Ga verder naar de inhoud

FAQ arbeidsreglement

13.10.2020

Als werkgever ben je verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Dat document regelt immers de arbeid tussen beide partijen. Zowel de werknemers als de werkgever zijn gebonden door de bepalingen erin.

De wet van 8 april 1965 stelt dat elke werkgever altijd over een up-to-date arbeidsreglement moet beschikken. Veranderingen binnen je organisatie of nieuwe wetgeving hebben dan ook soms tot gevolg dat je je arbeidsreglement moet wijzigen.

Daarnaast heb je nog een grote flexibiliteit waardoor je van het arbeidsreglement een nuttig instrument kunt maken op maat van de organisatie. Wat zijn die verplichte vermeldingen? Welke vermeldingen raden we daarnaast nog aan? En hoe voer je het arbeidsreglement in? We goten de vaakst gestelde vragen rond het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement in een FAQ.

Wat is een arbeidsreglement?

Het arbeidsreglement regelt de arbeid tussen beide partijen. Zowel de werknemers als de werkgever zijn gebonden door de bepalingen erin.

Bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst overhandig je een exemplaar van het arbeidsreglement aan de nieuwe werknemer. In de arbeidsovereenkomst verklaart de nieuwe werknemer een exemplaar te hebben ontvangen van het reglement en daarmee ook akkoord te gaan. Licht bij indiensttreding ook de verschillende bepalingen van het arbeidsreglement toe, om zo duidelijke afspraken te maken voor en tijdens de tewerkstelling.

Wat moet allemaal in het arbeidsreglement?

Dat is een hele boterham:


1. Algemene bepalingen

  • Aard van activiteiten
  • Paritair Comité
  • Rsz-nummer van de organisatie
  • Toepassingsgebied arbeidsreglement
  • Opvragen van informatie betreffende personeelsaangelegenheden
  • Cao 25bis over gelijk loon voor mannen en vrouwen


2. Arbeidsduur/ Arbeids- en rusttijden

  • Voltijdse wekelijkse arbeidsduur en uurroosters: vast of glijdende werkuren, uitzonderingen
  • Deeltijdse arbeid:
    • uurroosters of weekdagen waarop en het dagelijks tijdvak waarbinnen deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster werken alsook de minimale en maximale dag- en weekgrens en ten slotte hoe en wanneer je de roosters bekend maakt aan de werknemer.
    • Vaste uurroosters overeengekomen met een deeltijds werknemer die buiten het kader van de uurregeling van voltijders vallen.
  • Sectorale flexibiliteit rond zon- en feestdagarbeid, maximale arbeidsduur, nachtarbeid, toeslagen flextijd.
  • Andere afwijkingen zoals kleine flexibiliteit


3. Loonbetaling

  • Tijdstip van uitbetaling van het loon
  • Wijze en plaats van uitbetaling van het loon, concreet via bankoverschrijving


4. Ontslag

  • De opzeggingstermijnen of de regels voor de bepaling ervan of beter en aangeraden gewoon de verwijzing naar de wettelijke en reglementaire bepalingen: de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 .
  • De dringende redenen: een niet-limitatieve opsomming van feiten die je als een zware fout beschouwt die elke professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt, met een contractverbreking zonder opzeggingstermijn of –vergoeding tot gevolg


5. Het recht van alle werknemers om na een periode van arbeidsongeschiktheid een bezoek aan ta vragen aan de preventieadviseur-arbeidsarts voorafgaand aan werkhervatting


6. EHBO

  • plaats waar de persoon te bereiken is die werd aangewezen om de eerste hulp te verlenen
  • plaats van de verbandkist


7. Toezichthoudend personeel

  • wie: functie, welk mandaat
  • taken: bijvoorbeeld aanwezigheidscontrole, werkverdeling, controle naleving dienstnota’s
  • bevoegdheden: bijvoorbeeld evaluatie, bijhouden van dossier per werknemer, straffen


8. Tijdskrediet

Enkel wanneer je rond tijdskrediet in specifieke regels voorziet in de organisatie


9. Sancties


10. Vakantie

  • Duur van de jaarlijkse vakantie en toekenningregels, of beter nog: verwijzing naar de wettelijke bepalingen daarrond
  • Eventuele extra-wettelijke vakantiedagen, bijvoorbeeld anciënniteitsdagen
  • Eventueel collectieve vakantieperiodes
  • Verhouding tussen extra vakantiedagen en de sectorale extra dagen voor 35-44 jarigen, alsook de av-dagen vanaf 45 jaar


11. Feestdagen

  • Data van de wettelijke feestdagen
  • De manier waarop je vervangingsdagen van de feestdagen die op zondag of inactiviteitsdag vallen gaat vastleggen


12. De dagen van regelmatige onderbreking en andere afwezigheden

De bepalingen rond andere afwezigheden, zoals klein verlet, zijn enkel verplicht als je een betere regeling aanbiedt aan je werknemers dan wettelijk voorzien. Een algemene verwijzing naar de website www.werk.belgie.be is voldoende als je niets bijkomends voorziet.


