Nieuwe wet over private opsporing: wat je moet weten als werkgever

Je valt als werkgever onder het toepassingsgebied van de wet wanneer:

- je beroep doet op een externe onderneming voor private opsporing;
- je beroep doet op een interne dienst voor private opsporing in de onderneming;
- in geval van incidentele interne onderzoeken naar werknemers, ook zonder formele opsporingsdienst.

In de eerste twee gevallen zijn alle bepalingen van de wet van toepassing. Dit betekent onder meer dat de externe partner of de interne dienst een vergunning, identificatiekaarten en een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) moet hebben. Maar ook zonder externe of interne private opsporingsdienst is de wet relevant.

In het derde geval, wanneer de HR-afdeling af en toe een ‘incidentenonderzoek’ uitvoert, valt de dienst niet automatisch onder het begrip ‘interne dienst voor private opsporing’. In die gevallen is er geen vergunning nodig en de HR-medewerker die het onderzoek voert moet geen identificatiekaart hebben.

Hou er wel rekening mee dat alle natuurlijke personen in de organisatie die de opdracht hebben om een onderzoek uit te voeren aan een aantal voorwaarden moeten voldoen. Ze moeten onder andere een blanco strafblad hebben, mogen geen onverenigbaar mandaat uitvoeren, moeten minstens 21 jaar oud zijn en voldoen aan een gewenst profiel (waaronder respect hebben voor mensenrechten, incasseringsvermogen hebben, …).

De wet geeft geen definitie van het begrip ‘incidentenonderzoek’. Op basis van de voorbereidende documenten van de wetgeving kunnen we ervan uitgaan dat hiermee onderzoeken bedoeld worden nadat een strafbaar feit is vastgesteld of wordt vermoed. Het gaat dan onder andere over de analyse van camerabeelden, toegangscontrolegegevens opvragen en onderzoeken, elektrische sloten of badgelezers uitlezen, collega’s ondervragen, …

De overige regels in verband met de private opsporing moet je volgens de letter van de wet wel naleven, ook bij een incidentenonderzoek. Het is niet duidelijk of dit de bedoeling was van de wetgever. In afwachting van meer duidelijkheid raden we aan om deze regels na te leven.

De wet sluit een aantal functies en activiteiten expliciet uit van het toepassingsgebied. Het gaat onder andere om de beroepen van notaris, advocaat, gerechtsdeurwaarder, journalist en bedrijfsrevisor.

Daarnaast vallen activiteiten die worden uitgevoerd in het kader van wettelijke verplichtingen niet onder deze wet. Bij de arbeidsrelatie gaat het dan onder andere om:

• het onderzoek van de preventieadviseur in het licht van de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• de onderzoeken ten gevolge van de klokkenluidersregeling.

Intern reglement voor private opsporing

Wil je als werkgever beroep doen op een privaat onderzoek op de werkvloer dan moet je werknemers op voorhand informeren over deze mogelijkheid. Dat moet gebeuren via een intern reglement.

In dit reglement moet je de regels opnemen over de toelating om een private opsporing uit te voeren en het reglement moet op uitdrukkelijke en transparante manier de regels bevatten rond private onderzoeken op de werkvloer.

De wetgeving bepaalt niet in welke vorm je dit intern reglement moet opmaken. Het kan dus in het arbeidsreglement, een cao, een bijlage aan de arbeidsovereenkomst of in een aparte policy. Omwille van de flexibiliteit neem je het reglement het best op in een policy.

De verplichting om een intern reglement op te stellen geldt niet meteen. Je hebt hiervoor nog tijd tot 16 december 2026 . Heb je na deze datum geen intern reglement, dan zal je geen rechtsgeldig beroep meer kunnen doen op het privaat onderzoek.

Sociare werkt aan een model van intern reglement voor haar leden.
Update juli 2026: Aangezien er nog veel onduidelijkheden zijn rond de toepassing van de wet private opsporing in de arbeidsrelatie voorzien we momenteel nog geen model van intern reglement. Zodra er meer duidelijkheid is berichten we verder hierover.

Reglementering opsporingshandelingen

Bepaalde onderzoekshandelingen zijn verboden, waaronder observaties op privacygevoelige plaatsen, provocatie, listen, infiltratie, locatiebepalende middelen bij observatie, onderzoeksdaden zonder schriftelijke toestemming wanneer dat vereist is volgens de wet, …

De wet verbiedt op straffe van nietigheid onderzoek naar bepaalde gevoelige domeinen zoals politieke opvattingen, religieuze, filosofische of levensbeschouwelijke overtuiging, betrokkenheid of lidmaatschap van een vakbond, genetische en biometrische gegevens, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, gezondheidsgegevens, raciale of etnische afkomst, …

Andere opsporingshandelingen zijn strikt gereglementeerd, waaronder interviews, confrontaties, observaties, enz.

