FAQ: Sociale inspectie

1) Duid een verantwoordelijke aan

Kies iemand binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor het onthaal van de inspecteurs wanneer een sociale inspectiedienst langskomt, al dan niet aangekondigd. Dit is uiteraard best iemand met kennis van zaken: de personeelsverantwoordelijke, de boekhoudkundig verantwoordelijke of de algemeen coördinator.

2) Weet wie er voor de deur staat

Er zijn verschillende sociale inspectiediensten in België actief. We kunnen dan ook niet spreken van dé sociale inspectie. Elke inspectiedienst heeft zijn eigen stokpaardjes.

• De Sociale Inspectie controleert bijvoorbeeld voor de RSZ of er wel voldoende sociale bijdragen werden betaald.
• Toezicht Welzijn op het Werk gaat dan weer na hoe het zit met de arbeidsomgeving van de werknemers.

De verschillende inspectiediensten hebben dus heel andere doelen voor ogen. Hieronder bij de volgende vraag vind je een overzicht van de kerntaken per inspectiedienst.

Een onaangekondigde controle? Vraag zeker naar de legitimatiekaart.

3) Brief de werknemers kort

Wanneer een sociale inspectiedienst een bezoek aankondigt, breng je best de werknemers kort op de hoogte, zodat zij weten wat er exact aan de hand is en wat ze kunnen verwachten. Leg hen uit dat een verhoor mogelijk is. Laat je werknemers bij verhoor een kopie vragen van het proces-verbaal van verhoor.

4) Bezorg de wettelijk verplichte gegevens

Laat het onderzoek vlotter verlopen door op voorhand de gevraagde gegevens klaar te leggen. Meestal ontvang je een brief met een lijst van documenten die de sociale inspectiedienst opvraagt. Zorg ook bij een onaangekondigd bezoek voor een vlotte toegang tot de gegevens.

De inspectiedienst mag alle 'sociale gegevens' en gegevens die wettelijk moeten opgemaakt, bijgehouden of bewaard worden, controleren én opsporen. 'Sociale gegevens' zijn - heel ruim - alle gegevens die nodig zijn voor de toepassing van de sociale wetgeving. Dit zijn met andere woorden alle verplichte documenten die te maken hebben met je personeel: van arbeidsovereenkomsten over loonbrieven tot werkroosters.

Gegevens die wettelijk moeten opgemaakt, bijgehouden of bewaard worden, zijn ruimer dan de sociale wetgeving. Het gaat bijvoorbeeld om de statuten van de vzw en de jaarrekening.

Let wel: je bent niet verplicht om gegevens die niet wettelijk bijgehouden dienen te worden maar wel nuttig kunnen zijn voor de sociale inspectie, af te geven. Het gaat dan bijvoorbeeld om agenda’s, interne nota’s, brieven,... .

Sommige gegevens mag je als werkgever zelfs niet verwerken, omwille van privacyredenen. Deze gegevens kun je dan ook onmogelijk op een wettelijke manier aan de inspectiedienst bezorgen. Het gaat bijvoorbeeld om een attest van goed gedrag en zeden.

5) Wees de baas over je eigen verklaring

Een belangrijk deel van de bewijsvoering van elke inspectiedienst is het proces-verbaal van verhoor.

Je hebt zelf in handen wat hier gezegd wordt. Als de inspecteur slechts een samenvatting of enkel wat hijzelf relevant vindt, noteert, heb je het recht om je volledige woorden te laten noteren. Laat de verklaring op het einde voorlezen om zeker te zijn van de inhoud, en vraag een kopie. Je kunt ook bewijsstukken laten toevoegen aan het proces-verbaal van verhoor.

6) De sociale inspectie draagt de bewijslast

Het is niet aan een werkgever om zijn onschuld te bewijzen. Het is aan de sociale inspectiediensten om te bewijzen dat de sociale wetgeving overtreden werd.

Hoed je ook voor veralgemeningen vanwege de inspecteurs. Eén vergissing voor één werknemer vinden, wil niet zeggen dat iets jarenlang bewust fout gedaan werd voor alle werknemers.

