Split bill-regeling gsm: nieuwe administratieve verduidelijking

maandag 01/10/2018

De forfaits die van toepassing zijn bij de terbeschikkingstelling van gsm’s, smartphones, laptops, mobiele abonnementen en internet zijn begin 2018 gemoderniseerd en bijgevolg verlaagd. De fiscus en de RSZ geven nog enkele aanvullende richtlijnen bij de nieuwe waarderingsregels ingeval van een split bill-regeling. Daarover lees je meer in dit artikel.

Stel je als werkgever een gsm, smartphone, tablet, computer of internetaansluiting ter beschikking en mogen je werknemers er ook privé gebruik van maken? Dan is dat een voordeel waarop sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn. Die voordelen worden forfaitair geraamd. Sinds 1 januari 2018 gelden nieuwe forfaitaire bedragen, die zowel door de fiscus als de RSZ worden aanvaard. Meer daarover lees je in ons nieuwsbericht van 13 november 2017.

Fiscus

In een circulaire van 24 mei 2018 verduidelijkt de fiscus hoe de berekening van het voordeel in natura voor een gsm-toestel en bijhorende abonnementen in geval van een split bill-regeling moet gebeuren.

In principe moet er steeds een voordeel in natura worden belast wanneer een kosteloos ter beschikking gestelde gsm of smartphone privé wordt gebruikt. Dat voordeel wordt forfaitair geraamd op 3 euro per maand of 36 euro per jaar.

Uitzondering: split bill-regeling

In geval van een split bill-regeling voor het mobiel- en internetabonnement moet er echter geen voordeel in natura voor het toestel worden belast.

De fiscus verduidelijkt dat het moet gaan om een regeling waarbij het privégebruik afzonderlijk én rechtstreeks door de provider wordt gefactureerd aan de werknemer. Een terugbetaling door de werknemer, al dan niet via een inhouding op het nettoloon, maakt dus voor de fiscus geen split bill-regeling uit.

De fiscus hanteert wel een ruime invulling van het begrip split billing. Het kan gaan om:

  • een toestel met twee simkaarten, waarbij de afspraak is dat de ene simkaart enkel voor het werk gebruikt wordt en de andere voor privé doeleinden.
  • een regeling waarbij de werknemer voor een privégesprek eerst een bepaalde toets moet indrukken.
  • een split bill-regeling waarbij een grensbedrag ingesteld wordt. Alles boven dat grensbedrag wordt beschouwd als privégebruik.

(Opmerking: uiteraard moet het grensbedrag wel vastgesteld worden overeenkomstig ernstige normen en criteria, en dus overeenkomen met de werkelijkheid. Is dat niet het geval,dan moet het voordeel in natura alsnog worden belast voor het persoonlijk gebruik van de mobiele telefoon en het mobiel telefoon-  en internetabonnement. De kosten voor het privégebruik die door de provider in het kader van de split bill-regeling afzonderlijk en rechtstreeks aan de werknemer werden gefactureerd, mogen als een eigen bijdrage in mindering worden gebracht van het voordeel van alle aard.)

Let wel: deze uitzondering geldt enkel voor ter beschikking gestelde gsm’s of smartphones en dus niet voor andere IT-apparaten zoals een tablet.

Eigen bijdrage van de werknemer

Wanneer de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het ter beschikking gestelde voordeel, dan wordt het forfaitair bedrag verminderd met de eigen bijdragen. Aangezien er aparte forfaits gelden voor de verschillende voordelen, het toestel, het abonnement en internet, mag alleen het forfait waarvoor de werknemer tussenkomt, verminderd worden.

Voorbeeld:

Een werkgever komt met zijn werknemer overeen dat hij privé mag bellen met een ter beschikking gestelde gsm en dat hij daarvoor 10 euro per maand betaalt aan zijn werkgever. Dit bedrag mag in mindering worden gebracht van het forfait voor het telefoonabonnement (4 euro per maand). Het saldo van de werknemerstussenkomst, 6 euro, mag dus niet in mindering worden gebracht van het forfait voor het toestel of voor het internetgebruik.

Voor de ter beschikking gestelde gsm met telefoon- en internetabonnement moet een voordeel van  8 euro per maand aangegeven worden: 3 euro voor het privégebruik van het toestel en 5 euro voor het privégebruik van het internet.

En de RSZ?

De RSZ sluit zich aan bij het standpunt van de fiscus. Wat de split bill-regeling betreft, aanvaardt de RSZ ook een regeling waarbij de werknemer geen rechtstreekse betaling doet aan de provider. Het moet wel duidelijk zijn dat de werknemer het privégebruik volledig en correct betaalt.

De RSZ stelt zich dus soepeler op dan de fiscus. Wanneer de provider de volledige verbruikskosten factureert aan de werkgever en de werknemer zijn privégebruik van het telefoon- en internetabonnement aan de werkgever terugbetaalt, is er voor de fiscus geen sprake van een split bill. De eigen bijdrage van de werknemer mag dan wel verminderd worden van het forfaitair voordeel voor het telefoon- en internetabonnement.

Meer informatie over de forfaitaire schatting van voordelen lees je in de syllabus loon.

Bron: Circulaire 2018/C/63 van 24 mei 2018 over de voordelen van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een PC, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement, Tussentijdse instructies bij de administratieve instructies RSZ - 2018/2, Forfaitaire raming van GSM - telefoonabonnement - internet, 26 juli 2018.