FAQ: Telewerk

Ben je Sociare-lid? Dan vind je op onze website een uitgebreide syllabus en modeldocumenten. Contacteer ons bovendien gerust met vragen over telewerk op helpdesk@sociare.be.

Van structureel telewerk is sprake als een werknemer op regelmatige basis in zijn eigen woonplaats of op een door hem gekozen locatie buiten de organisatie werkt en daarbij gebruik maakt van informatietechnologie. Die is geregeld in CAO nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad.

Occasioneel telewerk is telewerk die niet onder structureel telewerk valt. Sinds 1 februari 2017 heeft een werknemer recht op incidenteel, niet regelmatig thuiswerk in geval van:

• overmachtssituaties: bv. onverwachte treinstaking, autopech, extreme weersomstandigheden,...

• persoonlijke redenen: bv. tandartsbezoek, techniekers aan huis die ervoor zorgen dat hij zijn werkzaamheden niet op de locatie van de werkgever kan uitvoeren.

Die mogelijkheid is ingevoerd door de Wet Werkbaar en Wendbaar werk.

Een kader met goed afspraken rond occasioneel telewerk in de organisatie is essentieel. Dat kan via het arbeidsreglement, via een organisatie-cao of via een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Via het arbeidsreglement voeg je via de wijzigingsprocedure van het arbeidsreglement de clausule toe. In die clausule bepaal je onder meer:

• Wie occasioneel telewerk kan aanvragen. Dus welke functies verenigbaar zijn met occasioneel telewerk

• Hoe de werknemer occasioneel telewerk moet aanvragen en of de werkgever bewijzen van de overmachtsituatie of de persoonlijke reden die de werknemer inroept kan opvragen

• Hoe de werkgever de aanvraag beoordeelt, beantwoordt en met welke elementen de werkgever daarbij rekening houdt

• Hoe het occasioneel telewerk verloopt naar arbeidstijd, bereikbaarheid en uit te voeren taken

• Welke ict-verbindingen en apparatuur al dan niet gebruikt worden, wat bij defecten en welke technische ondersteuning de werkgever voorziet

• Of de werkgever al dan niet voorziet in een kostenvergoeding en zo ja, welke

Thuiswerkalarm? Ook wanneer er wegens slechte weersomstandigheden een 'thuiswerkalarm' wordt afgekondigd door het KMI, moet bovenstaande procedure gevolgd worden. Een werknemer heeft dus ook bij een dergelijk alarm nooit het absolute recht om thuis te werken: de werknemer kan wel een aanvraag indienen bij de werkgever om thuis te werken in het kader van occasioneel telewerk. Je hebt als werkgever dus steeds de mogelijkheid om een concrete aanvraag te weigeren wanneer het occasioneel telewerk niet haalbaar is voor deze werknemer op de aangevraagde dag.

Wil je geen kader voor occasioneel telewerk opnemen in het arbeidsreglement of een organisatie-cao? Sluit dan vooraf een schriftelijke overeenkomst over de aanvraag en praktische uitvoering van occasioneel telewerk met elke werknemer die potentieel aanspraak kan maken op occasioneel telewerk omdat hij een functie of taken heeft die ermee verenigbaar zijn.

Sociare-lid? Contacteer ons gerust met bijkomende vragen via helpdesk@sociare.be. Je vindt de nodige modeldocumenten ook op onze website.

Wil je structureel telewerk mogelijk maken in je organisatie? Doorloop dan even onderstaande checklist met daarin de verplichtingen die van toepassing zijn op structureel telewerk, zowel voor jou als werkgever als voor de werknemer.

Van structureel telewerk is sprake als een werknemer op regelmatige basis in zijn eigen woonplaats of op een door hem gekozen locatie buiten de organisatie werkt en daarbij gebruik maakt van informatietechnologie. Naast structureel telewerk is er ook occasioneel telewerk mogelijk, zie vraag 3.

Verplichtingen van de werkgever - voor de start

Sociaal overleg

• Informeer en raadpleeg eerst de werknemersvertegenwoordiging, als die er is
• Volg de speciale procedure voor organisaties met minimum 50 werknemers als de invoering van telewerk collectieve gevolgen heeft voor werkgelegenheid, arbeidsorganisatie of arbeidsvoorwaarden

Schriftelijke overeenkomst

Sluit een schriftelijke overeenkomst af met de betrokken werknemer met daarin volgende verplichte bepalingen:

• de frequentie van het telewerk Eventueel aantal dagen of uren waarop de werknemer telewerkt / de momenten van verplichte aanwezigheid op kantoor
• de tijdspanne van verplichte bereikbaarheid en via welke middelen
• de tijdstippen waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning
• vergoedingsregels m.b.t. gebruik van apparatuur, verbindingen en communicatie
• voorwaarden en regels terugkeerrecht
• de door de werknemer gekozen plaats(en)

Daarnaast raden we ook volgende bepalingen aan:

• de overeengekomen tijden waarbinnen men telewerk kan verrichten
• aanvullende arbeidsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld rapportageregels

Sociare-leden vinden hier een modelclausule.

