Vergoeding binnenlandse dienstreizen voor de privésector

Vanaf 1 maart 2025 bedraagt de forfaitaire vergoeding maximaal 21,22 euro per dag als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

• de binnenlandse dienstreis duurt minimaal 6 uur
• de werknemer ontvangt geen andere vergoeding of compensatie voor maaltijdkosten naar aanleiding van de verplaatsing en de werkelijk gemaakte kosten worden uiteraard niet ten laste genomen door de werkgever op basis van bewijsstukken

Let op: als je maaltijdcheques toekent, moet de werkgeverskost in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht.

Wil je een maandelijkse forfaitaire vergoeding toekennen? Dat kan als de werknemer door de aard van de functie regelmatige prestaties buiten de tewerkstellingsplaats levert, ongeacht de duur en omvang van de verplaatsing. De maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding is beperkt tot 16 keer het bedrag van de forfaitaire dagvergoeding. Het maximum per maand is dus beperkt tot 339,52 euro.

Hoort bij de verplaatsing een overnachting? Je kan dan een forfaitaire vergoeding van 159,17 euro toekennen als de werknemer in het kader van de uitoefening van de functie buiten de woonplaats moet logeren en dat kosten met zich meebrengt. De vergoeding mag je niet toekennen als de werknemer over gratis huisvesting beschikt, of als je zelf de kost draagt.

Voor de volledigheid geven we mee dat de RSZ eigen regels hanteert voor 'niet-sedentaire' werknemers. Niet-sedentair betekent dat een werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen en dit minstens gedurende vier opeenvolgende uren. De RSZ aanvaardt in dat geval een dagbedrag van 17 euro. Dat bedrag is opgesplitst in een ‘baanvergoeding’ van 10 euro – als de werknemer geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in de eigen organisatie - en een maaltijdvergoeding van 7 euro – als de werknemer niet anders kan dan buitenshuis te eten.

Voor een overnachting aanvaardt de RSZ een forfaitaire vergoeding van 35 euro. Dit forfait dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Je kan de dagvergoeding niet combineren met een maaltijdcheque, tenzij je kan aantonen dat de werkdag twee maaltijden omvatte, wat dan weer problemen kan geven met de arbeidsduurwetgeving. De fiscus raadt aan om de werkgeversbijdrage van de maaltijdcheque af te trekken van de dagvergoeding. De RSZ raadt aan om enkel de ‘baanvergoeding’ van 10 euro te geven in combinatie met de maaltijdcheque.

Meer informatie over kostenvergoedingen lees je in de syllabus loon.