13. Preventief alcohol- en drugsbeleid


14. Preventie van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk


15. Wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid: vermelden waar ter inzage


16. Inlichtingsplicht bij afwezigheid

  • de manier waarop: binnen welke tijd, hoe, aan wie, …
  • idem voor het afleveren van een doktersbriefje


17. Gelijke verloning mannen en vrouwen – cao 25bis


18. Inlichtingen

  • Samenstelling ondernemingsraad
  • Samenstelling comité voor preventie en bescherming op het werk
  • Samenstelling vakbondsafvaardiging
  • Adressen inspectiediensten
  • Naam en adres vakantiefonds
  • Naam en adres wetsverzekeringsmaatschappij
  • Hoofd dienst veiligheid, gezondheid en verfraaiing (preventie-adviseur Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk)
  • Externe Dienst Preventie en Bescherming op het Werk met oa. Organisatie van de arbeidsgeneeskundige dienst
  • Aansluitingsnummer RSZ
  • Naam en adres sectorale fondsen (niet verplicht te vermelden)
  • Naam en adres sociaal secretariaat
  • Vermelding van de cao’s en de collectieve akkoorden, gesloten op organisatieniveau

Tip: neem enkel relevante bepalingen op in je arbeidsreglement. Heb je bijvoorbeeld geen arbeiders in je organisatie, dan kun je de specifieke bepalingen voor hen laten vallen.

Binnen het arbeidsreglement mag je een objectief en redelijk onderscheid maken tussen werknemerscategorieën en/of afdelingen. Dat mag uiteraard niet op basis van een discriminatiecriterium (leeftijd, geslacht, …). Een ander uurrooster voor verschillende functies mag bijvoorbeeld wel, als ze te verantwoorden is.

Welke bepalingen neem je op in het arbeidsreglement, en wat zet je beter in een ander informatiedocument?

Naast de wettelijke verplichtingen kun je andere bepalingen opnemen in je arbeidsreglement. Meestal concrete afspraken en richtlijnen, waarbij je de overweging maakt of je die niet beter in aparte nota’s, huishoudelijke reglementen of policy's opneemt.

Zo’n documenten kunnen een leesbare handleiding vormen, raadpleegbaar op het intranet, met praktische afspraken die al dan niet uit het arbeidsreglement voortvloeien. Je kunt het bovendien makkelijker wijzigen dan een arbeidsreglement.

Hieronder bieden we je wat inspiratie:

  • Afspraken ingeval van arbeidsongeval
  • Afspraken over de opname van vakantie en andere afwezigheden
  • Afspraken, verplichtingen over veiligheid, hygiëne, ziekte, roken, fouilleren van de werknemer...
  • Afspraken over woon-werkverkeer, kostenvergoedingen en verplaatsingen in opdracht van de werkgever
  • Afspraken over occasioneel en structureel telewerk
  • Afspraken over telethuiswerk in Coronatijden
  • Policy's: bijvoorbeeld gebruik internet, sociale media en communicatiemiddelen, policy over verwerking van persoonsgegevens in het kader van de GDPR.
  • Verplichtingen werknemers: bijvoorbeeld gebruik arbeidsmiddelen
  • Als het gaat over regels en afspraken met betrekking tot het gebruik van locaties (bijvoorbeeld gebruik van de keuken, vergaderzaal, ICT, energiebesparing...), is zo’n apart afsprakenregister zeker nuttig.

Hoe voer je het arbeidsreglement in? En hoe wijzig je het?

Het arbeidsreglement wordt ingevoerd en ook meestal gewijzigd via de zogenaamde bijzondere wijzigingsprocedure. Voor een aantal wijzigingen moet je die procedure niet volgen, daarover lees je meer verderop in deze FAQ.

De wijzigingsprocedure verschilt naargelang er al dan niet een ondernemingsraad is in de organisatie. We doen beide scenario's hieronder uit de doeken.


