Betaald educatief verlof: de do’s & don’ts

vrijdag 29/06/2018

Werknemers die in hun privétijd een opleiding volgen, kunnen onder bepaalde voorwaarden hier een specifiek betaald verlof voor opnemen: educatief verlof. Het fijne aan dit systeem? De werkgever krijgt voor de uren educatief verlof die een werknemer opneemt, een forfaitaire tussenkomst van het bevoegde Gewest.

Vraagt een werknemer in jouw organisatie educatief verlof aan en weet je niet goed wat of hoe? Dan is dit de ideale plek om te beginnen! De volledige informatie lezen leden van Sociare in onze syllabus vorming

 

1. Kan elke werknemer educatief verlof opnemen?

Nee – de werknemer moet ofwel minstens 80% werken ofwel een variabele deeltijdse werknemer zijn die minstens 1/3e van een voltijdse werknemer aan de slag is. Wanneer de werknemer een beroepsopleiding volgt, moet hij als deeltijdse werknemer met een vast uurrooster minstens 50% werken.

Bij samenloop van meerdere deeltijdse contracten bij verschillende werkgevers, mag je de uren samentellen om na te gaan of de werknemer aan de minimumarbeidsduur voldoet, op voorwaarde dat de werknemer bij de verschillende werkgevers wel in hetzelfde Gewest aan de slag is.  

 

2. Kan een werknemer educatief verlof aanvragen voor elke opleiding?

De opleiding die de werknemer volgt, moet niet per sé iets te maken hebben met de uitgeoefende functie. Je boekhouder kan een opleiding leerlooierij volgen, je administratief medewerker een cursus Spaans en de poetshulp een professionele bachelor in de Scheikunde.

De opleiding moet wel aan twee voorwaarden voldoen:

  • ten eerste: minimum 32 lesuren (uitzondering voor mentoropleidingen) bedragen
  • ten tweede: ook erkend zijn.

Er zijn twee types van erkende opleidingen:

  1. beroepsopleidingen: bijvoorbeeld: de sectorale opleidingen erkend door een beslissing van het bevoegde paritair comité, bv. de Basiscursus 329 van Sociare, opleidingen in het kader van het volwassenenonderwijs, opleidingen in het hoger onderwijs die leiden naar de graad van bachelor of master (ook aanvullend), opleidingen voor een knelpuntberoep georganiseerd door VDAB of Actiris, de opleidingen tot mentor die in aanmerking komen voor de doelgroepvermindering voor mentors verstrekt door bv. VIVO…
  2. algemene opleidingen: georganiseerd door vakbonden, erkend door erkenningscommissie

Als werkgever ga je dus na of de door de werknemer gevolgde opleiding in aanmerking komt voor betaald educatief verlof. Opleidingen die niet in aanmerking komen, geven namelijk geen recht op (gedeeltelijke) terugbetaling van de betaalde lonen en de bijhorende sociale bijdragen (zie vraag 9).

Je vindt een overzicht van erkende (en expliciet uitgesloten) opleidingen op de website van het bevoegde Gewest. Voor Vlaanderen klik je hier. Voor Brussel vind je de informatie hier terug.

Welk Gewest is bevoegd? Het Gewest waar de werknemer werkt. Heb je meerdere vestigingen, dan pas je de regels toe van het Gewest van de plaats van tewerkstelling waar deze werknemer aan verbonden is.

 

3. Hoe gebeurt een aanvraag voor educatief verlof?

Wanneer een werknemer zich heeft ingeschreven voor een opleiding, geeft hij je binnen 15 dagen na inschrijving (voor 31 oktober wanneer het om een schooljaaropleiding gaat) een attest van regelmatige inschrijving. Hierop zal je kunnen aflezen hoeveel uren de opleiding bedraagt en hoeveel uren de werknemer effectief zal moeten volgen. Het basisprincipe is dat de werknemer educatief verlof kan opnemen voor elk gevolgd uur. Voor sommige opleidingen zal dit een hoog aantal uren zijn. Vandaar dat het aantal uren waarop een werknemer recht heeft, geplafonneerd zal worden (zie vraag 4).

