Betaald educatief verlof: wat en hoe?

• Alle werknemers uit de privésector die tewerkgesteld zijn bij een vestigingseenheid in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kunnen principieel gebruik maken van het betaald educatief verlof.
• Tewerkgesteld in Vlaanderen? Dan zal de werknemer mogelijks beroep kunnen doen op het Vlaams opleidingsverlof.
• De tewerkstellingsplaats die op de DmfA wordt aangegeven zal van tel zijn. De woonplaats van de werknemer is niet van belang, waar de opleiding plaatsvindt evenmin.
• Een werknemer met een tewerkstellingspercentage vanaf 25% heeft recht op betaald educatief verlof (BEV).
  Bij samenloop van meerdere deeltijdse contracten bij verschillende werkgevers, mag je de uren samentellen om na te gaan of de werknemer aan de minimumarbeidsduur voldoet, op voorwaarde dat de werknemer bij de verschillende werkgevers wel in hetzelfde Gewest aan de slag is.

De opleiding die de werknemer volgt, moet niet per sé iets te maken hebben met de uitgeoefende functie. Je boekhouder kan een opleiding leerlooierij volgen, je administratief medewerker een cursus Spaans en de poetshulp een professionele bachelor in de Scheikunde.

Erkende opleidingen van minimum 32 lesuren (uitz. voor mentoropleidingen) in fysieke aanwezigheid gegeven, geven recht op betaald educatief verlof.

Er zijn twee types van erkende opleidingen:

• Beroepsopleiding: bijvoorbeeld: de sectorale opleidingen erkend door een beslissing van het bevoegde paritair comité, bv. de Basiscursus 329 van Sociare; opleidingen in het kader van het volwassenenonderwijs; opleidingen in het hoger onderwijs die leiden naar de graad van bachelor of master (ook aanvullend); opleidingen voor een knelpuntberoep georganiseerd door VDAB of Actiris; de opleidingen tot mentor die in aanmerking komen voor de doelgroepvermindering voor mentors verstrekt door bv. VIVO;…
• Algemene opleiding: georganiseerd door vakbonden; erkend door erkenningscommissie

Als werkgever ga je dus na of de door de werknemer gevolgde opleiding in aanmerking komt voor betaald educatief verlof. Opleidingen die niet in aanmerking komen, geven namelijk geen recht op (gedeeltelijke) terugbetaling van de betaalde lonen en de bijhorende sociale bijdragen (zie verder).

Je vindt een overzicht van erkende (en expliciet uitgesloten) opleidingen hier terug.

Een werknemer schrijft zichzelf in voor een bepaalde opleiding bij een erkende opleidingsverstrekker en overhandigt je een attest van inschrijving.

Voor deze overhandiging gelden bepaalde deadlines:

• Opleiding per schooljaar georganiseerd: voor 31 oktober
• Opleiding niet per schooljaar: binnen 15 dagen na inschrijving
• Verandering van werkgever: binnen 15 dagen na indiensttreding

Is de werknemer vrijgesteld voor een aantal uren van de cursus, dan zal dit ook vermeld staan op het attest van inschrijving. Je vermindert het aantal uren cursus van de opleiding met het aantal vrijgestelde uren.

Schrijft de werknemer zich laattijdig in voor de cursus, dan mag je het recht verminderen met een percentage dat de verhouding uitdrukt tussen het aantal uren cursus die al gegeven zijn op de dag van de inschrijving en het theoretisch aantal lesuren dat de cursist moet volgen. Dat is echter geen verplichting. Je kan de werknemer ook gewoon zijn volledige rechten laten nemen. Je kunt op het attest van inschrijving aflezen hoeveel uren van de cursus nog overblijven.

Bereken vervolgens samen met de werknemer het aantal uren betaald educatief verlof waar hij recht op heeft. Het kan geen kwaad de werknemer er op te wijzen dat er enkel BEV kan opgenomen worden voor effectief gevolgde lesuren.

Het aantal uren betaald educatief verlof waar de werknemer recht op heeft, hangt af van de effectieve aanwezigheid op de opleiding. Het aantal uren stemt overeen met het aantal gevolgde uren.

Bovendien mag het betaald educatief verlof een bepaald maximum per schooljaar niet overschrijden. De maxima voor een voltijdse werknemer vind je terug op de website van het Brussels Gewest.

Enkel voor de effectief gevolgde lesuren heeft de werknemer recht op betaald educatief verlof. De uren van afwezigheid komen dus niet in aanmerking voor het bepalen van het aantal uren betaald educatief verlof waar de werknemer recht op heeft. Deze regel geldt ook wanneer de werknemer gerechtvaardigd afwezig was, bijvoorbeeld door ziekte of omdat aanwezigheid op de werkvloer vereist was.

