Vlaams Opleidingsverlof: alles wat je moet weten als werkgever

• Alle werknemers uit de privésector die tewerkgesteld zijn bij een vestigingseenheid in het Vlaamse Gewest kunnen principieel gebruik maken van het Vlaams Opleidingsverlof.
• Tewerkgesteld in Brussel? Dan zal de werknemer beroep kunnen doen op Betaald Educatief Verlof
• De tewerkstellingsplaats die op de DmfA wordt aangegeven zal van tel zijn. De woonplaats van de werknemer is niet van belang, waar de opleiding plaatsvindt evenmin.
• Werknemers die voltijds werken hebben hoe dan ook de mogelijkheid om VOV op te nemen wanneer zij een opleiding volgen.
• Dat geldt ook voor werknemers die deeltijds werken bij twee verschillende werkgevers en zo opgeteld aan een voltijdse tewerkstelling komen.

• Deeltijdse werknemers die minstens 50% tewerkgesteld zijn hebben ook recht op VOV. Het aantal uren VOV staat dan wel in verhouding tot hun arbeidsregime (zie hieronder).
• De tewerkstelling in de maand maart van het voorafgaande jaar is belangrijk. Deeltijdse werknemers die in september minstens 50% werken hebben voor de rest van het schooljaar recht op VOV.
• Werkte een deeltijdse werknemer minder dan 50% in maart, dan kan die alsnog recht hebben op VOV wanneer hij wél minstens 50% werkt in de maand waarin de opleiding start.
• Deeltijdse werknemers die exact 50% werken met een vast uurrooster hebben slechts recht op VOV in zoverre de opleidingsuren samenvallen met de werkuren.

• De opleiding die de werknemer volgt, hoeft helemaal niets te maken te hebben met de huidige job in de organisatie. Het is dan ook een eigen initiatief van de werknemer om een opleiding te volgen. Je boekhouder kan een opleiding volgen om meubels te restaureren en je poetshulp kan archeologie studeren.
• Wél moet de opleiding erkend zijn en in de opleidingsdatabank van de Vlaamse Overheid staan. Hier komen de zogenaamde arbeidsmarktgerichte opleidingen in terecht. Werknemers kunnen er VOV voor opnemen wanneer ze minstens 3 studiepunten opnemen of een opleiding volgen met min. 32 uren. (Uitzondering hierop: mentoropleidingen, die kunnen minder dan 32 lestijden bedragen. In schooljaar 2023-2024 mag een werknemer verschillende opleidingen/modules samentellen om tot 32 uur te komen. Het kan gaan om minstens 32 contacturen of minstens 32 lestijden in het volwassenenonderwijs of minstens 32 uren opleidingstijd met blended learning. Onder contacturen vallen zowel lijfelijke als digitale contacturen.
• Er kunnen beperkende voorwaarden gelden wat betreft het huidige opleidingsniveau van je werknemer. Kijk dit goed na in de opleidingsdatabank. Ook voor een examencontract zal de werknemer geen Vlaams Opleidingsverlof kunnen opnemen.
• Volgt de werknemer een loopbaangerichte opleiding, dan kan er ook recht zijn op VOV. Zo'n loopbaangerichte opleiding wordt besproken in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) tijdens het volgen van een loopbaanbegeleiding. Een dergelijke opleiding hoeft niet in de opleidingsdatabank te staan maar duurt wel min. 32 uren. Meer info lees je op de website van het Vlaams Opleidingsverlof.

Met uitzondering van de loopbaangerichte opleidingen, vind je alle erkende opleidingen dus terug in de opleidingsdatabank. Dit zal je eerste hulpmiddel zijn wanneer een werknemer VOV aanvraagt.

VOV voor opleidingen waar regelmatige aanwezigheid vereist is

• Een werknemer mag het aantal uren Vlaams Opleidingsverlof opnemen dat overeenkomt met zijn werkelijke aanwezigheid tijdens de contacturen van de opleiding. Een werknemer die dus een opleiding van 100 uren volgt en 5 uren afwezig was, kan nog 95 uren VOV opnemen.
• Er geldt uiteraard wel een maximum: een voltijdse werknemer heeft recht op maximum 125 uren Vlaams Opleidingsverlof per schooljaar, ongeacht het aantal opleidingen dat hij volgt. Ook al bedraagt het gevolgde aantal lesuren dus méér dan 125 uren, de werknemer zal niet meer VOV krijgen. Voor het schooljaar 2023-2024 zijn er 125 uren extra Vlaams opleidingsverlof voorzien, wanneer de werkgever en werknemer samen het initiatief nemen. Wat neerkomt op een maximum van 250 uren Vlaams opleidingsverlof.
• Voor deeltijdse werknemers wordt deze grens van 125 uur pro rata berekend, op basis van het tewerkstellingspercentage in de maand september. Werkt de werknemer minder dan 50% in september en start hij later op het jaar met een opleiding terwijl hij wél minstens 50% werkt? Dan wordt er naar de maand van de start van de opleiding gekeken.

