FAQ: Vakantie en andere verlofdagen tegen de jaarwisseling

De wettelijke vakantie moet in principe opgenomen zijn in het vakantiejaar. Overdragen van vakantiedagen naar het volgende vakantiejaar is geen optie die de wetgeving expliciet voorziet, maar dit wordt wel toegestaan als je dit als werkgever beperkt houdt.

Vanaf het vakantiejaar 2024 kunnen werknemers die ziek of arbeidsongeschikt worden tijdens de jaarlijkse vakantie, deze vakantiedagen onder bepaalde voorwaarden overdragen naar volgende jaren. Hoe dat precies zit lees je in dit bericht Nieuwe regels bij ziekte tijdens vakantie.

Afspraken in het arbeidsreglement over een overdracht van een beperkt aantal dagen naar de eerste maanden van volgend jaar worden dus gedoogd door de sociale inspectie. Maar dat is een extralegaal voordeel, waardoor die dagen het karakter van wettelijke vakantiedagen verliezen. En dat is van belang bij een eventuele betaling van vertrekvakantiegeld. Het principe blijft dus dat vakantie die op het einde van het vakantiejaar niet opgenomen is, verloren is.

Een veel voorkomend misverstand is dat er een recht is op betaling van niet genomen vakantiedagen. Dat is er niet. Alleen voor een bediende die in de onmogelijkheid was zijn vakantie op te nemen, moet je het loon voor de resterende vakantiedagen uitbetalen. Voorbeelden: arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval en moederschapsrust. Je betaalt dan het loon voor de resterende vakantiedagen vóór 1 januari van het volgende vakantiejaar uit, gemakshalve en kostenbesparend samen met het loon van december.

Is het niet opnemen van de vakantiedagen geen gevolg van overmacht, en je beslist toch om de vakantie uit te betalen, dan boek je die in als “premie per betaalperiode”. Daar wordt dan een uitzonderlijke bedrijfsvoorheffing op ingehouden, vergelijkbaar met de bedrijfsvoorheffing op de eindejaarspremie.
Maar zoals al aangegeven, ben je zeker niet verplicht die resterende vakantiedagen uit te betalen. Resten er nog vakantiedagen aan het einde van het vakantiejaar en is dat niet het gevolg van overmacht, dan is de regel dat de vakantie gewoon verloren is.

Het niet opnemen van de vakantie mag wel geen gevolg zijn van een belemmering van de kant van de werkgever. Jaarlijkse vakantie is namelijk een recht van de werknemer. Je bent als werkgever verplicht de werknemer de mogelijkheid te geven al zijn vakantie in het vakantiejaar op te nemen.

Arbeiders krijgen het loon voor vakantie uitbetaald door de vakantiekas, ongeacht of zij hun vakantiedagen opnemen of niet. Maar ook voor hen ben je verplicht al de wettelijke vakantie tussen 1 januari en 31 december van het vakantiejaar toe te kennen.

Al die regels gelden ook voor de extra vakantiedagen voor werknemers tussen 35 en 45 jaar (die voortspruiten uit de sectorale cao van 20 november 2000).

Werk je met een wekelijkse effectieve arbeidsduur van meer dan 38 uur? Dan hebben uw werknemers recht op compensatiedagen voor arbeidsduurvermindering (adv-dagen). Bij een effectieve 40-urenweek bijvoorbeeld gaat het in een volledig gewerkt jaar om 12 adv-dagen. Die moeten de werknemers hoe dan ook opnemen - normaal voor het einde van het jaar. Je arbeidsreglement bevat wellicht de opnameregels. Maar let er wel op dat je bij langdurige afwezigheid – bij het jaareinde – de niet genomen adv-dagen uitbetaalt.

Voor arbeidsvrijstellingsdagen voor oudere werknemers ligt het anders. Daar is het de werknemer die beslist om ze al dan niet (volledig) op te nemen. Je moet de opname in elk geval mogelijk maken, maar de werknemer is niet verplicht ze te nemen. Niet genomen av-dagen openen in geen enkel geval recht op uitbetaling.

Wat je moet doen met extralegale vakantiedagen, is per definitie wettelijk niet bepaald. De regels daarrond bepaal je in het arbeidsreglement.

Voor een vlotte werkorganisatie kan het aangewezen zijn een aantal vakantiedagen gelijktijdig te laten nemen, door alle werknemers of een bepaalde dienst of team.

Er is geen wettelijke deadline voor het vastleggen van een volledige of gedeeltelijke collectieve opname van de wettelijke vakantie. Maar een tijdig voorstel aan je werknemers is om begrijpelijke redenen aangeraden.

Zo’n regeling slaat op een collectief akkoord, tussen de werkgever en de werknemers, over het tijdstip van de jaarlijkse vakantie (het kan ook om extralegale verlofdagen en adv-dagen gaan). In eerste instantie beslist de ondernemingsraad over het collectief verlof. Neemt die raad geen beslissing of is er in de organisatie geen ondernemingsraad, dan tref je een regeling met de vakbondsafvaardiging. Is er geen vakbondsafvaardiging dan is een akkoord nodig met de werknemers. Als geen enkele werknemer bezwaren oppert tegen het voorstel, is er collectief verlof. Anders sluit je een individueel akkoord met elke werknemer.

Meestal legt men maar een deel van de wettelijke vakantiedagen collectief vast. Zo kun je voorstellen tussen kerst en Nieuwjaar te sluiten, en dus collectieve vakantie te plannen. De resterende wettelijke vakantiedagen nemen de werknemers dan vrij op. Je kunt bepaalde categorieën uitsluiten, de administratie of de boekhoudafdeling bijvoorbeeld, en eventueel voor hen een andere periode vastleggen.

Een bediende verdient zijn vakantie door zijn werk (en daarmee gelijkgestelde periodes) in het voorgaande jaar (het ‘vakantiedienstjaar’). De vakantieduur hangt af van het arbeidsstelsel in het vakantiedienstjaar én het arbeidsstelsel bij de opname van de vakantie.
De overschakeling naar een arbeidsstelsel met een kleiner aantal uren heeft een invloed op de vakantierechten voor dat vakantiejaar: de vakantierechten worden beperkt. Zo zal een werknemer die in het vakantiedienstjaar voltijds rechten opbouwde, maar slechts deeltijds werkt in het vakantiejaar, slechts deeltijdse vakantierechten kunnen opnemen. Er is dus meer opgebouwd dan er opgenomen kan worden.

Die beperking betekent niet dat de bediende zijn vakantierechten zomaar verliest: zij worden uitbetaald. De Programmawet van 27 december 2006 verplicht je als werkgever om die uitbetaling met het loon van december te doen (de zogenaamde decemberafrekening).