Is de werknemer vrijgesteld voor een aantal uren van de cursus?  Dan zal dit ook vermeld staan op het attest van inschrijving. Je vermindert het aantal uren cursus van de opleiding met het aantal vrijgestelde uren.

Schrijft de werknemer zich laattijdig in voor de cursus? Dan mag je het recht verminderen met een percentage dat de verhouding uitdrukt tussen het aantal uren cursus die al gegeven zijn op de dag van de inschrijving en het theoretisch aantal lesuren dat de cursist moet volgen. (Dat is echter geen verplichting. je kan de werknemer ook gewoon zijn volledige rechten laten nemen.) Je kunt op het attest van inschrijving aflezen hoeveel uren van de cursus nog overblijven.

 

4. Op hoeveel uren educatief verlof heeft de werknemer recht?

Het aantal uren betaald educatief verlof waar de werknemer recht op heeft, hangt af van de effectieve aanwezigheid op de opleiding. Het aantal uren stemt overeen met het aantal gevolgde uren.

Bovendien mag het betaald educatief verlof een bepaald maximum per schooljaar niet overschrijden. De maxima voor een voltijdse werknemer:

 

 

 

Maxima
per schooljaar

Maxima per schooljaar als beroepsopleiding = knelpuntberoep/

basiseducatie/1e diploma hso *

Als lesuren en werkuren niet samenvallen:

Beroepsopleiding (uitgezonderd taal)

100 

180

Algemene opleiding

80

-

Beroepsopleiding (uitgezonderd taal) + algemene opleiding

100

180

Academische bachelor of master

120

180

Als lesuren en werkuren (minstens 20 uur) samenvallen:

Beroepsopleiding (uitgezonderd taal)

120

180

Algemene opleiding

80

-

Beroepsopleiding  (uitgezonderd taal) + algemene opleiding

120

180

Specifieke plafonds (lesuren al dan niet samenvallend met arbeidstijd):

Taalopleiding

80

-

Taalopleiding +  andere beroepsopleiding

100

180

Examen Middenjury/ Examencontract diploma hoger onderwijs

driemaal wekelijkse arbeidsduur per schooljaar

-

Examen van certificering van verworven competenties 

8 uur, op dag examen

-

*Werknemers hebben recht op max. 180u betaald educatief verlof als zij:

  • een opleiding volgen die voorbereidt op de uitoefening van een knelpuntberoep. De lijst met knelpuntberoepen wordt jaarlijks aangepast en vind je terug op de website van het Vlaams Gewest en van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
  • geen diploma hoger secundair onderwijs hebben en hiervoor een opleiding volgen

Let op: enkel voor de effectief gevolgde lesuren heeft de werknemer recht op betaald educatief verlof. De uren van afwezigheid komen dus niet in aanmerking voor het bepalen van het aantal uren betaald educatief verlof waar de werknemer recht op heeft. Deze regel geldt ook wanneer de werknemer gerechtvaardigd afwezig was, bijvoorbeeld door ziekte of omdat aanwezigheid op de werkvloer vereist was.

Je controleert dit op basis van het attest van nauwgezetheid dat een werknemer op het einde van de opleiding – of bij langere opleidingen elke drie maanden – ontvangt van de opleidingsinstelling en aan jou doorspeelt. Geen attest ontvangen? Je mag verdere opname van educatief verlof weigeren.

Dit attest is belangrijk, want je zal maar een tussenkomst van het bevoegde gewest kunnen krijgen wanneer je kunt bewijzen dat een werknemer de uren effectief gevolgd heeft.

Deeltijdse werknemers hebben recht op betaald educatief verlof in verhouding tot hun arbeidsstelsel. Het aantal uren betaald educatief verlof waar een voltijdse werknemer recht op heeft, vermenigvuldig je dus met de tewerkstellingsbreuk.

