FAQ: Arbeidsreglement

woensdag 19/07/2017

Als werkgever bent je verplicht om altijd over een up-to-date arbeidsreglement te beschikken, aangepast aan de laatste veranderingen binnen je organisatie of nieuwe wetgeving. Een aantal arbeidsrechtelijke regels moeten in het arbeidsreglement staan, anderen mogen er niet in, concreet: als ze in strijd zijn met bv. een wet, besluit of algemeen geldende cao. Daarnaast heb je nog een grote flexibiliteit waardoor je van het arbeidsreglement een nuttig instrument kunt maken op maat van de organisatie. Wat zijn die verplichte vermeldingen? Welke vermeldingen raden we daarnaast nog aan? En hoe voer je het arbeidsreglement in? Sociare geeft je op die vragen een antwoord. 

Sociare-lid? Sociare helpt je graag om een organisatiespecifiek en duurzaam arbeidsreglement op te stellen. Via gratis consulting aan de hand van ons model arbeidsreglement of procesbegeleiding stellen we samen een werkbaar document op. Interesse? Mail naar info@sociare.be

Bovendien lees je als lid uitgebreide informatie over het arbeidsreglement in onze syllabus.

1. Wat is een arbeidsreglement? 

Het arbeidsreglement is een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en zijn werknemers. Het document regelt letterlijk de arbeid tussen beide partijen. Zowel de werknemers als de werkgever zijn gebonden door de bepalingen erin. Bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst overhandig je een exemplaar van het arbeidsreglement aan de nieuwe werknemer. In de arbeidsovereenkomst verklaart de nieuwe werknemer een exemplaar te hebben ontvangen van het reglement en daarmee ook akkoord te gaan. Licht bij indiensttreding ook de verschillende bepalingen van het arbeidsreglement toe, om zo duidelijke afspraken te maken voor en tijdens de tewerkstelling. Tips over onthaal van nieuwe medewerkers lees je hier

2. Wat moet in het arbeidsreglement? 

1. Algemene bepalingen

  • Aard van activiteiten
  • Paritair Comité
  • Rsz-nummer van de organisatie
  • Toepassingsgebied arbeidsreglement
  • Opvragen van informatie betreffende personeelsaangelegenheden
  • Gelijke behandeling / Discriminatie cao 25bis

2. Arbeidsduur/ Arbeids- en rusttijden 

  • Voltijdse wekelijkse arbeidsduur en uurroosters: vast of glijdende werkuren, uitzonderingen
  • Deeltijdse arbeid: uurroosters of weekdagen waarop en het dagelijks tijdvak waarbinnen deeltijdser werknemers werken alsook de minimale en maximale dag- en weekgrens en ten slotte hoe en wanneer je de roosters bekend maakt aan de werknemer. 
  • Sectorale flexibiliteit rond zon- en feestdagarbeid, maximale arbeidsduur, nachtarbeid
  • Andere afwijkingen zoals kleine flexibiliteit

3. Loonbetaling

  • Tijdstip van uitbetaling van het loon
  • Wijze en plaats van uitbetaling van het loon, concreet via bankoverschrijving

4. Ontslag

  • De opzeggingstermijnen of de regels voor de bepaling ervan of beter en aangeraden gewoon de verwijzing naar de wettelijke en reglementaire bepalingen: de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 . 
  • De dringende redenen: een niet limitatieve opsomming van feiten die je als een zware fout beschouwt die elke professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt, met een contractverbreking zonder opzeggingstermijn of –vergoeding tot gevolg

5. Het recht van alle werknemers om na een periode van arbeidsongeschikheid een bezoek aan ta vragen aan de preventieadviseur-arbeidsarts voorafgaand aan werkhervatting

6. EHBO

  • plaats waar de persoon te bereiken is die werd aangewezen om de eerste hulp te verlenen
  • plaats van de verbandkist

