FAQ Vrijwilligerswerk

• Vrijwilligerswerk is elke activiteit die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht ten behoeve van één of meer personen, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel. De activiteit mag niet worden verricht ten behoeve van de vrijwilliger zelf.
• Jouw vrijwilliger gaat dus vrijwillig en gratis in zijn/haar vrije tijd activiteiten verrichten voor een derde.
• Deze activiteit wordt ingericht door een organisatie en staat los van het eigen familie- of privé-verband van de vrijwilliger.
• Deze activiteit mag bovendien niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie worden verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling.

• Elke natuurlijke persoon kan vrijwilligerswerk in jouw organisatie verrichten, zolang de activiteit voldoet aan de hierboven opgesomde voorwaarden.
• Er geldt geen minimumleeftijd voor vrijwilligerswerk. Bijgevolg kunnen ook minderjarigen vanaf 16 jaar vrijwilligerswerk uitoefenen.
• Let wel, er geldt nog steeds een verbod op kinderarbeid. Bijgevolg kan je geen jongeren tewerkstellen die nog vallen onder de voltijdse leerplicht. Dit heeft betrekking op jongeren onder de 15 jaar of op 15 jarigen die de 2 eerste leerjaren van het voltijds secundair onderwijs nog niet hebben voldaan.
• Een uitzondering op deze regel wordt gemaakt voor activiteiten die bijdragen tot de vorming en opvoeding van kinderen, zoals activiteiten van de jeugdbeweging of een educatieve activiteit van een cultuurcentrum.
• Uitgesloten van het vrijwilligerswerk zijn onder andere werknemers of zelfstandigen die voor dezelfde onderneming dezelfde activiteit uitoefenen. Zij mogen wel activiteiten als vrijwilliger uitvoeren die fundamenteel verschillen van hun dagdagelijkse activiteiten voor de organisatie. Bijvoorbeeld de boekhouder van jouw organisatie die als vrijwilliger meehelpt op een evenement.

Elke feitelijke vereniging of private/publieke organisatie zonder winstoogmerk mag vrijwilligers inschakelen, zoals bijvoorbeeld een stichting van openbaar nut, vzw’s, openbare besturen...

Je hebt als organisatie een informatieplicht ten aanzien van jouw vrijwilligers. Je moet hen minstens informeren over:

1. de onbaatzuchtige doelstelling en het juridisch statuut van de organisatie
2. het verzekeringscontract dat de organisatie gesloten heeft voor vrijwilligerswerk betreffende de burgerlijke aansprakelijkheid
3. de eventuele dekking door een verzekeringscontract van andere risico’s verbonden aan het vrijwilligerswerk en welke risico's dat dan zijn
4. de eventuele vergoeding voor vrijwilligerswerk, de aard van deze vergoeding en de gevallen waarin ze wordt betaald
5. de geheimhoudingsplicht indien de vrijwilliger kennis krijgt van geheimen waarop artikel 458 van het Strafwetboek van toepassing is.

Je kiest zelf als organisatie hoe je deze informatie geeft aan de vrijwilliger. De bewijslast rust op jou als organisatie. Sociare-leden kunnen ons modeldocument hiervoor downloaden.

In principe is vrijwilligerswerk een onbezoldigde activiteit. Jouw vrijwilliger zal in geen geval vergoed kunnen worden voor de geleverde prestaties.

Wat je wel mag doen is een kostenvergoeding toekennen aan jouw vrijwilliger. Maar dat is nooit verplicht. Deze kostenvergoeding compenseert gemaakte kosten van jouw vrijwilliger en kan gebaseerd zijn op reële kosten of kan forfaitair worden toegekend.

Reële kostenvergoedingen

• Het is noodzakelijk om bewijsstukken voor te leggen indien je aan jouw vrijwilliger een reële kostenvergoeding wil toekennen.
• Je bent verplicht om deze bewijsstukken bij te houden als organisatie.
• Dit kunnen facturen zijn, rekeningen, afgelegde verplaatsingstrajecten,….

Forfaitaire vergoedingen

• Dit is een vergoeding die je kan toekennen aan jouw vrijwilliger zonder dat je bewijsstukken moet voorleggen.
• Je dient enkel de grensbedragen op dag- en jaarbasis te respecteren. Deze bedragen worden geïndexeerd.
• De grens geldt per vrijwilliger, ongeacht het aantal organisaties waarvoor deze vrijwilligerswerk uitoefent.

Indien jouw vrijwilliger werkzaam is bij verschillende organisaties, raden wij aan om deze een verklaring op eer te laten ondertekenen.