Hieronder enkele voorbeelden:

• Een werknemer werkt 80% in de maand september. Hij heeft recht op max. 100 uren VOV voor dat schooljaar.
• Een werknemer werkt 80% in de maand september, in het kader van ouderschapsverlof. Vanaf oktober werkt hij terug 100%. Hij heeft toch slechts recht op max. 100 uren VOV voor dat schooljaar.
• Een werknemer werkt 50% in de maand september. Hij heeft recht op max. 62,5 uren VOV voor dat schooljaar.
• Een werknemer werkt 0% in de maand september in het kader van ouderschapsverlof. Vanaf oktober werkt hij terug 80%. Hij volgt een opleiding vanaf januari. Hij heeft recht op max. 100 uren VOV voor dat schooljaar.

VOV voor andere opleidingen

In een aantal gevallen heeft een werknemer recht op Vlaams Opleidingsverlof voor het afleggen van examens of volgen van een opleiding waarbij regelmatige aanwezigheid niet vereist is of niet gemeten wordt. In dat geval wordt het aantal uren VOV forfaitair toegekend, telkens met een absoluut maximum van 125 uren.

• Afleggen van examens basisonderwijs/secundair onderwijs: 8 uur per examen
• Erkenning verworven competenties (Vlaamse Gemeenschap): 16 uur per traject
• Opleiding met studiepunten: 4 uur per studiepunt

Schooljaar 2023-2024

In schooljaar 2023-2024 geldt er een specifieke maatregel om het gebruik van VOV aan te moedigen. Wanneer werknemer en werkgever samen het initiatief nemen om een opleiding te (laten) volgen, verdubbelt het saldo van de werknemer tot max. 250 uren VOV. En er is een versoepeling om te voldoen aan de minimumvoorwaarde van 32 uur. Je vindt hier de aanpassingen voor schooljaar 2022-2023.

Een werknemer schrijft zichzelf in voor een bepaalde opleiding bij een erkende opleidingsverstrekker en overhandigt je een attest van inschrijving.

Voor deze overhandiging gelden bepaalde deadlines:

• Opleiding per schooljaar georganiseerd: voor 31 oktober
• Opleiding niet per schooljaar: binnen 15 dagen na inschrijving
• Verandering van werkgever: binnen 15 dagen na indiensttreding

Bereken vervolgens samen met de werknemer het aantal uren Vlaams Opleidingsverlof waar hij recht op heeft. Het kan geen kwaad de werknemer er nog eens op te wijzen dat er enkel VOV kan opgenomen worden voor effectief gevolgde lesuren.

Ten eerste zal de werknemer een bepaalde nauwgezetheid aan de dag moeten leggen. Dit is belangrijk, want je zal als werkgever slechts een terugbetaling vanwege de Vlaamse overheid ontvangen voor de uren VOV die de werknemer terecht heeft opgenomen. De werknemer heeft immers slechts recht op het aantal uren Vlaams Opleidingsverlof dat overeenkomt het aantal effectief gevolgde lesuren.

Aanwezigheid in de opleiding

• Voor opleidingen waar regelmatige aanwezigheid vereist is, ontvangt de werknemer één uur Vlaams Opleidingsverlof per effectief gevolgd lesuur, met een bepaald maximum per schooljaar dat afhangt van het arbeidsduurregime (zie hierboven).
• Wanneer de werknemer echter minstens 10% ongewettigd afwezig is, is er geen recht meer op Vlaams Opleidingsverlof. De werknemer kan zijn afwezigheid in de opleiding wettigen door een attest van arbeidsongeschiktheid, een attest van de werkgever dat aantoont dat zijn aanwezigheid op het werk vereist is of een andere dwingende omstandigheid.
• Let wel: ook al was een afwezigheid gewettigd - bijvoorbeeld een geattesteerde ziekte - dan krijgt de werknemer nog steeds geen uren Vlaams Opleidingsverlof voor de gemiste lesuren. Er wordt slechts VOV toegekend ten belope van de effectief gevolgde opleidingsuren.

Deelname aan een eindbeoordeling

Wanneer de opleiding een eindbeoordeling of examen voorziet, is deelname daaraan vereist om recht te hebben op Vlaams opleidingsverlof. Neemt een werknemer niet deel, dan heb je als werkgever geen recht op terugbetaling. Slagen voor de eindbeoordeling is geen vereiste.

