Welke maatregelen tref je tegen psychosociale risico's zoals grensoverschrijdend gedrag op het werk?

maandag 26/02/2018


Een belangrijk onderdeel van welzijnsbeleid is het beleid rond de preventie van psychosociale risico’s op het werk, met onder andere preventie van geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag. Wat betekent dat? En hoe ga je als werkgever te werk? Hoe voer je een preventiebeleid? Wat als een werknemer de risico's ervaart? Wie zijn de actoren? Deze FAQ geeft een overzicht: 

1. Voer een duidelijk beleid en bezorg duidelijke informatie over het beleid aan de werknemers

Je voert als werkgever een beleid rond psychosociale risico's op het werk. De opmaak en het onderhoud van dat beleid lees je in punt 2. Meestal ben je hiervoor ook aangesloten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, die jou en je werknemers bijstaat. 

Het is natuurlijk essentieel dat elke werknemer op de hoogte is van dat beleid. Dat doe je via het arbeidsreglement. Elke werknemer krijgt bij aanwerving een exemplaar van het arbeidsregelement en bovendien is het reglement ook altijd raadpleegbaar op de werkplek. 

In het arbeidsreglement neem je hierover volgende zaken op:

  • Wat de werknemer die meent psychische schade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk kan doen. Meer informatie over die actiemiddelen lees je in punt 3 en specifiek voor geweld, pesterijen en grensoverschrijdend gedrag in punt 4. 
  • Bij wie die werknemer terechtkan. Je neemt de contactgegevens van die personen op. Zie ook punt 5. Personen waar de werknemer terechtkan zijn:
    - De directe leidinggevende
    - De vertrouwenspersoon, als die aanwezig is in de organisatie
    - De preventieadviseur psychosociale aspecten, meestal behoort hij tot de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. 
  • Het beleid dat je voert. En minstens de minimale preventiemaatregelen die je als werkgever neemt ter preventie van psychosociale risico’s op het werk. 

Sociare-lid? Je vindt hier een modelclausule in ons model arbeidsreglement. 

2.  Hoe voer je een beleid rond psychosociale risico's op het werk?

Het beleid rond psychosociale risico's op het werk is een belangrijk onderdeel van het algemene welzijnsbeleid van de organisatie. Volgende stappen hieromtrent zijn belangrijk:

Stap 1: Risicoanalyse

In het kader van het algemeen preventie- en welzijnsbeleid voer je een risicoanalyse uit. Daarbij hou je ook rekening met psychosociale risico’s op het werk.

Bij de risicoanalyse van de psychosociale risico’s op het werk betrek je de werknemers. Beschikt je organisatie over een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk met een preventieadviseur psychosociale aspecten, dan betrek je ook die bij de risicoanalyse. Maakt de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uit van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, dan betrek je hem bij de risicoanalyse als de complexiteit van de risicoanalyse dit vereist. Uit de risicoanalyse komen gepaste preventiemaatregelen voort.

Stap 2: Nemen van preventiemaatregelen

De minimaal te nemen preventiemaatregelen zijn:

  • materiële en organisatorische maatregelen ter voorkoming van risico
  • maatregelen om de werknemers te beschermen die in contact komen met derden. Inclusief bijhouden van register van feiten van derden waarin de werknemers de feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door derden kunnen noteren.
  • bepalen van verplichtingen van de hiërarchische lijn t.a.v. de preventie van psychosociale risico’s
  • informatie en opleiding aan werknemers m.b.t. de psychosociale risico’s en de preventiemaatregelen.
  • noodzakelijke informatie aan het cpbw voor het uitvoeren van zijn opdrachten.
  • begeleiding bij werkhervatting van werknemers na langdurige afwezigheid
  • procedures waarvan de werknemers gebruik kunnen maken om een interventie te krijgen als zij menen gezondheidsschade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk

Een van de maatregelen die soms weleens wordt voorgesteld is het opvragen van een uittreksel uit het strafregister. Maar mag je dat vragen? Het antwoord lees je in punt 6. 

