Aanvullende vakantie: wat en hoe?

De werknemer begint een activiteit als loontrekkende: werknemers die in het vorige jaar (= vakantiedienstjaar) niet of niet volledig onderworpen waren aan de regeling jaarlijkse vakantie van werknemers in de privésector en die:

• voor het eerst aan de slag gaan
• een periode in het buitenland hebben gewerkt
• de overstap maken van een zelfstandigen- naar een werknemersstatuut
• de overstap maken van de overheidssector (met eigen vakantieregeling) naar de privésector

Bijvoorbeeld: Griet heeft jaren in het buitenland gewerkt en komt bij jouw organisatie in dienst op 1 augustus 2021. Zij heeft recht op aanvullende vakantie in 2021. Ook in 2022 heeft ze recht op aanvullende vakantie.

De werknemer hervat een activiteit als loontrekkende: de werknemer werkte al als loontrekkende maar heeft een onvolledig verlofsaldo na:

• een periode van volledige werkloosheid
• een periode van meer dan één jaar arbeidsongeschiktheid
• een volledig tijdskrediet of thematisch verlof
• een verlof zonder wedde

Bijvoorbeeld: Carla is sinds begin 2019 werkloos en komt bij u in dienst op 1 september 2020. Zij kan, als aan alle voorwaarden is voldaan, in 2020 aanvullende vakantie nemen. Ook in 2021, het jaar na de hervatting kan zij dat, na uitputting natuurlijk van haar gewone jaarlijkse vakantierechten.

Welke werknemers worden hiermee gelijkgesteld?

• deeltijders die voltijds gaan werken
• deeltijders waarvan het arbeidsstelsel verhoogt met minstens 20% van de voltijdse arbeidsduur t.o.v. het gemiddelde van het arbeidsstelsel tijdens het vakantiedienstjaar waardoor er een ‘tekort aan vakantie’ van minstens 4 dagen ontstaat
• werknemer na deeltijds ouderschapsverlof

Bijvoorbeeld: Tom werkt vanaf 1 januari 2021 80 %. Voordien werkte hij 50%. Hij kan, als hij heel dat jaar werkt, in 6 dagen aanvullende vakantie nemen bovenop de 10 jaarlijkse vakantiedagen.

Bijvoorbeeld: Els werkt van 1 januari tot 31 maart 2020 100% en van 1 april tot 31 december 50%. Vanaf 1 januari 2021 werkt zij 80%. Els heeft geen recht op aanvullende vakantie. Het gemiddelde van de twee arbeidsstelsels in vakantiedienstjaar 2020 is 62,5%, dus Els voldoet niet aan de voorwaarde van verhoging van 20%.

Dit geldt ook voor werknemers in een systeem van gedeeltelijke werkhervatting.

De werknemer moet in het betrokken kalenderjaar drie maanden gewerkt hebben of daarmee gelijkgestelde periodes. Dat kan bij verschillende werkgevers. Een ononderbroken periode is niet nodig.

Opgelet: als een werknemer ook in het jaar na de aanvatting of hervatting aanvullende vakantie wil nemen, moet hij een nieuwe aanloopperiode doorlopen.

De werknemer kan de aanvullende vakantiedagen pas opnemen na volledige opname van de gewone wettelijke dagen jaarlijkse vakantie.

Vanaf de laatste week van de aanloopperiode van drie maanden heeft de werknemer recht op een week aanvullende vakantie. Deze week is dus afhankelijk van het werkregime van de werknemer. Een deeltijdse werknemer die 30,4 uur per week werkt, heeft recht op 30,4 uur aanvullende vakantie.

Na deze aanloopperiode komt er telkens per drie maanden een week aanvullende vakantie bovenop. Je mag dit per maand toekennen en dus per maand 1/3e van de wekelijkse arbeidsduur van de werknemer als aanvullende vakantie toekennen.

Van het totaal aantal opgebouwde aanvullende vakantiedagen trek je de gewone vakantiedagen af. Die zijn gebaseerd op de effectieve werkperiodes en gelijkgestelde periodes van het vorige jaar.

Bijvoorbeeld:

Steven komt in dienst op 1 juli 2021. Voordien werkte hij enkele jaren als zelfstandige.