Je controleert dit op basis van het attest van nauwgezetheid dat een werknemer op het einde van de opleiding – of bij langere opleidingen elke drie maanden – ontvangt van de opleidingsinstelling en aan jou doorspeelt. Geen attest ontvangen? Je mag verdere opname van educatief verlof weigeren.

Dit attest is belangrijk, want je zal maar een tussenkomst van het bevoegde gewest kunnen krijgen wanneer je kunt bewijzen dat een werknemer de uren effectief gevolgd heeft.

Deeltijdse werknemers hebben recht op betaald educatief verlof in verhouding tot hun arbeidsstelsel. Het aantal uren betaald educatief verlof waar een voltijdse werknemer recht op heeft, vermenigvuldig je dus met de tewerkstellingsbreuk. Dit geldt ook voor het maximum aantal uren BEV dat een werknemer per schooljaar kan opnemen.

Bijvoorbeeld: een werknemer werkt 32 uur per week. Voltijdse arbeidsduur: 38 uur. Aantal effectief gevolgde lesuren van een beroepsopleiding = 76 uur. Bijgevolg: aantal uren betaald educatief verlof: 76 x 32/38= 64 uur.

De tewerkstellingsbreuk, zoals vermeld in de DmfA van de maand september van het opleidingsjaar (of van de maand van het begin van de opleiding als de maand september geen recht geeft) bepaalt het aantal uren betaald educatief verlof voor het hele schooljaar. Als de tewerkstellingsbreuk in de loop van het schooljaar wijzigt, verandert dit dus niets aan het aantal uren BEV waarop de werknemer recht heeft.

Het recht op betaald educatief verlof hangt af van het aantal effectief gevolgde lesuren.

De werknemer verliest het recht op betaald educatief verlof in volgende gevallen:

• bij het stopzetten en onderbreken van de opleiding. De werknemer brengt je hiervan binnen de vijf dagen na het stopzetten of onderbreken op de hoogte.
• bij ongewettigde afwezigheid van meer dan 10%: verlies van het recht op betaald educatief verlof voor een periode van 6 maanden die start
  - op het einde van de opleiding als die minder dan 3 maanden duurt,
  - op het einde van de periode van 3 maanden waarin de onwettige afwezigheid is vastgesteld als de opleiding meer dan 3 maanden duurt maar niet per schooljaar georganiseerd is,
  - op het einde van het schooltrimester als de opleiding per schooljaar georganiseerd is
• bij het uitoefenen van een winstgevende activiteit als werknemer of als zelfstandige tijdens de opname van het betaald educatief verlof: verlies van het recht op betaald educatief verlof gedurende 12 maanden vanaf de vaststelling van de feiten
• bij het voor de derde maal volgen van de opleiding na twee maal niet geslaagd te zijn voor de opleiding (tenzij de werknemer aantoont dat het niet slagen te wijten is aan omstandigheden buiten zijn wil): verlies van recht op betaald educatief verlof voor die cursus

De werknemer neemt het betaald educatief verlof tussen de start en het einde van de opleiding (laatste examen eerste zittijd).

Is de opleiding per schooljaar georganiseerd en heeft de werknemer tweede zit, dan mag hij het resterende betaald educatief verlof tijdens de 2^de zittijd opnemen mits het overhandigen aan de werkgever van een getuigschrift van tweede zittijd. De werknemer mag het betaald educatief verlof zowel opnemen voor het bijwonen van cursussen als voor het voorbereiden en afleggen van de examens.

De werkgever kan het betaald educatief verlof niet weigeren, maar de planning moet in overleg tussen werknemer en werkgever gebeuren. Concreet wordt dit indien mogelijk in de ondernemingsraad besproken, of in overleg met de vakbondsafvaardiging. Een afweging wordt gemaakt tussen de belangen van de organisatie en het recht van de werknemer om een opleiding te volgen.

Je kunt je als werkgever onder bepaalde voorwaarden verzetten tegen een té grote gelijktijdige afwezigheid wegens educatief verlof van werknemers. Hierover lees je meer in de syllabus vorming.

• In principe ontvangen werknemers het gewone, contractuele loon voor de uren BEV die ze opnemen.
• Als werkgever mag je ook beslissen om het loon tijdens deze afwezigheidsuren te plafonneren. Dit plafond wordt jaarlijks geïndexeerd. Vanaf 1 september 2024 t.e.m. 31 augustus 2025 bedraagt dit plafond 3.641 euro bruto per maand. Dat wil zeggen dat een werknemer die méér dan 3.641 euro bruto verdient op maandbasis tijdens de opgenomen uren betaald educatief verlof zijn of haar loon slechts op 3.641 euro berekend zal zien.
  