Over interviews afnemen bepaalt de wet dat dit alleen mag plaatsvinden als de betrokkene voorafgaand toestemming heeft gegeven aan de private onderzoeker. De private onderzoeker moet de werknemer daartoe vooraf ook een hele reeks informatie geven (redenen voor het interview, de confrontatie of reconstructie, het recht om geen vragen te beantwoorden, enz.).

Er moet ook altijd een schriftelijk verslag worden opgemaakt van het interview. Het verslag moet worden ondertekend door de onderzoeker en de geïnterviewde. Wanneer een interview wordt opgenomen heeft de geïnterviewde het recht om een kosteloze kopie van die opname te ontvangen.

Administratieve verplichtingen opsporingsonderzoek

Voor de start van het onderzoek moeten opdrachtgever en opdrachtnemer een onderzoeksopdrachtdocument opstellen en ondertekenen. Dit document moet een nauwkeurige beschrijving van de opdracht bevatten en het legitiem doel van de opdrachtgever. Beide partijen ontvangen een kopie van dit document.

Het onderzoeksopdrachtdocument moet niet worden opgesteld in geval van een incidentenonderzoek door een werknemer van de opdrachtgever. In die gevallen moet de private onderzoeker (werknemer) wel een opdrachtenregister bijhouden. Daarin moet de werknemer onder andere een precieze omschrijving van de opdracht opnemen en de begin- en einddatum van het onderzoek. Dit register moet je 5 jaar bijhouden.

Tijdens de duurtijd van het onderzoek moet er altijd een onderzoeksdossier worden bijgehouden. Dit dossier bevat onder meer een chronologisch overzicht van alle verrichte handelingen.

Uiterlijk een maand na de laatste onderzoekshandeling moet de private onderzoeker een schriftelijk onderzoeksrapport (eindrapport) overmaken aan de opdrachtgever(/werkgever).

De informatie die tijdens het onderzoek is verzameld, mag alleen worden bewaard in het onderzoeksdossier door de onderneming of de interne dienst voor private opsporing.

Werkgevers moeten dan binnen 30 dagen na ontvangst van het eindrapport beslissen of ze hier al dan niet “gevolg aan willen geven”. De werkgever deelt zijn of haar beslissing schriftelijk mee aan de onderneming voor privaat onderzoek of de interne onderzoeksdienst.

Let wel, de driedagentermijn voor een ontslag om dringende reden blijft van toepassing.

Transparantieverplichting

Wil de werkgever geen gebruik maken van de informatie, dan moeten het onderzoeksrapport en de informatie daarin onmiddellijk worden vernietigd.

Als de werkgever van plan is gevolg te geven aan het eindrapport en/of de daarin verwerkte persoonsgegevens, dan moet de onderneming voor private opsporing of de interne onderzoeksdienst de betrokkene en elke andere identificeerbare persoon ten aanzien van wie in het eindrapport persoonsgegevens zijn verwerkt schriftelijk op de hoogte brengen van volgende informatie:

• de identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke of van zijn vertegenwoordiger;
• de aard en het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens;
• de begin- en einddatum van de private opsporing;
• het bestaan van het recht tot kosteloze inzage en aanvulling, verbetering of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens die over hen gaan en de nadere regels waaronder dit recht kan worden uitgeoefend.

De werkgever mag de informatie niet gebruiken zolang de betrokkene of een andere identificeerbare persoon zijn rechten niet heeft kunnen uitoefenen.

Je moet uiteraard ook alle andere GDPR-verplichtingen naleven bij het verwerken van persoonsgegevens.

De controle op de naleving van de wet gebeurt zowel door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), wanneer de overtreding betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens, als door de politiediensten en specifieke inspecteurs.

Werkgevers die de wet niet naleven riskeren administratieve sancties:

• een waarschuwing;
• een minnelijke schikking;
• een administratieve geldboete van 100 tot 25 000 EUR, te verhogen in geval van herhaling.

Rechters hebben ook een controlebevoegdheid wanneer ze in het kader van een gerechtelijke procedure de resultaten van een private opsporing ontvangen. Ze moeten dan nagaan of deze in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zijn verkregen en ze beoordelen zelf de bewijskracht ervan.

Een aantal bepalingen van de wet zijn voorgeschreven op straffe van nietigheid (bijvoorbeeld verboden onderzoeksdomeinen onderzoeken, niet toegelaten onderzoeksmethoden gebruiken). Bewijs verkregen in strijd met deze bepalingen is onwettig en de rechter moet dit ambtshalve weren.

Wet 8 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, Belgisch Staatsblad 6 december 2024