1) Op hoeveel aanvullende vakantiedagen heeft hij recht als hij van juli tot december 2021 voltijds (38 uur) bij u werkt?

De aanloopperiode loopt van 1 juli 2021 tot 30 september 2021. Voor die periode heeft hij recht op één week aanvullende vakantie (38 uur). Voor de periode van 1 oktober 2021 tot 31 december 2021 heeft hij ook recht op 5 aanvullende vakantiedagen of 38 aanvullende vakantie-uren. In totaal kan de werknemer dus 10 aanvullende vakantiedagen opnemen (76 uren) waarvan de eerste vijf vanaf de laatste week van september en de andere vijf als ze opgebouwd zijn.

2) Op hoeveel aanvullende vakantiedagen heeft hij recht in 2022 als hij heel dat jaar voltijds werkt?

De aanloopperiode loopt van 1 januari tot 31 maart 2022. Voor die periode heeft hij recht op één week aanvullende vakantie (5 dagen). Voor de periode van 1 april tot 31 december 2022 bouwt hij 15 vakantiedagen op (per drie maanden één week, wat 5 dagen is.) In totaal levert dat 20 aanvullende vakantiedagen op. Van dit totaal trek je de in 2021 opgebouwde gewone jaarlijkse vakantie af: 20 - 10 = 10.

De werknemer heeft in 2022 recht op 10 dagen jaarlijkse vakantie en 10 aanvullende vakantiedagen.

Steven kan de aanvullende vakantiedagen pas opnemen wanneer de opbouw daarvan het saldo van de gewone vakantiedagen heeft overschreden. Dat wil zeggen dat hij pas vanaf de maand juli aanvullende vakantie kan inzetten. Pas vanaf de maand juli bedraagt het saldo van opgebouwde aanvullende vakantie immers méér dan het opgebouwde saldo van jaarlijkse vakantie.

Bijvoorbeeld:

Mehmet nam voltijds tijdskrediet van 1 januari 2020 tot 30 september 2020. Op 1 oktober 2020 hervatte hij het werk voltijds. Ook in 2021 werkt hij heel het jaar voltijds. Eind september 2021 wil hij 5 dagen jaarlijkse vakantie en 8 dagen aanvullende vakantie nemen. Kan dat?

De aanloopperiode loopt van 1 januari 2021 tot 31 maart 2021. Voor die periode heeft hij recht op één week aanvullende vakantie. Voor de periode van 1 april 2021 tot eind september 2021 heeft hij recht op 10 dagen aanvullende vakantie. In totaal bouwt hij dus 15 aanvullende vakantiedagen op. Van dit totaal trek je de in 2020 opgebouwde jaarlijkse vakantie af (15 – 5 = 10). De werknemer heeft dus eind september recht op 5 dagen jaarlijkse vakantie en 10 dagen aanvullende vakantie.

Wat met de aanvullende vakantie die opgebouwd wordt in december?
Alhoewel dit nergens bepaald is, aanvaarden zowel de FOD Sociale Zekerheid als de Rijksdienst voor Jaarlijkse vakantie dat de werknemer de opgebouwde aanvullende vakantiedagen in de laatste week van december mag opnemen. Gewoon een kwestie van gezond verstand dus.

Voor arbeiders bereken je de aanvullende vakantiedagen op basis van het totaal aantal arbeidsdagen en gelijkgestelde inactiviteitsdagen in datzelfde jaar.

Hiervan trek je de dagen jaarlijkse vakantie af.

Ook voor arbeiders geldt het principe ‘recht eerst opbouwen, dan pas opnemen’. De Rijksdienst Jaarlijkse Vakantie aanvaardt geen aanvragen die betrekking hebben op aanvullende vakantiedagen die nog niet zijn opgebouwd.

Voorbeeld: Tim komt als arbeider bij u in dienst op 1 juli 2021. Voordien werkte hij als zelfstandige. Van 1 juli 2021 tot 31 december 2021 heeft hij 131 arbeidsdagen of gelijkgestelde inactiviteitsdagen, en bouwt hij dus 10 aanvullende vakantiedagen op (zie tabel). De eerste dagen kan hij opnemen vanaf de laatste week van september (64 tot 76 arbeids- of gelijkgestelde dagen: recht op 5 dagen), de andere vijf als ze opgebouwd zijn.

