Naturavoordelen - waardering pc, laptop, tablet, smartphone en internet

In geval van een split bill-regeling voor het mobiel- en internetabonnement moet er echter geen voordeel in natura voor het toestel worden belast.

De fiscus verduidelijkt in een circulaire van 24 mei 2018 dat het moet gaan om een regeling waarbij het privégebruik afzonderlijk én rechtstreeks door de provider wordt gefactureerd aan de werknemer. Een terugbetaling door de werknemer, al dan niet via een inhouding op het nettoloon, maakt dus voor de fiscus geen split bill-regeling uit.

De fiscus hanteert wel een ruime invulling van het begrip split billing. Het kan gaan om:

• een toestel met twee simkaarten, waarbij de afspraak is dat de ene simkaart enkel voor het werk gebruikt wordt en de andere voor privé doeleinden.
• een regeling waarbij de werknemer voor een privégesprek eerst een bepaalde toets moet indrukken.
• een split bill-regeling waarbij een grensbedrag ingesteld wordt. Alles boven dat grensbedrag wordt beschouwd als privégebruik.

Let wel: deze uitzondering geldt enkel voor ter beschikking gestelde gsm’s of smartphones en dus niet voor andere IT-apparaten zoals een tablet.

De RSZ sluit zich aan bij het standpunt van de fiscus. Wat de split bill-regeling betreft, aanvaardt de RSZ ook een regeling waarbij de werknemer geen rechtstreekse betaling doet aan de provider. Het moet wel duidelijk zijn dat de werknemer het privégebruik volledig en correct betaalt.

De RSZ stelt zich dus soepeler op dan de fiscus. Wanneer de provider de volledige verbruikskosten factureert aan de werkgever en de werknemer zijn privégebruik van het telefoon- en internetabonnement aan de werkgever terugbetaalt, is er voor de fiscus geen sprake van een split bill. De eigen bijdrage van de werknemer mag dan wel verminderd worden.

Als je een laptop, tablet of smartphone ter beschikking van je werknemer, eventueel in combinatie met een internet- of telefoonabonnement, stel je best een policy op waarin je afspraken maakt over het persoonlijk en professioneel gebruik.

In deze situatie kan je hiervoor een kostenvergoeding toekennen aan jouw werknemer. Het voorgestelde forfaitaire bedrag van de kostenvergoeding moet in redelijke verhouding zijn tot de werkelijke kosten die de werknemer heeft voor de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst. Het mag dus geen dekking zijn van fictieve kosten noch van privé-uitgaven. 

Daarom is het belangrijk dat je bijvoorbeeld gedurende een drie- of zestal maanden zoveel mogelijk facturen, kostennota’s, ticketjes en andere verantwoordingsstukken door jullie werknemers laat bijhouden die aantonen dat het toegekende forfait niet hoger ligt dan de werkelijke kosten. Hierbij een praktisch voorbeeld ter verduidelijking (kostenvergoeding voor een GSM inclusief abonnement):

• Uitgaande van een kost voor de gsm van 300 euro en een duurtijd van 3 jaar. Als de werknemers hun toestel gemiddeld zo'n 70% van de tijd professioneel gebruiken, komt het neer op: 300 euro : 3 jaar : 12 maanden x 70% = 5,83 euro/maand. Rekening houdend met het feit dat er tijdens een aantal weken (minstens 4 weken wettelijke vakantie) geen professioneel gebruik is, kan u de vergoeding evenredig verminderen, bv. 5,83 euro * 11 maanden/12 maanden = 5,4 euro. 

• Uitgaande van een abonnement van 20 euro: Als de werknemer het abonnement 70% van de tijd professioneel gebruikt, komt het neer op: 20 euro x 70% = 14 euro /maand. Rekening houdend met het feit dat er tijdens een aantal weken (minstens 4 weken wettelijke vakantie) geen professioneel gebruik is, kan je de vergoeding evenredig verminderen, bv. 14 euro* 11 maanden/12 maanden: 12,83 euro. 

• Geraamde kost voor toestel en abonnement: 18,23 euro/maand 

Het kostendossier kan je bij controle voorleggen als bewijs. Je kunt het ook gebruiken voor het sluiten van een fiscaal akkoord.