Verplichtingen van de werkgever - tijdens het telewerk

Apparatuur

• Stel de voor het telewerk benodigde apparatuur ter beschikking (inclusief installatie en onderhoud) en maak afspraken over het gebruik ervan.
• Bepaal ook de regels bij defect aan apparatuur, bijvoorbeeld vervangende taken of terugkeer naar kantoor

Kostenregeling

Wat moet je vergoeden?

• professionele communicatie- en verbindingskosten
• als werknemer eigen materiaal gebruikt: kosten installatie informaticaprogramma’s, werking, onderhoud en afschrijving
• kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur en de gegevens in het kader van telewerk

Daarnaast zijn er nog dingen die je mag vergoeden. Of je kunt ook een forfait voorzien per maand.

Voorkom isolement

Zorg ervoor dat de telewerker:

• regelmatig de kans krijgt om collega’s te ontmoeten
• toegang heeft tot informatie over organisatie

Vorming

Voorzie in voldoende technische ondersteuning en aangepaste vorming over het gebruik van de technische middelen waarover de telewerkers beschikken, en over de specifieke kenmerken van telewerk

Welzijn

Goed om te weten: het beleid inzake veiligheid en gezondheid op de werkplaats is ook van toepassing voor telewerkers:

• optioneel: een bezoek aan de telewerkplaats (als die in de woning van de werknemers is: alleen met zijn of haar toestemming) door externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
• leg de werknemer contractueel een aantal taken op inzake veiligheid en welzijn
• geef de telewerkers de nodige info en richtlijnen door middel van folders, teamoverleg, trainingen... zodat zij in staat zijn over hun veiligheid en welzijn te waken (je blijft als werkgever wel juridisch verantwoordelijk)
• zie ook de checklist op p. 33 van deze brochure
• Arbeidsongeval tijdens telewerk? Daar gaan we dieper op in in onze syllabus telewerk.

Bescherming gegevens

Neem maatregelen (met name voor de software) zodat de bescherming gewaarborgd is van de gegevens die de telewerker voor professionele doeleinden gebruikt en verwerkt.

Inlichtingen over arbeidsvoorwaarden

Licht de werknemer in over:

• de algemene arbeidsvoorwaarden (verwijzing naar arbeidsreglement volstaat)
• de aanvullende arbeidsvoorwaarden (in telewerkovereenkomst of organisatie-cao):
  • zijn arbeidsprestaties in het kader van telewerk
  • de afdeling waaraan de telewerker verbonden is
  • identificatie van zijn direct leidinggevende of andere personen tot wie de telewerker zich kan wenden met vragen
  • rapportageregels

Gelijke rechten

Garandeer de telewerker gelijke rechten op vlak van:

• arbeidsvoorwaarden
• werkbelasting
• prestatienormen
• collectieve rechten
• scholing
• mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
• beoordelingsbeleid

Verplichtingen van de werkgever - na afloop

Terugkeerrecht

Als de werknemer de telewerkbijlage opzegt, zorg er dan voor dat de werknemer weer op kantoor kan werken.

En de verplichtingen van de werknemer dan?

Arbeidsorganisatie

De werknemer organiseert zelf zijn werk binnen de in de organisatie geldende arbeidsduur.

Apparatuur

• De werknemer gaat zorgvuldig om met de hem ter beschikking gestelde apparatuur
• Hij brengt je onmiddellijk op de hoogte van een defect of van een geval van overmacht waardoor hij of zij zijn of haar werk niet kan verrichten

Welzijn

• De werknemer geeft uitvoering aan het organisatiebeleid ten aanzien van veiligheid en gezondheid op de werkplek
• Hij of zij brengt jou onmiddellijk op de hoogte van een arbeidsongeval tijdens het telewerken.

Terugkeerplicht

Als de werkgever de telewerkbijlage opzegt, is de werknemer verplicht om terug op kantoor te komen werken.

Ben je Sociare-lid? Dan vind je op onze website een uitgebreide syllabus en modeldocumenten