Het loon voor de aanvullende vakantie heet “aanvullend vakantiegeld” en wordt nadien verrekend met het dubbel vakantiegeld van het daaropvolgende jaar. De aanvullende vakantie houdt dus geen meerkosten in voor de werkgever.

Arbeiders

Voor arbeiders betaal je als werkgever zelf geen aanvullend vakantiegeld. De Rijksdienst Jaarlijkse Vakantie betaalt 7,69 % van het loon van de periode die recht geeft op aanvullende vakantie, eventueel vermeerderd met een fictief loon voor gelijkgestelde inactiviteitsdagen. Hij betaalt dit uit in de loop van het kwartaal volgend op het kwartaal waarin de arbeider aanvullende vakantie neemt.

Bedienden

Je betaalt bedienden aanvullend vakantiegeld dat overeenkomt met het gewone loon. Dat vakantiegeld breng je in mindering van het dubbel vakantiegeld van het volgende jaar (en zo nodig van het jaar nadien) of het vertrekvakantiegeld.

Rsz-bijdragen op het aanvullend vakantiegeld?

Omdat het aanvullend vakantiegeld een voorschot is op het dubbel vakantiegeld, wordt het sociaalrechtelijk ook op dezelfde manier behandeld. Het is dus niet onderworpen aan de gewone rsz-bijdragen. Enkel op 85/92e ervan is een bijzondere rsz-werknemersbijdrage van 13,07% verschuldigd. Belangrijk dus dat je duidelijk aan het sociaal secretariaat doorgeeft dat het om een aanvullende vakantiedag gaat zodat het niet de gewone rsz-bijdragen aanrekent.

Bij de werkgever

De werknemer moet aan de werkgever meedelen dat hij aanvullende vakantie wil nemen. Hij is immers niet verplicht die dagen op te nemen. Voor de concrete planning en opname van die vakantie gelden dezelfde regels als voor jaarlijkse vakantie, namelijk dat dit in principe in onderling akkoord gebeurt tussen beide partijen.

Bij Rijksdienst Jaarlijkse Vakantie (RJV) - arbeiders

De arbeider is verplicht de aanvullende vakantie aan te vragen bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie via een aanvraagformulier ten vroegste 15 dagen voor de laatste week van de aanloopperiode en ten laatste op 31 december van het vakantiedienstjaar.

Aanvullende gegevens vakantieattest

De brutobedragen van het uitbetaald aanvullend vakantiegeld komen ook op het vakantieattest terecht, net als het aantal door de bediende al opgenomen dagen aanvullende vakantie en het arbeidsstelsel waarin deze vakantiedagen werden genomen.

Zo kunnen deze verrekend worden met het dubbel vakantiegeld van het volgende jaar.

Het recht op jeugd- en seniorvakantie blijft bestaan, naast het recht op aanvullende vakantie. Er is geen voorrangsmechanisme. Als een werknemer voldoet aan de voorwaarden voor jeugd- of seniorvakantie, is dat stelsel financieel voordeliger, aangezien de werknemer een uitkering ontvangt van de RVA voor de vakantiedagen en er géén verrekening volgt met het vakantiegeld van het daaropvolgende jaar.

Opgelet: een werknemer mag volgens de FOD Sociale Zekerheid binnen een zelfde kalenderjaar de aanvullende vakantie niet combineren met jeugd- of seniorvakantie. Nadat de werknemer een keuze heeft gemaakt, kan hij dat jaar dus enkel nog vakantiedagen nemen volgens het gekozen stelsel.

Heeft een werknemer niet voldoende jaarlijkse vakantiedagen om een collectief verlof in de organisatie te overbruggen, dan heeft hij recht op uitkeringen voor tijdelijke werkloosheid door collectieve sluiting, ook al heeft hij recht op aanvullende vakantie.

Hij is dus niet verplicht eerst zijn aanvullende vakantierechten uit te putten. Dat werd formeel bevestigd door de Rijkdienst voor Arbeidsvoorziening.