Ga verder naar de inhoud

Tussenkomst werkgever voor thuiswerk: nieuwe fiscale circulaire

11.03.2021

Op 26 februari 2021 heeft de FOD Financiën een fiscale circulaire gepubliceerd met uitvoerige richtlijnen betreffende de tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk. De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021.

Belangrijk om weten: de nieuwe circulaire is in overleg met de RSZ tot stand gekomen en ligt volledig in lijn met de manier waarop de RSZ de kostenvergoeding toepast. De RSZ heeft dan ook beslist deze circulaire volledig te volgen.

Op wie is deze circulaire van toepassing?

Deze circulaire is enkel van toepassing op werknemers die van thuis werken. Daarmee bedoelt de FOD: werk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer in het kader van normale werkdagen.

Deze circulaire is niet van toepassing op:

  • werk verricht buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend)
  • op bedrijfsleiders of werknemers die onder bijzondere regimes vallen, zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden en salary split situaties

Hiervoor geldt de regel dat de eventuele toekenning van forfaitaire terugbetalingen van kosten gebaseerd moet zijn op een uitgewerkt kostendossier en geval per geval moet worden bekeken.

Forfaitaire kantoorvergoeding

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten Dat zijn alle kosten die je maakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte)
  • printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…)
  • kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …)
  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming
  • onderhoud
  • verzekering
  • onroerende voorheffing
  • koffie, water, versnaperingen


Voorwaarde: het moet gaan om structureel thuiswerk

Een werkgever kan enkel aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen.

Dit is het equivalent van één werkdag per week (bijvoorbeeld één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.


Wat is het maximumbedrag?

Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding bedraagt maximum 129,48 euro* per maand (140,15 euro vanaf 1 juni 2022).

  • Het forfait mag je als werkgever ook uitbetalen tijdens het normale jaarlijkse verlof.
  • En bij deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. Als een deeltijdse werknemer effectief structureel en op regelmatige basis (het equivalent van één werkdag per week) aan thuiswerk doet, mag je als werkgever dus de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
  • Bovendien mag je het bedrag differentiëren al naargelang de betreffende personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd. Uiteraard mag je als werkgever niet op een andere manier in deze kantoorkosten tussenkomen (bijvoorbeeld wanneer de werkgever een deel van de elektriciteitskosten ten laste neemt).

*De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand.

Let wel: als het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan het maximumbedrag en je levert geen bewijsstukken om de hoogte van dit bedrag te verantwoorden, dan wordt het gedeelte van de vergoeding dat het maximumbedrag overschrijdt onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en moet het als bezoldiging worden vermeld op de fiscale fiche 281.10 van de betrokken werknemers.

Het bedrag dat wel kan worden aanvaard als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever moet vanaf inkomstenjaar 2022 worden vermeld op de fiche 281.10 in het vak diverse inlichtingen (zie verder).

Kan je de forfaitaire kantoorvergoeding cumuleren met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

De administratie aanvaardt dat bepaalde kosten bovenop de kantoorvergoeding kunnen worden terugbetaald zonder dat deze terugbetalingen van de forfaitaire kantoorvergoeding moeten worden afgetrokken, op 2 voorwaarden:

  • dat ze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken
  • dat ze verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

Het gaat dan bijvoorbeeld over de terugbetaling van een:

  • bureaustoel
  • bureautafel
  • bureaukast
  • functionele bureaulamp
  • een tweede computerbeeldscherm
  • printer/scanner
  • toetsenbord
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball
  • hoofdtelefoon
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

De circulaire geeft aan dat dit een beperkende opsomming is.

Bij deeltijdse prestaties moet je het bedrag van de terugbetalingen niet proratiseren op basis van het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

Eenmalige of gespreide terugbetalingen? De keuze is aan jou!

Als werkgever kun je kiezen tussen eenmalige terugbetalingen of gespreide terugbetalingen. De circulaire geeft aan dat eenmalige terugbetalingen redelijk moeten blijven. Er zal bijvoorbeeld niet aanvaard worden dat je jaarlijks de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel terugbetaalt.

Je kunt ook met de werknemer afspreken om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren, bijvoorbeeld de normale gebruiksduur van de bureaustoel. Er wordt van volgende normale gebruiksduur uitgegaan:

  • bureaustoel: 10 jaar
  • bureautafel: 10 jaar
  • bureaukast: 10 jaar
  • bureaulamp: 5 jaar
  • een tweede computerbeeldscherm: 3 jaar
  • printer/scanner: 3 jaar
  • andere randapparatuur: 3 jaar.

