Een fiets leasen: wat je moet weten als werkgever

Voordeel 1: géén rsz-bijdragen of belasting verschuldigd op dit voordeel

Wanneer je via fietsleasing een bedrijfsfiets aan je werknemers ter beschikking stelt, ontvangen zij een (privé)voordeel via de arbeidsrelatie. Dit privévoordeel zou normaal gezien geraamd moeten worden op basis van de werkelijke waarde en vormt een loon waarop je rsz-bijdragen betaalt en waarop rsz-bijdragen en belastingen verschuldigd zijn ten laste van de werknemer.

Dat is niet het geval wanneer de werknemer de bedrijfsfiets daadwerkelijk voor woon-werkverkeer gebruikt. In dat geval zijn er helemaal geen sociale of fiscale bijdragen verschuldigd. De werknemer mag de fiets - aanvullend aan het woon-werkverkeer of professioneel gebruik - ook verder privé gebruiken.

Voordeel 2: je bespaart op je kosten aan woon-werkverkeer

Komt een werknemer met de bedrijfsfiets naar het werk? Dan mag je een fietsvergoeding van 0,27 euro per kilometer geven, maar is dit geen verplichting. Je kunt ook een lager bedrag uitbetalen, of eenvoudigweg geen fietsvergoeding, omdat de werknemer al een bedrijfsfiets ter beschikking gesteld krijgt.

Een werknemer die met de fiets naar het werk komt, heeft ook geen nood meer aan een trein- of busabonnement, of aan een vergoeding voor de afgelegde kilometers woon-werkverkeer met de eigen wagen.

Ook wanneer de werknemer de helft van de tijd met de bedrijfsfiets naar het werk trapt, kun je besparen: in dit geval kan het lonen om het treinabonnement te beperken tot een halftijds treinabonnement.

Voordeel 3: tevreden werknemers, tevreden werkgever

De voordelen zijn legio:

• werknemers zijn gezonder en fitter
• je zet jezelf in de markt als een aantrekkelijke werkgever
• de fiets kan op maat gekozen worden door de werknemer: voor de ene een sportieve fiets, voor de andere een elektrische fiets met trapondersteuning,...

Aandachtspunt 1: goede afspraken maken goede vrienden

Bij de terbeschikkingstelling van een fiets valt heel wat te regelen. Zeker wanneer het gaat om een wat duurder exemplaar, zoals een elektrische fiets of een speed pedelec.

Een aantal afspraken die je best op voorhand maakt:

• Wie staat er in voor het onderhoud van de fiets?
• Welke 'procedure' volg je wanneer er iets stuk is aan de fiets?
• Mag de werknemer de elektrische fiets opladen op het werk?
• Mogen gezinsleden van de werknemer de fiets ook gebruiken?
• Wordt er een fietsvergoeding betaald voor het woon-werkverkeer?
• ...

Je legt deze en andere afspraken vast in een fietspolicy, of in een individuele overeenkomst met de werknemer.

Aandachtspunt 2: betaalt de werknemer een eigen bijdrage?

Soms heb je niet de financiële ruimte om werknemers een extra loonvoordeel aan te bieden. Je kunt dan alsnog kiezen voor een fietsleasing, wanneer de werknemer bereid is om (een deel van) de kosten op zich te nemen.

In de praktijk gebeurt dit via een eigen bijdrage, die via de maandelijkse loonafrekening zal gebeuren.

• Werk je met minimale loonbarema's? Dan zal de eigen bijdrage niet in mindering gebracht kunnen worden van het brutoloon van de werknemer - een zogenaamde brutoloonruil. Het is immers zo dat deze minimale barema's moeten gerespecteerd worden, en dat je - ook al is de werknemer akkoord - het brutoloon niet kunt verminderen met de eigen bijdrage.
• Ben je niet verplicht om barema's na te leven? Dan kun je wel kiezen voor zo'n brutoloonruil.
• Als alternatief voor een brutoloonruil kun je ook kiezen voor een nettoloonruil. De werknemer offert dan een deel van het nettoloon op in ruil voor het voordeel van de fiets. Ook dit gebeurt via de maandelijkse loonafrekening.

Aandachtspunt 3: wat met dienstverplaatsingen en de fietsvergoeding?

Handig, als de werknemer de dienstverplaatsingen ook ineens kan doen met een bedrijfsfiets! Let wel op: voor deze dienstverplaatsingen is het uit den boze om een fietsvergoeding te geven. Dit mag niet. De kost die de werknemer ondervindt, wordt immers al vergoed. Je hebt immers een bedrijfsfiets ter beschikking gesteld om de verplaatsing te maken.

Enkel bij verplaatsingen in het kader van woon-werkverkeer heb je de keuze om al dan niet een fietsvergoeding te geven.

Aarzel zeker niet om Sociare te contacteren!