Afspraken voor verhuur – vergaderzaal Sociare

Alle afspraken voor de huur van onze vergaderzaal op een rijtje.

We verhuren de zaal alleen aan leden van Sociare.
De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de organisatie van de activiteit. Fotokopieën maken of dingen afprinten doe je dus het best op voorhand!
De gebruiker verbindt zich ertoe het maximum aantal deelnemers voor zijn activiteit te beperken tot 30.
De gebruiker is aansprakelijk voor alle door hem of de deelnemers veroorzaakte schade, ten aanzien van derden en ten aanzien van Sociare.
De zaal is alleen beschikbaar op werkdagen waarop er geen opleidingen gepland staan en tijdens de kantooruren.
Het vroegst mogelijke startuur van de activiteit is 9.00 uur.
Het laatst mogelijke einduur van de activiteit is 16.30 uur.
Houd er bij de reservatie rekening mee als je extra tijd nodig hebt om de zaal klaar te zetten of op te ruimen.
Je kan per organisatie maximaal 6 keer per jaar de zaal huren, 3 keer in het voorjaar en 3 keer in het najaar. Op die manier krijgen zoveel mogelijk leden de kans om de zaal te gebruiken.
Op maandag verhuren we de zaal niet omdat we dan overleggen met het team.
Om de rust op de werkvloer te garanderen hebben de gebruiker en deelnemers geen toegang tot de kantoren van Sociare, tenzij bij dringende vragen of noodgevallen.

Een medewerker van Sociare zorgt voor drank, regelt de ventilatie, verwarming en airco en opent de deur voor deelnemers die aanbellen.
De gebruiker is op tijd aanwezig om zelf de tafels en stoelen klaar te zetten.
De gebruiker zorgt zelf voor de ontvangst van deelnemers.
De gebruiker zorgt zelf voor de bediening van beamer en de aansluiting van de (meegebrachte) laptop. De aansluiting werkt met een HDMI-verbinding. Als je eigen laptop dit niet heeft, kan je een laptop van Sociare lenen. Zorg dan dat je presentatie online staat of op een usb-stick.
Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het materiaal dat ze meebrengen. Ze nemen het terug mee of verwijderen het na de activiteit.
Gebruikers en deelnemers mogen in geen geval affiches, papieren, versieringen … aanbrengen op de muren, de deur en het plafond.
Na afloop van de activiteit verzamelt de gebruiker lege glazen, koffiekopjes … in de afwasmachine in de keuken. Staat die op of zit de machine nog vol? In dat geval mag je alles netjes op het aanrecht of de hoge tafels in de keuken achterlaten.
De gebruiker sorteert mee papier en pmd.
In het kader van Covid vragen we om na afloop de tafels te ontsmetten met een spray die beschikbaar zal zijn.

De zaal huren kost 75 euro per dagdeel (dagdeel = voormiddag, middag of namiddag; hele dag= 2 dagdelen).
Sociare voorziet dranken (koffie, thee, water) en koekjes aan het tarief van 5 euro per persoon per dagdeel.
Ben je van plan om een lunch te voorzien voor de deelnemers? Dan moet je dit zelf regelen. Inspiratie nodig voor goede catering bij ons in de buurt? Stuur een mailtje naar vormingen@sociare.be en we zetten je op weg.
Om genoeg drank te kunnen voorzien, vragen we om het juiste aantal deelnemers ten laatste 3 werkdagen voor de activiteit te bevestigen op vormingen@sociare.be.
We factureren het totale bedrag na afloop van de activiteit.

Je reservatie annuleren kan kosteloos tot 5 werkdagen voor de geplande activiteit op vormingen@sociare.be.
Annuleer je later? dan brengen we de gemaakte cateringkosten in rekening.

Komaf maken met jouw kopzorgen rond het inzetten van personeel?

Doe net als +900 socioculturele collega-organisaties, en sluit je vandaag nog aan bij Sociare!