Federal Learning Account: de tool om opleidingen van werknemers te beheren

Met de wet van 20 oktober 2023 heeft de wetgever een nieuwe digitale applicatie ingevoerd, de 'Federal Learning Account' (FLA).

Deze digitale applicatie, ontwikkeld en uitgevoerd door Sigedis, heeft hoofzakelijk als doel om de werknemers te informeren over hun opleidingsrecht en dit te helpen beheren. Via de applicatie moeten werknemers een overzicht krijgen van hun individueel opleidingsrecht.

Werknemers zullen toegang hebben tot de FLA via de website www.mycareer.be en deze zal actief zijn gedurende de hele beroepsloopbaan van personen die actief zijn op de Belgische arbeidsmarkt.

De FLA bevat volgende gegevens:

• de identiteit van de werknemer,
• het arbeidsregime waarin de werknemer is tewerkgesteld,
• het of de bevoegde paritaire comité(s),
• het registratienummer van de cao die het individuele opleidingsrecht of elke andere sectorale opleiding regelt,
• het aantal opleidingsdagen (of -uren) waarop de werknemer tijdens het lopende jaar recht heeft op basis van individuele of sectorale opleidingsrechten,
• het aantal gevolgde opleidingsdagen (of -uren) en het aantal resterende dagen of het aantal dagen dat moet worden overgedragen naar het volgende jaar,
• de gevolgde opleidingen en hun relevante basiskenmerken, met name het begin, het einde, de aard, de resultaten en eventueel de financiering van deze opleidingen,
• de huidige openstaande waarde van het opleidingskrediet, uitgedrukt in dagen of uren,
• het oorspronkelijke totaalbedrag, het resterende bedrag, de uiterste datum voor de besteding ervan en de gegevens met betrekking tot de betalingen van de bedragen voor de financiering van maatregelen die de inzet bevorderen (zoals bijvoorbeeld outplacement).

De wet bepaalt dat zowel formele als informele opleidingen die betrekking hebben op het werk of de functie zelf geregistreerd moeten worden.

Sigedis staat in voor het beheer

Sigedis zal de persoonsgegevens die bij de overheid gekend zijn opnemen in de FLA. Ook de berekening van het initiële opleidingsrecht per werknemer en per kalenderjaar en het resterend saldo aan openstaande opleidingsrechten zal gebeuren door Sigedis. De overheid zal via Sigedis zelf ook een aantal gegevens in de FLA registreren en berekenen.

Bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer en vervolgens (minstens) één keer per jaar stuurt Sigedis informatie over onder andere:

• het bestaan van de FLA,
• de verwerkte gegevens, de doeleinden van de verwerking en de ontvangers van de gegevens,
• de bewaringstermijn,
• de stand van het opleidingskrediet.

Voor werknemers die hun e-mailadres geregistreerd hebben in mycareer.be of gedeeld via hun eBox gebeurt dit automatisch via hun eBox.

Heeft je werknemer geen e-mailadres geregistreerd via mycareer.be of gedeeld via de eBox, dan is het aan de werkgever om die informatie binnen de 30 kalenderdagen aan de werknemer te bezorgen.

Deze nieuwe applicatie brengt ook een heel aantal administratieve verplichtingen mee voor werkgevers. Deze verplichtingen gelden voor alle werkgevers, ongeacht het aantal werknemers in de organisatie.

Je bent verplicht om bepaalde persoonsgegevens van je werknemers te registreren in de FLA. Je moet dit doen binnen de 60 kalenderdagen vanaf de indiensttreding van een nieuwe werknemer. Voor bestaande werknemers heb je een termijn van 6 maanden om dit in orde te maken, vanaf de inwerkingtreding van de wet of na de ingebruikname van de FLA als die op het moment van de inwerkingtreding van de wet nog niet operationeel is. Deze gegevens moet je nadien actualiseren en bijwerken, elke keer wanneer dit nodig blijkt.

Elk kwartaal moet je de door de werknemer gevolgde opleiding(en), de hierbij horende basiskenmerken en het aantal hieraan verbonden opleidingsdagen of opleidingsuren registreren in de FLA. Dit moet gebeuren binnen één maand na het einde van het kwartaal (termijn die is vastgesteld voor de aangifte).
Er is ook voorzien in de mogelijkheid voor verstrekkers van opleidingen om de gevolgde opleiding en de hierbij horende basiskenmerken rechtstreeks te registeren in de FLA, wanneer de werkgever dit nog niet zou hebben gedaan. De werkgever moet de geregistreerde gegevens in dat geval alleen nog verifiëren.

Tenslotte moet je de automatische berekening door Sigedis van het opleidingsrecht waarover werknemers (nog) beschikken, verifiëren en als dat nodig is, aanpassen of aanvullen.

Controle

De overheid krijgt toegang tot de online toepassing, zodat ook de sociaal inspecteurs kunnen toezien op de naleving van deze reglementering.

De sociaal inspecteurs beschikken over een aantal bevoegdheden uit het Sociaal Strafwetboek om controles mogelijk te maken. Om toezicht uit te oefenen op de sectorale opleidingsrechten, wordt ook toegang verleend aan de sectorale opleidingsfondsen en de fondsen voor bestaanszekerheid.

Sigedis maakt één keer per kwartaal een lijst op van werkgevers die hun verplichtingen niet nakomen. Werkgevers op die lijst worden geïnformeerd en krijgen 30 kalenderdagen de tijd om zich in regel te stellen. Als binnen die termijn voldaan is aan de verplichtingen wordt de werkgever van de lijst geschrapt.

Deze 'naming and shaming'-lijst wordt online gepubliceerd op de website van de FOD WASO. Eenmaal per kwartaal wordt de lijst ook overgemaakt aan de NAR en de paritaire (sub)comités om eventuele tekortkomingen van werkgevers te bespreken en te remediëren.

De applicatie is beschikbaar sinds 1 april 2024.

Behalve de tool vind je op www.federallearningaccount.be alle informatie die je nodig hebt om vlot met de FLA aan de slag te kunnen gaan, zoals video’s, handleidingen en FAQ’s.

Er staat ook een contactcenter klaar om alle vragen over de tool en regelgeving te beantwoorden.

Werkgevers hebben tot 1 december 2024 de tijd om de registraties uit te voeren.

Drie registratiekanalen

Om de registratie uit te voeren, hebben werkgevers de keuze tussen verschillende kanalen. Voor veel kleinere organisaties zal de webinterface de meest logische keuze zijn. Grotere organisaties zullen misschien de voorkeur geven aan een batchverzending of een API-integratie met hun eigen systemen.

Je kan eventueel ook gebruikmaken van batchverzending of registratie via een API als jullie HR-dienstverlener of sociaal secretariaat die service aanbiedt. Vooraf ingevulde registratie vanaf 2025

Vooraf ingevulde registratie vanaf 2025

Om de administratie te beperken, voorziet de FLA vanaf 2025 in een vooringevulde registratie van het opleidingsrecht voor alle werknemers. Werkgevers zullen de automatisch berekende gegevens alleen nog hoeven na te kijken en eventueel te corrigeren. Deze service is in voorbereiding. Werkgevers die er in de loop van de volgende maanden niet in slagen de gegevens voor 2024 zelf te registreren, zullen later dit jaar ook van de geautomatiseerde service gebruik kunnen maken.

Wet 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en het beheer van de "Federal Learning Account", Belgisch Staatsblad 1 december 2023.

Afhankelijk van de grootte van je organisatie, heb je daarnaast nog een aantal andere verplichtingen als werkgever rond opleiding.