1 FT Beleidsmedewerker Organisatie - Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen vzw

Als beleidsmedewerker maak je deel uit van het beleidsteam dat bestaat uit 7 beleidsmedewerkers en de algemeen directeur.

Als beleidsmedewerker ben je als lid van het beleidsteam verantwoordelijk voor:

• De realisatie van het meerjarenplan van Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen;
• Het doeltreffend aansturen van medewerkers;
• Het coachen van medewerkers;
• Maximale job-tevredenheid van medewerkers en vrijwilligers.

Als beleidsmedewerker rapporteer je aan het beleidsteam en aan de algemeen directeur. Het beleidsteam beslist zo veel mogelijk in consensus.

Je geeft richting

Als lid van het beleidsteam bepaal je op collegiale wijze de richting van de organisatie en ontwikkel je een langetermijnvisie en strategie voor de verdere uitbouw van de organisatie. Als beleidsmedewerker zorg je dat Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen een levensvatbare organisatie is en blijft. Je zorgt ervoor dat medewerkers erop kunnen vertrouwen dat het beleidsteam de organisatie in handen heeft en de zaken op orde houdt.

• Als lid van het beleidsteam vertaal je de langetermijnvisie naar concrete en haalbare doelen, processen, afspraken en rollen waarmee je collega-beleidsmedewerkers, opbouwwerkers en administratief medewerkers de langetermijnvisie van de organisatie via concrete activiteiten in dagelijkse praktijken kunnen omzetten;
• Je zorgt voor voldoende gedragenheid en duidelijkheid over de visie/strategie van de organisatie, de werkverdeling en de processen;
• Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en opvolging van onderstaande interne beleidsdomeinen:

• Intern communicatiebeleid
  • Je creëert de randvoorwaarden en ontwikkelt instrumenten die de interne communicatiestromen binnen de organisatie vlotter en efficiënter doen verlopen;
  • Je vertaalt, in overleg met een collega-beleidsmedewerker, onze externe communicatiestrategie naar concrete interne organisatierichtlijnen, communicatieprocessen en ondersteunende materialen, … waarmee medewerkers in hun dagelijkse externe communicatiepraktijk vlot mee aan de slag kunnen.

• » Diversiteitsbeleid
  • Je ontwikkelt een diversiteitsbeleid op maat van onze organisatie;
  • Je volgt in dat verband het sectoraal lerend netwerk diversiteit op;
  • Je helpt het diversiteitsbeleid te implementeren binnen onze organisatie;
  • Je bewaakt de implementatie en toepassing van het diversiteitsbeleid.

• » Leerbeleid
  • Je zet het intern vormingsbeleid verder en optimaliseert het waar nodig;
  • Je volgt de sectorgroep Partners in vorming (PIV) op;
  • Je bevordert een intern leerklimaat;
  • Je bewaakt de implementatie en uitvoering van het leerbeleid;
  • Je ontwikkelt een stagiairsbeleid.

• » Kwaliteitsbeleid
  • Je houdt het kwaliteitsdenken binnen de organisatie levendig;
  • Je bewaakt de implementatie en uitvoering van de interne kwaliteitsprocedures en -processen zoals vastgelegd in ons kwaliteitshandboek;
  • Je volgt de sectorwerkgroep Kwaliteit & planning op.

• » Vrijwilligersbeleid
  • Je houdt het vrijwilligersbeleid binnen de organisatie levendig en optimaliseert het waar nodig;
  • Je volgt de wettelijke verplichtingen inzake vrijwilligerswerk op en stuurt bij waar nodig;
  • Je bewaakt de implementatie en uitvoering van het vrijwilligersbeleid.

• » Intern preventiebeleid
  • Je zorgt voor optimale werkomstandigheden en een gezonde werkplek, met extra aandacht voor de mentale gezondheid, preventie en veiligheid;
  • Je stelt het meerjarenplan interne preventie, de jaaractieplanning en -verslaggeving op;
  • Je bent de vaste contactpersoon voor de externe preventiedienst en de medewerkers;
  • Je bewaakt de implementatie en uitvoering van het actieplan.

• » Registratiebeleid
  • Je bewaakt de uitvoering van de wettelijke registratieverplichtingen;
  • Je ondersteunt waar nodig de ontwikkeling van noodzakelijke registratiesystemen.

Je coördineert en stuurt een team van administratief medewerkers aan

Om jouw rol als beleidsmedewerker organisatie ten volle te kunnen uitvoeren, kan je rekenen op de ondersteuning van het zogenaamde Office & Support Team, een team van vijf gedreven administratief medewerkers.