  Maar je mag ook zijn volledige loon waarborgen. Breng jouw sociaal secretariaat op de hoogte van je beslissing zodat je het correcte loon uitbetaalt.

Voor elk uur educatief verlof dat een werknemer (terecht) heeft opgenomen krijg je van het Gewest een terugbetaling van 22,07 euro, ongeacht de opleiding.

Je doet een aanvraag om deze tussenkomst te bekomen bij het gewest waarin de werknemer werkt. Deze aanvraag bestaat uit individuele steekkaarten per werknemer die in het betreffende schooljaar educatief verlof heeft opgenomen. Deze individuele steekkaarten worden nog eens samengevat in een gezamenlijke schuldvordering.

Je bezorgt die documenten, samen met de originele getuigschriften die de werknemers krijgen van de opleidingsverstrekker aan het bevoegde gewest. In bepaalde gevallen voeg je daar ook nog andere documenten aan toe:

• Het bewijs dat er lesuren samenvallen met arbeidstijd (vb voor werknemers met een vast uurrooster die minder dan 4/5 werken )
• Een kopie van de arbeidsovereenkomst voor variabel deeltijders
• Een verklaring op eer van de werknemer dat hij nog geen diploma hoger secundair onderwijs bezit (indien hij een opleiding basiseducatie volgt of een opleiding die leidt naar een eerste diploma hoger secundair onderwijs)

Hier vind je voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de terugbetalingsmodaliteiten en procedure terug.

Je stuurt die bundel(s) naar het (de) bevoegde gewest(en) via post of via email. Je vindt de contactgegevens terug in onze syllabus of op de websites van de diensten educatief verlof van de Gewesten.

Wat is de deadline voor deze aanvraag? De aanvraag wordt ingediend ten laatste op 31 december van het jaar waarin het schooljaar afliep. Voor het schooljaar 2024/2025 dien je dus een terugbetalingsaanvraag in uiterlijk op 31 december 2025.

Werf je tijdens het schooljaar een nieuwe werknemer aan die bij zijn vorige werkgever al betaald educatief verlof nam? Dan dien je een terugbetalingsdossier in met als maximum het saldo aan uren dat overbleef op de datum van de indiensttreding. Je kunt de effectieve opname beperken in verhouding tot de opleidingsperiode die overeenstemt met de tewerkstelling bij jouw organisatie.

Bijvoorbeeld:

Een werknemer komt op 1 januari 2018 voltijds in dienst bij een organisatie met werkplaats in Leuven en vraagt educatief verlof aan voor een beroepsopleiding tijdens de werkuren die hij al sinds september 2015 volgt. Bij de start van de opleiding werkte hij voltijds bij een andere organisatie in Brussel en nam daar 30 uur betaald educatief verlof.

De nieuwe werkgever doet zijn aanvraag bij het Vlaams Gewest en dit voor maximum 90 uur bev (120-30). De werkgever kan het recht op educatief verlof beperken naar verhouding van de opleidingsperiode die overeenstemt met de tewerkstelling bij de eigen organisatie. In dat geval kan de werknemer maar 72 uur bev nemen (opleidingsperiode = 10 maanden à 120 uur x 6/10 = 72 uur bev).

Mocht een werknemer tijdens het schooljaar in verschillende gewesten gewerkt hebben: raadpleeg dan de bijzondere procedure.

Voor werknemers die in het Vlaams of het Waals Gewest tewerkgesteld zijn, moeten de terugbetalingsaanvragen ingediend worden op de volgende adressen:

Vlaams Gewest
Departement Werk en Sociale Economie
Betaald Educatief Verlof
Koning Albert II-laan 35 bus 20
1030 Brussel
Tel.: 02/553 18 00
E-mail: vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be

Waals Gewest
FOREM
Congé-éducation payé
Boulevard Tirou 104
6000 CHARLEROI
Tel.: 071/20 61 11
E-mail: conge.education@forem.be

Voor meer informatie kan je terecht in onze syllabus vorming. Je leest er alles over je werkgeversverplichtingen in verband met vorming. Daarnaast kom je ook te weten waar je tussenkomsten kan krijgen in vormingskosten. Tot slot kan je er ook alle informatie omtrent betaald educatief verlof en Vlaams opleidingsverlof terugvinden.