FAQ Woon-werkverkeer in PC 329.01

dinsdag 26/09/2017

1.     Mag de werknemer zelf kiezen hoe hij naar het werk komt?

Elke werknemer heeft het recht om zelf te bepalen hoe hij naar het werk komt. Dat hoeft ook niet elke dag op dezelfde manier te zijn. Een werknemer heeft bijvoorbeeld het recht om met goed weer met de fiets te komen, en bij slecht weer met de trein.

Zoveel flexibiliteit voor een werknemer moet natuurlijk wel in een kader worden gegoten. Laat daarom je werknemers een verklaring op eer invullen, waarin de manier(en) waarop ze naar het werk wensen te komen, worden aangegeven. Is dat niet elke dag op dezelfde manier? Dan spreek je best met de werknemer af dat hij op het einde van de maand een gedetailleerd overzicht afgeeft of meedeelt van zijn wijze van woon-werkverkeer op de concrete data van die bepaalde maand. (Voor de gebruikers van werktijd.be: dit kan een werknemer via zijn account doen.)

Een model van verklaring op eer vinden Sociare-leden hier op de website.

 

2.     Wat moet ik betalen?

Voor de verschillende manieren waarop een werknemer naar het werk kan komen, bestaan er verschillende verplichte tussenkomsten. In deze tabel vind je een handig overzicht. Meer informatie nodig? Leden van Sociare lezen de volledige informatie in onze syllabus en kunnen onze handige tool gebruiken, die per werknemer en per maand berekent welke tussenkomst je moet betalen voor het woon-werkverkeer met de auto of met de moto.

 

Werkgeverstussenkomst woon-werkverkeer PC 329.01: bedragen vanaf 1 februari ‘18

 

Verplaatsingsmiddel

Minimumafstand

Verplichte tussenkomst

Openbaar vervoer

Trein

 

geen

Derdebetalersregeling NMBS
(80% van prijs treinkaart voor dezelfde afstand)

Tram, bus en/of metro
in combinatie met trein

5 km in totaal afgelegd met het openbaar vervoer (!*)

Derdebetalersregeling NMBS

71,8% van de werkelijk betaalde prijs, begrensd tot 30/83/297 euro (prijs per maand/per drie maanden/per jaar)

Tram, bus en/of metro

 

5 km afstand met het openbaar vervoer (!*)

71,8% van de werkelijk betaalde prijs, begrensd tot 30/83/297 euro (prijs per maand – per drie maanden – per jaar)

Privé-verplaatsing

Gemotoriseerd

(auto, bromfiets, moto, …)

3 km (=afstand met gemotoriseerd privévervoersmiddel) (!*)

60% van de prijs van een treinkaart voor dezelfde afstand **

 

Fiets

Geen

0,23 euro per effectief afgelegde km

 

*tenzij je een gunstigere regeling inzake minimumafstand toepast in de organisatie, bijvoorbeeld de minimumafstand van 3 kilometer voor de volledige woon-werkafstand (uit de vorige cao). De gunstigere regeling blijft in dit geval bestaan.

Paste je voor 4 december 2009 al een gunstigere regeling toe, dan blijft die inzake openbaar vervoer en fiets sowieso van toepassing. Een gunstigere regeling van voor 4 december 2009 inzake gemotoriseerd privé woon-werkverkeer (auto of moto) kun je terugschroeven via een wijziging van het arbeidsreglement of een organisatiecao.

Paste je pas na 4 december 2009 een gunstigere regeling toe? Dan kun je dit enkel voor gemotoriseerd privévervoer terugschroeven naar de huidige minimale voorwaarden, én dit enkel via organisatiecao.

** Sociare-leden berekenen deze tussenkomst per maand snel en eenvoudig met onze tool.

 

3.     Mag ik meer betalen?

Hierboven in de tabel lees je de verplichte minimale tussenkomsten voor openbaar vervoersmiddelen. Je kunt tot maximum de volledige werkelijke prijs aan de werknemer die met het openbaar vervoer komt terugbetalen.

Komt de werknemer met de auto of de moto? Dan kun je tot 0,3460 euro per kilometer betalen. Of dit écht gunstig is voor de werknemer is een andere vraag: de werknemer kan per jaar slechts 400 euro belastingvrij ontvangen voor zijn woon-werkverkeer met auto of moto (inkomsten 2018), als de werknemer in zijn aangifte opteert voor het kostenforfait. Alles wat bovenop deze 400 euro gegeven wordt, zal belast worden zoals loon.