Iedere inspectiedienst heeft eigen bevoegdheden en heeft dus een speciaal doel met zijn controle. Als je weet wie er voor deur staat, kun je dus al inschatten wat ze controleren en welke documenten daarbij nodig zouden kunnen zijn. Vraag naar het legitimatiebewijs van de inspecteur.

Een overzicht van de belangrijkste, federale diensten:

Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten

Het Toezicht op de Sociale Wetten is een van de zes Algemene Directies van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Het belangrijkste doel van de inspectiedienst is de controle van de naleving van het arbeidsrecht en de strijd tegen sociale fraude. Zij controleren onder meer de regelgeving rond arbeidsduur, deeltijdse arbeid, loonbescherming, feestdagen, uitzendarbeid, buitenlandse werkkrachten, Dimona-aangiftes, sociale verkiezingen,…

Het Toezicht op de Sociale Wetten heeft een informerende, adviserende, verzoenende en controlerende functie. Over de bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet (soorten arbeidsovereenkomsten, moederschapsbescherming, tussenkomst in vervoerskosten,…) en het (niet verbindend verklaarde) conventioneel arbeidsrecht (bv. organisatiecao’s) heeft het Toezicht enkel een adviesbevoegdheid (geen strafsancties). Ze zullen dan ook meestal aandringen op een regularisatie.

Algemene Directie Toezicht Welzijn op het Werk

Naast de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten is ook het Toezicht Welzijn op het Werk één van de Algemene Directies van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Haar opdracht bestaat uit het waarborgen van de naleving van het beleid voor welzijn op het werk zoals arbeidsveiligheid, arbeidsongevallen, preventie en geneeskundig toezicht. Zij vervult hierin een adviserende, preventieve en repressieve rol.

Sociale Inspectie

Sinds 1 juli 2017 zijn de Sociale Inspectie van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid en de inspectiedienst van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid samengesmolten. De nieuwe inspectiedienst houdt zich bezig met de controle op de naleving van de wetgeving rond sociale zekerheid zoals de naleving van wetgeving rond sociale zekerheid. Zij gaan na of er voldoende rsz betaald, of er niet onterecht een kostenvergoeding werd uitbetaald, of rsz-verminderingen correct werden toegepast... Maar ook controle op groepsverzekeringen, schijnzelfstandigheid, sociale documenten en controle op sociale secretariaten vallen onder hun bevoegdheid.

Inspectiedienst RVA

De inspectiedienst van de RVA controleert alle domeinen waarin de RVA actief is: werkloosheidsreglementering, brugpensioen, loopbaanonderbreking, tijdskrediet en de strijd tegen sociale fraude.

Overzicht van de bevoegdheden per thema

De wettelijke bevoegdheden van de verschillende inspectiediensten zijn ruimer dan wat hierboven aangegeven is. In het schema is weergegeven wat de kerntaken van iedere inspectiedienst zijn. In werkelijkheid kan het zijn dat een inspectiedienst veel ruimer controleert: alle sociale gegevens en wettelijk bij te houden gegevens mogen immers worden opgevraagd.

Meer informatie over en contactgegevens van de verschillende inspectiediensten lees je in de syllabus sociale inspectie.

Een algemene controle

Een bezoek kan aangekondigd of onaangekondigd zijn. De sociaal inspecteur is niet verplicht een bezoek te melden.

Meestal is het wel zo dat je als organisatie op voorhand een brief of mail krijgt die de controle aankondigt. De inspecteur vraagt je dan om een aantal documenten te verzamelen en om aanwezig te zijn tijdens de controle. Je kunt onmogelijk aanwezig zijn? Verwittig de sociaal inspecteur dan op tijd.