Risicoanalyse van een specifieke arbeidssituatie:

  • Op collectief niveau Een lid van de hiërarchische lijn of ten minste één derde van de werknemersvertegenwoordigers in het cpbw kan een risicoanalyse verkrijgen wanneer die zelf een gevaar vaststelt of daarvan op de hoogte worden gebracht door de werknemers. Je moet die risicoanalyse uitvoeren. Het doel van de risicoanalyse op collectief niveau  is het treffen van individuele en collectieve maatregelen om het gevaar te beheersen en het aantal individuele verzoeken tot interventie door werknemers te verminderen. De analyse gebeurt samen met de werknemers. Is er binnen de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk een preventieadviseur psychosociale aspecten, dan betrek je die bij de risicoanalyse. Maakt de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uit van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, dan betrek je hem enkel als de complexiteit van de risicoanalyse dit vereist.
  • Op individueel niveau Een werknemer die meent gezondheidsschade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk, kan eveneens vragen dat een risicoanalyse van zijn specifieke arbeidssituatie wordt uitgevoerd door de preventieadviseur psychosociale aspecten door bij hem een verzoek tot formele psychosociale interventie in te dienen.

Stap 3: Jaarlijkse evaluatie en optimalisatie risicoanalyse en preventiemaatregelen

Jaarlijks evalueer je de risicoanalyse en de preventiemaatregelen. Je houdt daarbij rekening met de verzoeken tot formele psychosociale interventie, de incidenten die zich bij herhaling hebben voorgedaan en werden behandeld tijdens een informele psychosociale interventie, de nuttige elementen die voortvloeien uit de medische onderzoeken door de preventieadviseur-arbeidsarts en het jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Zo trek je de nodige lessen voor de toekomst.

3. Wat kan een werknemer die meent schade te ondervinden van psychosociale risico's doen? 

Een werknemer die meent psychische schade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk, heeft verschillende actiemiddelen:

1. De gewone sociale verhoudingen: het eerste aanspreekpunt van de werknemer is de werkgever of zijn hiërarchische meerdere. Ook op een lid van het cpbw of een vakbondsafgevaardigde kan de werknemer een beroep doen. 

2. Indienen van verzoek tot informele psychosociale interventie: Als de gewone sociale verhoudingen niet werken of de werknemer kiest hier niet voor, dan kan hij verzoek indienen tot informele of formele interventie.  De werknemer dient het verzoek in bij de preventieadviseur psychosociale risico’s of de vertrouwenspersoon. Die zoekt informele oplossingen via:

  • een gesprek
  • een tussenkomst bij de andere werknemer
  • een verzoening van de betrokken partijen.

Is de werknemer tevreden met het resultaat van die interventie, dan stopt de zaak. Zoniet, kan hij een verzoek tot formele psychosociale interventie indienen.

3. Indienen van verzoek tot formele psychosociale interventie: de werknemer die geen verzoek tot informele psychosociale interventie wil indienen of die niet tevreden is met het resultaat van dat verzoek, kan een verzoek tot formele psychosociale interventie indienen. Dat kan enkel bij de preventieadviseur psychosociale aspecten. Die bekijkt of het verzoek al dan niet te maken heeft met psychosociale risico’s op het werk. Is dat niet zo, dan weigert hij die interventie. Is dat wel zo, dan voert hij een risicoanalyse uit van de arbeidssituatie van de verzoeker en verstrekt advies aan de werkgever met daarin de resultaten van de analyse en voorstellen over de te treffen collectieve en individuele maatregelen.

Heeft het verzoek voornamelijk te maken met collectieve risico's, dan brengt preventieadviseur psychosociale aspecten u daar als werkgever van op de hoogte. Zo kun je, in overleg met het cpbw of de vakbondsafvaardiging, gepaste collectieve maatregelen treffen. Gaat het eerder om individuele regelingen, dan krijgt u advies over maatregelen op individueel niveau. Gaat het om een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk dan zijn er enkele bijzonderheden. Zie verder. Meent de werknemer dat je niet de gepaste maatregelen trof, dan kan hij beroep aantekenen bij de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk.

4. Wat zijn de specifieke maatregelen bij geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk?

De werknemer die meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk dient een een verzoek in tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. De behandeling van dat verzoek verloopt zoals de behandeling van een verzoek tot formele psychosociale interventie, maar vertoont enkele bijzonderheden op het vlak van procedure en inhoud van het dossier. Bovendien zijn de verzoeker en directe getuigen beschermd.

