FAQ: Onthaalbeleid

dinsdag 18/07/2017
  1. Werk een onthaalprocedure uit: 

  • Inventariseer de te verstrekken informatie: handig hierbij is onze checklist met wettelijk verplichte informatie. Voeg daar ook de praktische informatie en typische informatie van de organisatie aan toe, zoals de waarden, missie en visie. 
  • Maak een checklist van het nodige materiaal: bv. bureau, PC, schrijfmateriaal
  • Draaiboek: wat wordt door wie, wanneer, waar en hoe aan de nieuwkomer verteld: o.a. voorstelling directeur/werkgever/collega’s, rondleiding, toelichten onthaalbrochure, toelichten bedrijfscultuur
  • Stel een onthaalverantwoordelijke (≠ ervaren begeleider) aan die dit alles in goede banen leidt.
  • Betrek uw huidige werknemers bij het uitwerken van een onthaalbeleid vb. tijdens een teamvergadering
  • Zorg ervoor dat de nieuwkomer de eerste weken de kans krijgt om de werkplek (incl. collega’s) te leren kennen. Plan de eerste weken dus niet te veel opleidingen of werk op verplaatsing.
  • Kondig de nieuwe werknemer op voorhand via het stafoverleg, weekoverzicht of via e-mail aan.

2. Maak een introductiepakket of onthaalbrochure op  

  • Houd de brochure up-to-date.
  • Houd de brochure beknopt.
  • Maak de brochure visueel aantrekkelijk, vb. door gebruik van foto’s
  • Geef de onthaalbrochure op voorhand met de werknemer mee. De eerste werkdag heeft de nieuwe medewerker meestal geen tijd om de onthaalbrochure door te nemen.
  • Leg een afspraak met de nieuwe medewerker vast om samen de brochure of het pakket door te nemen.
  • Als de organisatie uit verschillende sites bestaat, organiseer dan een bezoek aan de andere afdelingen.
  • Wees creatief in het gebruik van communicatiemiddelen

vb. via informaticasysteem met eventueel profielpagina’s
vb. gebruik van persoonlijke USB-sticks

  • Wees creatief in het samenstellen van een introductiepakket

vb. scheurkalender voor de eerste 40 dagen tewerkstelling met voor elke  dag een praktische tip of weetje over de organisatie

vb. gadgets met naam van organisatie/in huisstijl van organisatie

  • Organiseer onthaaldagen voor uw nieuwe medewerkers


3. Begeleiding door ervaren werknemer 

  • De begeleiding gebeurt bij voorkeur door een collega met dezelfde of een gelijkaardige functie, maar met een hoger ervaringsniveau en goed doorzicht in de organisatie.
  • Heeft de organisatie een vlakke structuur, dan kunnen de nieuwe medewerkers ook worden begeleid door de teamverantwoordelijke of directe chef 
  • Zoek een gemotiveerde begeleider.