Polyvalent ondersteuner administratie en communicatie - VVSG - Huis Madou

Over de functie

Als polyvalent ondersteuner administratie en communicatie zal je voor 50% de dienst Zorg en gezondheid bijstaan en voor 50% team Kennisdeling (de dienst die opleidingen en vormingen verzorgt voor de VVSG-leden) in allerlei administratieve en communicatieve taken.

Je wordt aangestuurd door en rapporteert aan de diensthoofden van de dienst Zorg en gezondheid en team Kennisdeling.

Takenpakket

Administratieve taken:

• Je beheert de algemene e-mailboxen van jouw teams.
• Je bent eerstelijn in het beantwoorden van praktische helpdeskvragen en verwijst inhoudelijke vragen door naar de betrokken collega’s.
• Je beheert de inschrijvingen en evaluaties van/voor vormingen en opleidingen, staat in voor een vlotte opvolging hiervan en geeft logistieke ondersteuning.
• Je staat in voor het up-to-date houden van de ledenlijsten en levert regelmatig gevraagde info aan jouw collega’s.
• Je beheert de administratie en opvolging van de facturatie van bepaalde projecten.
• Je staat in voor de praktische opvolging van vergaderingen, vormingen en opleidingen: notuleren, uitnodigingen versturen, reserveren van zalen, bijhouden van aanwezigheden.
• Je ondersteunt collega’s bij ad hoc administratieve taken, bv. bijhouden gegevens in excel of het opmaken van bevragingen.

Communicatieve taken:

• Je verzorgt de eindredactie op de communicatie ter promotie (bv. bewerken van promofilmpjes) van vormingen en opleidingen.
• Je maakt uitnodigingen voor vormingen en opleidingen.
• Je houdt de webpagina’s up-to-date en beheert de relevante online platformen (bv. de event management tool).
• Je verzorgt de eindredactie en de verzending van nieuwsbrieven.

Je bent een administratieve en communicatieve duizendpoot die kan terugkijken op een goede basis door een relevante opleiding of ervaring in administratie en communicatie. Gelijkwaardige competenties opgebouwd door relevante ervaring nemen we zeker ook mee in rekening.

Jouw profiel wordt gekenmerkt door onderstaande competenties:

• Je weet als geen ander jouw collega’s te ondersteunen om een boodschap klaar en helder over te brengen (vertrouwd zijn met het bewerken van video’s, eindredactie van nieuwsberichten, etc.) en beheerst daarvoor vlot de Nederlandse taal;
• Je draagt kwaliteit, correctheid en klantgerichtheid hoog in het vaandel;
• Je denkt proactief (mee) waar administratieve en communicatieve taken efficiënter aangepakt kunnen worden en neemt daartoe het nodige initiatief;
• Je stelt je flexibel op waardoor je vlot voor en tussen de verschillende teams kan schakelen;
• Hebben je collega’s je hulp nodig dan sta je met plezier voor hen klaar;
• Je hebt vlotte kennis van de PC en alle Office356 toepassingen.

• Een overeenkomst van 100% voor onbepaalde duur.
• De verloning gebeurt op bachelorniveau en wordt aangevuld met een aantrekkelijk pakket aan extra voordelen (woon-werkverkeer, maaltijdcheques, ecocheques, groepsverzekering, gsm-abonnement, …), in combinatie met een flexibele werkregeling (o.a. thuiswerk) zodat je werk en privé makkelijk op elkaar kan afstemmen.
• Plaats van tewerkstelling is in Huis Madou, een moderne en aangename werkomgeving; en een ontmoetingsplek in hartje Brussel.
• Je wordt warm onthaald en ondersteund in je verdere groei in de job.
• Een terbeschikkingstelling behoort tot de mogelijkheden en zien wij als een win-win. Ben je tewerkgesteld binnen een lokaal bestuur en op zoek naar een tijdelijke nieuwe uitdaging, dan moedigen wij je aan om te solliciteren.