7. Toezichthoudend personeel

  • wie: functie, welk mandaat
  • taken:bv. aanwezigheidscontrole, werkverdeling, controle naleving dienstnota’s
  • bevoegdheden: bv. evaluatie, bijhouden van dossier per werknemer, straffen 

8. Tijdskrediet: enkel als je m.b.t. tijdskrediet in specifieke regels voorziet in de organisatie 

9. Sancties

10. Vakantie

  • Duur van de jaarlijkse vakantie en toekenningregels of beter verwijzing naar wettelijke bepalingen ter zake 
  • Eventuele extrawettelijke vakantiedagen bv. ancienniteitsdagen
  • Eventueel collectieve vakantieperiodes
  • Verhouding tussen extra vakantiedagen en de sectorale extra dagen voor 35-44 jarigen, alsook de av-dagen vanaf 45 jaar

11. Feestdagen

  • Data van de wettelijke feestdagen 
  • Wijze bepaling vervangingsdagen van de feestdagen die op zondag of inactiviteitsdag vallenr

 12.   De dagen van regelmatige onderbreking en andere afwezigheden

De bepalingen rond andere afwezigheden zijn enkel verplicht als je een betere regeling aanbiedt aan je werknemers dan wettelijk voorzien. Een algemene verwijziging naar de website www.werk.belgie.be is voldoende als je niets bijkomends voorziet. 

13.   Preventief alcohol- en drugsbeleid

14. Preventie van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk

15.  Wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid: vermelden en naar verwijzen ter inzage

16.  Inlichtingsplicht bij afwezigheid

  • de manier waarop: binnen welke tijd, hoe, aan wie, … 
  • idem voor het afleveren van een doktersbriefj 

17.  Gelijke behandeling / Discriminatie – cao 25bis

18. Inlichtingen

  • Samenstelling ondernemingsraad
  • Samenstelling comité voor preventie en bescherming op het werk
  • Samenstelling vakbondsafvaardiging
  • Adressen inspectiediensten
  • Naam en adres vakantiefonds
  • Naam en adres wetsverzekeringsmaatschappij
  • Hoofd dienst veiligheid, gezondheid en verfraaiing
  • Organisatie van de arbeidsgeneeskundige dienst
  • Aansluitingsnummer RSZ
  • Naam en adres sectorale fondsen (niet verplicht te vermelden)
  • Naam en adres sociaal secretariaat
  • Vermelding van de cao’s en de collectieve akkoorden, gesloten op organisatieniveau

Neem enkel relevante bepalingen op in je arbeidsreglement. Heb je geen arbeiders in je organisatie, dan kun je de specifieke bepalingen voor hen laten vallen.

Binnen het arbeidsreglement mag je een objectief en redelijk onderscheid maken tussen werknemerscategorieën en/of afdelingen. Dat mag uiteraard niet op basis van een discriminatiecriterium (leeftijd, geslacht, …). Een ander uurrooster voor verschillende functies mag bijvoorbeeld wel als ze te verantwoorden is.

3. Welke bepalingen neem je best op in het arbeidsreglement? Of beter in een ander informatiedocument? 

Naast de wettelijke verplichtingen kun je ook andere bepalingen opnemen in uw arbeidsreglement:

  • Afspraken in geval van arbeidsongeval
  • Afspraken over de opname van vakantie en andere afwezigheden
  • Afspraken, verplichtingen over bv. veiligheid, hygiëne, ziekte, roken, fouilleren van de werknemer
  • Afspraken over woon-werkverkeer, kostenvergoedingen en verplaatsingen in opdracht van de werkgever
  • Afspraken over occasioneel en structureel telewerk, meer info in onze FAQ
  • Policies: bijvoorbeeld privégebruik internet, sociale media en communicatiemiddelen
  • Verplichtingen werknemers: bijvoorbeeld gebruik arbeidsmiddelen