Je neemt de leiding over het Office & Support Team en je

• waakt over een positieve groepsdynamiek binnen je team en binnen de organisatie;
• zorgt voor een aangename werkomgeving waar een goede sfeer heerst en waar medewerkers hulp kunnen vragen wanneer ze daartoe de nood voelen;
• zorgt voor heldere teamafspraken die door iedereen gekend zijn en je helpt deze mee opvolgen;
• neemt participatief beslissingen en vertaalt deze naar concrete afspraken;
• communiceert helder en zorgt voor een systematische opvolging van gemaakte afspraken.

Je bent met andere woorden iemand die een administratief team kan enthousiasmeren, aansturen, de verschillende rollen en verantwoordelijkheden kan definiëren, de interne communicatie kan stroomlijnen en ervoor zorgt dat het werk tijdig en kwalitatief wordt uitgevoerd.

Je motiveert medewerkers en stimuleert hun competentieontwikkeling

Als lid van het beleidsteam heb je de verantwoordelijkheid over het aanwerven, evalueren en bijsturen van de administratief medewerkers.

Je verdeelt de taken, rekening houdend met de verschillende competenties en de praktische haalbaarheid; ‘de juiste persoon op de juiste plaats’.

Je staat garant voor de individuele begeleiding van je teamleden:

• Je hebt oog voor het welbevinden van je medewerkers;
• Je voorziet in individuele coaching van de administratief medewerkers rond duidelijke taakdoelen en planning en je biedt ondersteuning bij hun competentieontwikkeling;
• Je helpt administratief medewerkers zelfkritisch en vanop afstand reflecteren over het persoonlijk functioneren in lijn met de visie van de organisatie;
• Je biedt hen eerlijke feedback;
• Je bent een coach bij wie medewerkers terecht kunnen met moeilijke kwesties;

Je beoordeelt opportuniteiten, stelt expertise ter beschikking van je team, collega-beleidsmedewerkers en de organisatie

• Je stelt je eigen expertise ter beschikking van de organisatie, het bestuur en de sector;
• Je volgt de tendensen op die relevant zijn voor jouw beleidsdomeinen en stelt je inzichten ter beschikking voor de ganse organisatie;
• Je zet in afstemming met je collega’s van het beleidsteam binnen de sector maximaal in op expertiseontwikkeling met het oog op verhoogde impact en resultaat;
• Je zorgt voor de uitbouw van een expertisenetwerk om zo het draagvlak van onze organisatie te vergroten en mee te helpen onze doelen te realiseren.

Jouw Kerncompetenties

Jouw Specifieke competenties als beleidsmedewerker

• Minimaal 5 jaar relevante ervaring/deskundigheid opgebouwd in een non-profitorganisatie
• Diploma: minimaal diploma bachelor en/of master;
• Ervaring opgebouwd in leidinggevende functie(s);
• Achtergrondkennis van en betrokkenheid op de problematiek van het niet realiseren van sociale grondrechten door maatschappelijk kwetsbare groepen;
• Sterke organisator;
• Sterke communicator;
• Vaardig in het uittekenen en implementeren van interne informatiestromen en processen;
• Sterke redactionele vaardigheden met het oog op het opstellen van beleidsplannen, inhoudelijke dossiers, jaarlijkse verslaggeving, …;
• Goede IT-vaardigheden en beheersing van Office 365 (Word, Excel en PowerPoint) en SharePoint;
• Voldoende financieel inzicht met het oog op controle en opvolging van werkingsbudgetten; noties van boekhouden is een pluspunt;
• Beschikken over een wagen en/of mogelijkheden om zich vlot binnen de provincie Oost-Vlaanderen te kunnen verplaatsen naar onze afdelingen in verschillende Oost-Vlaamse steden en gemeenten;
• Bereidheid tot permanente vorming en bijscholing;
• Bereidheid tot flexibele werkinzet.

• Boeiende en erg afwisselende werkcontext;
• Functieverloning: Barema B1A – PC 329 (cf. baremieke loonschalen);
• Overige arbeidsvoorwaarden: volgens PC 329, CAO’s afgesloten binnen de sector
  Samenlevingsopbouw (haard en standplaatstoelage, eindejaarspremie, gunstige verlofregeling ,…) en extra voordelen volgens het intern arbeidsreglement;
• Alle relevante werkervaring wordt meegenomen bij het bepalen van de baremieke anciënniteit;
• We bieden een soepele uur-, vakantie- en compensatieregeling;
• Smartphone met abonnement en laptop.