Ga verder naar de inhoud

Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever rond vorming en opleiding?

10.01.2023

Afhankelijk van de grootte van je organisatie, zal je per jaar een aantal opleidingsdagen moeten voorzien voor werknemers. Hieronder lees je hoeveel dagen dat net zijn en hoe dit bijgehouden en gemeten wordt.

Het toekennen van een individueel recht op opleiding aan elke werknemer

Het aantal opleidingsdagen hangt af van het aantal werknemers in de organisatie:

  • Organisaties met minstens 20 werknemers
    Elke voltijdse werknemer heeft een individueel recht op gemiddeld 5 dagen opleiding per jaar.
  • Voor organisaties met minstens 10 maar minder dan 20 werknemers wordt dit recht herleid tot gemiddeld 1 dag per jaar.

Werknemers die deeltijds werken of die in de loop van het jaar in- of uit dienst gaan hebben recht op een pro rata.

Het saldo van niet opgebruikte dagen op het einde van het jaar wordt overgedragen naar het daaropvolgende jaar, en wordt daar toegevoegd aan het opleidingskrediet van de werknemer in dat volgende jaar.

Op het einde van elke periode van 5 jaar, die ten vroegste kan beginnen op 1/01/2024 heeft de voltijdse werknemer gemiddeld minimum 5 opleidingsdagen per jaar kunnen opnemen. Op het einde van dat 5e jaar wordt het saldo op nul gezet.

En wat als de werknemer uit dienst gaat?

  • Bij een ontslag door de werknemer en een ontslag wegens dringende reden is er geen recht om het resterende opleidingskrediet op te nemen (tenzij akkoord van de werkgever).
  • Gaat het ontslag uit van de werkgever, dan kan de werknemer het gecumuleerde resterende krediet nog opnemen. De wet voegt er wel aan toe dat dit in gemeenschappelijk akkoord gebeurt. Logisch, tijdens de opzeggingstermijn loopt de arbeidsovereenkomst door en blijven de normale afspraken gelden.

Wanneer kan de werknemer opleiding volgen?

Dat kan zowel binnen de gewone werktijden als erbuiten. In dat laatste geval geven deze uren recht op betaling van het normale loon.

Aantal werknemers gemiddeld in 2024 Aantal opleidingsdagen per VTE
< 10
nvt
10-20
1 opleidingsdag
> 20
5 opleidingsdagen

Individuele opleidingsrekening

Als organisatie moet je een individuele opleidingsrekening opstellen voor elke werknemer. Dit is een formulier dat volgende vermeldingen bevat:

  • de identiteit van de werknemer: naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, adres, rijksregisternummer
  • het werkregime van de werknemer
  • het (de) bevoegde paritaire (sub)comité(s)
  • het opleidingskrediet waarop de werknemer recht heeft
  • het aantal gevolgde opleidingsdagen in het lopende jaar
  • het aantal overblijvende dagen in het jaar
  • het aantal over te dragen dagen naar het volgende jaar
  • het groeipad
  • Je bewaart dit document in het personeelsdossier van de werknemer, die er op elk ogenblik inzage in kan vragen.

We hebben een sjabloon van individuele opleidingsrekening opgesteld.

Opleidingsplan

Werkgevers met minstens 20 werknemers (in koppen) moeten jaarlijks, voor 31 maart, een opleidingsplan opstellen.

Wat moet er in zo'n opleidingsplan staan?

Het opleidingsplan is een document (dat mag op papier of elektronisch) waarin alle opleidingen worden opgelijst, alsook de doelgroep van werknemers waarvoor ze bestemd zijn.

  • Het plan geeft een overzicht van de formele en informele opleidingen in de organisatie en uitleggen hoe deze bijdragen aan de investering in opleiding
  • In het plan moet een bijzondere aandacht besteed worden aan de risicogroepen (voornamelijk oudere werknemers, maar ook jongere werknemers en werknemers met een verminderde geschiktheid)
  • Er moet aandacht besteed worden aan de genderdimensie bij het opmaken van een opleidingsplan
  • Er moet aandacht zijn voor knelpuntberoepen
  • Er moet voorzien worden hoe de evaluatie met de werknemers zal gebeuren.

