Logistiek en administratief Event- en Vrijwilligersmedewerker (100% betrekking, 80% bespreekbaar) - AFS Low Lands - Interculturele Programma's

Jij bent de ondersteunende kracht van het vrijwilligers- en educatieteam van AFS Low Lands.
Je beheert de administratie van stafleden, vrijwilligers en programma-deelnemers in zowel regio Vlaanderen als regio Nederland. Je bent verantwoordelijk voor het updaten en beheren van onze database.

Je staat in voor de administratie van de verschillende hosting- en sendingkampen die AFS als deel van zijn internationale programma’s zowel in Vlaanderen als Nederland organiseert. Je zorgt er ook voor dat deze oriëntatiekampen logistiek feilloos worden voorbereid en zorgt op bepaalde activiteiten voor ondersteuning ter plaatse.

Je staat in voor de administratieve en logistieke opvolging van nationale vrijwilligersinitiatieven zoals vormingsdagen en -weekends. Je volgt de inschrijvingen op, onderhoudt het contact met de betrokken vormingscentra, verzamelt het materiaal, regelt de catering, zorgt voor de lokaal- en/of slaapkamerverdeling …

Je zorgt gedurende het hele proces voor een accurate opvolging zodat elk evenement van inschrijving tot slot zo vlot mogelijk verloopt. Voor dit soort events werk je nauw samen met je collega’s en met de AFS-vrijwilligers.

Je zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning van grote promo-events waar AFS regionaal vertegenwoordigd is of van de nationale ‘Werelddelen’-dag die AFS zelf in Vlaanderen organiseert (een halfjaarlijkse, nationale info- en belevingsbeurs).

Je staat in voor het dagelijks gebouwbeheer, het officemanagement (bestellingen, het stockbeheer, een ordelijke opslag van alle materialen) en voor nazichten apparatuur zoals de jaarlijkse nazichten brandweer en alarmcentrale,…

Je beheert het IT-patrimonium (samen met de externe consultant die AFS hiervoor heeft aangesteld).

Kennis en vaardigheden

• Goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
• Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling
• Ervaring in officemanagement
• Kunnen werken met de courante Office-toepassingen
• Handig met kantoorapparatuur
• Ervaring in het werken met planningstools en databases
• Administratief accuraat, ordelijk en gestructureerd
• Sterk timemanagement (goed in het respecteren van deadlines)
• Basiskennis IT-apparatuur
• Ervaring in het werken met vrijwilligers of zelf vrijwilliger zijn (geweest)
• Ervaring in het organiseren van evenementen

Gedragscompetenties

• Je bent sociaal vaardig, klantvriendelijk en legt vlot contacten.
• Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
• Je bent ondernemingsgezind en niet bang van verandering en innovatie: je ziet eerder de opportuniteiten dan de problemen.
• Je werkt vlot in teamverband en kan ook zelfstandig je plan trekken.
• Je bent sterk in je eigen timemanagement en in zelfzorg.
• Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
• Je bent leergierig.
• Je bent feedbackgericht.
• Je bent oplossingsgericht.

• Je gelooft in de kracht van vrijwilligers en handelt daarnaar.
  
  

Wij zoeken een sociaal vaardige en vlotte persoon die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. We zoeken iemand die zelfredzaam en probleemoplossend is, die gestructureerd en analytisch werkt en die nauwgezet met deadlines omgaat. Iemand die graag met vrijwilligers werkt en voldoening vindt in het ondersteunen van hun projecten.

We hebben iemand nodig die praktisch is aangelegd en een hands-on mentaliteit ten toon spreidt. Iemand die oog heeft voor orde en graag bijdraagt aan een proper, gezond en aangenaam kantoor.

Diploma: Minimaal een diploma secundair onderwijs bij voorkeur in een administratieve, logistieke of onthaal opleiding. Een bachelor in een soortgelijke richting strekt tot aanbeveling, maar relevante ervaring telt evenzeer.

• Een 100% job in een dynamische regionale en internationale werkomgeving (4/5^de bespreekbaar).
• Een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
• De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
• Een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren.
• Een eerlijke verloning met volledige terugbetaling woonwerk-verkeer. Een contract van onbepaalde duur volgens barema A2 (PC 329.1), maaltijdcheques ter waarde van € 7/dag, maximaal eco-, cultuur en sportcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering.
• Deze job zal sporadisch avond- en weekendwerk bevatten. Je werkt standaard 4 dagen op het AFS-kantoor in Mechelen (vlak over het centraal station van Mechelen) van 9.00u tot 17.00u. De vijfde dag kan je van thuis uit werken.