FAQ: vakantie en andere verlofdagen tegen de jaarwisseling

vrijdag 23/03/2018

Bij het einde van het jaar stellen werkgevers zich verschillende vragen met betrekking tot de vakantie van hun werknemers. Hier vindt u de meest gestelde vragen.

Wat met resterende vakantiedagen?

De wettelijke vakantie moet in principe opgenomen zijn in het vakantiejaar. Overdragen van vakantiedagen naar het volgende vakantiejaar is geen optie die de wetgeving expliciet voorziet, maar dit wordt wel toegestaan als je dit als werkgever beperkt houdt. Afspraken in het arbeidsreglement over een overdracht van een beperkt aantal dagen naar de eerste maanden van volgend jaar worden gedoogd door de sociale inspectie. Maar dat is een extralegaal voordeel, waardoor die dagen het karakter van wettelijke vakantiedagen verliezen. En dat is van belang bij een eventuele betaling van vertrekvakantiegeld.Het principe blijft dus dat vakantie die op het einde van het vakantiejaar niet opgenomen is, verloren is.

Een veel voorkomend misverstand is dat er een recht is op betaling van niet genomen vakantiedagen. Dat is er niet. Alleen voor een bediende die in de onmogelijkheid was zijn vakantie op te nemen, moet u het loon voor de resterende vakantiedagen uitbetalen. Voorbeelden:  arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval en moederschapsrust. U betaalt dan het loon voor de resterende vakantiedagen vóór 1 januari van het volgende vakantiejaar uit, gemakshalve en kostenbesparend samen met het loon van december.

Is het niet opnemen van de vakantiedagen geen gevolg van overmacht, en u beslist toch om de vakantie uit te betalen, dan boekt u die in als “premie per betaalperiode”. Daar wordt dan een uitzonderlijke bedrijfsvoorheffing op ingehouden, vergelijkbaar met de bedrijfsvoorheffing op de eindejaarspremie.
Maar zoals al aangegeven, bent u niet verplicht die resterende vakantiedagen uit te betalen. Resten er nog vakantiedagen aan het einde van het vakantiejaar en is dat niet het gevolg van overmacht, dan is de regel dat de vakantie gewoon verloren is. Het niet opnemen van de vakantie mag wel geen gevolg zijn van een belemmering van uw kant. Jaarlijkse vakantie is namelijk een recht van de werknemer. U bent als werkgever verplicht de werknemer de mogelijkheid te geven al zijn vakantie in het vakantiejaar op te nemen.

Arbeiders krijgen het loon voor vakantie uitbetaald door de vakantiekas, ongeacht of zij hun vakantiedagen opnemen of niet. Maar ook voor hen bent u verplicht al de wettelijke vakantie tussen 1 januari en 31 december van het vakantiejaar toe te kennen.

Al die regels gelden ook voor de extra vakantiedagen voor werknemers tussen 35 en 45 jaar (sectorale cao van 20-11-2000). 

Wat met adv-dagen, arbeidsvrijstellingsdagen en extralegale vakantiedagen?

Werkt u met een wekelijkse effectieve arbeidsduur van meer dan 38 uur, dan hebben uw werknemers recht op compensatiedagen voor arbeidsduurvermindering (adv-dagen). Bij een effectieve 40-urenweek bijvoorbeeld gaat het in een volledig gewerkt jaar om 12 adv-dagen. Die moeten de werknemers hoe dan ook opnemen, normaal voor het einde van het jaar, anders overtreedt u de sector-cao over de 38-urenweek. Uw arbeidsreglement bevat wellicht de opnameregels. Maar let er wel op dat u bij langdurige afwezigheid – bij het jaareinde – de niet genomen adv-dagen uitbetaalt.

Met arbeidsvrijstellingsdagen voor oudere werknemers lig het anders. Daar is het de werknemer die beslist om ze al dan niet (volledig) op te nemen. U moet ze desgevraagd toekennen, maar de werknemer is niet verplicht ze te nemen. Niet genomen av-dagen openen in geen enkel geval recht op betaling.

Wat u moet doen met extralegale vakantiedagen, is per definitie wettelijk niet bepaald. De regels daarvoor legt u in uw organisatie vast. Maar wellicht is dat al in uw arbeidsreglement gebeurd.

Collectieve vakantie in het volgende vakantiejaar?

Voor een vlotte werkorganisatie kan het aangewezen zijn een aantal vakantiedagen gelijktijdig te laten nemen, door alle werknemers of een bepaalde dienst of team.

Er is geen wettelijke deadline voor het vastleggen van een volledige of gedeeltelijke collectieve opname van de wettelijke vakantie. Maar een tijdig voorstel aan uw werknemers is om begrijpelijke redenen aangeraden.

Zo’n regeling slaat op een collectief akkoord, tussen u en de werknemers, over het tijdstip van de jaarlijkse vakantie (het kan ook om extralegale verlofdagen en adv-dagen gaan). In eerste instantie beslist de ondernemingsraad over het collectief verlof. Neemt die raad geen beslissing of is er bij u geen ondernemingsraad, dan treft u een regeling met de vakbondsafvaardiging. Is er geen vakbondsafvaardiging dan is een akkoord nodig met de werknemers. Als geen enkele werknemer bezwaren oppert tegen uw voorstel, is er collectief verlof. Anders sluit u een individueel akkoord met elke werknemer.

Meestal legt men maar een deel van de wettelijke vakantiedagen collectief vast. Zo kunt u voorstellen tussen kerst en Nieuwjaar te sluiten, en dus collectieve vakantie te plannen. De resterende wettelijke vakantiedagen nemen de werknemers dan vrij op. U kunt bepaalde categorieën uitsluiten, de administratie of de boekhoudafdeling bijvoorbeeld, en eventueel voor hen een andere periode vastleggen.

Wat met bedienden die dit jaar minder gingen werken?

Een bediende verdient zijn vakantie door zijn werk (en daarmee gelijkgestelde periodes) in het voorgaande jaar (het ‘vakantiedienstjaar’). De vakantieduur hangt af van het arbeidsstelsel in het vakantiedienstjaar én het arbeidsstelsel bij de opname van de vakantie.
De overschakeling naar een arbeidsstelsel met een kleiner aantal uren heeft een invloed op de vakantierechten voor dat vakantiejaar: de vakantierechten worden beperkt. Die beperking betekent niet dat de bediende zijn vakantierechten zomaar verliest, zij worden uitbetaald. De Programmawet van 27 december 2006 verplicht u als werkgever om die uitbetaling met het loon van december te doen.