1. Formele procedure: er is geen ondernemingsraad

  • Het initiatiefrecht om een reglement op te stellen of te wijzigen ligt bij jou als werkgever. Iedere werkgever is verplicht een arbeidsreglement op te stellen.
  • Na de opstelling breng je het ontwerp (van wijziging) door aanplakking ter kennis van de werknemers. Gedurende 15 kalenderdagen vanaf de aanplakking hou je een register ter beschikking waar de werknemers eventuele opmerkingen over het ontwerp (van wijziging) (anoniem) kunnen noteren. Binnen diezelfde termijn kunnen de werknemers hun opmerkingen ook rechtstreeks aan de arbeidsinspecteur bezorgen. Je legt een schriftelijk ontwerp van gewijzigd arbeidsreglement op iedere werkplaats met een opmerkingenregister.
  • Zodra de termijn van 15 dagen verstreken is, zend je binnen een termijn van 8 dagen het door de werkgever gehandtekende arbeidsreglement (of de wijziging) en het opmerkingenregister door aan de arbeidsinspecteur.
  • Daarna ontvang je een bevestiging van ontvangst van de Inspectiedienst en vermelding van het nummer waaronder het arbeidsreglement werd geregistreerd. Dit nummer voeg je toe aan het arbeidsreglement.

Inwerkingtreding van het arbeidsreglement

  • Als in het opmerkingenregister geen opmerkingen werden genoteerd en de arbeidsinspecteur evenmin opmerkingen heeft gekregen, treedt het reglement of de wijziging in werking de 15de dag na de aanplakking.
  • Als er wel opmerkingen gemaakt werden, laat de arbeidsinspecteur dat binnen vier dagen weten aan de werkgever, die ze op zijn beurt moet meedelen aan de werknemers via aanplakking. De arbeidsinspecteur doet dan binnen 30 dagen een verzoeningspoging. Als die slaagt, treedt het arbeidsreglement (of de wijziging) in werking op de 8ste dag na de verzoeningsdag.
  • Mislukt de verzoeningspoging, dan zendt de arbeidsinspecteur een afschrift van het PV van niet-verzoening naar de voorzitter van het paritair comité. Tijdens de eerstvolgende vergadering doet het PC dan een laatste verzoeningspoging tussen werkgever (eventueel bijgestaan door ons aan werkgeverszijde) en werknemers (bijgestaan door vakbondssecretarissen).
    • Lukt die verzoeningspoging, dan treedt het arbeidsreglement onmiddellijk in werking.
    • Als ook die poging mislukt, zal het PC zelf een beslissing nemen. Die beslissing is alleen geldig als ze 75% van de stemmen heeft. Binnen een termijn van 8 dagen na de uitspraak wordt de beslissing van het PC ter kennis gebracht van de werkgever zodat de 15de dag na de datum van de beslissing, het reglement of de wijziging in werking treedt
  • De werkgever moet dan de tekst dagtekenen en ondertekenen en het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers bijhouden. In praktijk komt dit erop neer dat je het register, dat de arbeidsinspectie je terugbezorgt, aan de oorspronkelijke tekst toevoegt. In de tekst zelf vermeld je de tijdstippen van procedure tot wijziging arbeidsreglement en het registratienummer van de arbeidsinspectie.


2. Formele procedure: er is een ondernemingsraad

  • Het is binnen de ondernemingsraad dat het door de werkgever voorgestelde arbeidsreglement besproken wordt en eventueel gewijzigd.
  • Je brengt het (de) ontwerp(en) door aanplakking ter kennis van de werknemers en overhandigt het (ze) aan elk lid van de ondernemingsraad.
  • De voorzitter zet het punt op de agenda, en ten vroegste de 15de en ten laatste de 30ste dag na aanplakking bespreekt de ondernemingsraad het (de) ontwerp(en).
  • Is er een akkoord, dan maak je het reglement of de wijziging bekend. Naast jouw hand- en dagtekening draagt het reglement of de wijziging in dit geval ook de handtekening van ten minste twee leden van de ondernemingsraad die de werknemers vertegenwoordigen. Het attest van regelmatige raadpleging van de werknemers mag ook hier niet ontbreken.
  • Als de ondernemingsraad geen unanimiteit bereikt over het ontwerp, brengt de voorzitter de arbeidsinspectie op de hoogte. Die probeert binnen 30 dagen tot een verzoening te komen.
    • Slaagt die erin, dan treedt het arbeidsreglement in werking 15 dagen nadien.
    • Slaagt die daar niet in, dan maakt de inspecteur een proces-verbaal van niet-verzoening op.
    • De inspecteur maakt het geschil dan binnen 15 dagen aanhangig bij het paritair comité. Tijdens een eerstvolgende vergadering doet het PC een laatste verzoeningspoging met werkgever en werknemers en hun vertegenwoordigers.
      • Wordt een akkoord bereikt, dan treedt het goedgekeurde arbeidsreglement 15 dagen nadien in werking, tenzij andere datum wordt overeengekomen.
      • Lukt ook de verzoeningspoging niet, dan kan het PC over de zaak beslissen, met een meerderheid van minstens 75% van de stemmen. De secretaris van het PC deelt de beslissing binnen 8 dagen mee aan de werkgever en aan elk lid van de ondernemingsraad.
  • Het arbeidsreglement of de wijziging, tot stand gekomen op basis van een akkoord of een beslissing van het PC, treedt normaal 15 dagen nadien in werking, tenzij een andere datum vastgelegd is.

