Verantwoordelijke financiën en administratie (deeltijds) - Graffiti vzw

We zijn op zoek naar een verantwoordelijke financiën en administratie voor onze vzw en coöperatie (in oprichting).

1. Je bent het eerste aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de uitbouw van de financiële procedures/systemen samen met de coördinator.

Je staat in voor de nauwgezette opvolging van:

• maandelijkse uitgaven zoals o.a. werkingsmiddelen
• maandelijkse inkomsten via o.a. subsidies, fondsen en projecten

Je doet voorbereidend werk en ondersteunt bij:

• de (jaarlijkse) financiële rapportage
• de (jaarlijkse) begroting
• projectbudgettering

2. Je bent verantwoordelijk voor de uitbouw van administratieve procedures/systemen samen met de coördinator.

• Je staat in voor de nauwgezette opvolging van de maandelijkse personeelsadministratie zoals o.a. bijhouden en doorgeven van werktijden
• Je doet voorbereidend werk en ondersteunt bij verslaggeving van Bestuurs- en Algemene vergadering
• Je volgt het loonbeleid op in overleg met de coördinator (loonschalen, indexeringen, anciënniteit,…).Je controleert of de wettelijke en reglementaire verplichtingen correct nagekomen worden en neemt, indien nodig, de gepaste maatregelen.
• Je onderhoudt externe contacten ter ondersteuning van het financieel beleid (bv met de bedrijfsrevisor, verzekeringsmakelaar, sociaal secretariaat, het Fonds sociale Maribel, bedrijf boekhoudingsprogramma, werkgeversorganisatie…)

3. Je leidt graffiti-opdrachten in goede banen samen met de vennoten van de Coop Graffiti

• Je vertegenwoordigt Graffiti vzw in je relatie met klanten die een graffiti-opdracht bij ons boeken. Je zorgt voor een correcte afhandeling: van het eerste contact, over de offerte, tot de afspraken met de graffiteurs en de afhandeling van alle praktische zaken (vervoer, materiaal e.d.). Het afhandelen van graffiti-opdrachten komt in de toekomst volledig in handen van de coöperatie. Jij bent verantwoordelijk voor de overdracht, begeleiding, opleiding en verzelfstandiging van de graffiti-opdrachten door de vennoten.

4. Beleid

• Je denkt en werkt mee aan het inhoudelijk beleid van de organisatie als lid van het team van Graffiti vzw.

• Je bent een administratieve duizendpoot, punctueel, met oog voor detail.
• Je kunt goed overweg met een dubbele boekhouding, ervaring hierin is een must.
• Je beheerst vlot tot zeer vlot gangbare softwarepakketten (MS Excel, Word, …). Je hebt ervaring in het werken met boekhoudingssoftware Exact.
• Je kunt constructief en probleemoplossend denken.
• Je hebt organisatorisch talent: je kunt diverse taken flexibel plannen en structureren, prioriteiten stellen en je kunt omgaan met deadlines.
• Je kunt zelfstandig én in team werken en je hebt zin voor verantwoordelijkheid.
• Je bent communicatief en redactioneel vaardig ten aanzien van onze vrijwilligers, klanten en officiële instanties.
• Een gezonde commerciële ingesteldheid is een pluspunt.
• Je behaalde minstens een bachelordiploma in een financiële richting of je hebt minimaal 2 jaar professionele ervaring met financieel beheer en loonadministratie opgebouwd.
• Je woont in (de regio) Gent.
• Beschikbaarheid: zo snel mogelijk, liefst vanaf 30 augustus 2021.

Jobgerelateerde competenties

• Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan de directie, bepalen en opstarten
• Medewerkers leiden en opvolgen: Human Resources
• Toezicht houden op het personeelsbeleid van de organisatie (lonen, opleidingen, aanwervingen, …)
• Toezicht houden op het beheer van de liquiditeitenAanbevelingen aan leidinggevenden doen over de toekenning van financiële middelen
• De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren
• Activiteiten uitvoeren: Relatiebeheer met de leveranciers, de fiscale diensten en de financiële tussenschakels (banken, verzekeringen, ...)
• Activiteiten uitvoeren: Beheer van het roerend en onroerend vermogen
• Activiteiten uitvoeren: Onderhandeling met financiers (uitvoering van overeenkomsten, ...)
• Activiteiten uitvoeren: Oplossing van geschillen
• Medewerkers leiden en opvolgen: Commerciële functies
• Medewerkers leiden en opvolgen: Boekhoudkundige functies
• Medewerkers leiden en opvolgen: Financiële functies
• Medewerkers leiden en opvolgen: Logistieke functies
• De evolutie van de financiële resultaten van de organisatie opvolgenHet financieringsplan opstellen
• Toezicht houden op en coördineren van de werking van de diensten, de juridische advisering inzake geschillen en financiële constructies
• Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie van fiscale keuzes, ...)

Persoonsgebonden competenties

• Creatief denken (Inventiviteit)
• Regels en afspraken nakomen
• Leervermogen hebben
• Commercieel zijn
• Zelfstandig werken
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Omgaan met stress
• Resultaatgerichtheid
• Samenwerken als hecht team
• Klantgerichtheid
• Plannen (= ordenen)
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Contactvaardig zijn

• Een deeltijdse job (4/5) met contract van onbepaalde duur.
• Loon op basis van de barema’s van PC 329.01.
• Een aangename werkplek in Gent, vlakbij het station Dampoort.
• Interne en externe bijscholingsmogelijkheden.

Graffiti vzw wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, herkomst, nationaliteit of handicap.