Daarnaast kan de preventieadviseur psychosociale aspecten, alvorens zijn advies aan de jou als werkgever te overhandigen, bewarende maatregelen voorstellen als de ernst van de feiten dat vereist of de aangeklaagde jijzelf of een deel van het leidinggevend personeel is. Als je die maatregelen niet treft, doet de preventieadviseur psychosociale aspecten een beroep op de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk. Het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten kan onder bepaalde voorwaarden worden meegedeeld aan het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding en aan het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen. Bovendien heeft de werknemer mogelijk recht op een schadevergoeding van 3 of 6 maanden loon.

De preventieadviseur psychosociale aspecten informeer je over de bescherming van:

1. de werknemer die een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk heeft ingediend bij de preventieadviseur psychosociale aspecten.

2. de werknemer die een klacht wegens geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk heeft ingediend bij de inspectiediensten om een van de volgende redenen:

  • de werkgever heeft geen preventieadviseur psychosociale aspecten aangeduid.
  • de werkgever heeft niet in een interne procedure voorzien
  • volgens de werknemer heeft de behandeling van zijn verzoek er niet toe geleid dat een einde werd gesteld aan de feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.
  • volgens de werknemer werd de interne procedure niet wettig toegepast

3. de werknemer die een klacht wegens geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk heeft ingediend bij de politiediensten, bij een lid van het Openbaar Ministerie of bij de onderzoeksrechter om een van de volgende redenen:

  • de werkgever heeft geen preventieadviseur psychosociale aspecten aangeduid.
  • de werkgever heeft niet in een interne procedure voorzien.
  • volgens de werknemer heeft de behandeling van zijn verzoek er niet toe geleid dat een einde werd gesteld aan de feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.
  • volgens de werknemer werd de interne procedure niet wettig toegepast.
  • de interne procedure is niet geschikt, gelet op de ernst van de feiten waarvan de werknemer het voorwerp is geweest.

4. de werknemer die wegens feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk een rechtsvordering instelt of voor wie een rechtsvordering wordt ingesteld.

5. de werknemer die optreedt als directe getuige in het kader van het onderzoek van een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk of die optreedt als getuige in rechte.

Die bescherming betekent dat je:

  • de arbeidsovereenkomst van die werknemers niet mag beëindigen in de 12 maanden die volgen op het indienen van het verzoek. Tenzij je voor de rechter het bewijs levert dat de redenen vreemd zijn aan het verzoek, de klacht of de getuigenverklaring
  • geen nadelige maatregel mag treffen tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en na het einde ervan. Doe je dat toch, dan kan de werknemer een forfaitaire vergoeding van 6 maanden brutoloon of het bedrag dat overeenstemt met de werkelijk geleden schade die bewezen wordt door de werknemer. Alvorens die vergoeding te vorderen kan de werknemer zijn re-integratie in de organisatie vragen onder de voorwaarden die bestonden voor de beëindiging van de arbeidsverhouding of voor het treffen van de maatregelen.

 

5. Wie speelt welke rol in kader van psychosociale risico's op het werk

Volgende personen nemen een rol op in kader van psychosociale risico's op het werk: 

  • werkgever: treft en is verantwoordelijk voor de nodige maatregelen om de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen, om de schade door die risico’s te voorkomen of om die schade te beperken
  • werknemer: ook de werknemer is verantwoordelijk om respectvol om te gaan met de andere werknemers en om mogelijke risico’s te signaleren
  • leden van de hiërarchische lijn: elk lid van de hiërarchische lijn is aandachtig voor signalen waaruit kan blijken dat er een psychosociaal probleem is, en waakt over de tijdige behandeling van het probleem. Hij helpt bij het begrijpen en oplossen van het probleem, luistert naar de werknemers en informeert hen over alternatieve oplossingen.
  • vertrouwenspersoon: is bevoegd voor het informele luik van de procedure voor  psychosociale risico’s op het werk. Hij eerbiedigt het beroepsgeheim. Hij is niet langer de persoon aan wie men verzoeken tot formele psychosociale interventie richt.