Let wel: wanneer de arbeidsovereenkomst of het thuiswerk eindigt vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur en de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet de reële restwaarde van de investering als een voordeel van alle aard worden beschouwd.

Kan je de forfaitaire kantoorvergoeding cumuleren met de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

Men aanvaardt dat je bepaalde goederen ter beschikking van de werknemer stelt naast de toekenning van een forfaitaire kantoorvergoeding, zonder dat deze terbeschikkingstelling aanleiding geeft tot een belastbaar voordeel van alle aard.

De terbeschikkingstelling heeft dus geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding aangezien deze vergoeding andere kosten betreft.

Het gaat om de terbeschikkingstelling van goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren (zie opsomming hierboven).


Terbeschikkingstelling kan in bepaalde gevallen aanleiding geven tot een voordeel van alle aard

De circulaire voorziet in bepaalde gevallen evenwel in de vaststelling van een belastbaar voordeel van aard:

  • Wat het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement betreft, blijven de bepalingen van de circulaires van 13 december 2017 en 24 mei 2018 inzake de vaststelling van het voordeel van alle aard van toepassing. Een model van policy en meer informatie daarover vind je hier
  • De terbeschikkingstelling van goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bijvoorbeeld een dure design bureaulamp, …) geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard. Dat kan nagegaan worden door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.
  • Wanneer de werknemer het ter beschikking gestelde materiaal mag behouden na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst of het thuiswerk, dan moet de reële restwaarde van de investering op dat ogenblik wel als een voordeel van alle aard worden belast. Dit bedrag mag worden verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer in het voordeel.

Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement

Als het eigen internet door de werknemer wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet dat bedrag niet evenredig worden verminderd.

Uiteraard mag je als werkgever dan niet op een andere manier in dezelfde kosten tussenkomen, bijvoorbeeld door een deel van het internetabonnement ten laste te nemen.

Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-computer, eigen tweede computerscherm, printer/scanner

Als privé-computerinstallaties door de werknemer daadwerkelijk voor het thuiswerk worden gebruikt, kan je als werkgever op forfaitaire basis tussenkomen. Dit omvat alle soorten computerinstallaties: desktop-, laptop- en tabletcomputers, maar ook de randapparatuur en software die nodig zijn voor het thuiswerk.

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor het gebruik van de privé-computer installaties bedraagt maximum 20 euro per maand

Als enkel een eigen tweede beeldscherm, printer en/of scanner wordt gebruikt - de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever - geldt de volgende dubbele beperking:

  • de forfaitaire vergoeding wordt verlaagd tot 5 euro per maand per informaticamateriaal (een eigen tweede beeldscherm, printer of scanner) en tot een absoluut maximum van 10 euro per maand (meerdere informaticamaterialen).
  • de forfaitaire vergoeding kan slechts worden toegekend voor een periode van maximaal 3 jaar.

Bij deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

De toekenning van dit forfait wordt enkel aanvaardt als je als werkgever niet op een andere manier in deze kosten tussenkomt (bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs van de computer ten laste te nemen of zelf in een tweede beeldscherm te voorzien).

Wijziging in aangifte vanaf inkomstenjaar 2022: vermeldingen op fiscale fiche 281.10

De forfaitaire vergoedingen die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, moeten worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiscale fiche 281.10 moet je naast rubriek b) van vak 27 'diverse inlichtingen', 'JA – ernstige normen' moeten vermelden.

Gelet op het belang van de niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever in het kader van thuiswerk, zal vanaf inkomstenjaar 2022, naast de reeds gevraagde vermeldingen steeds het totale bedrag van de vergoedingen moeten worden vermeld in het vak 'diverse inlichtingen' van de fiche nr. 281.10.

Dat principe zal in algemene zin vanaf het inkomstenjaar 2022 worden toegepast voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever.

Bron: Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk

Anderen lazen ook dit:

Verhoging van het algemeen minimumloon vanaf 1 september 2022

In juli 2022 werd de spilindex opnieuw overschreden. Daardoor stijgt ook het algemeen minimumloon (of ggmmi) in onze sector nog maar eens in september 2022 met 2%, tot 1.879,13 euro.

Haard- en standplaatstoelagen (vanaf 1 september 2022)

De werknemers van de door de Vlaamse overheid decretaal gesubsidieerde instellingen voor maatschappelijk opbouwwerk hebben onder bepaalde voorwaarden recht op een aanvulling bij hun baremaloon in de vorm van een haard- of standplaatsvergoeding.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +800 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!