Voorbeelden van vaak opgevraagde documenten zijn:

• het arbeidsreglement
• de deeltijdse contracten en de eventuele afwijkingsregisters
• individuele rekeningen of loonfiches
• de betalingswijzen van de lonen van de werknemers: afgetekende ontvangstbewijzen of rekeninguittreksels

Tijdens de controle kijkt de inspecteur de opgevraagde stukken na en wijst hij op eventuele onregelmatigheden. Op het einde van de controle of achteraf per brief wijst de inspecteur je op de vastgestelde inbreuken en brengt hij je op de hoogte van de eventuele maatregelen die hij neemt. De gemaakte afspraken worden meestal vastgelegd in een ‘proces-verbaal van verhoor’.

Voor zware inbreuken en inbreuken waarvoor je zich na uitdrukkelijke aanmaning niet in regel stelt, maakt de inspecteur meestal een ‘proces-verbaal van inbreuk’ op.

Een aantal zaken handelt de inspectie in eerste instantie administratief af (zonder controlebezoek dus), bijvoorbeeld een vacature met leeftijdsgrens of een klacht in verband met een niet ontvangen loonfiche. Reageer je niet, dan volgt toch een controlebezoek.

Bij juridisch-technische discussies is het aan te raden je te laten bijstaan door een Sociare-consulent, een advocaat of (als het om de loonberekening gaat bijvoorbeeld) je dossierbeheerder bij het sociaal secretariaat.

Controle ter bestrijding van sociale fraude

Het spreekt voor zich dat controles ter bestrijding van sociale fraude (zwartwerk) zonder bezoekaankondiging gebeuren. Meer informatie over deze controles lees je in de syllabus.

De bevoegdheid van de sociaal inspecteur is uitgebreid. De inspecteur heeft bij de uitoefening van zijn opdracht volgende bevoegdheden.

• Toegang zonder verwittiging op alle plaatsen waar er gewerkt wordt. Dit kan dus ook op verplaatsing zijn. Uitzondering? De sociale inspectie heeft geen toegang tot bewoonde lokalen.
• Identiteitscontrole van alle personen die zich op de werkplaats bevinden, via identiteitskaart of andere documenten.
• Verhoor van elke persoon van wie hij dat noodzakelijk vindt: werkgever, werknemer, vakbondsafgevaardigde, freelancer,… Het verhoor wordt samengevat in een ‘proces-verbaal van verhoor’.

Vanaf het moment dat er een onderzoek plaatsvindt naar een inbreuk van niveau 4 heb je het recht om een advocaat op te roepen om bij het verhoor aanwezig te zijn.

Je hebt als werkgever niet het recht om bij het verhoor van werknemers aanwezig te zijn. Je kunt het uiteraard wel vragen.

Nog belangrijk: weet dat je na lezing of voorlezing het recht hebt om de verklaring te wijzigen of iets toe te voegen. Vraag ook zeker een kopie van het proces-verbaal van verhoor

• Controle van informatiedragers – boeken, documenten, registers,… Zowel op papier als digitaal mogen de inspectiediensten die actief doorzoeken. De inspecteur mag dus kasten opentrekken en de databank op je pc doorzoeken.

Dit recht is wel begrensd: de inspecteur mag geen geweld gebruiken en moet over concrete aanwijzingen beschikken. ‘Zomaar’ zoeken in de hoop iets te vinden (‘fishing expedition’) is verboden.

De sociaal inspecteur vraagt je uiteraard eerst de documenten vrijwillig voor te leggen. Hij gaat enkel over tot ‘actieve zoeking’ wanneer dit nodig is en wanneer je zelf niet meewerkt of niet bereikbaar bent.

Het ‘zoekingsrecht’ geldt enkel voor informatiedragers met:

• sociale gegevens = “gegevens nodig voor de toepassing van de wetgeving betreffende het arbeidsrecht en de sociale zekerheid”, bv. arbeidsreglement, Dimona-aangiften, prikklokgegevens, arbeidsovereenkomsten, loonbrieven,...
• andere wettelijk verplichte gegevens: gegevens die door de wet moeten worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard, bv. facturen, boekhouding

De inspecteur kan je vragen andere documenten (bv. agenda’s, huurovereenkomsten, verslagen) voor te leggen maar je bent niet verplicht hierop in te gaan. Sommige gegevens kun je zelfs niet overhandigen omdat de privacywetgeving de verwerking ervan in de weg staat.

