Administratieve en logistieke motor - Bataljong

Met jouw passie voor administratie ben je een steunpilaar in het hart van de organisatie.

• Je ondersteunt de inhoudelijke events van Bataljong met je administratieve, logistieke en klantvriendelijke skills. Je boekt locaties, verwerkt inschrijvingen, maakt deelnemerslijsten, regelt catering, verzorgt het onthaal ter plaatse en stuurt daar ook collega’s bij aan!

• Samen met een collega vorm je de administratieve motor van Bataljong:
  • Je bent mee gezicht en stem van het onthaal: telefonisch, per post en in levende lijve.
  • Je staat garant voor de juridische administratie van de vzw en de verzekeringen.
  • Je ondersteunt de boekhouder door het uitsturen van facturen en berekenen van lidgelden.
  • Je beheert samen met je collega alle contacten (CRM), zowel klanten, leden, vrijwilligers, partners, als leveranciers. Jullie nemen samen de leiding in de transformatie naar een nieuwe CRM-softwareleverancier.
  • → Je organiseert en beheert mee de aanbodkalender van Bataljong en houdt met je retroplanningen alle organisatorische deadlines nauwlettend in de gaten.
  • Je neemt verslagen, zet agenda’s op punt en levert cijfers aan voor de rapportage.
  • Je springt met je administratieve skills en advies de inhoudelijke collega’s bij waar kan.

• Je ondersteunt het personeelsbeleid op vlak van administratie. In samenwerking met de HR-medewerker bezorg je ons sociaal secretariaat alle info voor een correcte loonberekening, je volgt de aanvragen voor tal van verlofstelsels op (ouderschapsverlof, tijdskrediet, educatief verlof…), je regelt alles voor de extralegale voordelen… Je ondersteunt het inhoudelijk personeelsbeleid met de uitwerking van procedures.

• Je bent jong van geest, houdt van humor en gaat graag op in de sfeer van een team.
• Je engageert je voor de missie van Bataljong en hebt voeling met de (lokale) belangen van kinderen en jongeren.
• Je hebt een hart voor polyvalente administratie, je sluit je daarin niet op. Je beseft dat je een cruciale bijdrage levert in de volledige werking van Bataljong en maakt graag volwaardig deel uit van het voltallige team, ook bij inhoudelijk denkwerk.
• Personeelsadministratie boeit je. Ieders loon moet correct betaald worden. Je bent bereid je bij te scholen indien je nog geen ervaring hebt met arbeidswetgeving.
• Je kijkt er naar uit om je te smijten op onze vormingstweedaagse en andere (meerdaagse) evenementen.
• Je hebt Microsoft Office vlot in de vingers (Excel, Word en Outlook kennen weinig geheimen voor jou).
• Je denkt analytisch en gaat gestructureerd te werk.
• Je bent een organisatorisch talent dat zelfstandig werkt, prioriteiten stelt en om kan met deadlines. Je neemt initiatieven met het oog op de verbetering van de werkprocessen.
• Mensen omschrijven je o.a. als loyaal, diplomatisch en discreet.
• Je hebt geen telefoonvrees en gaat natuurlijk en vlot in interactie met collega’s, onze doelgroep en vrijwilligers.

• Een jonge en dynamische organisatie in verandering met ruimte om deze uitdagende functie op een persoonlijke wijze vorm te geven.
• Een fijn team van 17 medewerkers.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur in een week van 38u (4/5e is bespreekbaar).
• 32 verlofdagen per jaar + 4 extra feestdagen.
• Verloning volgens het loonbarema van de sociaal-culturele sector, PC 329.01. Relevante anciënniteit wordt in rekening gebracht.
• Een aantrekkelijk pakket van extralegale voordelen:
  • Maaltijdcheques van 7 euro per dag.
  • Gratis woon-werkverplaatsing met openbaar vervoer via derdebetalersregeling.
  • De maximale fiets- en autovergoeding voor verplaatsingen in opdracht.
  • Een maandelijks gsm-abonnement t.w.v. 23 euro.
  • Reisbijstandsverzekering én hospitalisatieverzekering.
• Een standplaats in het centrum van Antwerpen op wandelafstand van station Antwerpen-Centraal. Flexibele werktijden en uitgebreide telewerkopties.