    Je bent niet verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen, tenzij alle werknemersvertegenwoordigers in het cpbw erom vragen. Die kunnen ook vragen om de vertrouwenspersoon uit die rol te verwijderen. Maar dat kan enkel met akkoord van u als werkgever. De vertrouwenspersoon is een lid van het personeel of een persoon extern aan de organisatie.

    Kunnen geen vertrouwenspersoon zijn:

    - de werkgever- of (kandidaat)werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad of het cpbw
    - vakbondsafgevaardigden
    - leidinggevend personeel
    - de preventieadviseur-arbeidsarts

    Elke vertrouwenspersoon moet bovendien een modulair opgebouwde opleiding van minstens 5 dagen volgen en jaarlijks deelnemen aan een dag supervisie. De inhoud van deze opleiding is vastgelegd in de bijlage bij het kb. Opleidingsverstrekkers: zie binnenkort www.werk.belgie.be. Personen die de opleiding al gevolgd hebben, kunnen de functie voort uitoefenen.
  • preventieadviseur psychosociale aspecten (papa): is in elke organisatie verplicht en maakt deel uit van de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Hij mag niet behoren tot het leidinggevend personeel. Hij mag geen werkgevers- of werknemersvertegenwoordiger zijn in de ondernemingsraad of het cpbw en is niet de arbeidsarts. Hij genoot een opleiding en behaalde een diploma. Hij respecteert uiteraard het beroepsgeheim.

    De ‘papa’ staat de werkgever bij bij de algemene risicoanalyse, de keuze van algemene preventiemaatregelen en zijn evaluatie en de analyse van de specifieke arbeidssituatie. Hij kan zowel in de informele als in de formele fase van de interne procedure optreden. Hij ontvangt verzoeken van formele psychosociale interventie en kan een verzoek weigeren als het niets te maken heeft met psychosociale risico’s. Hij adviseert hoofdzakelijk. Hij controleert ook het gepaste karakter van de maatregelen door de werkgever en moet de inspectie van welzijn op het werk contacteren als:
    - jij als werkgever geen bezwarende maatregelen heeft genomen bij een ernstig of onmiddellijk gevaar
    - een deel van het leidinggevend team aangeklaagd wordt.

  • preventieadviseur-bedrijfsarts: zijn rol t.a.v. psychosociale risico's op het werk is verfijnd door de regelgeving:
    - hij bezorgt jou minstens één maal per jaar aan de werkgever en aan de preventieadviseur psychosociale aspecten alle nuttige elementen (in de vorm van collectieve en anonieme gegevens) die voortvloeien uit de medische onderzoeken en de bezoeken van de arbeidsplaatsen. Zo kun je als werkgever de preventiemaatregelen binnen jouw organisatie evalueren en waar nodig aanpassen.
    - hij informeert de werknemer van wie hij vaststelt dat de gezondheidstoestand is aangetast door een blootstelling aan psychosociale risico’s op het werk, over de mogelijkheid zich tot de preventieadviseur psychosociale aspecten of de vertrouwenspersoon te wenden. Of hij doet zelf een beroep op de preventieadviseur psychosociale aspecten wanneer hij oordeelt dat de werknemer niet in staat is dat zelf te doen.
    - hij overlegt, met akkoord van de werknemer, met de preventieadviseur psychosociale aspecten over de mogelijkheden voor ander werk en de maatregelen voor aanpassing van de werkpost wanneer hij vaststelt dat de gezondheidstoestand van een werknemer aangetast is wegens blootstelling aan psychosociale risico’s op het werk µhij vraagt, met het akkoord van de werknemer, de preventieadviseur psychosociale aspecten om advies wanneer de werknemer, voorafgaand aan de medische onderzoeken, een verzoek tot formele psychosociale interventie heeft ingediend

