Een fiets leasen: wat je moet weten als werkgever

Voordeel 1: géén rsz-bijdragen of belasting verschuldigd op dit voordeel

Wanneer je via fietsleasing een bedrijfsfiets aan je werknemers ter beschikking stelt, ontvangen zij een (privé)voordeel via de arbeidsrelatie (ook voordeel van alle aard (vaa) of naturavoordeel genoemd). Dit privévoordeel zou normaal gezien geraamd moeten worden op basis van de werkelijke waarde en vormt een loon waarop je rsz-bijdragen betaalt en waarop rsz-bijdragen en belastingen verschuldigd zijn ten laste van de werknemer.

Dat is niet het geval wanneer de werknemer de bedrijfsfiets daadwerkelijk voor woon-werkverkeer gebruikt. In dat geval zijn er helemaal geen sociale of fiscale bijdragen verschuldigd. De werknemer mag de fiets - aanvullend aan het woon-werkverkeer of professioneel gebruik - ook verder privé gebruiken.

Een circulaire van 2024 verduidelijkt dat deze fiscale vrijstelling enkel geldt wanneer de werknemer in de personenbelasting niet de werkelijke kosten bewijst. De fiscus wil namelijk voorkomen dat werknemers dubbel profiteren: enerzijds door gebruik te maken van de fiscale vrijstelling en anderzijds door de fietskosten op te nemen in de werkelijke beroepskosten.

Voordeel 2: je bespaart op je kosten aan woon-werkverkeer

Komt een werknemer met de bedrijfsfiets naar het werk? Dan mag je een fietsvergoeding van 0,37 euro per kilometer geven, maar is dit geen verplichting. Je kunt ook een lager bedrag uitbetalen, of eenvoudigweg geen fietsvergoeding, omdat de werknemer al een bedrijfsfiets ter beschikking gesteld krijgt.

Let op: In het geval van een fietsplan waarbij gebruikt gemaakt wordt van de omzetting van (een deel van) de eindejaarspremie, is de fietsvergoeding wel verschuldigd.

Een werknemer die met de fiets naar het werk komt, heeft ook geen nood meer aan een trein- of busabonnement, of aan een vergoeding voor de afgelegde kilometers woon-werkverkeer met de eigen wagen.

Ook wanneer de werknemer de helft van de tijd met de bedrijfsfiets naar het werk trapt, kun je besparen: in dit geval kan het lonen om het treinabonnement te beperken tot een halftijds treinabonnement.

Voordeel 3: tevreden werknemers, tevreden werkgever

De voordelen zijn legio:

• werknemers zijn gezonder en fitter :)
• je zet jezelf in de markt als een aantrekkelijke werkgever
• de fiets kan op maat gekozen worden door de werknemer: voor de ene een sportieve fiets, voor de andere een elektrische fiets met trapondersteuning,...

Aandachtspunt 1: goede afspraken maken goede vrienden

Bij de terbeschikkingstelling van een fiets valt heel wat te regelen. Zeker wanneer het gaat om een wat duurder exemplaar, zoals een elektrische fiets of een speed pedelec.

Een aantal afspraken die je best op voorhand maakt:

• Wie staat er in voor het onderhoud van de fiets?
• Welke 'procedure' volg je wanneer er iets stuk is aan de fiets?
• Mag de werknemer de elektrische fiets opladen op het werk?
• Mogen gezinsleden van de werknemer de fiets ook gebruiken?
• Wordt er een fietsvergoeding betaald voor het woon-werkverkeer?
• Wat bij het einde van de arbeidsovereenkomst?
• ...

Je legt deze en andere afspraken vast in een fietspolicy, of in een individuele overeenkomst met de werknemer.

Aandachtspunt 2: betaalt de werknemer een eigen bijdrage?

Soms heb je niet de financiële ruimte om werknemers een extra loonvoordeel aan te bieden. Je kunt dan alsnog kiezen voor een fietsleasing, wanneer de werknemer bereid is om (een deel van) de kosten op zich te nemen.

In de praktijk gebeurt dit via een eigen bijdrage, die via de maandelijkse loonafrekening zal gebeuren.

• Werk je met minimale loonbarema's? Dan zal de eigen bijdrage niet in mindering gebracht kunnen worden van het brutoloon van de werknemer - een zogenaamde brutoloonruil. Het is immers zo dat deze minimale barema's moeten gerespecteerd worden, en dat je - ook al is de werknemer akkoord - het brutoloon niet kunt verminderen met de eigen bijdrage. Die sectorale cao's bevatten immers de minimale verplichtingen. Of een deel van het brutomaandloon kan omgezet worden naar een budget voor een leasefiets, is afhankelijk van hoeveel je boven het minimumloon betaalt. Mogelijks kan er geen of niet voldoende budget worden vrijgemaakt (bij elke werknemer).
• Ben je niet verplicht om barema's na te leven? Dan kun je wel kiezen voor zo'n brutoloonruil. Je moet je dan enkel houden aan het minimumloon.
• Als alternatief voor een brutoloonruil kun je ook kiezen voor een nettoloonruil. De werknemer offert dan een deel van het nettoloon op in ruil voor het voordeel van de fiets. Ook dit gebeurt via de maandelijkse loonafrekening. Dit is uiteraard minder interessant voor de werknemer, aangezien zij hierbij maandelijks minder nettoloon dus zullen overhouden.
• Kan je de eindejaarspremie omzetten in een fietsplan? Vanaf de eindejaarspremie 2026 wordt het mogelijk voor organisaties in PC 329.01 die voor hun algemene werking gesubsidieerd worden door de Vlaamse overheid op basis van bepaalde decreten en besluiten om aan je werknemers een fiets aan te bieden in ruil voor hun eindejaarspremie, of voor een deel daarvan. Dat komt door een aanpassing aan de cao’s eindejaarspremie. De regeling is verder uitgewerkt in een sectorale cao van 26 februari 2026 die de fietsmobiliteit ondersteunt. Je leest er meer over in dit artikel. Als je als organisatie niet onder een sectorale cao eindejaarspremie valt, dien je na te gaan op welke wijze de eindejaarspremie werd ingevoerd binnen je organisatie. Afhankelijk hiervan kan je de eindejaarspremie eveneens omzetten in een fietsplan.

Aandachtspunt 3: wat met dienstverplaatsingen en de fietsvergoeding?

Handig, als de werknemer de dienstverplaatsingen ook ineens kan doen met een bedrijfsfiets! Let wel op: voor deze dienstverplaatsingen is het uit den boze om een fietsvergoeding te geven. Dit mag niet. De vergoeding mag alleen toegekend worden als de fiets of eigendom is van de werknemer.

Enkel bij verplaatsingen in het kader van woon-werkverkeer heb je de keuze om al dan niet een fietsvergoeding te geven. Let op: In het geval van een fietsplan waarbij gebruikt gemaakt wordt van de omzetting van (een deel van) de eindejaarspremie, is de fietsvergoeding wel verschuldigd.

Aandachtspunt 4: voordeel bedrijfsfiets vermelden op fiscale fiche 281.10

Zowel de fietsvergoeding als het voordeel van alle aard (vaa) moeten op de fiscale fiche vermeld worden, ongeacht of de werknemer zijn werkelijke kosten bewijst. Op deze manier heeft de overheid meteen de juiste gegevens om dit voordeel te kunnen belasten.

Het vaa van een bedrijfsfiets die geleased wordt, kan je opvragen bij de leasingmaatschappij.

Aarzel zeker niet om Sociare te contacteren!