Telethuiswerk: hoe organiseer ik het praktisch in coronatijden?

dinsdag 21/04/2020

Laatste update: dinsdag 21 april 2020 

Om de verdere verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan, verplicht de overheid via alle mogelijke kanalen thuiswerk. Telewerk is verplicht bij alle niet essentiële bedrijven, hoe groot of hoe klein ze ook zijn, voor alle personeelsleden wiens functie zich ertoe leent. Deze maatregel geldt sinds 18 maart en loopt door tot tot en met 19 april. Ze kunnen daarna nog twee weken worden verlengd, d.w.z. tot en met 3 mei.

Voor de functies waar telewerk niet kan toegepast worden, moeten organisaties de nodige maatregelen nemen om de naleving van de regels van social distancing te garanderen, in het bijzonder het behoud van een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon. Deze regel is eveneens van toepassing op het vervoer georganiseerd door de werkgever.

De niet-essentiële bedrijven die in de onmogelijkheid zijn om voormelde maatregelen te respecteren, moeten sluiten.

Meer informatie over het onderscheid tussen essentiële en niet-essentiële beroepen vind je in ons nieuwsbericht van 18 maart 2020.

 

Praktische regeling thuiswerk in coronatijden 

Deze nieuwe vorm van verplicht ‘telethuiswerk’ valt strikt genomen niet onder de bestaande regelgeving:

  • Het is geen huisarbeid (art. 119 WAO) en ook geen structureel telewerk zoals geregeld door cao nr. 85.
  • Het gaat ook verder dan het occasioneel telewerk dat werd ingevoegd door de Wet Peeters (Wet 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk).

Je maakt dus best praktische afspraken op over het telewerk tijdens corona.

  • Heb je in het arbeidsreglement of via een organisatiecao al afspraken vastgelegd over occasioneel telewerk, en zijn deze voldoende in het kader van de huidige lockdownmaatregelen? Dan kun je daar gewoon naar verwijzen.
  • Heb je nog geen regels vastgelegd over occasioneel telewerk? Of volstaan de regels die je hebt niet om alle praktische gevolgen van de huidige maatregelen op te vangen? Dan maak je nu best in overleg met je werknemers nieuwe of aanvullende afspraken, afgestemd op de huidige situatie.

Wij hebben hiervoor een modeldocument praktische afspraken telewerk in tijden van Corona opgemaakt dat je kunt gebruiken.

Dit kan zonder formele voorwaarden. Wij raden aan om de werknemers de afspraken per e-mail te bezorgen, met de vraag dat zij een leesbevestiging sturen voor akkoord.

De FOD WASO geeft een reeks tips voor het organiseren van telewerk. Je kunt ze raadplegen door hier te klikken.

 

Zijn mijn werknemers verzekerd tijdens thuiswerk?

De werknemer is gedekt tegen een arbeidsongeval als het ongeval plaatsvindt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Dit principe geldt ook bij structureel telewerk en occasioneel telewerk.

Maar geldt hetzelfde voor de maatregel van verplicht telewerk die de federale overheid in de huidige crisis heeft genomen?

Na een vraag van Unisoc, bevestigt Assuralia (de federatie die bijna alle verzekeringsmaatschappijen die op de Belgische markt actief zijn vertegenwoordigt) dat dit inderdaad het geval is en herinneren zij aan de voorwaarden.

De telewerker moet onder het gezag van zijn werkgever staan en zijn arbeidsovereenkomst uitvoeren wanneer zijn ongeval zich voordoet. Hoe kan je dit bewijzen? Als aan de voorwaarden van de wet op de arbeidsongevallen (artikel 7, lid 4) is voldaan, wordt er van uitgegaan dat dit bewezen is:

  • er moet een schriftelijk document zijn dat de werknemer toestemming geeft om te telewerken. De vorm van het schriftelijk document maakt niet uit, een e-mail volstaat hier dus ook (zie bovenstaande);
  • in dit schrijven moet de plaats worden vermeld waar het werk moet worden uitgevoerd (anders geldt het vermoeden dat dit de woonplaats is of de plaats(en) waar de telewerker gewoonlijk zijn telewerkzaamheden verricht); en
  • het moet het telewerkrooster bevatten (anders geldt het vermoeden dat de telewerker verplicht is om zijn telewerk te verrichten tijdens de uurroosters die hij/zij zou hebben moeten naleven in de onderneming zelf).

Als er geen sprake is van een geschrift, is er nog steeds een dekking mogelijk via de verzekering, maar het vermoeden dat de schade gerelateerd is aan het werk is niet langer van toepassing en de normale bewijsregels zijn van toepassing.

De telewerker is ook gedekt voor de reisweg van en naar school of de dagopvang. En ook voor de verplaatsing naar en van huis naar de plaats waar hij of zij zijn of haar maaltijd neemt of krijgt (dezelfde regels als voor de werknemer in het bedrijf).

Om als een arbeidsongeval te worden beschouwd, moet het ongeval plaatsvinden in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Een werknemer die bijvoorbeeld op zijn dak klimt of andere handelingen begint te stellen die niets met het werk te maken hebben, is dus niet gedekt.

De werknemer meldt het ongeval best onmiddellijk aan de werkgever.

Moet ik mijn werknemers een vergoeding toekennen in het kader van thuiswerk? 

Momenteel zijn veel werknemers van thuis uit aan het werken en dat brengt ook kosten met zich mee voor de werknemer. Je kunt als werkgever besluiten om bij te dragen aan deze kosten. Dit is voor alle duidelijkheid niet verplicht!

Als werkgever kun je je personeel dat thuiswerkt door de coronacrisis een forfaitaire kostenvergoeding geven tot 126,94 euro per maand. Vanaf 1 april 2020 bedraagt het bedrag van de forfaitaire bureaukosten maximum 129,48 per maand. Deze bureauvergoeding van is bedoeld tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, enz., en kan vrij van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen toegekend worden aan alle werknemers die van thuis uit werken. Je kan deze dus ook geven aan werknemers die vóór de coronamaatregelen niet van thuis uit werkten, en dus ook zonder dat de werkgever en werknemer een formele telewerkovereenkomst hebben afgesloten.

Deze tijdelijke vergoeding vervangt dan wel elke andere bureauvergoeding die al werd toegekend binnen de organisatie.

Als werkgever kun je daarbovenop ook een kostenvergoeding tot 40 euro per maand betalen voor het gebruik van:

  • een privéinternetaansluiting en -abonnement: maximum 20 euro
  • een privécomputer: maximum 20 euro

De RSZ volgt dezelfde redenering. Meer informatie vind je op de website van de RSZ: Coronavirus: maatregelen voor werkgevers – vergoeding voor thuiswerk.

Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, enz.) mag je die als werkgever ook terugbetalen. Daarvoor is geen algemeen forfait vastgelegd, je moet de terugbetaling baseren op de werkelijke kosten. Houdt in dat geval zeker het bewijs van de kosten (facturen, betalingsbewijzen, …) goed bij.

 

Vragen hierover?

Bel of mail ons gerust: 02/503.18.11 of info@sociare.be