 

4.     Wat bij een combinatie van verschillende vervoersmiddelen?

Bij een combinatie van verschillende vervoersmiddelen ben je verplicht om voor elk van deze vervoersmiddelen voor de juiste afstand een tussenkomst te betalen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een werknemer met zijn wagen naar het station rijdt, daar de trein neemt en in het station van aankomst een fiets neemt om naar de werkplek te rijden. Dan ben je als werkgever verplicht om zowel de minimale tussenkomst voor het autoverkeer te betalen als een derdebetalersovereenkomst met de NMBS te sluiten voor het treinabonnement én een fietsvergoeding voor de afgelegde kilometers.

Voor een combinatie van de trein met andere openbare vervoersmiddelen (bus/metro/tram), is er een specifieke regeling. Dan moet je een derdebetalersovereenkomst sluiten met de NMBS, waarbij je meteen een aanvullend abonnement kunt sluiten voor het andere openbare vervoersmiddel. Als lid van Sociare lees je meer informatie in de syllabus.

 

5.     Hoe sluit ik een derdebetalersregeling af met de NMBS? Hoe werkt dit?

Je kunt hier op de site van de NMBS online een derdebetalersovereenkomst afsluiten. Dit wordt dan rechtstreeks aan de organisatie gefactureerd. De verdeling van de kostprijs? De werkgever neemt 80% voor z’n rekening, de overige 20% past de overheid bij.

De werknemer krijgt dan een bewijsje, waarmee hij in een NMBS-station een abonnement of een halftijdse treinkaart kan verkrijgen. Je kunt dit voor één maand, drie maanden of meteen voor een jaar afsluiten. Meer informatie lees je op de NMBS-website en in onze syllabus.

 

6.     Wat met een werknemer die te voet naar het werk komt?

Voor woon-werkverkeer dat te voet gebeurt, is er geen verplichte tussenkomst van de werkgever. Een ‘stapvergoeding’ bestaat dus niet.

Je mag wel een kilometervergoeding geven. Deze is wel onderworpen aan rsz-bijdragen. Voor de werknemer is er een belastingvrijstelling tot 400 euro per jaar (inkomsten 2018), voor de totale tussenkomst voor privéverplaatsingsmiddelen, op voorwaarde dat hij in zijn belastingaangifte opteert voor het kostenforfait.

 

7.     Moet een werknemer de snelste of kortste route nemen?

In de verklaring op eer wordt de afstand van de woon- of verblijfplaats naar het werk vastgelegd. Tip: vul deze verklaring op eer samen met de werknemer in. Zo kun je meteen in Google Maps of een ander kaartinstrument nagaan wat de correcte afstand is.

Je bent niet verplicht om de snelste of kortste route te hanteren. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een werknemer die met de fiets komt nét iets meer kilometers doet, omdat hij dan een veiligere, ‘groenere’ route heeft.

Het kan ook dat de werknemer dagelijks een omweg doet om bijvoorbeeld kinderen van school te halen of boodschappen te brengen aan een ouder familielid. Deze ‘normale omwegen’ maken deel uit van het woon-werktraject, en zal je als werkgever dus ook moeten vergoeden.

 

8.     Kan ik mijn werknemers een bedrijfsfiets geven?

Er geldt een fiscale vrijstelling voor de terbeschikkingstelling door de werkgever van een bedrijfsfiets en toebehoren (met inbegrip van de onderhoud- en stallingskosten). Het is geen belastbaar voordeel op voorwaarde dat de bedrijfsfiets (ook) gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen. Dat er ook privéverplaatsingen zijn, staat de fiscale vrijstelling niet in de weg.

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets is ook cumuleerbaar met het geven van een fietsvergoeding. Je kunt dus als werkgever voor werknemers die met de bedrijfsfiets naar het werk komen, een fietsvergoeding geven van 0,23 euro per effectief afgelegde kilometer.

De RSZ sluit zich eindelijk aan bij de fiscale interpretatie. Als je een fiets ter beschikking stelt die (ook) dient voor ‘zuivere’ privéverplaatsingen, beschouwde de RSZ dat tot voor kort als een voordeel in natura waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn. De bedrijfsfiets was alleen vrijgesteld als de werknemer hem enkel gebruikt voor dienstverplaatsingen en/of voor woon-werkverkeer.
Nu volgt de RSZ de fiscale interpretatie: er zijn dus geen sociale bijdragen verschuldigd zolang de fiets regelmatig voor woon-werkverkeer gebruikt wordt.

Je mag de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets combineren met een fietsvergoeding voor de effectief afgelegde kilometers woon-werkverkeer met deze fiets, maar je bent het niet verplicht.

Dienstverplaatsingen met een bedrijfsfiets? Hiervoor mag je geen fietsvergoeding geven.

Tip: Je maakt best in een policy duidelijke afspraken over het gebruik van de bedrijfsfiets.