het geven van een fietsvergoeding. Je kan dus voor werknemers die met de bedrijfsfiets naar het werk komen, een fietsvergoeding geven tot het door de fiscus en RSZ aanvaarde maximumbedrag, wanneer de werknemer de fiets ook daadwerkelijk gebruikt voor woon-werkverkeer.

Je kan hiervoor bijkomend een fietsvergoeding geven, maar je bent dit niet verplicht.

Dienstverplaatsingen met een bedrijfsfiets? Hiervoor mag je geen fietsvergoeding geven.

Tip: Je maakt best in een policy duidelijke afspraken over het gebruik van de bedrijfsfiets.