Bv: werknemer werkt 32 uur per week. Voltijdse arbeidsduur: 38 uur. Aantal effectief gevolgde lesuren van een beroepsopleiding = 76 uur. Bijgevolg: aantal uren betaald educatief verlof: 76 x 32/38= 64 uur.

Verandert de werknemer in de loop van het schooljaar van arbeidsstelsel? Dan zal je het recht op educatief verlof dus moeten herberekenen (net als bij het wettelijk verlof).

 

5. Hoe worden de uren educatief verlof ingepland en opgenomen?

De werknemer neemt het betaald educatief verlof tussen de start en het einde van de opleiding (laatste examen eerste zittijd).

Is de opleiding per schooljaar georganiseerd en heeft de werknemer tweede zit? Dan mag hij het resterende betaald educatief verlof tijdens de 2de zittijd opnemen, mits het overhandigen aan de werkgever van een getuigschrift van tweede zittijd. De werknemer mag het betaald educatief verlof zowel opnemen voor het bijwonen van cursussen als voor het voorbereiden en afleggen van de examens.

 

6. Kan ik als werkgever educatief verlof zomaar weigeren?

De werkgever kan het betaald educatief verlof niet weigeren, maar de planning moet in overleg tussen werknemer en werkgever gebeuren. Concreet wordt dit indien mogelijk in de ondernemingsraad besproken, of in overleg met de vakbondsafvaardiging. Een afweging wordt gemaakt tussen de belangen van de organisatie en het recht van de werknemer om een opleiding te volgen.

Je kunt je als werkgever onder bepaalde voorwaarden verzetten tegen een té grote gelijktijdige afwezigheid wegens educatief verlof van werknemers. Hierover lees je meer in de syllabus vorming.

 

7. Wat met een nieuwe werknemer die al educatief verlof geniet?

Werf je tijdens het schooljaar een nieuwe werknemer aan die bij zijn vorige werkgever al betaald educatief verlof nam? Dan dien je een terugbetalingsdossier in bij het gewest waarin de organisatie gevestigd is met als maximum het saldo aan uren dat overbleef op de datum van de indiensttreding. Je kunt de effectieve opname beperken in verhouding tot de opleidingsperiode die overeenstemt met de tewerkstelling bij jouw organisatie.

Een werknemer komt bijvoorbeeld op 1 januari 2018 voltijds in dienst bij een organisatie met werkplaats in Leuven en vraagt educatief verlof aan voor een beroepsopleiding tijdens de werkuren die hij al sinds september 2017 volgt. De opleiding loopt tot en met juni.

Bij de start van de opleiding werkte hij voltijds bij een andere organisatie in Brussel en nam daar 30 uur betaald educatief verlof.

De nieuwe werkgever doet zijn aanvraag bij het Vlaams Gewest en dit voor maximum 90 uur (120-30). De werkgever kan het recht op educatief verlof beperken naar verhouding van de opleidingsperiode die overeenstemt met de tewerkstelling bij de eigen organisatie. In dat geval kan de werknemer maar 72 uur nemen (opleidingsperiode = 10 maanden à 120 uur x 6/10 = 72 uur).

 

8. Krijgt de werknemer loon tijdens de uren educatief verlof?

De term ‘betaald educatief verlof’ zegt het al: de werknemer krijgt nog steeds loon van de organisatie voor de uren educatief verlof die worden opgenomen. Je krijgt hier als werkgever wel een tussenkomst voor vanwege het bevoegde Gewest (zie vraag 9).

Je mag het loon ook begrenzen: voor het schooljaar 2017-2018 bedraagt de loongrens 2.871 euro. En dat voor alle werknemers, ongeacht de leeftijd. Voor deeltijdse werknemers vermenigvuldig je dat bedrag met de tewerkstellingsbreuk.   

