Een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen: kan dat?
Kan je een contract dat je afsluit met een nieuwe werknemer digitaal laten ondertekenen? Het antwoord is ja, maar zijn enkele voorwaarden die moeten worden nageleefd.
Een arbeidsovereenkomst digitaal laten ondertekenen: waar moet je op letten?
Een contract afsluiten met een werknemer en dat digitaal laten ondertekenen? Dan spreken we van een elektronische ondertekening.
Om geldig te zijn, moet die elektronische ondertekening ‘gekwalificeerd’ zijn.
- Een handtekening via eID is bijvoorbeeld een gekwalificeerde elektronische handtekening.
- Maar ook via een app als itsme® is dit het geval.
- Een handtekening gezet op een papier en dan ingescand en doorgestuurd? Dat voldoet niet aan deze vereisten.
Bijkomende voorwaarde: elektronisch archiveren
Een bijkomende voorwaarde is dat je de elektronische arbeidsovereenkomst toevertrouwt aan een erkende elektronische archiveringsdienst. Over deze verplichting bestaat er nog onduidelijkheid: voorlopig zijn er geen erkende elektronische archiveringsdiensten. Hierdoor kun je als werkgever zelf het bewaren van de elektronische arbeidsovereenkomsten uitvoeren, onder volgende voorwaarden:
- De werknemer moet altijd toegang hebben tot de overeenkomst
- De arbeidsovereenkomst moet steeds beschikbaar zijn bij een eventuele inspectie
- De overeenkomst moet – net zoals arbeidsovereenkomsten op papier – tot 5 jaar na afloop van de dienstbetrekking bewaard worden. Als je voormalige werknemer nadien de arbeidsovereenkomst verder wil laten bewaren, wordt de bewaring verder gezet door Sigedis.
Anderen lazen ook dit:
Rechtspraak: start arbeidsovereenkomst primeert op start anciënniteit
Het hof van Cassatie bevestigt met een recente uitspraak duidelijk dat je voor de berekening van de opzegtermijn rekening moet houden met de startdatum van de laatst lopende arbeidsovereenkomst, waardoor je de overgangsregeling (“dubbele foto”) niet moet toepassen.
De anciënniteit van de vroegere overeenkomst (bij een werkgever die bij dezelfde groep hoort) moet je meenemen, maar volgens de regels van de laatste overeenkomst. Je mag er niet van uitgaan dat de laatste arbeidsovereenkomst een fictieve datum in het verleden creëert.
Verplichte controle uittreksel strafregister 'goed en zedelijk gedrag' voor nieuwe medewerkers in bepaalde jeugdsectoren
De Vlaamse Regering legt aan bepaalde organisaties de verplichting op om aan de hand van een uittreksel uit het strafregister het goed en zedelijk gedrag van nieuwe medewerkers te controleren.
Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?
Doe net als +900 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!