  • preventieadviseur van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk:
    - houdt bij het uitvoeren van zijn taken (bv. risicoanalyse) rekening met psychosociale risico's op het werk
    - voert in bepaalde gevallen (zie boven) automatisch de informatieopdrachten van de vertrouwenspersoon uit
    - vermeldt in het jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk ook inlichtingen over de preventie van de psychosociale risico’s op het werk
    - wordt betrokken bij het opvolgen van het verzoek tot formele psychosociale interventie als de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van een externe dienst. Zo kan hij zijn coördinatieopdrachten uitvoeren en een brug vormen tussen de externe preventieadviseur psychosociale aspecten en de werkgever. 
  • Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (cpbw) krijgt een versterkte rol bij de preventie van de psychosociale risico's op het werk:
    kan voorafgaand advies uitbrengen over verschillende elementen opgenomen in de definitie die aanleiding kunnen geven tot psychosociale risico’s op het werk. Het advies is beperkt tot de gevolgen die die elementen kunnen hebben voor het welzijn van de werknemers.
    - ten minste één derde van de werknemersvertegenwoordigers in het comité kan de werkgever verzoeken een risicoanalyse uit te voeren van een specifieke arbeidssituatie.
    - het krijgt de resultaten van de globale risicoanalyse en van de evaluatie van de preventiemaatregelen en het geheel van voorstellen voor collectieve preventiemaatregelen van de preventieadviseur psychosociale aspecten in het kader van de verzoeken tot formele psychosociale interventie. Het comité geeft een advies over de (voorstellen voor) collectieve preventiemaatregelen

6. Mag je vragen voor een uittreksel uit het strafregister?

Een uittreksel uit het strafregister, het vroegere getuigschrift voor goed zedelijk gedrag,  mag je alleen vragen wanneer de informatie die je ermee verkrijgt, relevant is voor de aanwerving van die persoon in jouw organisatie. Bijvoorbeeld wanneer de functie een nauwe samenwerking met jongeren inhoudt.

Bovendien moet je je verzoek altijd richten aan de sollicitant. Het gaat immers om gevoelige gegevens die op zijn persoon betrekking hebben en dus is hij als enige gemachtigd om het uittreksel op te vragen bij het gemeentebestuur. De documenten voor die aanvraag kan de sollicitant verkrijgen bij zijn gemeentebestuur.

Een tussenkomst van de organisatie in die aanvraag is niet nodig, en zelfs te vermijden om de inmenging in de privacy van de sollicitant te beperken. Gebruik het specifieke aangifteformulier dat de FOD Justitie ter beschikking stelt aan werkgevers  dus liever niet. Doe je het toch, doe dat dan alleen wanneer de aanvraag gebeurt voor beroepen of activiteiten waarvoor een blanco strafregister of strafregister vrij van bepaalde veroordelingen een bij wet bepaalde voorwaarde is. Meer informatie vind je hier. 

Eens aangeworven, mag je de werknemer periodiek vragen om opnieuw een uittreksel uit het strafregister voor te leggen, als dat relevant is voor de verdere inzet van die persoon in jouw organisatie. Maar herhaal de vraag niet meer dan noodzakelijk is voor wat je ermee wil bereiken, zoals de bescherming van de doelgroep. Anders riskeer je de privacy van de persoon in kwestie te schenden.

Let op: je mag het uittreksel bekijken, maar niet bewaren, verspreiden, kopiëren of zelfs maar de inhoud ervan noteren. De verwerking van deze gevoelige persoonsgegevens is immers alleen toegelaten bij de aanwerving van werknemers in gereglementeerde beroepen. Zoals ambtenaren, bewakingsagenten en advocaten. In onze sector is er in principe dus geen wettelijke basis voor de verwerking van gerechtelijke gegevens. Zelfs niet in de jeugdsector.

Conclusie: Vraag de sollicitant alleen een uittreksel uit het strafregister wanneer dat relevant is voor de functie. Laat hem dat uittreksel zelf aanvragen met de documenten die hij bij het gemeentebestuur kan verkrijgen. Na het lezen ervan geef je het uittreksel aan hem terug of verscheur je het en gooi je het weg.

Meer informatie over preventie psychosociale risico's?  Op www.sociare.be vind je meer informatie over het aanbod van drie externe diensten voor preventie en bescherming op het werk. Als lid van Sociare vind je bovendien een uitgebreide syllabus op www.sociare.be en kun je voor al je vragen terecht bij info@sociare.be