medewerker kaartverkoop/zaalhuur - Cultuurcentrum Hasselt

DOEL VAN DE FUNCTIE

CCHA presenteert het hele jaar door voorstellingen, tentoonstellingen en huisvest diverse receptieve activiteiten (o.a. vergaderingen, congressen, symposia, etc). Dagelijks ontvangen we zeer uiteenlopende bezoekers, binnen- en buitenlandse artiesten, jong en oud .. die we allemaal professioneel en vriendelijk willen verwelkomen. Aan de kaartverkoop ben jij het gezicht van cultuurcentrum Hasselt. Je bent het aanspreekpunt voor onze bezoekers, publiek en passanten en je verzorgt de ticketverkoop. Ook ondersteun je in de communicatie en promotie naar klanten. Tot slot zorg je ervoor dat de aanvragen voor zaalhuur van A – Z opgevolgd en piekfijn afgehandeld worden.

De medewerker kaartverkoop/verhuur werkt onder de leiding van de verantwoordelijke personeel en is samen met het hoofd en de andere medewerkers van de dienst kaartverkoop verantwoordelijk voor een klantgerichte uitbouw en werking van deze dienst. Je maakt deel uit van het welcome team (onthaal en bewaking, kaartverkoop en verhuur).

Je takenpakket bestaat uit enerzijds kaartverkoop, anderzijds verhuur:

Kaartverkoop:

• Je zorgt voor een vlekkeloze verkoop van tickets voor activiteiten in cultuurcentrum Hasselt. Met een glimlach

verschaf je info over tarieven, voorstellingen of je wijst bezoekers de juiste weg.

• Je bent ten allen tijde op de hoogte van alle activiteiten in en van het cultuurcentrum

• Je organiseert en verzorgt de kassa bij avond- en weekendvoorstellingen, af en toe ook voor onze producties op locatie.

• In het ticketingsysteem beheer je mee gegevens en data om de administratieve afhandeling van de ticketverkoop

en de digitale klantencommunicatie optimaal te organiseren

- De verschillende kaartverkoophandelingen afwerken, d.w.z. reservatie, opstellen van factuur- en overschrijvingsformulier, controle overschrijvingen, verzenden van kaarten, opvolging van betalingen

- Het verwerken en opvolgen van groepsreservaties

- Opvangen, behandelen en rapporteren van klachten

- Klanten verder helpen met (online) reserveringen

- Dagelijks opmaken van een kassa-staat

- Meewerken aan het verzamelen van klantgegevens voor de boekhouding

- Opstellen van verkooprapportages

• Daarnaast werk je nauw samen met de collega’s van IT en communicatie ter ondersteuning van de

promotie van publieke voorstellingen en activiteiten

- Verzorgen van de communicatie die hoort bij ticketverkoop

- Uitsturen en opvolgen van onze servicemails naar ticketkopers

- Meewerken aan de uitvoering van specifieke verkoopacties

Zaalhuur:

• Je organiseert en realiseert de externe commerciële exploitatie van de zalen in cultuurcentrum Hasselt

• Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de vragen van klanten en organisaties die de zalen

wensen te huren tijdens vooraf bepaalde periodes waarin ze niet in gebruik zijn door de interne organisatie.

Je behandelt de spontane aanvragen die binnenkomen via e-mail, website en via telefoon. Je zorgt

voor een vlekkeloze afwerking van de aangegane verhuurcontracten. Spontane huuraanvragen die

binnenkomen onderzoeken, plannen, vastleggen en afwerken. Je evalueert het verloop van de verhuringen

en stuurt bij waar nodig. Je rapporteert aan de verantwoordelijke.

• De geïnteresseerde huurders kan je de nodige informatie bieden over onze zaalhuur (grootte van de zalen, prijzen, opstellingen, technische mogelijkheden etc). Je volgt de zaalverhuur op samen met de rest van het welcome team.

• De administratie en facturering van de externe verhuur wordt correct en nauwgezet bijgehouden.

• Je organiseert productioneel technische meetings met de zaalhuurder. Je stemt de externe verhuur af

met het interne gebruik. Je beheert nauwgezet onze elektronische zalenplanning, je maakt interne

praktische afspraken, i.v.m. onthaal, gelegenheidspersoneel, techniek, ..

Sporadisch bied je ondersteuning aan het onthaal team.

AANWERVINGSVOORWAARDEN

Diploma & ervaring

Minstens een relevant hogeschool diploma en/of aantoonbare relevante werkervaring in de culturele sector of gelijkaardige functie.

Vereiste competenties

Je bent …

• een teamspeler die engagementen nakomt en rekening houdt met collega’s en partners

• excellent in het onderhouden van klantenrelaties. Je bent communicatief en commercieel ingesteld.

Zowel schriftelijk als mondeling breng je helder en foutloos een boodschap over

• een goede organisator

• veelzijdig en stressbestendig

• erg zelfstandig: je kan je eigen werk doelmatig en efficiënt organiseren

Je hebt …

• naast een zakelijk-commerciële kijk ook een grote affiniteit met de culturele sector, interesse in de

activiteiten, voorstellingen en concerten die in huis worden gepresenteerd

• een streepje voor als je ervaring hebt met Ticketmatic, Peppered en/of Yesplan

• geen probleem met een flexibel uurrooster waar avond- en weekendwerk deel van uitmaken

• vooral veel goesting, zelfs jaren ervaring is daaraan ondergeschikt

• een klantgerichte ingesteldheid en hartelijke uitstraling

• zin voor detail en werkt gestructureerd

• een relevante opleiding voor deze uitdagende functie of je hebt (een behoorlijke) ervaring in verkoop,

eventmanagement, of de commerciële aspecten van culturele producties.

• administratieve en organisatorische vaardigheden (je werkt vlot met computer, je hebt een gedegen

kennis van Office programma’s, je kunt efficiënt telefoneren met klanten)

• een goede praktische (mondelinge als schriftelijke kennis) van vreemde talen (vnl. Frans en Engels, noties van Duits)

• een verzorgd voorkomen en taalgebruik

ONS AANBOD

• een stabiele en aangename werkomgeving

• een boeiende en veelzijdige job met autonomie, verantwoordelijkheid en kansen tot ontwikkeling

• je kunt op een autonome manier invulling geven aan je functie binnen een dynamische organisatie met

een belangrijke uitstraling op lokaal en regionaal vlak.

• je gaat voltijds aan de slag binnen het paritair comité 329.01 (loonschaal A3), je loon is conform de

opgebouwde ervaring en competenties.

• Bijkomende voordelen:

- Maaltijdcheques ter waarde van 7€ per cheque

- Woon-werkverkeervergoeding

- Een 13e maand

- Een jaarlijkse flexibiliteitspremie voor onregelmatige prestaties (avond & weekendwerk)

- Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden

- Collectief verlof in de maand juli

- Arbeidsduurverminderingsdagen omwille van 40u/week

- Leeftijdsverlof vanaf 35 jaar

• De bepalingen van het paritair comité 329.01 zijn van toepassing.

ARBEIDSOVEREENKOMST

• Voltijds contract van onbepaalde duur

• Startdatum : zo snel mogelijk