Zo moeten deze maatregelen ervoor zorgen dat elke werknemer kans op opleiding krijgt. Het plan moet leiden tot een versterking van de competenties van alle werknemers via een doordacht beleid rond opleiding.

Wat is de procedure?

Het plan moet elk jaar op 31 maart opgesteld zijn. De eerste deadline wordt dus 31 maart 2023.

Voorafgaand heeft er intern sociaal overleg plaats. Minstens 15 dagen voor de vergadering plaatsvindt waarop dit wordt besproken leg je het plan voor aan de ondernemingsraad, of bij ontstentenis daarvan, aan de vakbondsafvaardiging. Deze organen formuleren hun advies uiterlijk tegen 15 maart.

Is er geen ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, dan leg je het opleidingsplan voor aan de werknemers, eveneens ten laatste op 15 maart.

Binnen de maand na inwerkingtreding van het plan moet de werkgever een afschrift bezorgen aan 'een' (nog bij KB te bepalen) ambtenaar.

Modeldocument

Op de website van VIVO vind je een sjabloon dat je kan gebruiken voor je opleidingsplan.

Sociale balans: meting van de vormingsinspanningen

De globale vormingsinspanningen worden gemeten op basis van het technisch verslag van de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven. Dat gebeurt op basis van de sociale balans van de balanscentrale.
'Grotere' organisaties met gemiddeld minstens twintig werknemers (in voltijdse eenheden) moeten een sociale balans bij hun jaarrekening voegen.

Die sociale balans bevat gegevens over de tewerkstelling, zoals aantal werknemers, aantal in- en uitdiensttredingen. De sociale balans onderging op 1 december 2008 een metamorfose en bevat nu een uitgebreid opleidingsluik. Niet alleen formele opleidingen (georganiseerd in een opleidingslokaal, intern of extern) moeten nu vermeld worden maar ook de informele die betrekking hebben op het werk/de functie zelf, en ook 'initiële' beroepsopleidingen (bv. in het stelsel van alternerend werken en leren).

Via onderstaande link vind je ons instrument terug om je opleidingen op te registreren. Via deze tool kun je later de juiste gegevens makkelijk overnemen op de sociale balans.

Welke opleidingen tellen mee?

Vorming dekt een ruime lading. En bevat naast formele opleidingen (georganiseerd in een opleidingslokaal, intern of extern) ook informele vormingen die betrekking hebben op het werk of de functie zelf. Ten slotte behoren ook ‘initiële beroepsopleidingen’ tot vorming, bijvoorbeeld in het stelsel van alternerend werken en leren. Het vormingsbegrip in het kader van de sociale balans is de referentie. Art 2, 3° van het kb van 10 februari 2008 voegt het opleidingsluik toe aan de sociale balans. Het omschrijft bovendien de opleidingsactiviteiten.

Vorming is in deze context dus de opleidingsactiviteiten waarvan de kost geheel of gedeeltelijk ten laste is van de werkgever. Dat kan ook indirect zijn, bv. door tussenkomst van het Fonds Risicogroepen.

De sociale balans splitst opleidingen op in:

(1) Voortgezette beroepsopleiding:
is gepland en heeft als doel de kennis van de werknemers te vergroten of de vaardigheden van de werknemers te verbeteren. Het kan gaan om formele of om informele opleiding.

Formele opleiding:
- Cursussen en stages ontwikkeld door lesgevers of sprekers.

- Hoge graad van organisatie door de lesgever of opleidingsinstelling.

- Plaats duidelijk afgescheiden van de werkplek

Intern/extern:

- Interne formele opleiding: ontwikkeld en beheerd door de onderneming

- Externe formele opleiding: ontwikkeld en beheerd door een organisme buiten de betrokken onderneming

Informele opleiding:
- Rechtstreeks betrekking op het werk

- Hoge graad van zelforganisatie door de individuele leerling of door een groep leerlingen.

- Inhoud wordt bepaald naargelang de individuele behoeften van de leerling op de werkplek.