Hoe maak je het arbeidsreglement bekend aan alle werknemers?

Zodra een arbeidsreglement of een wijziging eraan in werking treedt, zorg je voor een afschrift. Wie moet je er allemaal één bezorgen?


1. Elke huidige werknemer en elke nieuwe werknemer die later in dienst treedt

Dat is belangrijk, want je geeft hiermee aan dat je verwacht dat werknemers de afspraken van het arbeidsreglement respecteren. Het is aan te raden de werknemers te laten tekenen voor ontvangst en dat bewijs te bewaren.

Je mag het afschrift ook digitaal bezorgen, op voorwaarde dat je kunt bewijzen dat de werknemer het heeft ontvangen (bijvoorbeeld via mail met ontvangstbevestiging)


2. De arbeidsinspecteur

Binnen 8 dagen na inwerkingtreding van het arbeidsreglement of de wijziging moet je een afschrift sturen naar de arbeidsinspecteur. De arbeidsinspecteur kan zo toezicht uitoefenen op de naleving van de wet. Een snelle manier is het overmaken van het gehandtekend arbeidsreglement en opmerkingenregister(s) via www.arbeidsreglement.belgie.be


3. De voorzitter van het paritair comité

Ook binnen 8 dagen na inwerkingtreding, als je in het reglement of via de wijziging:

  • de ‘kleine flexibiliteit’ (art. 20 bis Arbeidswet) invoert
  • de referentieperiode verlengt voor de toepassing van de gemiddelde arbeidsduur (art. 26bis AW)
  • de referentieperiode verlengt voor de toepassing van de gemiddelde arbeidsduur voor deeltijders (art. 11bis Arbeidsovereenkomstenwet)

Daarnaast moet je het arbeidsreglement altijd op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter beschikking stellen van de werknemers. Dat mag elektronisch, op voorwaarde dat elke werknemer er toegang toe heeft.

Wanneer moet je de formele wijzigingsprocedure niet volgen?

Bij onderstaande wijzigingen moet je de formele procedure niet volgen, je schrijft ze gewoon in in het arbeidsreglement en bezorgt de werknemers een aangepaste versie van het arbeidsreglement:

  • wijziging leden van ondernemingsraad, preventiecomité, vakbondsafvaardiging
  • wijziging naam/adres verzekeringsmaatschappij,...
  • de dagen ter vervanging van de feestdagen, na de bepaling en de bekendmaking ervan, voor 15 december)
  • de duur van de jaarlijkse vakantie
  • de duur van de (wettelijke) opzeggingstermijnen
  • de vermelding van organisatie-cao’s van toepassing op de werkomstandigheden
  • maatregelen getroffen ter bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk
  • uitgangspunten en doelstellingen van een preventief alcohol- en drugsbeleid, en de beleids- of intentieverklaring met beleidsprincipes.
    • Opgelet: als je die uitgangspunten en doelstellingen verder uitwerkt, wat facultatief is, moet je wel de formele procedure volgen
  • wanneer het gaat om een tijdelijke wijziging van aanvang en einde van de gewone arbeidsdag op basis van een uitzondering in de wetgeving op de arbeidsduur. In dat geval moet je wel 24 uur op voorhand de werknemers van de wijziging in kennis stellen door middel van uithanging van een gedagtekend en ondertekend bericht, met vermelding van de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

Nog meer weten?

Staat jouw vraag hier niet tussen? We goten alles wat we weten rond het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement in een uitgebreide syllabus:

Misschien ook interessant?

Anderen lazen ook dit:

Syllabus arbeidsreglement

Als werkgever ben je verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Dat document regelt immers de arbeid tussen beide partijen. Zowel de werknemers als de werkgever zijn gebonden door de bepalingen erin. Hoe je dat moet opstellen en/of wijzigen, daar lees je alles over in onze syllabus.

Nieuwe regels over toekenning kinderbijslag

In 2019 & 2020 wijzigde het systeem van de toekenning van het kindergeld grondig. Als werkgever hoef je voortaan niet meer aangesloten te zijn bij een kinderbijslagfonds, werknemers regelen dit zelf. De vermelding hoeft ook niet langer in het arbeidsreglement te staan.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +800 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!