1 PT Administratief/Logistiek medewerker m, v, x Ronse - Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen vzw

JOUW TAKENPAKKET

Als onthaalmedewerker ben je in Den Botaniek het eerste aanspreekpunt van Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen. Je bent er voor bezoekers en vrijwilligers. Je zorgt voor een warm onthaal. Je ver-wijst de bezoekers door naar de juiste collega en maakt hen wegwijs in Den Botaniek en de organisatie.

Als administratieve en logistieke medewerker ondersteun je ook jouw collega’s van Samenlevingsop-bouw Oost-Vlaanderen die in den Botaniek werken of er hun bureau hebben. Je ziet toe op aankopen en materiaalbeheer. Je bent verantwoordelijk voor het zaalbeheer. Samen met de poetsmedewerker garandeer je orde en netheid in het gebouw.

1. Onthaalmedewerker bij Samenlevingsopbouw

• Je staat in voor een warm onthaal en de ontvangst van de mensen die binnenkomen in Den Bota-niek;

• Je zorgt voor een goede en positieve sfeer in Den Botaniek;

• Je bent verantwoordelijk voor telefoonpermanentie en het maken van afspraken tussen collega’s en bezoekers;

• Als bezoekers vragen hebben, probeer je door extra vragen te stellen te weten te komen bij wie ze het best terecht kunnen;

• Je gaat discreet om met alle persoonlijke informatie die mensen jou toevertrouwen;

• Je bent vlot aanspreekbaar voor bezoekers, vrijwilligers en gebruikers van de ontmoetingsruimte

• Je ondersteunt onze vrijwilligerswerking bij de opmaak van de planning, opvolging vrijwilligerscontracten, ...

2. Administratieve en logistieke ondersteuning

• Je bent de materiaalverantwoordelijke, maakt inventarissen op en vult materiaal aan;

• Je zorgt voor orde in de opslagplaatsen en zorgt ervoor dat materiaal onderhouden blijft en tijdig wordt hersteld;

• Samen met de poetsmedewerker zorg je voor een orde en netheid in het gebouw;

• Je organiseert de aankoop en bestelling van o.a. kantoormateriaal, poetsmateriaal, dagdagelijkse boodschappen en opvolging van de stock;

• Je bent het aanspreekpunt voor het beheer van onze werkpost en de apparaten: je stelt (techni-sche) problemen vast en contacteert de juiste persoon of dienst om het probleem op te lossen;

• Je bent verantwoordelijk voor het gebruik van de ontmoetingsruimte en de vergaderzalen die door andere organisaties overdag, ’s avonds of tijdens het weekend kunnen worden gebruikt;

• Je bent de contactpersoon voor andere organisatie in het kader van sleutelbeheer en het naleven van de gebruikersovereenkomsten;

• Je ondersteunt jouw collega’s administratief en logistiek voor de overlegmomenten of activiteiten in Den Botaniek en andere opbouwprojecten:

• Inschrijven en op de hoogte houden van de deelnemers aan activiteiten

• Het klaarzetten van de zaal en materiaal voor de activiteiten;

• Je neemt een deel van de boekhouding op jou, samen met een collega in Ronse en O&ST medewer-kers die in Gent werken (kascontrole, bank- en kasverrichtingen, opvolging, controle inkomende en uitgaande facturen,...).

WELKE COMPETENTIES VERWACHTEN WE VAN JOU?

• Je bent graag onder de mensen en je legt vlot contacten;

• Je oordeelt niet snel over mensen, maar neemt de tijd om ze eerst te beluisteren en te leren ken-nen;

• Je bent toegankelijk en makkelijk aanspreekbaar als collega’s of bezoekers vragen hebben;

• Je bent goed in het oplossen van (technische) problemen;

• Je werkt nauwkeurig;

• Je kan goed je eigen werk plannen, rekening houdend met anderen;

• Je kan goed overweg met de computer (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);

• Je blijft rustig ook als je veel zaken tegelijk moet doen;

• Je volgt jouw toegewezen taken op tot ze zijn afgerond;

• Houdt gegevens ordelijk bij, zodat ook collega’s ze snel kunnen terugvinden;

• Je leert graag nieuwe dingen bij;

• Je houdt van afwisseling en nieuwe uitdagingen;

• Je voelt je verantwoordelijk voor het afleveren van kwalitatief werk;

• Je bent bedachtzaam in jouw communicatie naar anderen;

• Je bent discreet en respectvol;

• Je bent een collegiale teamspeler

FUNCTIEVEREISTEN

• Een administratief of logistiek diploma is een troef, maar geen vereiste;

• Je hebt voldoende concrete en relevante werkervaring;

• Je bent bereid je flexibel op te stellen binnen de job;

• Occasioneel avond- en weekendwerk;

• Je beheerst goed het Nederlands en Frans;

• Wonen in de omgeving en/of kennis van de omgevingscontext is een pluspunt;

• Je kan je vlot verplaatsen op momenten dat het werk dit vereist.

ARBEIDSVOORWAARDEN

• Een deeltijds contract (19u/week) van bepaalde duur tot 31 december 2021 (Mogelijk verlengbaar tot 31 december 2023) te presteren in halve dagen;

• Een boeiende en afwisselende job;

• Functieverloning: A2 (zie baremieke loonschalen van het Paritair Comité 329.01);

• Relevante ervaring komt in aanmerking voor het bepalen van de anciënniteit;

• Overige arbeidsvoorwaarden: zie PC 329.01, CAO’s afgesloten binnen de sector Samenlevingsopbouw;

• Haard- en/of standplaatsvergoeding, eindejaarspremie;

• Gunstige verlofregeling;

• Diverse vormen van ondersteuning/opvolging vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid van onze organisatie. Er worden mogelijkheden tot bijscholing/vorming voorzien.