Klokkenluidersrichtlijn wordt wet: wat te doen?

Europa heeft het wel voor klokkenluiders (whistleblowers in het Engels): mensen die schendingen van het EU-recht aan het licht brengen bij organisaties waarmee ze via het werk in contact komen. Het heeft dan ook een kader uitgewerkt waarbinnen het voor sommige organisaties verplicht wordt om een meldingskanaal voor dat 'klokkengelui' te installeren. Zo hoopt men dat wantoestanden in een vroeg stadium kunnen worden aangepakt of voorkomen kunnen worden. Bovendien biedt de richtlijn klokkenluiders ook bescherming, zodat ze niet moeten vrezen wanneer ze de klokken luiden.

Deze richtlijn is nu in België laattijdig in wet omgezet. De wet bepaalt drie mogelijke meldingskanalen: een intern meldingskanaal binnen de onderneming, een extern meldingskanaal op overheidsniveau en de openbaarmaking, bijvoorbeeld via de pers.

Een breed scala aan belanghebbenden kan een schending melden. Dit kan een werknemer zijn, maar even goed:

• een zelfstandige,
• een aandeelhouder,
• een bestuurder,
• een vrijwilliger,
• een stagiair,
• een (onder)aannemer of leverancier.

De wet bevat een heel lijstje aan normen waarvan de schending binnen het kader van deze wet valt, met name:

• Overheidsopdrachten
• Financiële diensten
• Producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• Productveiligheid en –conformiteit
• Veiligheid van het vervoer
• Milieubescherming
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
• Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, -gezondheid en –welzijn
• Volksgezondheid
• Consumentenbescherming
• Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
• Bestrijding van belastingfraude
• Sociale fraudebestrijding
• De regels over de werking van de Europese interne markt (mededinging en Staatssteun).
  

De wet bepaalt drie meldingskanalen:

• een intern meldingskanaal binnen de onderneming,
• een extern meldingskanaal op overheidsniveau: een overzicht van de bevoegde organen voor het behandelen van externe klachten vind je onderaan dit artikel
• de openbaarmaking, bijvoorbeeld via de pers.

Het belangrijkste voor jou als werkgever is dat eerste kanaal: het intern meldingskanaal. Je kan kiezen hoe je dit voor je organisatie regelt: je kan dit binnen je onderneming aan een departement of persoon toewijzen of je kan dit outsourcen aan een derde partij.

Via dat meldingskanaal moet een organisatie met minstens 50 werknemers een kanaal oprichten waar belanghebbenden (zie boven wie dat allemaal zijn) terecht kunnen om een schending te melden. Dit kanaal moet aan volgende voorwaarden voldoen.

• Onafhankelijk: er mag geen belangenconflict aanwezig zijn in het meldpunt.
• Vertrouwelijk: de identiteit van de melder en andere in de melding opgenomen personen moet vertrouwelijk gehouden worden.
• Gegevensbescherming gegarandeerd: de ontvangen info moet voldoende beveiligd worden. Onbevoegde personeelsleden mogen er bijvoorbeeld geen toegang tot hebben.
• Schriftelijk of mondeling, of beide: het moet mogelijk zijn om of schriftelijk, of mondeling een schending te melden.

Je moet eerst overleg plegen met de overlegorganen in je organisatie. Hier geldt een cascaderegeling. Eerste de ondernemingsraad. Bij gebrek aan OR het CPBW. Is er geen CPBW, dan de vakbondsafvaardiging. Heb je geen overlegorganen, dan moet je overleg plannen met de werknemers zelf.

Na dit overleg dien je de nodige informatie mee te delen aan je werknemers over het de mogelijkheid zich te wenden tot de interne en externe meldingskanalen. Je doet dit best redelijk breed: het zijn namelijk niet enkel je werknemers die de klok kunnen luiden, maar ook derden (aannemers, zelfstandigen,...).

Ten slotte is het belangrijk dat je een meldingsregister bijhoudt. Hierin hou je alle meldingen bij. Voor schriftelijke meldingen is dit vrij eenvoudig, maar voor mondelinge meldingen is dit minder vanzelfsprekend. Daarom mag je eventuele telefonische oproepen opnemen of een schrifelijk weergave ervan bijhouden.

Bij het behandelen van de melding moet je rekening houden met enkele termijnen:

• Elke melder moet steeds binnen 7 dagen na de ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging krijgen.

• De inhoudelijke opvolging en feedback moeten dan volgen binnen een redelijke termijn van ten hoogste 3 maanden na de ontvangstbevestiging.

De klokkenluider is beschermd tegen represailles in de breedste zin van het woord. Denk aan ontslagbescherming, maar ook schorsing, degradatie, weigering van promotie, pesterijen of uitsluiting, discriminatie of nadelige behandeling, vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor levering goederen of diensten, etc.

Wat moet je nu doen als werkgever? We sommen het even voor je op:

• Bereken je werknemersaantal:
  • Minder dan 50 werknemers: je moet niets doen, maar je mag wel een intern meldingskanaal instellen
  • Meer dan 50 werknemers, maar minder dan 250 werknemers: je moet een intern meldingskanaal instellen, maar je hebt nog tijd tot 17 december 2023. Bovendien moet je geen anonieme meldingen aanvaarden.
  • Meer dan 250 werknemers: je moet op 15 februari 2023, 2 maanden na publicatie van de wet, een intern meldingskanaal hebben voorzien. Je bent ook verplicht om anonieme meldingen te aanvaarden.

Het aantal werknemers wordt berekend zoals dat bij de sociale verkiezingen gebeurt. Het gaat dus om een gewoonlijk, gemiddeld aantal werknemers.

• Bepaal of je je meldingspunt intern of extern zal beheren.
  • Intern: wie zal dit op zich nemen? HR? En hoe? Telefoonnummer of e-mailadres? Hoe beschermen we de gegevens?
  • Extern: zoek een partner. Misschien heeft je sociaal secretariaat wel een platform?
• Maak een policy over het hoe en het wat van het meldingskanaal. Doe dit best niet in het arbeidsreglement; zo vermijd je de wijzigingsprocedure.
• Geef de nodige informatie aan alle belanghebbenden: informeer via je website en via andere kanalen over de mogelijkheid tot melden van inbreuken.
• Hou een meldingsregister bij.

1. Overheidsopdrachten: de dienst Overheidsopdrachten van de FOD Kanselarij van de Eerste minister;
2. Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering: FSMA voor de regels bedoeld in artikel 45 van de wet van 2 augustus 2002, NBB voor de regels bedoeld in de artikelen 12bis en 36/2 van de wet van 22 februari 1998, College van toezicht op de bedrijfsrevisoren voor de regels bedoeld in artikel 32 van de wet van 7 december 2016;
3. Productveiligheid en productconformiteit: FOD Economie, FOD Volksgezondheid, FAGG, BIPT, FOD Mobiliteit;
4. Veiligheid van het vervoer: FOD Mobiliteit, Nationale Autoriteit voor Maritieme Beveiliging;
5. Bescherming van het milieu: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Leefmilieu Brussel, CREG, Algemene Directie Energie, ACER;
6. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid: Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
7. Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn: FAVV, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;
8. Volksgezondheid: Sciensano, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, FAGG, Federale commissie “Rechten van de patiënt”;
9. Consumentenbescherming: FOD Economie;
10. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen: Gegevensbeschermingsautoriteit, CCB, EDPS.

28 NOVEMBER 2022. - Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector