FAQ: Telewerk

woensdag 19/07/2017

FAQ: Telewerk

Wil je telewerk mogelijk maken in je organisatie?  Enkel occasioneel of eerder structureel? Of wil je juist een kader opmaken voor occasioneel telewerk in je organisatia? Occasioneel telewerk is nl. sinds het voorjaar van 2017 een recht van elke werknemer, eventueel binnen het kader bepaald door de organisatie. Sociare ondersteunt je met onderstaande FAQ. 

Ben je Sociare-lid? Dan vind je op onze website een uitgebreide syllabus en modeldocumenten. Contacteer ons bovendien gerust met vragen over telewerk op info@sociare.be

1. Wat is het verschil tussen structureel en occasioneel telewerk? 

Van structureel telewerk is sprake als een werknemer op regelmatige basis in zijn eigen woonplaats of op een door hem gekozen locatie buiten de organisatie werkt en daarbij gebruik maakt van informatietechnologie. Die is geregeld in CAO nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad. 

Occasioneel telewerk is telewerk die niet onder structureel telewerk valt. Sinds 1 februari 2017 heeft een werknemer recht op incidenteel, niet regelmatig thuiswerk in geval van: 

  • overmachtssituaties: bv. onverwachte treinstaking, autopech, extreme weersomstandigheden,...
  • persoonlijke redenen: bv. tandartsbezoek, techniekers aan huis die ervoor zorgen dat hij zijn werkzaamheden niet op de locatie van de werkgever kan uitvoeren.

Die mogelijkheid is ingevoerd door de Wet Werkbaar en Wendbaar werk

2. Hoe regel je een kader voor occasioneel telewerk in de organisatie? 

Een kader met goed afspraken rond occasioneel telewerk in de organisatie is essentieel. Dat kan via het arbeidsreglement, via een organisatie-cao of via een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. 

Via het arbeidsreglement voeg je via de wijzigingsprocedure van het arbeidsreglement de clausule toe. In die clausule bepaal je onder meer:

  • Wie occasioneel telewerk kan aanvragen. Dus welke functies verenigbaar zijn met occasioneel telewerk
  • Hoe de werknemer occasioneel telewerk moet aanvragen en of de werkgever bewijzen van de overmachtsituatie of de persoonlijke reden die de werknemer inroept kan opvragen
  • Hoe de werkgever de aanvraag beoordeelt, beantwoordt en met welke elementen de werkgever daarbij rekening houdt
  • Hoe het occasioneel telewerk verloopt naar arbeidstijd, bereikbaarheid en uit te voeren taken 
  • Welke ict-verbindingen en apparatuur al dan niet gebruikt worden, wat bij defecten en welke technische ondersteuning de werkgever voorziet
  • Of de werkgever al dan niet voorziet in een kostenvergoeding en zo ja, welke

Een modelclausule met de verplichte en ook de aanbevolen bepalingen rond occasioneel telewerk vinden Sociare-leden hier

Thuiswerkalarm? Ook wanneer er wegens slechte weersomstandigheden een 'thuiswerkalarm' wordt afgekondigd door het KMI, moet bovenstaande procedure gevolgd worden. Een werknemer heeft dus ook bij een dergelijk alarm nooit het absolute recht om thuis te werken: de werknemer kan wel een aanvraag indienen bij de werkgever om thuis te werken in het kader van occasioneel telewerk. Je hebt als werkgever dus steeds de mogelijkheid om een concrete aanvraag te weigeren wanneer het occasioneel telewerk niet haalbaar is voor deze werknemer op de aangevraagde dag.

Wil je geen kader voor occasioneel telewerk opnemen in het arbeidsreglement of een organisatie-cao? Sluit dan vooraf een schriftelijke overeenkomst over de aanvraag en praktische uitvoering van occasioneel telewerk met elke werknemer die potentieel aanspraak kan maken op occasioneel telewerk omdat hij een functie of taken heeft die ermee verenigbaar zijn. Sociare-leden vinden ook hiervoor een modeldocument op onze website. 

Sociare-lid? Contacteer ons gerust met bijkomende vragen via info@sociare.be.  

3. Wat zijn de juridische verplichtingen bij structureel telewerk? 

Wil je structureel telewerk mogelijk maken in je organisatie? Doorloop dan even onderstaande checklist met daarin de verplichtingen die van toepassing zijn op structureel telewerk, zowel voor jou als werkgever als voor de werknemer. 

Van structureel telewerk is sprake als een werknemer op regelmatige basis in zijn eigen woonplaats of op een door hem gekozen locatie buiten de organisatie werkt en daarbij gebruik maakt van informatietechnologie. Naast structureel telewerk is er ook occasioneel telewerk mogelijk, zie vraag 2. 

Verplichtingen van werkgever bij structureel telewerk

Voor start telewerk

Sociaal overleg

Informeer en raadpleeg eerst de werknemersvertegenwoordiging, als die er is. 

Volg de speciale procedure voor organisaties met minimum 50 werknemers als de invoering van telewerk collectieve gevolgen heeft voor werkgelegenheid, arbeidsorganisatie of arbeidsvoorwaarden. 

Schriftelijke overeenkomst

 

Sluit een schriftelijke overeenkomst af met de betrokken werknemer met daarin volgende verplichte bepalingen:

  • de frequentie van het telewerk Eventueel aantal dagen of uren waarop de werknemer telewerkt / de momenten van verplichte aanwezigheid op kantoor
  • de tijdspanne van verplichte bereikbaarheid en via welke middelen
  • de tijdstippen waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning
  • vergoedingsregels m.b.t. gebruik van apparatuur, verbindingen en communicatie
  • voorwaarden en regels terugkeerrecht
  • de door de werknemer gekozen plaats(en)

Daarnaast raden we ook volgende bepalingen aan: 

  • de overeengekomen tijden waarbinnen men telewerk kan verrichten
  • aanvullende arbeidsvoorwaardenn, zoals bv. rapportageregels

Sociare-leden vinden hier een modelclausule

Tijdens telewerk

Apparatuur

 

Stel de voor het telewerk benodigde apparatuur ter beschikking (incl. installatie en onderhoud) en maak afspraken over het gebruik ervan.

Bepaal ook de regels bij defect aan apparatuur, bv. vervangende taken of terugkeer naar kantoor

Kostenregeling

 

Wat moet u vergoeden?

  • professionele communicatie- en verbindingskosten
  • als wn eigen materiaal gebruikt: kosten installatie informaticaprogramma’s, werking, onderhoud en afschrijving
  • kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur en de gegevens in het kader van telewerk

Daarnaast zijn er nog zaken die je mag vergoeden. Of je kunt ook een forfait voorzien per maand. 

Voorkom isolement

 

Zorg ervoor dat de telewerker:

  • regelmatig de kans krijgt om collega’s te ontmoeten
  • toegang heeft tot informatie over organisatie

Vorming

 

Voorzie in voldoende technische ondersteuning en aangepaste vorming over het gebruik van de technische middelen waarover de telewerkers beschikken, en over de specifieke kenmerken van telewerk

Welzijn

 

Beleid inzake veiligheid en gezondheid op de werkplaats is ook van toepassing voor telewerkers:

  • ev. bezoek aan telewerkplaats (als in woning van wn: alleen met zijn toestemming) door externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
  • leg de werknemer contractueel een aantal taken op inzake veiligheid en welzijn
  • geef de telewerkers de nodige info en richtlijnen d.m.v. folders, teamoverleg, trainingen enz., zodat zij in staat zijn over hun veiligheid en welzijn te waken (je blijft als werkgever wel juridisch verantwoordelijk)
  • zie checklist op p.33 e.v. van brochure ‘wegwijs in telewerk invoeren in een onderneming’ van FOD WASO

Arbeidsongeval tijdens telewerk? Specifiek wettelijk vermoeden beperkt in tijd en ruimte (zie p.18)

Bescherming gegevens

 

Neem maatregelen  (met name voor de software) zodat de bescherming gewaarborgd is van de gegevens die de telewerker voor professionele doeleinden gebruikt en verwerkt.

Inlichtingen over arbeids-voorwaarden

 

Licht de werknemer in over:

  • de algemene arbeidsvoorwaarden (verwijzing naar arbeidsreglement volstaat)
  • de aanvullende arbeidsvoorwaarden (in telewerkovereenkomst of organisatie-cao)
    - zijn arbeidsprestaties in het kader van telewerkµ
    - de afdeling waaraan de telewerker verbonden is
    - identificatie van zijn direct leidinggevende of andere personen tot wie de telewerker zich kan wenden met vragen
    - rapportageregels

Gelijke rechten

 

garandeer de telewerker gelijke rechten op vlak van:

  • arbeidsvoorwaarden
  • werkbelasting
  • prestatienormen
  • collectieve rechten
  • scholing
  • mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
  • beoordelingsbeleid

Na het telewerk

Terugkeerrecht

 

Als de werknemer de telewerkbijlage opzegt, zorg er dan voor dat de werknemer weer op kantoor kan werken.

Verplichtingen van werknemer

Tijdens het telewerk

Arbeids-organisatie

 

De werknemer organiseert zelf zijn werk binnen de in de organisatie geldende arbeidsduur.

Apparatuur

 

De werknemer gaat zorgvuldig om met de hem ter beschikking gestelde apparatuur.

Hij brengt u onmiddellijk op de hoogte van een defect aan de door hem gebruikte apparatuur of van een geval van overmacht waardoor hij zijn werk niet kan verrichten.

Welzijn

 

De werknemer geeft uitvoering aan het organisatiebeleid t.a.v. veiligheid en gezondheid op de werkplek.

Hij brengt u onmiddellijk op de hoogte van een arbeidsongeval tijdens het telewerken.

Na het telewerk

Terugkeerplicht

 

Als de werkgever de telewerkbijlage opzegt, is de werknemer verplicht om terug op kantoor te komen werken.

Ben je Sociare-lid? Dan vind je op onze website een uitgebreide syllabus en modeldocumenten. Contacteer ons bovendien gerust met vragen over telewerk op info@sociare.be