Sommige afspraken en informatie kun je ook opnemen in een huishoudelijk reglement of afsprakenregister naast het arbeidsreglement. Daar neem je dan organisatiespecifieke regels en afspraken in op. Zo’n document kan een leesbare handleiding vormen, raadpleegbaar op het intranet, met praktische afspraken die al dan niet uit het arbeidsreglement voortvloeien. Als het niet over regels gaat met betrekking tot het werk (bv. gebruik van keuken, vergaderzaal, ict, energiebesparing enz.), is zo’n apart afsprakenregister nuttig. Je kunt het bovendien makkelijker wijzigen dan een arbeidsreglement. Maar alle werkafspraken die je wilt kunnen afdwingen van de werknemer moet je in ieder geval in het arbeidsreglement opnemen.

4. Hoe voer je het arbeidsreglement in? Hoe wijzig je het arbeidsreglement? 

Het arbeidsreglement wordt ingevoerd en ook meestal gewijzigd via de zogenaamde bijzondere wijzigingsprocedure. Voor een aantal wijzigingen moet je die procedure niet volgen. Zie vraag 5. Die verschilt naargelang er al dan niet een ondernemingsraad is in de organisatie.

1. Formele procedure: er is geen ondernemingsraad

Je informeert je werknemers over het opgesteld of gewijzigd arbeidsreglement door aanplakking. Elke werknemer kan bovendien een kopie of een elektronische versie vragen. Gedurende 15 kalenderdagen vanaf de aanplakking hou je een register ter beschikking waar de werknemers eventuele opmerkingen over het ontwerp van arbeidsreglement of ontwerp van wijziging kunnen notren. Binnen diezelfde termijn kunnen de werknemers hun opmerkingen ook rechtstreeks aan de arbeidsinspecteur bezorgen .

Zodra de termijn van 15 dagen verstreken is, zend je binnen een termijn van 8 dagen het arbeidsreglement of de wijziging en het registeraan de arbeidsinspecteur. Als in het register geen opmerkingen werden genoteerd en de arbeidsinspecteur evenmin opmerkingen heeft gekregen, treedt het reglement of de wijziging in werking de 15de dag na de aanplakking.

Als er wel opmerkingen gemaakt werden, laat de arbeidsinspecteur dat binnen vier dagen weten aan jou. Jij moet die als werkgever meedelen aan de werknemers via aanplakking. De arbeidsinspecteur doet dan binnen 30 dagen een verzoeningspoging. Als die slaagt, treedt het arbeidsreglement of de wijziging in werking op de 8ste dag na de verzoeningsdag. 

Mislukt de verzoeningspoging, dan tracht het Paritair Comité tot een verzoening te komen. Sociare is deel van PC329.01 en PC329.03. Contacteer ons dus tijdig in deze situatie.

2.  Formele procedure: er is een ondernemingsraad

Het is de ondernemingsraad die het reglement opstelt en wijzigt. Je brengt het ontwerp door aanplakking ter kennis van de werknemers en overhandigt hetaan elk lid van de ondernemingsraad. De voorzitter zet het punt op de agenda, en ten vroegste de 15de en ten laatste de 30ste dag na aanplakking bespreekt de ondernemingsraad het ontwerp.

Als de ondernemingsraad geen unanimiteit bereikt over het ontwerp, brengt de voorzitter de arbeidsinspectie op de hoogte. Die probeert binnen 30 dagen tot een verzoening te komen. Slaagt die daar niet in, dan maakt ze een proces-verbaal van niet-verzoening op. 
De voorzitter van de ondernemingsraad en brengt het geschil dan binnen 15 dagen aanhangig bij het paritair comité die de partijen tracht te verzoenen. Sociare is deel van PC329.01 en PC329.03. Contacteer ons dus tijdig in deze situatie.

Het arbeidsreglement of de wijziging, tot stand gekomen op basis van een akkoord of een beslissing van het PC, treedt normaal 15 dagen nadien in werking, tenzij een andere datum vastgelegd is.  