• In tegenstelling tot in het systeem van Betaald Educatief Verlof, worden er geen periodieke attesten van nauwgezetheid afgeleverd. De opleidingsverstrekker geeft de aanwezigheden van de deelnemers aan de opleiding rechtstreeks door aan de Vlaamse overheid zonder dat je daar als werkgever controle op kunt uitoefenen.
• Er moet dus veel nadruk gelegd worden op de plicht van de werknemer om de werkgever op de hoogte te brengen van het aantal effectief gevolgde lesuren. De werknemer moet er ook op letten niet meer Vlaams Opleidingsverlof op te nemen dan er opgebouwd werd.
• Bij gebreke aan een performante wettelijk regeling op dit gebied, kan je als werkgever zelf een systeem ontwikkelen voor je werknemers die een opleiding met verplichte aanwezigheid volgen. Plaats hun opleidingsmomenten op voorhand in een Excel-bestand en vraag om telkens aan te vullen of ze de les gevolgd hebben of niet.

• De werknemer neemt het Vlaams Opleidingsverlof tussen de start en het einde van de opleiding (laatste examen eerste zittijd).
• Is de opleiding per schooljaar georganiseerd en heeft de werknemer tweede zit, dan mag hij het resterende Vlaams Opleidingsverlof tijdens de 2^de zittijd opnemen mits het overhandigen aan de werkgever van een getuigschrift van tweede zittijd.
• De werknemer mag het Vlaams Opleidingsverlof zowel opnemen voor het bijwonen van cursussen als voor het voorbereiden en afleggen van de examens.
• De werkgever kan het Vlaams Opleidingsverlof niet weigeren, maar de planning moet in overleg tussen werknemer en werkgever gebeuren. Concreet bespreek je dit indien mogelijk in de ondernemingsraad, of in overleg met de vakbondsafvaardiging. Maak de afweging tussen de belangen van de organisatie en het recht van de werknemer om een opleiding te volgen.
• Je kunt je als werkgever onder bepaalde voorwaarden verzetten tegen een té grote gelijktijdige afwezigheid wegens educatief verlof van werknemers.

• In principe ontvangen werknemers het gewone, contractuele loon voor de uren VOV die ze opnemen.
• Als werkgever mag je ook beslissen om het loon tijdens deze afwezigheidsuren te plafonneren tot 3.364 euro bruto per maand, ​​​vanaf 1 januari 2023 tot en met 31 augustus 2023. Dat wil zeggen dat een werknemer die méér dan 3.364 euro bruto verdient op maandbasis tijdens de opgenomen uren Vlaams Opleidingsverlof zijn of haar loon slechts op 3.364 euro berekend zal zien.

• Als werkgever moet je bij de Vlaamse overheid een aanvraag indienen tot terugbetaling van de terecht opgenomen uren VOV door je werknemer. In tegenstelling tot bij Betaald Educatief Verlof, gebeurt deze aanvraag meteen na inschrijving en niet na afloop van de opleiding.
• Je doet de terugbetalingsaanvraag voor Vlaams Opleidingsverlof digitaal via het WSE-loket, en dit binnen 3 maanden na de start van de opleiding. Deze deadline wordt strikt toegepast.
• Vervolgens geef je in de DmfA (code 5) aan hoeveel uren VOV de werknemer dat kwartaal heeft opgenomen. Als je sociaal secretariaat deze DmfA in orde maakt, zorg er dan voor dat zij goed op de hoogte zijn van het aantal uren Vlaams Opleidingsverlof dat opgenomen werd.
• De Vlaamse overheid vergelijkt daarna het aantal aanwezigheidsuren dat de opleidingsverstrekker heeft doorgegeven met het aantal uren VOV dat de werkgever registreerde. Per goedgekeurd uur Vlaams Opleidingsverlof ontvangt de werkgever een terugbetaling. Deze terugbetaling bedraagt 21,30 euro per uur, ongeacht het loon van de werknemer.

• Het kan zomaar voorvallen: de werknemer nam te veel uren Vlaams Opleidingsverlof op. Je had berekend dat hij 125 uren mocht opnemen, maar er werd geen rekening gehouden met afwezigheden, waardoor je eigenlijk te veel uren VOV hebt toegestaan. Je krijgt voor deze 'extra' uren geen terugbetaling van de Vlaamse overheid.
• Je mag als werkgever het loon voor deze onterecht opgenomen uren terugvorderen van de werknemer. Dat is niet altijd even eenvoudig. Je kunt immers niet zo maar loon inhouden van de werknemer. Je zal de werknemer moeten aansporen om dit bedrag uit eigen beweging terug te betalen.
• Een alternatief kan zijn om deze onterecht opgenomen uren VOV te herkwalificeren als een ander verloftype: wettelijk verlof, extralegaal verlof,... Zo moet je niets terugvorderen. Ook zoud je deze uren kunnen beschouwen als de 'opname van meeruren'.

Voor meer informatie kan je terecht in onze syllabus vorming. Je leest er alles over je werkgeversverplichtingen in verband met vorming. Daarnaast kom je ook te weten waar je tussenkomsten kan krijgen in vormingskosten. Tot slot kan je er ook alle informatie omtrent Betaald educatief verlof en Vlaams opleidingsverlof terugvinden.