Dat wil zeggen dat wanneer een voltijdse werknemer met een brutoloon van bijvoorbeeld 3.500 euro educatief verlof opneemt, je als werkgever mag beslissen om het loon voor deze werknemer tijdens de uren educatief verlof slechts op 2.871 euro te berekenen.

Maar je mag ook zijn volledige loon waarborgen. Breng jouw sociaal secretariaat op de hoogte van je beslissing zodat je het correcte loon uitbetaalt.

 

9. Kan de werknemer zijn recht op educatief verlof verliezen?

Het recht op betaald educatief verlof hangt af van het aantal effectief gevolgde lesuren.

De werknemer verliest het recht op betaald educatief verlof in volgende gevallen:

  • bij het stopzetten en onderbreken van de opleiding. De werknemer brengt je hiervan binnen de vijf dagen na het stopzetten of onderbreken op de hoogte.
  • bij ongewettigde afwezigheid van meer dan 10%: verlies van het recht op betaald educatief verlof voor een periode van 6 maanden die start
    - op het einde van de opleiding als die minder dan 3 maanden duurt, 
    - op het einde van de periode van 3 maanden waarin de onwettige afwezigheid is vastgesteld als de opleiding meer dan 3 maanden duurt maar niet per schooljaar georganiseerd is,
    - op het einde van het schooltrimester als de opleiding per schooljaar georganiseerd is
  • bij het uitoefenen van een winstgevende activiteit als werknemer of als zelfstandige tijdens de opname van het betaald educatief verlof: verlies van het recht op betaald educatief verlof gedurende 12 maanden vanaf de vaststelling van de feiten
  • bij het voor de derde maal volgen van de opleiding na twee maal niet geslaagd te zijn voor de opleiding (tenzij de werknemer aantoont dat het niet slagen te wijten is aan omstandigheden buiten zijn wil): verlies van recht op betaald educatief verlof voor die cursus

 

10. Hoe kan je als organisatie de tussenkomst van het Gewest bekomen voor uren educatief verlof die een werknemer heeft opgenomen?

Voor elk uur educatief verlof dat een werknemer (terecht) heeft opgenomen krijg je van het Gewest een terugbetaling van 21,30 euro, onafhankelijk van de opleiding.

Je doet een aanvraag om deze tussenkomst te bekomen bij het gewest waarin de werknemer werkt. Deze aanvraag bestaat uit individuele steekkaarten per werknemer die in het betreffende schooljaar educatief verlof heeft opgenomen. Deze individuele steekkaarten worden nog eens samengevat in een gezamenlijke schuldvordering.

Je bezorgt die documenten, samen met de originele getuigschriften die de werknemers krijgen van de opleidingsverstrekker aan het bevoegde gewest. In bepaalde gevallen voeg je daar ook nog andere documenten aan toe:

  • Het bewijs dat er lesuren samenvallen met arbeidstijd (vb voor werknemers met een vast uurrooster die minder dan 4/5 werken )
  • Een kopie van de arbeidsovereenkomst voor variabel deeltijders
  • Een verklaring op eer van de werknemer dat hij nog geen diploma hoger secundair onderwijs bezit (indien hij een opleiding basiseducatie volgt of een opleiding die leidt naar een eerste diploma hoger secundair onderwijs)

Elk gewest heeft eigen modeldocumenten. Die vind je hier voor het Vlaams Gewest en hier voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Je stuurt die bundel(s) naar het (de) bevoegde gewest(en) via post of via email. Je vindt de contactgegevens terug in onze syllabus of op de websites van de diensten educatief verlof van de Gewesten.

Wat is de deadline voor deze aanvraag? Bij het Vlaams Gewest dien je de aanvraag voor schooljaar 2017-2018 in voor 31 december 2018.

Organisaties in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dienen hun aanvraag voor schooljaar 2016-2017 voor 30 juni 2018 in. De aanvraag voor schooljaar 2017-2018 doe je voor 30 juni 2019.