Verplichte controle uittreksel strafregister 'goed en zedelijk gedrag' voor nieuwe medewerkers in bepaalde jeugdsectoren

Het gaat om organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding aan minderjarigen.

Die organisaties controleren bij de aanstelling van elke nieuwe medewerker en voor elke medewerker die een gewijzigde activiteit zal uitvoeren, het goed en zedelijk gedrag van de betrokkene, dat minstens een onberispelijk gedrag in de omgang met minderjarigen inhoudt.

Daartoe bezorgt de betrokken medewerker aan de organisatie een uittreksel uit het strafregister van maximaal één maand oud, of een gelijkwaardig document, verleend door een andere lidstaat van de Europese Unie of door een daarmee gelijkgestelde staat.

De controle mag pas worden uitgevoerd als de volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:

1. de activiteit die de medewerker voor de organisatie zal uitvoeren valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen
2. de medewerker zal in het kader van de activiteit op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen
3. de medewerker is een meerderjarige persoon op het ogenblik van de aanstelling
4. de medewerker wordt aangesteld door middel van een overeenkomst, een benoeming of als vrijwilliger. Voor vrijwilligers in het jeugdwerk werd een uitzondering gemaakt, waardoor zij vrijgesteld worden van deze verplichting.

Bij de controle van het uittreksel uit het strafregister mag rekening worden gehouden met de volgende elementen:

1. contextuele gegevens
2. het tijdsverloop sinds een mogelijke veroordeling
3. het feit of het gaat om een veroordeling wegens feiten gepleegd ten aanzien van een minderjarige
4. andere elementen die de organisatie, die de medewerker aanstelt, relevant acht.

De betrokken organisaties kunnen, met het oog op de bescherming van minderjarigen, de volgende persoonsgegevens verwerken:

• de identificatiegegevens die vermeld worden op het uittreksel uit het strafregister,
• de veroordelingen die vermeld worden op het uittreksel uit het strafregister.

De verwerking van de persoonsgegevens beperkt zich tot de toegelaten controles zoals hiervoor vermeld.

De organisatie moet als verwerkingsverantwoordelijke zorgen voor een correcte verwerking van deze persoonsgegevens conform de GDPR-regels.

De uittreksels uit het strafregister worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de controle en worden vernietigd nadat de definitieve beslissing omtrent de aanstelling van de medewerker is genomen of, nadat de controle van het uittreksel uit het strafregister is voltooid en er het gepaste gevolg aan gegeven is.

De organisaties nemen de passende maatregelen met het oog op transparantie ten aanzien van de betrokkenen. Concreet betekent dit o.m. dat je deze verwerking moet opnemen in je privacyverklaring (voor werknemers, sollicitanten en vrijwilligers). Denk er ook aan om deze verwerking mee op te nemen in je register van verwerkingsactiviteiten.

Omdat het hier gaat om een verwerking van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke inbreuken, moet er rekening worden gehouden met volgende specifieke bepalingen:

• De organisatie moet een lijst opstellen van de categorieën van personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, met een beschrijving van hun hoedanigheid ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens. Deze lijst wordt ter beschikking gehouden van de gegevensbeschermingsautoriteit.
  
  
• De organisatie moet ervoor zorgen dat de aangewezen personen door een wettelijke of statutaire verplichting, of door een evenwaardige contractuele bepaling, ertoe gehouden zijn het vertrouwelijke karakter van de betrokken gegevens in acht te nemen.

Op de website van de Ambrassade kan je nog meer informatie lezen en vind je een draaiboek voor de toepassing van deze regelgeving in de praktijk:

Specifiek voor de sportsector kan je uitgebreide informatie terugvinden op de website van de Vlaamse Sportfederatie, samen met een draaiboek en stappenplan:

• 3 JUNI 2022. - Decreet houdende de verplichting voor bepaalde organisaties om een uittreksel uit het strafregister als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers
• 15 juli 2022 - Besluit van de Vlaamse regering