Uitzonderingen met hoger plafond

Vanaf 2023 bedraagt het grensbedrag voor de kostenvergoeding 41,48 euro per dag en 1.659,29 euro per jaar.

Voor een bepaalde categorie vrijwilligers werd dit jaarlijks plafond verhoogd tot 3047,43 euro per jaar.

Welke categorieën?

• sporttrainer (*)
• sportlesgever (*)
• sportcoach (*)
• jeugdsportcoördinator (*)
• sportscheidsrechter (*)
• jurylid (*)
• steward (*)
• terreinverzorger-materiaalmeester (*)
• seingever bij sportwedstrijden (*)
• nachtoppas
• dag-oppas bij hulpbehoevende personen volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere Gemeenschap bepaalt.
• tijdelijk in 2022 ook vrijwilligers die actief zijn in vaccinatiecentra en crisisvrijwilligers in de zorg

Dit verhoogde plafond zal niet van toepassing zijn op de vrijwilligers met een (*) hierboven, wanneer die tegelijkertijd een sociale zekerheids- of sociale bijstandsuitkering ontvangen.

• Tip: zorg dat je de vergoeding tijdig uitbetaalt. De fiscus kijkt naar het jaar van uitbetaling.
• Stel geen belastingfiches op voor jouw vrijwilliger. Je betaalt enkel een kostenvergoeding, geen loon. Je bezorgt de vrijwilliger dus geen fiche 281.10 of 281.50.

Forfaitaire en reële kostenvergoeding combineren?

In principe kan je deze twee vormen van kostenvergoedingen niet gaan combineren.

Een uitzondering hierop geldt voor vervoers- of verplaatsingskosten. Je kan in dit geval de forfaitaire kostenvergoeding gaan combineren met een reële vergoeding tot maximaal 2.000 km per vrijwilliger per jaar.

De wet heeft voor vrijwilligers een aansprakelijkheidsregeling voorzien vergelijkbaar met artikel 18 Arbeidsovereenkomstwet. Dit wordt vaak ook de immuniteit van de werknemer genoemd. Ook voor vrijwilligers is er sprake van een dergelijke immuniteit. Dit betekent dat de organisatie aansprakelijk is voor de burgerlijke aansprakelijkheid van de werknemer.

Een uitzondering is voorzien wanneer er sprake is van een zware fout, een veel voorkomende lichte fout, bedrog of opzet. In dat laatste geval zal de vrijwilliger toch persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schade. Ook strafrechtelijke aansprakelijkheid zal nooit onder de immuniteit vallen.

Wat is burgerlijke aansprakelijkheid?

Burgerlijke aansprakelijkheid heeft betrekking op schade die wordt berokkend aan een derde doordat je een fout hebt gemaakt.

De vrijwilligerswet bepaalt dat bepaalde organisaties voor de schade die de vrijwilliger aanbrengt aan derden burgerlijk aansprakelijk zijn. Bijgevolg is niet de vrijwilliger aansprakelijk voor de schade die hij heeft berokkend, maar wel de organisatie.

Welke organisaties?

Gestructureerde organisatie vallen onder de hierboven omschreven aansprakelijkheidsregeling, meer bepaald:

• Een publieke of private rechtspersoon (bijvoorbeeld een vzw, lokaal bestuur, OCMW of jeugddienst)
• Een feitelijke vereniging met personeel
• Een feitelijke vereniging zonder personeel die verbonden is met een rechtspersoon of een feitelijke vereniging met persoon (bijvoorbeeld een lokale afdeling van een koepelorganisatie).

Welke organisaties vallen hier niet onder? Feitelijke verenigingen los van een koepel en zonder personeel.

Uitkering van de RVA

Als een uitkeringsgerechtigde werkloze vrijwilligerswerk wil doen bij jouw organisatie, dan zal hij of zij vooraf een aangifte moeten doen bij het werkloosheidsbureau van de RVA door middel van een C45B-formulier.

Als er binnen de 2 weken geen reactie komt van de RVA, dan kan jouw vrijwilliger het vrijwilligerswerk uitoefenen met behoud van zijn/haar uitkering.

Uitkering van het ziekenfonds

Jouw vrijwilliger dient voorafgaand de schriftelijke toestemming te vragen van de adviserend arts van het ziekenfonds.

Leefloon van het OCMW

Jouw vrijwilliger moet het vrijwilligerswerk vooraf melden aan de dossierbeheerder. Indien de dossierbeheerder niet akkoord gaat, dan kan jouw vrijwilliger zijn leefloon verliezen.

Bron: Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.