Je personeel informeren over het ontslag van een ex-werknemer: wat mag je zeggen en wat niet?
Je ontslaat een werknemer en wil je personeel daarover informeren. Hoe ver mag je daarin gaan?
In een recente beslissing heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zich over die vraag moeten buigen, nadat twee werknemers een klacht hadden ingediend. Ze verweten de werkgever aan de andere werknemers gecommuniceerd te hebben over hun ontslag en de omstandigheden daarvan. De conclusie van de GBA: communiceer enkel wat strikt noodzakelijk is voor een passend personeelsbeleid.
De feiten en de beslissing van de GBA
Twee werknemers worden ontslagen en beiden dienen een klacht in om dezelfde reden: de werkgever zou gecommuniceerd hebben over hun ontslag en over de omstandigheden die aanleiding hebben gegeven tot hun ontslag.
De werkgever stelt dat het om een zuiver professionele communicatie gaat die normaal is aan het einde van de arbeidsrelatie.
In haar beslissing herinnert de GBA in de eerste plaats aan het principe van de minimale gegevensverwerking. Dit houdt in dat de verwerking van persoonsgegevens van werknemers door de werkgever toereikend moet zijn en beperkt moet blijven tot wat noodzakelijk is voor het doel dat je wil bereiken.
Daarna onderzoekt de GBA de communicaties van de werkgever voor beide werknemers.
Bij de eerste werknemer heeft de werkgever via e-mail gecommuniceerd dat de samenwerking met de samenwerking met de werknemer werd stopgezet en dat hij dus niet meer op de werkvloer zou verschijnen. De GBA oordeelt dat dit om een feitelijke mededeling gaat en dus toereikend en noodzakelijk is in een passend personeelsbeleid.
Bij de tweede werknemer gaat de werkgever verder: bovenop de feitelijke mededeling dat de werknemer niet meer op de werkvloer zal verschijnen, bevat de e-mail ook het feit dat de beslissing genomen is na een aantal schriftelijke beslissingen en bijsturingsgesprekken. Dit is volgens de GBA niet toereikend en niet noodzakelijk in een passend personeelsbeleid.
Conclusie
Wat moet je nu onthouden van deze beslissing?
Ten eerste dat je je personeel op de hoogte mag brengen van het ontslag van een werknemer. Een feitelijke mededeling volstaat.
Ten tweede beperk je de communicatie tot wat noodzakelijk is binnen een passend personeelsbeleid: je verwijst niet naar de coaching en bijsturing die het ontslag vooraf zijn gegaan.
Meer weten?
Wil je meer weten over wat je als werkgever moet, mag en niet mag doen op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens? Check de FAQ's op onze site.
Anderen lazen ook dit:
Checklist inzake de veiligheid en het welzijn van de werknemer-fietsgebruiker
Almaar meer werknemers verplaatsen zich per fiets naar het werk. En dat is goed voor mens en milieu.
Maar daarmee rijst ook de vraag naar de verplichtingen van de werkgever in verband met de veiligheid en het welzijn van de fietsende werknemers. De NAR publiceerde daarom een handige checklist met een overzicht van de voornaamste verplichtingen.
UPDATE Federal Learning Account: Applicatie beschikbaar vanaf 1 april 2024
Vanaf 1 april 2024 komt er voor werkgevers een nieuwe verplichting bij inzake opleidingen. Het opleidingsrecht van de werknemers zal dan geregistreerd moeten worden in een nieuwe databank, de Federal Learning Account.
In dit bericht zetten we de informatie waar we op dit moment al over beschikken even op een rij.
De applicatie is beschikbaar sinds 1 april 2024.
Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?
Doe net als +900 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!