Voorbeelden:

On-the-job-training, begeleiderschap, coaching, verwerven van knowhow, opleiding of vorming door middel van jobrotatie, uitwisselingen, studiebezoeken en detacheringen, zelfstudie (of open opleiding) en opleiding op afstand (boeken, cassettes, cd-rom, cursussen per post), bijwonen van conferenties, workshops, beurzen en lezingen.

Vallen er niet onder:

Brainstorming, beleidsinformatiesessies, eenvoudig onthaal van nieuwe werknemers (zonder aansluitende vorming).

(2) “Initiële” beroepsopleiding:
opleiding gegeven aan personen die in de organisatie tewerkgesteld zijn in het kader van alternerend leren en werken, met als doel een officieel erkend diploma of certificaat te behalen.

Dit zijn opleidingen met als doel het behalen van een officieel erkend diploma of certificaat. Naast de studieactiviteit is er ook een - ondergeschikt - arbeidselement aanwezig. De opleiding duurt minstens 6 maanden.

Voorbeelden:

Ondernemingsopleidingen, socioprofessioneel inschakelingscontract, middenstandsopleidingen, individuele beroepsopleiding (ibo) via VDAB/Actiris, beroepsinlevingsovereenkomst (bio).

Welke brutokosten mag je in rekening brengen?

Tot de brutokosten die je besteedt aan vorming behoren:

  • De bezoldigingen (brutolonen en sociale lasten) van de werknemers:

- in opleiding, voor de duur van de opleiding.

- die instaan voor de opleiding ( voltijds of deeltijds), in voor de uren die verband houden met het voorbereiden en geven van de opleiding

- die instaan voor de organisatie of de administratieve aspecten van de opleiding (voltijds of deeltijds), voor de uren die verband houden met het organiseren en de administratie van de opleiding

  • De verplaatsing- en verblijfkosten van de werknemers die aan de opleiding deelnemen voor zover deze kosten rechtstreeks met de opleiding verband houden
  • Het inschrijvingsgeld dat je ten laste neemt
  • De uitsluitend voor de opleiding gemaakte kosten voor leermateriaal (dat je anders dus niet zou aangekocht hebben).
  • Kosten die je ten laste neemt voor het onderhoud en de afschrijving van de lokalen (bijvoorbeeld de opleidingscentra), de uitrusting en het meubilair bestemd voor opleiding, die daarvoor uitsluitend of gedeeltelijk worden gebruikt (in het laatste geval: de kosten in functie van het aantal uren gebruik voor de opleiding)
  • De kosten die je ten laste neemt voor de pedagogische ondersteuning van de opleiding (aanschaffing of aanmaak van pedagogische werken met uitzondering van werken met publicitaire inslag)
  • De betaalde bijdragen en/of de stortingen aan de collectieve fondsen

Hieronder valt de bijdrage aan het Fonds Risicogroepen. Sociare sluit hiervoor tweejaarlijkse cao’s met de vakbonden over deze bijdrage. Hier lees je meer info.


Voor meer informatie kan je terecht in onze syllabus vorming. Je leest er alles over je werkgeversverplichtingen in verband met vorming. Daarnaast kom je ook te weten waar je tussenkomsten kan krijgen in vormingskosten. Tot slot kan je er ook alle informatie omtrent Betaald educatief verlof en Vlaams opleidingsverlof terugvinden.

Anderen lazen ook dit:

Uitstel mogelijk voor indienen aangifte patrimoniumtaks

De FOD Financiën besliste om organisaties de mogelijkheid te bieden een uitstel tot uiterlijk 31 mei 2024 aan te vragen voor het indienen en betalen van de patrimoniumtaks.

Hervorming van de patrimoniumtaks

Update (onderaan artikel)

Na een lange lijdensweg nam de Kamer op 28 december 2023 de wet diverse fiscale bepalingen, met daarin de hervorming van de patrimoniumtaks, aan. Onze sector haalde na aanhoudende inspanningen een aantal versoepelingen binnen in vergelijking met het oorspronkelijke wetsontwerp. Helaas kan niet iedereen in de socioculturele sector van die versoepelingen genieten.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +800 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!