Is er een akkoord of een beslissing, dan maak je het reglement of de wijziging bekend. Naast jouw hand- en dagtekening draagt het reglement of de wijziging in dit geval ook de handtekening van ten minste twee leden van de ondernemingsraad die de werknemers vertegenwoordigen. Het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers mag ook hier niet ontbreken.

Vervolgens maak je het nieuwe arbeidsreglement bekend aan alle werknemers.

5. Hoe maak je het arbeidsreglement bekend aan alle werknemers? 

Zodra een arbeidsreglement of een wijziging eraan in werking treedt, zorg je voor een afschrift:

  • aan elke huidige werknemer en elke nieuwe werknemer die later in dienst treedt.

Dat is belangrijk zodat de werknemers de afspraken van het arbeidsreglement moeten respecteren. Het is aan te raden de werknemers te laten tekenen voor ontvangst en dat bewijs te bewaren.

Je mag het afschrift ook digitaal bezorgen op voorwaarde dat je kunt bewijzen dat de werknemer het heeft ontvangen, vb via mail met ontvangstbevestiging.

  • aan de arbeidsinspecteur. Binnen 8 dagen na inwerkingtreding van het arbeidsreglement of de wijziging moet u een afschrift sturen naar de arbeidsinspecteur. De arbeidsinspecteur kan zo toezicht uitoefenen op de naleving van de wet.
  • aan de voorzitter van het PC, ook binnen 8 dagen na inwerkingtreding,  als je in het reglement of via de wijziging:
    - de ‘kleine flexibiliteit’ (art. 20 bis Arbeidswet) invoert
    - de referentieperiode verlengt voor de toepassing van de gemiddelde arbeidsduur (art. 26bis AW)
    - de referentieperiode verlengt voor de toepassing van de gemiddelde arbeidsduur voor deeltijders (art. 11bis Arbeidsovereenkomstenwet) 

Daarnaast moet je het arbeidsreglement altijd op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter beschikking stellen van de werknemers. Dat mag elektronisch op voorwaarde dat elke werknemer er toegang toe heeft.

6. Wanneer moet je de formele wijzigingsprocedure niet volgen?  

Bij volgende wijzigingen moet je de formele procedure niet volgen, je schrijft ze gewoon in in het arbeidsreglement en bezorgt de werknemers een aangepaste versie van het arbeidsreglement:

  • wijziging leden van ondernemingsraad, preventiecomité, vakbondsafvaardiging
  • wijziging naam/adres verzekeringsmaatschappij, enz.
  • de dagen ter vervanging van de feestdagen, na de bepaling en de bekendmaking ervan, voor 15 december)
  • de duur van de jaarlijkse vakantie
  • de duur van de (wettelijke) opzeggingstermijnen
  • de vermelding van organisatie-cao’s van toepassing op de werkomstandigheden
  • maatregelen getroffen ter bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk
  • uitgangspunten en doelstellingen van een preventief alcohol- en drugsbeleid, en de beleids- of intentieverklaring met beleidsprincipes. Opgelet: als je die uitgangspunten en doelstellingen verder uitwerkt, wat facultatief is, moet je wel de formele procedure volgen
  • wanneer het gaat om een tijdelijke wijziging van aanvang en einde van de gewone arbeidsdag op basis van een uitzondering in de wetgeving op de arbeidsduur

In het geval van een tijdelijke wijziging van de werktijd (laatste punt hierboven) moet je wel 24 uur op voorhand de werknemers van de wijziging in kennis stellen door middel van uithanging van een gedagtekend en ondertekend bericht, met vermelding van de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

---

Sociare-lid? Sociare helpt je graag om een organisatiespecifiek en duurzaam arbeidsreglement op te stellen. Via gratis consulting aan de hand van ons model arbeidsreglement of procesbegeleiding stellen we samen een werkbaar document op. Interesse? Mail naar info@sociare.be

Bovendien lees je als lid uitgebreide informatie over het arbeidsreglement in onze syllabus.