Ga verder naar de inhoud

Vergoeding binnenlandse dienstreizen voor de privésector

31.05.2022

De fiscus aanvaardt dat je werknemers die regelmatig dienstverplaatsingen doen, een forfaitaire kostenvergoeding geeft. Als werkgever mag je je daarvoor baseren op vergoedingen die van toepassing zijn voor personeelsleden van de federale overheid. Deze bedragen worden opnieuw geïndexeerd vanaf 1 juni 2022.

Forfaitaire dagvergoeding

Vanaf 1 juni 2022 bedraagt de forfaitaire vergoeding maximaal 18,84 euro per dag als volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • de binnenlandse dienstreis duurt minimaal 6 uur
  • de werknemer ontvangt geen andere vergoeding of compensatie voor maaltijdkosten naar aanleiding van de verplaatsing en de werkelijk gemaakte kosten worden uiteraard niet ten laste genomen door de werkgever op basis van bewijsstukken

Let op: als je maaltijdcheques toekent, moet de werkgeverskost in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht.

Forfaitaire maandvergoeding

Wil je een maandelijkse forfaitaire vergoeding toekennen? Dat kan als de werknemer door de aard van de functie regelmatige prestaties buiten de tewerkstellingsplaats levert, ongeacht de duur en omvang van de verplaatsing. De maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding is beperkt tot 16 keer het bedrag van de forfaitaire dagvergoeding. Het maximum per maand is dus beperkt tot 301,44 euro.

Forfaitaire dagvergoeding voor verblijfskosten

Hoort bij de verplaatsing een overnachting? Je kan dan een forfaitaire vergoeding van 141,33 euro toekennen als de werknemer in het kader van de uitoefening van de functie buiten de woonplaats moet logeren en dat kosten met zich meebrengt. De vergoeding mag je niet toekennen als de werknemer over gratis huisvesting beschikt, of als je als werkgever zelf de kost draagt.

Opgelet: RSZ hanteert andere bedragen

Voor de volledigheid geven we mee dat de RSZ eigen regels hanteert voor 'niet-sedentaire' werknemers. Niet-sedentair betekent dat een werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen en dit minstens gedurende vier opeenvolgende uren. De RSZ aanvaardt in dat geval een dagbedrag van 17 euro. Dat bedrag is opgesplitst in een ‘baanvergoeding’ van 10 euro – als de werknemer geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in de eigen organisatie - en een maaltijdvergoeding van 7 euro – als de werknemer niet anders kan dan buitenshuis te eten.

Voor een overnachting aanvaardt de RSZ een forfaitaire vergoeding van 35 euro. Dit forfait dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Je kunt de dagvergoeding niet combineren met een maaltijdcheque, tenzij je kunt aantonen dat de werkdag twee maaltijden omvatte, wat dan weer problemen kan geven met de arbeidsduurwetgeving. De fiscus raadt aan om de werkgeversbijdrage van de maaltijdcheque af te trekken van de dagvergoeding. De RSZ raadt aan om enkel de ‘baanvergoeding’ van 10 euro te geven in combinatie met de maaltijdcheque.

Meer informatie over kostenvergoedingen lees je in de syllabus loon.

Anderen lazen ook dit:

Verhoging van het algemeen minimumloon vanaf 1 april 2024

Op 1 april 2024 stijgt het algemeen minimumloon (of ggmmi) met 35,7 euro bruto. Het ggmmi zal vanaf 1 april 2024 2.029,88 euro bedragen.

Referentie-CO₂-coëfficiënt 2024 voor bedrijfswagens

De referentie- CO₂-uitstoot voor 2024 werd bekendgemaakt. Voor alle brandstoftypes stellen we een daling vast in vergelijking met de voorgaande jaren. Werknemers zullen hierdoor meer belastingen moeten betalen op het voordeel van alle aard, verbonden aan het privégebruik van hun bedrijfswagen.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +800 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!