Na de zoeking overhandigt de inspecteur je een schriftelijke vaststelling van de genomen maatregelen.

Voor het overige kan een sociaal inspecteur gegevens kopiëren, in beslag nemen, stalen nemen, foto- of video-opnamen maken, documenten overhandigen of laten aanplakken en gegevens laten verbeteren.

Verzetten tegen het onderzoek levert een proces-verbaal van belemmering van toezicht op. Als werkgever heb je een positieve medewerkingsplicht - al wil dat niet zeggen dat je het moet slikken wanneer de inspectiedienst zijn bevoegdheden overschrijdt.

Klacht kun je indienen bij de voorzitter van de arbeidsrechtbank.

De sociaal inspecteur bepaalt vrij welke maatregel hij neemt. Hij beschikt dus over een ruime beoordelingsbevoegdheid. Welke maatregel hij neemt, is afhankelijk van de ernst van de overtreding, de houding van de werkgever en de bijzondere toestand van de onderneming.

Geven van informatie en advies

Waarschuwing - de sociaal inspecteur informeert je over de wetgeving en vraagt de inbreuk recht te zetten, meestal binnen een bepaalde termijn.

Regularisatie - de sociaal inspecteur vraagt je om de inbreuk recht te zetten met terugwerkende kracht. In principe gaat de inspectie drie jaar terug. Bij weigering wordt een proces-verbaal van inbreuk opgesteld.

Regularisaties worden vaak toegepast in financiële dossiers, zoals het betalen van een te laag loon. Ook andere inbreuken komen in aanmerking zoals het niet opmaken van een loonfiche of het niet afleveren van het C4-document.

Proces-verbaal. Voor zwaardere inbreuken (bv. zwartwerk) en inbreuken waarvoor je je na uitdrukkelijke aanmaning niet in regelt stelt, maakt de inspecteur meestal een proces-verbaal op en stuurt je binnen 14 dagen een kopie. In tegenstelling tot een proces-verbaal van verhoor, dat enkel waarde heeft als informatiebron, heeft het ‘proces-verbaal tot vaststelling van een inbreuk’ bewijskracht totdat het tegendeel is bewezen.

Alle processen-verbaal vanaf een niveau 2-inbreuk worden doorgestuurd naar de arbeidsauditeur (Openbaar Ministerie in sociale zaken). Deze beschikt over een ruime beoordelingsvrijheid. Hij kan:

• de zaak seponeren
• een minnelijke schikking voorstellen
• een bemiddeling in strafzaken voorstellen
• een rechtstreekse vordering voor de arbeidsrechtbank instellen
• de betrokkene vervolgen voor de correctionele rechtbank
• een bijkomend onderzoek vorderen

Alle processen-verbaal van niveau 1-inbreuk worden naar de Dienst Administratieve Geldboeten gestuurd. De arbeidsauditeur kan ook beslissen een dossier hiernaar door te sturen, wanneer hij besluit niet te vervolgen.

Ook de Dienst AG heeft een beoordelingsvrijheid. Hij beschikt over volgende mogelijkheden:

• administratieve geldboete
• eenvoudige schuldigverklaring
• klassering zonder gevolg

Vooraleer de Dienst AG een beslissing neemt, vraagt hij je eerst per aangetekende brief om verweermiddelen in te dienen binnen een termijn van 30 dagen. (Zeker doen!)

De beslissing wordt bekendgemaakt per aangetekende brief met een (eventueel) verzoek tot betalen van de boete. Die kennisgeving doet de strafvordering vervallen. Tegen de beslissing kun je beroep aantekenen bij de arbeidsrechtbank.

Je wilt de sanctie voor een bepaalde inbreuk kennen? Dan neem je best het Sociaal Strafwetboek bij de hand. Alle sociale strafbepalingen zijn opgenomen in boek twee van dat wetboek. Het wetboek kan je terugvinden op onze website.

Dit schema toont de indeling in verschillende sanctieniveau’s en de mogelijke gevolgen van een inbreuk: